浅谈施工企业的合同管理.docx

浅谈施工企业的合同管理.docx

《浅谈施工企业的合同管理.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《浅谈施工企业的合同管理.docx（8页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

浅谈施工企业的合同管理

浅谈施工企业的合同管理

摘要：

本文从施工企业的角度阐述了工程合同管理的重要性，分“把好合同签订关，加强合同过程管理，提高合同防范意识”三个方面具体论证了施工企业的合同管理对施工企业的经济利益的影响，期望施工企业通过合同管理保证企业经济效益，并积极推行合同管理目标制，有效提高管理水平，促进工程建设规范化。

关键词：

合同管理经济效益

随着整顿、规范建设市场秩序工作的不断推进，工程建设合同管理工作的重要性日趋明显。

工程建设活动广泛涉及人、财、物，为了防止日后发生纠纷，最大限度避免漏洞，真正做到未雨绸缪，作为建设市场的行为主体，应该高度重视合同管理，运用各种合同来保障建设市场各要素有机结合，规范各类建设行为，促进工程建设事业有序、健康发展。

从施工企业的角度，合同管理的好坏直接影响到施工企业的经济利益。

本文从三个方面谈谈施工企业应如何做好合同管理工作。

一、把好合同签订关

合同是双方履行义务的重要的书面依据，也是解决双方争议的最重要的依据，一场官司的输赢往往在签订合同时就已经决定了，所以说：

“官司打得好，不如合同签得好”。

所谓合同签得好，是指合同条约约定明确，双方意思表示清楚，文字内容无歧义，但在实际工作中由于我们的具体业务人员缺乏相应的法律知识，往往凭借自己的理解和经验参加合同的谈判和拟订，再加之合同双方一开始合作关系都比较好，往往在一些问题上抹不开情面、不好意思较真，所以难免有考虑不周和失误之处。

发生纠纷打起官司来就很被动，最终吃亏的还是我们。

因此，在订立各类合同之前，要加强对合同条款事先审查，保证合同订立的合法性、全面性、准确性和完整性，做到事前监督、防患于未然。

在合同签订前，对合同文件是否齐全；程序是否合法；条款内容是否完整全面、公平合理；定义是否清楚、准确；风险是否合理分担等要进行全面审查。

其主要目的是：

1、规范合同签订程序，全面、完整地签订合同文本。

2、检查合同结构和内容的完整性，是采用标准合同文件还是特设合同文件要事先确定，以防止缺少或遗漏必需的履约条款。

3、分析评价每一合同条款执行的法律后果，以及其中隐含的风险，为合同谈判和合同签订提供决策依据。

4、通过审查、发现和修订合同内容含糊、概念不清或自己未能完全理解的条款；相关合同之间矛盾或不一致的条款；隐含较大风险的条款；过于苛刻、显失公正的单方面约束性条款等。

例如某工程合同。

该合同第一部分协议书第七条“工程报价”明确约定：

“实行总额报价方式，一次性包死，完工时不再另行结算”。

对于采用这种计价方式的合同，我们应当特别注意对工程承包范围的界定。

而这份合同对“工程承包范围”虽然有5条约定。

但是，前4条仅是对承包工程的具体项目及其组成的界定，缺少工程造价量化的界定依据。

其中第5条虽然约定了：

“具体详见招标文件中第二项：

“招标范围”，但是在《招标文件》的“招标范围”中仍然只有具体项目构成及安装内容的介绍，没有完整的工程量清单（即工程量表，应有各具体项目实施时的工作量、每个项目的计价要求等）所以就缺少可以界定价格的客观依据。

而且，在合同第二部分通用条款第23条“合同价款及调整”把原标准合同文本中规定的4条擅自删减为2条，并擅自加进了“本合同价为固定价，完工后不再另行结算”的内容。

该合同还擅自删去了通用条款第29条“工程设计变更”、第30条“其它变更”和第31条“确定变更价款”的内容；在第三部分“专用条款”部分中同样没有工程量变更和合同价款变更的约定，使得该工程因工程量的增加而价款增加失去了合同依据。

我们应当特别注意，由建设部和国家工商行政管理总局制定的GF--1999—0201《建设工程施工合同》的第二部分“通用条款”是根据建筑安装业的交易习惯和行业惯例而制定出来的，是无须双方协商，必须履行的条款。

针对不同工程的不同具体情况，双方可以在“协议书”和“专用条款”部分协商约定。

通常在“协议书”和“专用条款”部分没有特别约定的情况下，就必须按照“通用条款”中的规定执行。

因此“通用条款”带有准法规的性质，对“通用条款”不能全部包括、不能正确反映工程情况的，可以在“协议书”或者“专用条款”部分予以另行约定，但不得随意修改“通用条款”。

