业务管理流程.docx

业务管理流程.docx

《业务管理流程.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《业务管理流程.docx（17页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

业务管理流程

公司业务管理流程

综合办公室

二〇一二年

前言

管理流程是指为了控制风险、降低成本、提高服务质量、提高工作效率、提高对市场的反应速度，最终提高顾客满意度和市场竞争能力并达到利润最大化为目的的流程。

管理流程应以企业目标为根本依据，对外面向客户，提高业务流程的效率，平衡企业各方资源；对内面向企业目标，提高管理流程的效率，平衡企业各方面资源，控制总体效率的平衡，实现企业总体绩效。

本公司企业管理流程由综合办公室负责制定修改，各业务部门处理各类业务须遵守管理流程之规定，并可根据业务处理实际情况提出对流程的修改意见。

公司每两年对管理流程组织一次集中修订。

目录

一、合同管理流程1

二、价格管理流程4

三、物资采购供应管理流程5

四、产品销售管理流程7

五、出入库管理控制程序8

六、报销管理流程9

七、外委施工项目管理流程10

八、工艺技术、管线、设备动改管理流程14

九、业务招待费管理流程16

一、合同管理流程

1、合同管理、组织及职责

1.1综合办公室为合同的管理部门，负责合同的审查、合同专用章的使用管理、合同文本审查、资料档案管理等工作。

1.2各业务部门为合同的发起、履行部门，负责合同的起草、履行等工作。

1.3合同的签署由公司法定代表人负责。

2、合同主要条款的确定

2.1原材料、半成品的价格确定执行《价格管理流程》，供应商分配数量执行《月度采购计划》。

2.2对成套设备的采购，先由生产管理部负责组织技术交流和技术谈判，签订相关技术协议后，进行合同谈判。

2.3工程基建项目采用招投标方式确定承包商和价格等主要条款。

3、合同文本的拟定

3.1合同文本由合同发起的业务部门拟定或提供。

3.2合同文本按下列顺序选择采用：

国家示范合同文本；公司起草文本；合同对方的格式文本。

3.3合同条款应合法、规范、齐全，用语准确严密，打印或书写清晰规范无涂改；合同内容合法并符合公司规定，对双方权利义务的约定公平、合理，避免欺诈。

申请使用合同对方的格式合同文本时，要求对方进行解释并审查，对显失公平和限制我方权利、排除对方义务的条款进行修改、完善。

4、合同的审核

合同签订前综合办公室要对合同的如下内容进行审核，审核的主要内容有：

4.1合同签订的依据：

是否符合公司规划、经理办公会决议及其他签约依据。

4.2合同对方的资格或资质，是否是公司的合格供应商和承包商。

4.3合同的条款的合法和合规性。

4.4重大合同要附有经理办公会通过的可行性研究报告或决议。

特别重大的合同要附有股东会通过的议案决议。

重大合同和特别重大合同须填写《公司签订合同审批表》。

5、合同的签署

5.1合同经审查后，由公司的法定代表人签署。

5.2合同签署后，由综合办公室负责加盖合同专用章。

5.3对方单位应与证书、证件和合同专用章相统一，签定人是其法定代表人或合法的委托代理人。

5.4合同专用章的管理要符合法律及公司有关规定，并禁止：

①以单位行政公章签定合同；②出借合同专用章；③在空白纸、空白合同文本上加盖合同专用章；④不符合规定擅自携带合同专用章外出等行为。

6、合同的履行

6.1合同履行的责任部门为合同的发起部门，该部门分管副总经理对重要环节要实施控制和监督；重大合同公司组织专门的领导小组负责合同履行，总经理对重要环节要实施控制和监督。

