OA行政办公系统用户操作手册全解.docx

OA行政办公系统用户操作手册全解.docx

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OA行政办公系统用户操作手册全解

OA办公系统用户操作手册

一、前言

为充分发挥信息化平台作用，提高工作效率，学校启用了新行政办公系统（OA），将公文处理、表单审批、学校通知公告等业务模块部署到电子系统上，方便各部门对工作进行信息化、规范化管理。

本手册是学校行政办公系统软件（OA系统）的用户使用手册，主要是为指导用户使用本产品而编写的。

希望本手册能够帮助您在短时间内对OA系统有一个概括的了解，让您亲身体验到它所带来的方便与快捷。

二、登录系统

OA行政办公系统为网络版，登录形式简单方便，只需在浏览器中输入服务器地址，即可访问系统。

目前学校OA行政办公系统服务器支持内网、外网访问，无论在学校还是在校外，只要可以上网，即可通过浏览器登录办公系统进行工作处理。

同时OA行政办公系统配备有手机客户端，通过下载安装手机客户端，亦可登录学校行政办公系统处理工作。

登录系统入口如下：

学校官网行政办公系统入口；

服务器内网地址：

http:

//192.168.168.104:

5007；

服务器外网地址：

http:

//58.47.177.160:

5006；

手机客户端服务器地址：

58.47.177.160:

5005。

登录页面如下：

各用户的登录帐号详见通知，初始密码为123456，首次登录系统，请修改个人密码，防止他人盗用。

三、系统首页

1.个人空间

个人空间用于展现与个人工作紧密相关的信息，如待办工作、表单审批、跟踪事项、我的模板、日程事件、我的计划、常用文档等。

用户个人可自行配置，预置的个人空间如图所示：

个人空间的管理：

若单位管理员设定用户可以自定义个人空间，则用户自身可对个人空间的管理，进入【个人事务】--【空间栏目】，同样可以设置布局，并进行栏目设置。

如图，用户设置个人空间：

四、功能模块介绍

1.公文管理

本节详细介绍公文应用部分的具体操作：

【发文管理】、【收文管理】、【公文查询】功能操作。

Ø公文处理：

第一步：

点开待办列表，选择要处理的公文，进入处理界面：

Ø发文管理：

用于完成发文件笺的拟文、审核、审批（或会签）、签发、复核、封发和归档的处理过程，形成公文单与正式公文。

所有这些处理节点的名称和权限，用户均可自行定义，由此保证了系统的灵活性。

同时提供公文的催办、督办等操作，保证公文流转的严肃性。

发文管理首页如下图：

功能键：

【拟文】具有发文拟文权的用户才显示【拟文】按钮，进行公文文稿的起草。

【已发】列表显示已经发送出去的公文。

【待办】列表显示未处理的公文，可以进行公文办理、手写批注、文字批注、文件的批阅、修改、批示等操作。

【在办】列表显示【暂存待办】过的公文。

【已办】列表显示当前节点已经办理完毕的公文。

拟文操作步骤：

●第一步:

点击【调用模板】，选好模版之后点击确定，直接调用公文发文流程模板。

如下图：

●第二步：

填写发文单。

根据设置的文单信息进行填写，如文件标题等信息。

送往单位可以自行选择。

●第三步：

书写公文内容。

点击【正文】，系统支持word、excel、wps等格式，也可以点击左上角【文件F】，直接选择打开本地文件，或者可以直接在编辑页面编辑内容，编辑完成，点击菜单栏“绿色箭头”，保存退出。

如下图编辑正文：

●第四步：

按实际需要增加附言和附件。

点击【发送】，即可发送到下一个节点的人员。

Ø收文管理：

用于完成外来电子公文的自动登记、纸制公文的手工登记，以及拟办、批示、承办、办理、阅读、归档的处理过程。

所有这些处理节点的名称和操作权限，用户均可自定义。

收文管理首页如下图：

【收文管理】页面下各功能键说明如下：

【待登记】对公文进行登记，可以通过【登记纸质公文】来进行公文登记。

【待发】暂时不想发送的公文被保存在这个列表中。

【已发】已经发送出去的公文保存在这个列表中。

【待办】列表显示未处理的公文，可以进行公文办理、手写批注、文字批注、文件的批阅、修改、批示等操作。

【在办】列表显示【暂存待办】后的公文。

【已办】已经办理了公文操作的文件保留在这个列表中。

操作步骤：

点击一级菜单【公文管理】，选择【收文管理】，进入收文管理界面，

●第一步：

登记。

点击一级菜单【公文管理】，选择【收文管理】，通过待登记公文列表，选择公文，点击【登记】，按以下步骤进行公文登记。

●第二步：

收文处理：

文件登记发送后，下一个进行公文办理的人员会收到公文的提示信息，在系统的首页的【待办事项】中显示该公文。

办理人员可以直接点击打开进行办理，同时在公文管理中【收文管理】的待办事项中也列出了所有要办理的公文。

办理者可以对文件内容以手写批注，手写批注等方式进行文件的批阅，批示等操作。

2.会议管理

会议是针对某些议题进行讨论、研究和解决的过程，起到沟通信息、协调关系、集思广益、制定计划、科学决策的目的。

会议管理将会议通知，召开过程以及会议纪要集合在一起，规范了工作，协同提升了工作效率。

会议管理涵盖了视频会议，会议纪要，登记会议室，会议室使用统计等功能，达到灵动管理，高效工作之目的。

功能菜单：

包括【会议安排】、【待开会议】、【已开会议】、【会议资源】四个子菜单。

会议室申请操作步骤：

点击菜单【会议管理】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。

●第一步:

申请会议室,点击【会议资源】-【申请会议室】页签，打开会议室申请页面；

●第二步：

点击“会议室”输入框，弹出会议室选择窗口，鼠标拖动选择空闲区域，如图：

●第三步：

会议室选择窗口点击【确定】按钮，选择的会议室和对应的时间会自动录入会议室申请信息，如图：

●第四步：

点击确定完成会议室申请操作。

待会议室审核员审核通过后，即可使用。

新建会议操作步骤：

点击菜单【会议管理】-【会议安排】，点击新建会议，进入新建会议页面，填写相关会议信息，点发送即可。

如下图：

3.文化建设

文化建设模块是单位内文化建设的发布平台，也是学校内部员工交流沟通的平台。

如学校发布公告、通知，值班安排，校历、作息时间表等。

操作说明：

点击页签【单位空间】进入通知公告页面，或者点击菜单【文化建设】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。

公告类型、公告管理员和公告审核员由管理员设定，管理员可对该类型的公告进行归档、删除、置顶、设置精华贴等操作，并可将该类型的发布权授予其他普通用户。

普通用户可以查看单位空间各模块内容，被授权的用户具有发布信息的权限。

发布通知公告操作步骤：

●第一步：

点击横向菜单【文化建设】，选择【公告】下的【单位公告】或【部门公告】。

●第二步：

选择一个公告板块，点该板块下面的【发布公告】按钮。

●第三步：

点击【新建】按钮，编辑通知标题、发布范围、公告格式等内容。

●第四步：

点击发布，发布通知。

4.文档中心

文档中心应用于单位、个人管理文档、公文及其他模块的归档信息和历史公文的查询，支持自定义文档库，提供文档推送到单位、个人的学习区及文档中心等功能。

文档中心包括【我的文档】、【单位文档】。

我的文档：

存储个人的文档，提供文档的新建、修改、移动、查询等操作；支持文档发送到个人空间，支持转发协同和邮件。

新建文档夹的操作步骤：

●第一步：

单击【新建—文档夹】，弹出新建文档夹的窗口，输入文档夹名称。

●第二步：

单击【确定】，在我的文档中显示新建的文档夹。

新建文档的操作步骤：

●第一步：

单击【新建】，出现下拉菜单，选择要新增的文档类型。

●第二步：

进入文档编辑界面，填写名称、高级属性、编辑正文，上传本地文件及关联文档，保存退出。

●第三步：

编辑要修改的文档，进行修改，保存。

上传文件的操作步骤：

●第一步：

点击【上传文件】，弹出上传本地文件对话框。

●第二步：

点击【浏览】，选择本地要上传的文件，确定。

单位文档：

单位文档主要用于学校各部门存储各自的文档，由学校的单位文档库管理员管理及向下授权；单位文档也可以在文档库管理中共享给其他单位。

新建文档、上传文件等操作与我的文档中相应操作类似。

查看历史公文步骤：

点击菜单【文档中心】-【单位文档】，进入文档中心，选择单位文档，查看相应的历史公文。

如下图：

5.协同工作

协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具，用它来完成事务的发起、处理和管理，并记录事务的发展过程和结果，由人通过流程规则来完成事项的办理，并支持规则的成型和管理,协同工作一般用来进行非公文类业务的处理，如：

表单审批、需其他部门配合处理的工作、部门工作计划、工作总结汇报等。

功能菜单：

包括【新建事项】、【待发事项】、【已发事项】、【待办事项】、【已办事项】、【督办事项】子菜单。

操作步骤：

点击菜单【协同工作】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。

【新建事项】：

以调用模板方式或自建流程方式来发起一项跨组织的协同工作。

选择【协同工作】【新建事项】，进入新建事项界面；或者通过左侧快捷键【新建】【新建协同】进入新建事项页面，如图所示：

Ø新建事项中的具体操作：

（以自建流程方式新建协同的具体操作）

●第一步：

依数据项的说明，在新建事项界面，填写协同标题、正文信息等。

●第二步：

建立流程，点击流程输入框中的<点击新建流程>，在弹出的选人界面，选择接收人员。

在下拉框中显示系统设置的所有组织结构，有部门、组、岗位、外部人员、关联人员五个选项卡显示对应的信息；左边区域罗列该组织的所有人员；右边区域是选定需要在协同流程中执行的人。