而该合同恰恰删除了通用条款部分的工程和价款变更的所有条款，而在协议书和专用条款部分又约定了“一次性包死”的价格条款，使施工企业处在十分不利的合同地位。

在具体履行的过程中，对方就钻了这个空子，将整套设备的实际生产能力提高了十来万吨。

而工程承包范围却没有变化，致使我们的生产成本提高了数百万元，得不到任何合理的补偿。

对照我们完成的所有工程量，似乎都在合同约定的工程范围内，我们几乎找不到超出合同范围增加工作量的依据，所以我们连官司都打不起来，只能与对方好好协商解决。

其实招标时或者签约时所依据的设计图就是可以界定承包工程范围价格的客观标准，如果招标文件中没有工程量清单，在签订合同时把确定合同价款所依据的设计图列在工程承包范围之内，合同价款的依据就明确了。

在履行合同的过程中只要对方要求（必须要有书面依据）施工的内容与图纸不符就是合同变更部分，对方就应当在合同包死价外另外支付工程款。

上述案例中我们几百万的损失都是由于合同条款约定不明确造成的。

在签订合同时只要严格把关，在文字条款上仔细斟酌。

这些经济上的巨额损失就完全可以避免，真可谓一字值万金！

把好合同的签订关的重要性也在于此！

建设工程施工合同由于其标的额巨大，施工内容复杂，履行周期长，行政监督严格等特殊性，要求我们在签合同时应特别谨慎。

1、如签合同时，设计图未完全确定，边设计边施工的项目，就不宜采用一次性包死价的合同价款方式。

2、如签合同时，必须审查该项目是否是必须经过招投标的工程，如果是，未经招投标程序的合同即时签订了，发生纠纷诉讼时就会被认定为无效合同，我们很多权益就得不到保护，经济上会遭受很大的损失。

3、如签订分包合同时，必须注意与建设方的总包合同中关于允不允许分包的条款：

分包队伍是否具备分包项目相应主体资格和资质。

4、如签订合同时，应当对使用的合同文件进行仔细地审查，如果使用的是GF—1999—0201示范文本，应特别注意“通用条款”部分有无被修改等等！

作为施工企业，在投标阶段就应抓住如下几个环节：

1、正确理解招投标文件，吃透业主的意图和要求。

2、有问题可以利用标前会议，或通过通讯手段向业主提出。

一定要多问，不可自以为是地解释合同。

在标前会议上，一般着重对合同文件和技术文件（如图纸、规范、工程量表等）中不一致、矛盾的、含糊的地方提出疑问。

作为业主必须作出回答。

这对于承包商了解业主的意图解决招标文件分析中的问题，正确制定方案和报价是十分有好处的.

3、澄清会议是双方又一次十分重要的接触，双方都应重视。

对于承包商，由于这时还与几个竞争对手竞争，所以应积极地将自己的实力、能力向业主展示，全面地解答业主提出的各个问题，让业主理解自己的投标方案与依据，甚至在有必要的情况下，承包商向业主提出更为优惠的条件，以吸引业主，所以澄清会议不仅仅是对投标书中问题的解答。

施工企业对标后谈判，事先要做好策划和准备，必须注意如下问题：

1、确定自己的目标，对准备谈什么、达到什么目标要有准备。

2、研究对方的目标和兴趣所在。

在此基础上准备让步方案、平衡方案。

由于标后谈判是双方对合同条件的进一步完善，双方必须都做让步，才能被对方接受，所以要考虑到多方案的妥协，争取主动。

3、以真诚合作的态度进行谈判，由于合同已经成立，准备工作必须紧锣密鼓地进行，千万不能让合同双方认为承包商在找借口不开工或中标了又要提高价格，即使对方不让步也不要计较（注意：

这构不成争执，任何一方对对方任何新方案、新要约的拒绝都是合理的、有理由的）。

否则会造成一个很不好的气氛，紧张的开端，影响整个工程的实施。

当然，还有些时候，对方签约的条件十分苛刻，有些条款明知对我们十分不利，但是为了拿下这个工程只能迁就，对此类合同的签订，必须经公司的主要领导亲自把关。

即使以后发生问题，我们也早有思想准备，该吃的亏也已经列入预算的范围。

此类合同另当别论。

二、加强合共管理，合理预防纠纷的产生

经过承发包双方签订后的工程建设合同，就是我们履行施工任务的依据了。

因此，如果我们已经签订了一个对施工方相对有利的好合同，那就是说，我们已经为这次施工承包任务取得好的经济效果创造了非常重要的前提条件，但是，要把这个愿望变成现实，还得要靠执行合同的人。

