网上用工备案操作流程.docx

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网上用工备案操作流程

网上用工备案操作流程

一、操作流程

（一）、注册账号

用人单位登录江门市人力资源和社会保障网上服务平台（

），点击“注册”按钮。

如图

（1）

图

（1）

同意条款后进入注册界面，如图

（2）

图

（2）

若填写的单位基本信息跟人社信息数据库的资料对不上，则提示，如图（3）

图（3）

出现以上情况的，请先认真核对所填资料是否正确（是否有错别字、是否有多余空格等），在确认所填资料无误但还是出现验证失败的情况下，可以将单位的工商执照或组织机构代码证传真到3873737并附上联系人、联系方式。

（二）、登录平台

注册成功后，返回到登录界面，填写账号密码后点击“登录”按钮。

图（4）

（三）、录入员工基本信息及合同信息

图（5）

进入“用工管理”页面后，需要进行劳动合同备案的，先录入员工的信息，如图（5）。

录入员工信息有两种方式：

页面添加，EXCEL表导入，下面已“新签”一名员工为例子进行操作。

1、页面添加方式

点击“增加”按钮，在“员工信息”页面填写信息（红色星号为必填项），保存后，提示进入到合同管理页面补全资料，如图（6）

图（6）

补全合同信息后，点击“保存并提交备案”或者“保存”。

如图（7）

图（7）

点击“保存并提交备案”即可以直接提交备案，如果点“保存”则先保存合同信息，之后可以在“合同管理”页面查看到员工的合同信息，点击“备案”，即可以提交备案，如图（8）。

图（8）

2、EXCEL表导入方式

点击“用工管理”页面的“导入”按钮，如图（9）

图（9）

进入到导入界面，点击“用人单位导入员工模板”，下载EXCEL模板，如图（10）

图（10）

将EXCEL模板“emploee_template.xls”下载保存之后，打开EXCEL模板，如图（11）

图（11）

根据模板要求填写完资料后，点击“浏览”按钮，选择保存好的“emploee_template.xls”文件，如图（12）

图（12）

选择文件后点击“导入数据”，系统会提示导入数据的情况，如图（13）

图（13）

导入数据成功后，进入“合同管理”页面，就可以看到导入的数据，点击备案完成操作，如图（13）

图（13）

（四）、提交备案

用人单位在“合同管理”页面可以通过“备案”（备案单条记录）、“备案已选”（备案多选框选择的记录）、“备案全部”（备案全部未备案的记录）按钮进行提交备案。

提交备案时，系统会对备案信息进行校验，通过的提示备案成功，不通过的会提示相关信息，如图（14）

图（14）

用人单位可以点击“马上修改”，对数据进行修改，修改完成在“保存并提交备案”。

常见错误提示如下：

1、***的人员姓名与个人基本信息中的记录不相符。

处理办法：

提交备案的身份证号码对应的姓名与人社系统的人员信息库不一致，请核对员工姓名身份证是否有误，确认录入资料无误后，可以联系辖区人社所对人社系统的信息库进行修改。

2、合同状态为“**”的合同只能继续登记“**”、“**”、“**”、“**”合同，如图（15）

图（15）

处理办法：

进入到该员工的合同管理页面，查看“最近一次备案合同信息”，根据最近一次备案合同信息对本次备案合同的信息就行修改。

例如，图（16）显示员工张艳芳最近一次备案合同信息为“新签”，那接下来备案只能是“续签”、“解除”、“终止”，不能继续新签。

合同状态的变化的规则如下：

a）新签：

合同状态为“新签”的合同只能继续登记“续签”、“终止”、“变更”、“解除”合同

b）续签：

合同状态为“续签”的合同只能继续登记“续签”、“终止”、“变更”、“解除”合同

c）终止：

合同状态为“终止”、“解除”的合同只能继续登记“新签”合同。

d）变更：

合同状态为“变更”的合同只能继续登记“续签”、“终止”、“变更”、“解除”合同。

图（16）

3、“进行续签操作时，新合同始期不能早于旧合同终期”，或者提示“续签时合同始期应与原合同终期连续”如图（17）

图（17）

处理办法：

如果为“续签”合同，本次续签的合同始期，应该接住上一次的合同终期，例如图（17）中员工张艳芳上次备案的合同终期是2015-01-01，续期的合同始期应该为2015-01-02。