禁止实际履行后补签合同的现象。

6.2对方在合同履行中发生或可能发生的违约行为及损害我方利益的行为，应及时依据法律采取制止或预防措施，并要求对方承担责任。

6.3对合同履行中发生的变更、解除、转让等事项，及时与对方协商签定协议书。

6.4对合同对方附随义务的履行进行监督，并检查监督我方附随义务的履行。

7、合同档案资料的管理

7.1合同的档案资料管理由综合办公室负责，合同文本原件保存两份，综合办公室存档一份，业务部门办理报销一份。

7.2合同谈判过程中，信件、数据、电文和确认书等资料，合同对方主体资信调查材料，授权委托书及合同履行过程中形成的材料，作为合同的附属材料一并保存。

8.附件

8.1合同审批表

合同审批表

使用单位：

　　　　　　　　填报日期：

　　年　　月　　日　　　

签订合同单位

签订合同经办人

经办人代理证书号

拟定合同名称

合同编号

拟订合同标的额

合同类别

拟定合同期限

　　　　　　　年　月　日　　　　年　月　日

对方单位全称

对方经办人及电话

对方单位地址

对方经济性质

营业执照注册号

注册资金

对方经营范围

签约依据

资金落实情况

主管人员意见

年　　月　　日

综合部意见

年　　月　　日

经理意见

年　　月　　日

备　　注

说明：

对方经济性质应以国营、集体、三资、私营、个体类别区分

二、价格管理流程

1、主管部门

1.1财务管理部为价格管理的主管部门。

1.2经理办公会负责各种价格的制定和调整。

2、价格制定的依据或办法

2.1原材料、半成品及燃动力的价格：

原材料、半成品及及燃动力的价格受市场因素影响大，供应销售部应根据市场动态提出价格变动依据。

2.2半成品加工费价格：

财务管理部、供应销售部依据市场上半成品的价格、煤炭的价格提出变动依据进行。

2.3外供液体泡花碱的价格：

依据主要原材料、半成品的价格实行联动机制。

2.4机械设备、备品配件的价格：

要通过货比三家，确定价格的同时，还要综合考虑质量、服务，达到较高性价比。

2.5工程维修费的价格：

在核实工程量的前提下依据工程决算书通过审计或双方协议商定的办法。

2.6其它价格：

根据市场上主流产品的价格进行确定。

3、价格确定流程

3.1各业务部门需要签订合同或采购物资、销售产品价格发生变动时，对需要变动的价格提出书面申请，说明价格制定或调整的依据。

3.2经经理办公会研究讨论，确定相关价格。

3.3由综合办公室将确定的价格以经理办公会决议的形式下发执行。

三、物资采购供应管理流程

1、主管部门

1.1供应销售部为公司物资采购供应主管部门。

2、物资采购供应管理流程概述

计划编制→计划审核→合同审批签订→采购验收入库→货款支付→账目处理→信息反馈。

3、物资采购计划的编制

3.1原材料和半成品的采购计划由生产管理部编制。

每月27日前，供应销售部将外供的产品计划数量报生产管理部，生产管理部根据外供量和催化剂的需求量经经理办公会讨论后编制原材料和半成品的月度需求计划，填写《月度综合计划》（随每月的《经理办公会会议纪要》下发）。

3.2仓库的库存物资达到最低库存量时，仓库保管员根据正常库存量编制《材料计划表》。

3.3各单位临时需要的其它各类无库存物资，由各部门统计员负责填制《材料计划表》。

4、物资采购计划的审核

4.1物资采购计划的审核要分别经单位负责人、分管副总经理、总经理签字批准。

其中对金额在4000元以上的单项物资，《材料计划表》必须附有分管领导签字的书面需求报告或经理办公会决议等相关文件。

4.2《材料计划表》审批后，报供应销售部。

5、物资采购的准备工作

5.1供应销售部采购人员根据《月度综合计划》、《材料计划表》的数量、质量等要求进行市场调查，提供2-3家合格的供应商，并准备相应的合同谈判材料。

6、物资采购合同的审批、签订

6.1物资采购合同的审批、签订执行《合同管理流程》。

6.2对采购金额不大或从稳定供应商定期采购的物资价格变动不大时，可以不签订合同直接采购。

7、物资采购、验收、入库

7.1供应销售部按照签订的合同条款进行采购。

7.2各部门负责人或主管人员与采购人员负责对采购物资进行数量、质量等方面

验收，合格的给予入库处理，办理入库单；对不合格的物资出具书面报告并通知

仓库拒绝入库、付款。

8、货款支付、记帐

8.1采购资金支付由采购人员提出申请、填写付款申请单并附采购合同、发票、过磅单等付款凭证，经销售供应部负责人审核后提交财务人员；财务人员核实入库单、发票、合同、过磅单等是否一致，并对应付账款、预付账款和分期付款等付款方式按规定审核，编制付款会计凭证和填制银行付款单据。

经总经理签字后方可付款记帐。

8.2货款的报销执行《公司报销管理控制程序》。

9、信息反馈

9.1原材料、半成品在使用过程中发现质量问题，要及时反映到生产管理部，生

产管理部通过销售供应部和供应商、加工单位及时联系，查找问题原因，及时解

决生产问题，需要赔偿的，双方按照合同约定协商解决。

9.2备品配件及低值易耗品等在使用过程中发现质量问题，使用单位通过销售供

应部和供应商及时联系，查找问题原因，严格执行合同，需赔偿的执行合同相关

条款。

四、产品销售管理流程

1、主管部门

1.1供应销售部为产品销售工作的主管部门。

2、管理流程

2.1根据《合同管理流程》签订购销合同或购销意向书。

2.2根据客户的要求，由供应销售部统计员开具装料单。

2.3客户凭装料单过磅、装料。

2.4根据过磅单由供应销售部统计员开票，收款并办理出门证。

2.5赊销客户由公司经理办公会确定名单，对赊销客户按照合同规定按月进行货款回收。

其他客户一律不予赊销。

2.6按照《出入库管理流程》进行出库、入账。

3、相关注意环节

3.1如用户需要新品种，应将客户需求指标和数量通知生产管理部，由生产管理部确认现有生产装置能否生产；如用户需求量较大，由生产管理部确认现有生产能力能否满足客户需求。