换言之，如果执行合同的人不了解合同中条款的内涵、利弊、不了解合同的前后背景。

不了解双方在合同外的有关承诺，那这个合同约定得再好，再有利，还是纸上谈兵，还是难以取得效益的。

因此我们认为，合同“交底“是履行好合同的关键工作之一。

合同交底必须做到全面、全员、全过程交底。

1、所谓全面交底是指：

对合同涉及的所有关系要交底，有利于合同目标的实现和管理目标的明确；对项目所涉及的所有合同内容要交底，包括招标书、投标书、询标文件、合同文本、其他承诺等。

2、所谓全员交底是指：

涉及施工管理的所有人员包括公司本部、项目部、项目部全体人员和职能部门的有关责任人员，即纵向到底，横向到边。

3、所谓全过程是指：

不仅签订了主合同以后要交底，在项目建设的整个过程中，当出现补充材料协议及其它签证活动的时候，部门人员之间也要用局部会议的形式互相交底，比如，发生合同“变更“的时候，一个部门不可能处理好，必须几个部门一起工作。

所以在整个建设过程中我们都必须不断沟通交底。

除了合同“交底”，严格按照合同条款履行自己的义务外，衡量合同管理优劣的重要标准之一是合同履行过程中双方交涉、往来的书面文件保存得是否齐全、规范。

1、在合同履行过程中，凡涉及到双方权利义务关系的履行、主张、变更、确定等所有行为都必须采用书面形式。

这必须作为一项重要的制度严格执行。

不管和对方当时的关系多么融洽，俗话说空口无凭，亲兄弟明算账，为了避免以后的麻烦，在合同履行的每一个阶段都必须用工作联系单、通知书、确认书、签证单、交接单、请款单、会谈纪要、协议书、备忘录等等一系列书面形式固定下来。

凡是双方协议类的文件，必须由双方有签字权的人签字；凡是单方面通知、请求类的文件必须要有对方的签收。

如果对方拒绝签收的，必须通过“特快专递”、“挂号信”等能取得证明对方收到的方式送达。

否则，这些文件将不具有法律效力，毫无意义。

2、所有这些文件都是合同履行的证明，具有证据效力。

所以每一个工程都应该有专门的人员负责管理这些资料，分门别类整理归档，这应当是我们合同管理的一项基础工作。

这项工作做的好坏，也是衡量企业管理水平高低的重要标准。

甲乙双方发生纠纷是在所难免的，只要基础资料工作做得扎实，有了争议查资料，一切看双方是怎么书面约定的，就没有解决不了的纠纷。

即使打起官司来，这些书面资料都是合法有效的依据，都能起到决定官司输赢的关键作用。

3、在强调做好基础资料工作的同时，我们一定要教育和管理好我们派驻现场的有签字权的人，他们手中的笔重千斤，他们签的字值万金，他们在工程上所签的一切文件都是具有法律效力的，签字一定要慎重、决不可签人情字，糊涂字。

需要特别强调的是，任何工程中签字权应当相对集中，公司赋予签字权的人，根据工作的需要越少越好。

没有公司明文授权的人，一律不准对外签字，我们的员工应当明白在法律上，只要是在自己履职过程中的签字，即使没有公司的授权，公司仍然要对该签字所产生的法律后果承担责任。

例如在某工程项目中，合同规定的工程价款是一次性包死价，外方工程师就死抓这一条，对增加的工程量死活不同意增加工程款，并且拒绝一切有关这方面的谈判，而这一块达几百万之巨。

好在我们的基础资料工作做得特别扎实，所有增加的工作量都有双方签字确认。

所以，在双方无法面对面沟通的情况下，我们就以律师的名义向对方发去了一封律师函，强调所谓一次性包死价是指双方合同所约定的承包范围以内的工程价款，承包范围以外的增加工程量显然不在这个包死价之内，发包人应当对合同承包范围以外增加的工程量另外支付价款。

并且委婉地指出，我们相信对这一计价原则发包人是不会有异议的。

所以，现在双方要解决的争议是承包人提出的增加价款的这部分工程量是在双方合同约定的承包范围之内还是之外？

这就需要双方坐下来核对，以一次性包死价为由拒不对话是毫无道理的。

如果发包人对计价原则有异议，或者仍然坚持不与我方对话，我们将不得不诉诸法律。

对方接到律师函后，只得坐下来与我们协商，面对我们完备的资料，不用打官司，最终承认了这部分增加的工程量。

试想，如果我们基础资料工作做得不好，增加工程量部分没有书面的记录，我们凭什么和对方交涉，这几百万不又是损失了吗！

工程建设过程中存在着许多不确定变化因素，经常会出现各种与合同约定不符的情况。

而合同则必须在工程开始前签订，它不可能对工程项目所有的问题都作出合理的预见和规定，而且业主在实施过程中还会有许多新的决策，这一切使得合同变更较为频繁、譬如设计变更、进度计划变更、施工条件变更、发生原招标文件和工程量清单中未包括的“新增工程”等，最终必然导致工程项目工期和成本的变化，对此，必须及时检查、验收并办理相关的签证手续。

