国际酒店 采购政策与程序内容.docx

国际酒店 采购政策与程序内容.docx

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国际酒店采购政策与程序内容

国际酒店采购政策与程序内容，

PolicyStatement/政策描述

ThisisthehotelpolicythatallpurchasedinthehotelaretobemadeandcentralizeunderthePurchasingDepartment.

此政策表明酒店所有采购任务都由采购部统一执行。

Purpose/目的

Toensureallpurchasesarebeingcomparedandquotedwiththelowestpossiblepricewithoutjeopardizingthequalityofthegoods.AllrequisitionsareproperlyauthorizedandapprovedbythehotelManagement.

确保所有采购都确保质量，采用竞价和最低价执行。

所有的采购申请单须经酒店管理层授权和批准。

Procedures/程序:

Thefollowingproceduresarecoveredinthissection采购程序如下：

1.OrderProcessingProcedures订购程序

Therearefourwaysforanoperationdepartmenttoinitiateapurchase:

各部门有四种方式开展采购业务。

（a）RaiseaPurchaseRequisition（SOPFC1072）.提交采购申请单

（b）RaiseaDailyMarketList（preprintedform）.提交《每日市场单》

（c）RaiseaDirectTelephoneOrder.提交《直接电话订单》

（d）Applyforpettycash（notexceedingRmb200）.

申请领用现金（不超过200元）

Item（a）,（b）or（c）mustbesubmittedtothePurchasingDepartmenttogetherwiththebalanceofstock-in-handandtheaveragemonthlyconsumption,previoussupplierandpreviousunitprice.

项目（a）,（b）or（c）的采购单须同现有库存量、月平均消耗量、原供应商和原采购单价的单据一起提交给采购部。

UponreceivingaDirectTelephoneOrderthePurchasingDepartmentmust:

一旦受到《直拨电话订单》，采购部须：

（a）CheckthatitwasapprovedbytheF&BCostController

审核此单据是否已经餐饮成本控制主管批准。

（b）Prepareapurchaseorderonthesameday,fordeliveryonthefollowingday.

在同一工作日准备采购订单，在下一个工作发货。

2.PurchaseofGeneralStoreandCapitalItems总库存和资本项目的采购

Thebuyerwhoisresponsibleforpurchasinggeneralstoreitemsmusthavegeneralknowledgeofawiderangeofitemsandattimeswillbeinvolvedintechnicalaspectsofthepurchase.Therefore,itisessentialtodevelopspecificationsforfrequentlypurchaseditemsorforitemswhoseconsumptionissubstantial.

负责采购总库存物品的采购员必须熟悉各种物品和有关的技术要求。

因此，制订经常采购或消费量大的物品规格是必要的。

Forcapitalitems,refertoBudgetaryControlProcedureSection.

资本项目在预算控制程序部门中涉及。

1.PurchaseofFoodItems食品采购

●Purchasingcertaintypesoffoodproductsdemandsspecificskillswhichcanonlybeacquiredwithlongexperienceandtraining.Thebuyermustunderstandkitchenproceduresaswellasthoseoffoodoutlets.Fooditemswillnormallybeboughtdailybytelephoneaccordingtotheestablishedspecifications.

采购食品需要具备靠长期的工作经验和培训得来的特殊技能。

采购员要熟悉厨房与食品店的工作程序。

根据制订的规格，每天打电话采购食品。

●Thedailyfoodandbeveragerequestforpurchase（marketlist）isinitiatedbytheStorekeeperwhocompletestheinventorycolumn.ThislistwillthenbesenttotheExecutiveChefwhowillfillinthequantityofitemswhichheconsidersshouldbeordered.ThePurchasingDepartmentwillbeguidedbythislistandorderaccordingly.

库管员开出《每日食品饮料申购单》（每日市场单）并完成存货统计，提交给行政总厨填写项目的数量供订购。

采购部根据行政总厨发出的订单工作。

●ThePurchasingManagershouldconsultwiththeExecutiveChefifafoodorderseemstobeusuallylargeorthepriceofaparticularitemseemstobeexpensive,andotheritemcouldbesubstituted.

如果食品的订购数量过大，某物品的价格太贵，及其他物品需要替换，采购部经理应请示行政总厨。

4.PurchaseofBeverageItems饮品采购

Beverageitemswillbepurchaseddailyandtheestablishedspecificationswillbeusedasaguide.

饮品项目每天采购并建立特定的规格作为采购指南。

●Wheneverpossible,Beverageitemsshouldbepurchasedonaconsignmentbasis.在可能的时候，饮品项目可以采用委托方式进行采购。

AdirecttelephoneordershouldbepreparedbytheHeadStorekeeperbasedontheinventoryissuesofthepreviousday.