鼠标点击左边区域，选择部门，根据选定的组织人员，选择人员，按【→】，选定到执行人区域。

如果直接选择右边的【→】，表示整个部门被选定；按【↑】【↓】进行已选项顺序的调整。

根据工作的具体情况选择【并发】、【串发】。

1、并发：

发起人发起流程后，各节点同时收到信息。

2、串发：

发起人发起流程，流程中每个节点依次处理（上一节点处理完毕后，下一节点才能收到）。

流程中如有需要调整的地方，可选中某个流程节点进行修改，如【增加节点】：

可以在当前节点后面增加一个或多个节点，也可以在会聚节点后面再增加新节点，可增加空节点。

【删除节点】：

可以删除选中的节点。

【替换节点】：

可以重新选择该节点人员或部门。

【节点属性】：

可以对选中的节点权限进行修改。

修改完成后，按【确定】按钮，确认流程后，自动退出该页面，回到【新建协同】操作页面，同时流程节点的信息显示在数据项【流程】中。

●第三步：

根据工作情况，可以将该事项选择预归档，选定预归档的目录，协同发送后，该协同会自动归档到预归档目录里。

●第四步：

根据工作需要，设定其他数据信息，设置流程期限、提前提醒、关联项目、高级数据项设置等。

●第五步：

点击【发送】，所建立好的协同事项进行处理发送，页面自动跳转到已发事项下，发送后的协同显示在已发事项列表页面中。

Ø以调用模板方式新建协同的具体操作：

用户新建协同时，可以直接调用已经建立好的系统预置的模板和个人建立的模板。

其中，系统模板是公用的模板，由单位管理员或者表单管理员创建，用于解释组织的管理规则，实现规范化管理；个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用，可减少工作量和增加易用性。

●第一步：

在【新建事项】页面，点击【调用模板】，弹出调用模板网页对话框。

●第二步：

在左边列表中选择模板，如选择表单模板中类别下的行政审批【公务接待清单】，点击【确定】按钮。

●第三步：

选择的模板将显示在新建事项中，包括标题信息、流程信息。

●第四步：

用户可以根据需要依次修改重要程度、流程期限、提前提醒等数据项。

●第五步：

点击【发送】，所建立好的协同事项进行处理发送。

发送之后该协同显示在已发事项列表中。

已发事项：

系统列出当前用户所有已经发出的协同事项，可以实时查看协同处理情况及处理人员意见，可以给未处理人员发送催办消息；还可以对已发协同进行转发、归档、撤销流程、重复发起、删除等操作。

待发事项：

存放新建协同事项过程中【保存待发】、或被处理人【回退】、【撤销】、【指定回退】的协同事项。

用户可以对已创建但尚未发出的协同事项进行查看、编辑、发送、删除等操作；也可将该事项以协同或邮件的形式转发给相关的人员。

待办事项：

主要是查看、处理待办协同事项，以及通过关键字对待办事项进行查询。

用户可以对接收到的协同进行流程查看，可以进行转发、加签、知会等处理操作，并可以对其他处理人的意见进行回复。

已办事项：

支持用户对已经处理的协同事项处理情况进行查看，也可对该事项进行转发、归档、取回、跟踪、删除等操作。

督办事项：

督办是保证政府、机关、事业单位政令畅通，各项决策贯彻落实，完善工作秩序，改进工作作风的一项重要工作。

通过督办，可以使各项工作责任到人，做到事事有人承办、有人负责，避免推诿扯皮，提高工作效率。

协同督办由协同发起人设置督办人员，可以在新建协同事项页面、已发事项页面设置督办信息。

督办人员可以跟踪催办协同处理人员，可以更换处理人员或处理流程，并查看处理情况。

6.计划日程

计划日程：

计划日程用于制定工作计划、工作任务、安排工作事件。

计划管理的目的在于和领导与同事之间，明确目标达成共识，有步骤可检查地去完成各阶段的任务。

日程事件不仅对个人时间做有效管理，也是为了和其它同事达成协调的需要。

功能菜单：

包括【时间视图】、【工作计划】、【日程事件】子菜单。

●【时间视图】：

时间视图可以直观地看出时间的具体安排情况，可以从日视图、周视图、月视图分别看出某一天、某一周以及某一月的时间安排情况。

●【工作计划】：

用于建立个人目标计划、查看他人报送给“我”的计划以及进行表单计划的查询和统计，包括【我的计划】、【他人计划】两个页签。

●【日程事件】：

用于安排日常的工作事项。

可以建立个人的、安排他人的，或委派事件给他人。

系统是从起止时间、重要程度、优先级、工作类型等几个纬度帮助用户提升时间管理能力。

同时，通过事件的公开属性，使相关成员知晓该事件，达到信息沟通与协作的效果，避免时间安排上的撞车。

包括【个人事件】、【共享事件】、【事件视图】、【统计】四个页签。

操作步骤：

点击菜单【计划日程】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。

五、系统设置

菜单设置：

设置系统菜单栏菜单显示、菜单顺序等。

如图：

个人事务：

用于对个人信息、日常事务进行管理，包括对个人登录密码修改、消息提醒设置、系统菜单导航设置等功能。

功能菜单：

包括【应用设置】、【关联应用设置】、【栏目设置】、【首页设置】、【个人设置】等五个子功能模块。

如下图：

六、支持与服务

各用户如在系统使用操作过程中遇到问题，可以同事之间相互请教指导或联系系统管理员协助解决。