这种签证联系单实际上是一种合同补充，加强签证控制也属于合同管理的内容之一。

由于签证是双方对事实意思表示一致的结果，可以直接作为追加工程合同价款的计算依据，所以做好签证工作也是工程造价管理的关键。

目前要进一步完善签证管理，有效控制签证权限和贵方手续，提倡只签客观实际情况而不签造价，即只签实际工作量、点工数、施工措施而不签单价，并做到签证及时、详尽、准确。

结算审核部门应严把审核关，拒绝不合理的签证。

签证是施工合同中的一个重要组成部分，任何工程都会出现大量的签证单，而且签证的部门、内容、性质各不相同，客观上签字权的集中和实际工作中的方便与效率是一对矛盾。

我们设想可以采取两种方式解决：

一是签订合同时，就在合同上明确项目上各部门有签字权人的名单，一个工程的签字权集中在该项目中几个部门的负责人手中：

二是采用两级签字制，在合同上明确，任何人签字无效，项目经理是公司授权的唯一有签字权的人。

在实际工作中先由部门负责人在签证单上签字，然后汇总到项目经理处，由项目经理确认后签字生效。

无项目经理签字的，一律无效。

项目经理在工程上就是公司的全权代表，责任特别重大，公司和项目经理都应当特别重视其手中的签字权。

三、提高防范意识，最大限度地维护我们的合法权益

建设工程合同金额大、周期长、内容多、法律关系复杂等自身特点决定了在合同履行过程中容易产生纠纷。

把好合同签订关，加强合同管理，可以在尽可能的程度上消除隐患，减少纠纷的发生，但不可能杜绝纠纷。

所以，任何工程发生纠纷都是正常的。

问题是我们如何在纠纷发生前以及发生纠纷后提高防范意识，争取占据有利主动的地位，最大限度地维护我们的合法权益。

1、首先是施工现场管理人员要有风险意识。

现场管理人员应当清醒地认识到，其在工地的身份不仅仅代表个人而是代表了公司，其在工地的行为的法律后果都要由公司承担。

所以，现场管理人员应当恪守职责，尽到勤勉、谨慎、注意的义务。

严格按照岗位分工，履行自己的合同义务和工作职责。

2、其次是公司相应管理职能部门及其人员要有风险意识。

如经营、技术、质量、财务、合约、法律等等部门都应当在履行各自的职责时，充分意识到每个工程、每个合同可能存在的风险，注意并且指导现场管理人员在具体工作中合理地避免风险。

各管理部门在处理工程、合同的相关工作中应当当相互通气、信息交流，上下、内外均应保持一致。

遇到纠纷或者有产生纠纷可能的事，任何部门、人员切忌自说自话乱表态，更不可随意对外出具书面的东西。

必须对外出具有关纠纷材料的，应当统一归口一个部门（如法律部），经慎重研究后具体操作。

3、合同双方的任何往来，都必须采用书面形式切不可轻信对方的口头表态和承诺。

凡是对方口头上答应而又坚决不肯采取书面形式的，一定是不可靠的，一定是日后产生纠纷的风险所在。

所以在合同履行过程中必须严格地按照书面的合同、协议、承诺等的约定履行，坚决杜绝口头形式。

如某工程中，分包单位本来答应分摊一部分经营费用的，当时双方关系比较好，就没有要求对方留个书面依据。

后来双方打官司了，对此对方赖得一干二净。

对方就公开说，打官司就是钻文字的空子，什么诚信，什么良心统统是扯淡，有证据就认没有证据就赖、我们因没有书面证据所以就无法主张这块费用，又吃了一次亏。

以上案例生动的教育了我们，如果缺乏相应的法律知识，又没有风险防范意识和起码的警惕性，就会被别人钻空子，就会上当吃亏，打起官司来处处被动，教训实在太深刻了。

总之，施工企业在合同管理活动中，应该健全和完善合同管理制度，运用动态管理的科学手段，实行全过程包括合同签订前、合同签订时、合同履行中、合同发生纠纷时的跟踪监督，积极推行合同管理目标制，有效提高管理水平，促进工程建设规范化。