库管员主管应根据前一天存货项目准备《直接电话定单》。

●Sincepricesofbeveragesremainsteady,purchasesaretobemadeinsmallquantitiesandonaroutinebasis.

一旦饮品价格保持稳定，采购可以根据数量和例行程序执行。

●Shouldtherebeanincreaseinprice,theFood&BeverageManagershouldbeinformedimmediately.如果价格上涨，应立即通知餐饮部经理。

●UnusualorspecialrequestsforthepurchaseofBeveragesshouldbeapprovedbytheFood&BeverageManagerbeforeanorderisplaced

特殊或指定的饮品采购须经餐饮部经理审批，才可进行采购。

4.PurchaseofEngineeringStoreItems工程用品采购

●❆hebrandsofallspareparts,wiresandlamp,bulbs,etc.mustbespecifiedonthepurchaserequisitionbytheEngineeringDepartment.Threedifferentquotationsshouldbeobtained,wheneverpossible,forcomparison.

工程部应在申购单上清楚地规定零件、电线、台灯及灯泡等的商标。

如有可能，找三家报价进行比较。

●Inthecaseofrepairandmaintenance,theEngineermuststateclearlyontherequisitionwhattobedone,thespecificationofmaterialsandthetimelimit（particularlywhenjobshavetobedoneatnight）.

对于修理与维修工作，工程师应在申购单上清楚地注明服务的性质、材料的规格说明及时间限制或完成任务所需的时间。

●Threetendersshouldbeobtained.还要找三个供应商报价。

5.ResponsibilityfortheQualityofGoodsPurchased规定采购物品质量的责任

ThePurchasingDepartmentisresponsibleforpurchasinggoodsattherequiredqualityandthebestprice.However,theprocessofreceivingallincominggoodsiscarriedoutbytheReceivingSection.ItmustbetheregularpracticeofthePurchasingassociatetoinspectincomingitemstoensurethatproperstandardsaremet.OncethegoodsarereceivedbytheChef,DepartmentHeadorStorekeeper,thePurchasingDepartmentisnolongerresponsibleforanyspoilageduetobadstoringandhandling.

采购部负责按要求规定的品质和最优的价格采购物品。

但是，收货过程由收货部负责。

采购员按惯例负责检查采购的物品是否达标。

一旦行政总厨、部门主管或库存主管收到货物，采购部不再负责由于存货或处理不当引起的任何损坏。

6.RecordstoBeKeptandClassificationofStoreItems保存记录和存货分类

Inordertoestablishaninformationsourceaboutthehotel’ssupplies,thefollowingrecordsaretheminimumtobekept.为了建立酒店用品的信息资源，必须保存如下记录：

-Purchaserecords采购记录

-Pricerecords价格记录

-Stockandconsumptionrecords存货及消费记录

-Suppliers’records供应商记录

-Foodspecificationfiles食品规格记录

-Filesonmanufacturers’catalogues生产商目录的档案

Allpurchaserecordswillbedividedintofourcategories:

GeneralStores,FoodandBeverage,EngineeringStoreandCapitalItems.

所有采购记录分为四类：

总库存、食品饮品库存、工程用品库存和固定资产库存。

（a）GeneralStores总库存

（i）HousekeepingDepartment客务部

-Guestsupplies宾客用品

-Linen布草

-Miscellaneous杂项

（ii）StationeryandPrinting（forms）文具及打印（表格）

（iii）CleaningSupplies清洁用品

-Soapsanddetergents肥皂和洗洁精

-Polishesandwaxes鞋擦及蜡

-Sanitarysupplies卫生用品

-Householdsundries家居用品

（iv）PaperGoods纸用品

-Cocktailnapkins鸡尾酒餐巾纸

-Napkins餐巾纸

-Coasters杯垫

-Placemats垫子

-Menus菜单

-Cocktailplasticsupplies鸡尾酒塑料用品

（b）Food&Beverages食品和饮品

（i）Food食品

-Staples原料

-Drystores干货仓库

-Cannedgoods罐头食品

-Bottles瓶子

-Chinesedriedgoods中式干货食品

-Bakedgoods烘烤食品

-Coldstores冷冻仓库

-Freshfruit新鲜水果

-Dairyproducts乳制品

-Meatandmeatproducts肉及肉类制品

-Fishandshellfish鱼及贝类

-Game野味

-Poultryandpoultryproducts家禽及家禽制品

-Frozenproducts冰冻制品

-Otherperishables其它易腐烂食品

-Gourmetfoods精致食品

（ii）Beverages饮料

-Liquor酒精饮料

-Beer啤酒

-Wine葡萄酒

-Mixers混合酒

-Sodas碳酸饮料

-Syrups果汁

（c）EngineeringStore工程库存

（i）Tools工具

（ii）Nailsandscrews钉子及螺丝钉

（iii）Timbers木料

（iv）Paints涂料

（v）Lampbulbsandfluorescenttubes灯泡及荧光灯管

（vi）Electricwires电线

（vii）Spareparts备件

（d）CapitalItems资本项目

（i）Furnitureandfixtures家具及固定设备

（ii）Officefurnitureandequipment办公家具及设备

（iii）Machinery机械

（vi）Food&BeverageDepartment餐饮部

-China瓷器

-Glass玻璃

-Silver银器

-Linen布草

-KitchenUtensils厨房用具

8CriteriaforRaisingPurchaseRequisition提交采购申请单的标准（ThisisanadditionalprocedureforOverseasPurchase）这是海外采购的附加程序APurchaseRequisitionispreparedonlyforcapitalitemsandR&Msparepartsnotlistedonthepre-printedgeneralsupplylists.ItispreparedonlybyaDepartmentHeadandisthensenttothePurchasingDepartmentwhowillobtainquotations.Afterthisprocess,therequisitionispassedontotheAccountsDepartmentforbudgetchecking.IfitisapprovedbytheGeneralManager,apurchase

●orderwillbemadeaccordingtotherequisitionandwillthenbesenttotheDirectorofFinanceandtheGeneralManagerforfinalapproval.

采购申请单上只列明资本项目和R&M备件而不列在重新印刷的总供应品的单上。

由部门主管准备采购单并提交采购部负责询价。

这个程序之后，采购申请单交给会计部进行预算审核。

经总经理批准后，采购订单根据申购单的要求正式实施并提交财务总监和总经理进行最后审批。

●TherequisitioninduplicateissenttothePurchasingDepartment.ThesecondcopywillbereturnedtotheOriginatingDepartmentHeadafterthepurchaseorderhasbeenprepared.申购单一式两份交给采购部。

采购订单实施后，第二复本返回原部门主管。

4.ssueofPurchaseOrders采购订单的配

ThePurchasingDepartment,uponreceivinganapprovedrequisition,checkstherequisitionforproperinformation.

一旦收到经批准的申购单，采购部须审核申购单上的正确信息。

●Thevendorshouldbeselectedhavingregardtoquality,quantity,priceanddesireddeliverydate.Thetermsofpaymentshouldeitherbeagainstdelivery,againstinvoice,monthlyaccount,sightdraftofLetterofCredit.Thepurchaseorderisthenpreparedinsixcopieswiththeproperdistribution（Seebelow）.

应根据品质、数量、价格和期望的发货日期选择供货商。

付款采用货到付款、见发票付款、月付、即期汇票（即期信用证）。

采购单一式六分并配发给相应的部门。

●Thepurposeofthepurchaseorderistocontrolpurchasesofmerchandise.Itisanauthorizationforthevendortosupplymerchandisespecifiedbythebuyer.Thecontractiscompletedbyacknowledgementoracceptancebythevendor.

采购订单的目的就是为了控制商品的采购。

供货商授权送采购员指定的物品。

经供货商确认或承诺后可签订合同。

●ThePurchasingManagerisresponsibleforissuingpurchaseorders.Theyaretobekeptinanumericalsequenceandloggedinamasterbook.TheymusthavetheDirectorofFinance’sandtheGeneralManager’ssignatureforfinalapproval.

采购经理负责配发采购订单。

采用号码顺序备案和并记录在主管工作薄。

必须经财务总监和总经理的签字批准。

Thepurchaseorderinsixcopiesisdistributedasfollows:

采购订单一式六份按如下顺序分发：

Original原件Tobesenttovendor供货商

2ndcopy（yellow）TothebudgetcontrolsectionthenTotheAccountsPayableSectionfornotificationpurchase

第二联（黄色）购货应付

3rdcopy（white）TotheDepartmentHeadconcernedortheStorekeeper

第三联（白色）有关部门主管或库管员

4thcopy（green）TotheReceivingSection

第四联（绿色）收货部

5thcopy（blue）TobekeptbyPurchasinginsuppliersequence

第五联（蓝色）采购部按供应商顺序备案

6thcopy（pink）Tobekeptinnumericalsequence

第六联（粉色）采购按号码顺序备案

10.ClausesinPurchaseOrders采购订单的条款

IfhotelPurchasingManagerfeelsthataprotectionclauseshouldbeaddedagainstpricefluctuation,goodsdeliveryscheduleavailabilityandforeignexchange,theserequirementsshouldbestatedonthepurchaseorderspecifically.

如果酒店采购经理感到应该加上价格波动、货品发货计划和外汇的保护条款，这些要求须在采购订单上明确列明。

11.OrderExpediting订单推动

ThePurchasingDepartmentisresponsibleforensuringthatthe