3.2产品的销售价格执行《价格管理流程》。

3.3对用户的资信要严格把关，加强货款回收工作，严禁出现呆账、坏账。

连续3个月应收账款上升的客户要制定预防措施。

五、出入库管理控制程序

1、主管部门

1.1供应销售部为物资入库的主管部门。

1.2财务管理部为物资出库的主管部门，生产管理部、供应销售部会同负责。

2、入库流程

2.1仓库管理员会同采购人员，经计量、验收后，办理入库手续。

2.2物资报销时执行《报销管理流程》。

3、产品入库及原材料出库流程

3.1车间统计员、沂南加工人员、仓库管理员每天做好统计工作，如实填写《运行台账》和《生产日报表》。

3.2每月27日，各车间、仓库、生产管理部、财务管理部根据上月的库存以及出库日前一天24点的记录集中办理以下出入库手续：

沂南加工小组：

办理原材料（纯碱）的出库手续；

供应销售部：

办理固体泡花碱的入库手续；

蒸煮车间：

办理本月各项产成品的入库手续；半成品的出库手续。

3.3每月28日，仓库、生产管理部、财务管理部共同核对产品销售数量，并办理产成品出库手续。

3.4每月28日，仓库保管员结出所有材料账簿余额，由财务管理部稽核、签章。

3.5每月出具《公司月度出入库明细表》。

4、误差的修正

4.1在出入库核算中如出现误差，应及时修订，修订时出具修订报告和原因分析。

六、报销管理流程

1、主管部门及经办部门

1.1财务管理部为公司报销工作的管理部门。

1.2各业务部门为业务报销工作的经办部门。

2、借款报销流程

2.1按“经办人→车间（部门）负责人→分管领导→财务管理部负责人→企业负责人→财务管理部”的流程报销。

3、原材料、辅助材料、设备采购费报销流程

3.1经办人填写报销单，附完整的采购合同、发票及入库单。

3.2按“经办人→供应销售部负责人→分管领导→财务管理部负责人→企业负责人→财务管理部”的流程报销。

4、差旅费报销流程

4.1出差人填写报销单，附按出差日期粘贴的所有发票单据。

4.2按“出差人→车间（部门）负责人→分管领导→财务管理部负责人→企业负责人→财务管理部”的流程报销。

5、低值易耗品、印刷品的报销流程

5.1综合办公室填写报销单，附发票、合同及采购物品、维修费明细表。

5.2按“经办人→综合办公室负责人→财务管理部负责人→企业负责人→财务管理部”的流程报销。

6、维修费的报销流程

6.1经办人填写报销单，附合同、发票及验收合格手续。

6.2按“经办人→生产管理部→分管领导→财务管理部负责人→企业负责人→财务管理部”的流程报销。

7、备用金、培训费、采购费用临时借款管理流程

7.1由各单位经办人填写借款单，按“经办人→单位负责人→分管领导→财务管理部负责人→企业负责人→财务管理部”办理借款。

7.2业务结束取得发票后，按照相应的报销流程及时报销冲账，归还借款。

七、外委施工项目管理流程

1、主管部门

1.1生产管理部为外委施工项目的主管部门.

2、外委施工项目计划

2.1各部门根据生产经营需要，确需外委施工的检修、更新、改造等项目，由各部门做出项目计划报告。

2.2项目计划报告附项目预算书，项目计划报告经部门分管经理签字后，上报公司经理办公会。

项目预算书要选择质量优、信誉高、收费合理、有资质的单位进行项目预算。

3、施工项目和合同的审批

3.1经理办公会负责对项目进行审批，对批准施工的项目确定工程承包商、项目范围、质量要求、工期要求、材料供应、工程总价情况。

3.2审查外委施工承包商的施工能力，严禁将工程发包给无施工能力的单位。

3.3择优选取承包商，按照《合同管理流程》签订《工程承包合同》。

4、施工项目的实施

4.1承包商要按照施工任务单或承包合同的要求完成施工任务。

施工过程中，必须严格遵守合同条款，服从项目负责人和有关部门的监督检查。

4.2在项目实施过程中杜绝超过计划的工作范围，施工单位无权追加施工内容及私自修改方案，否则超过预算部分不予办理结算。

特殊情况下，由项目负责人一书面申请的形式请示总经理批准后再行实施。

4.3凡承担施工项目的承包商，一律不准实行工程分包、转包，否则不予结算。

5、结算

5.1项目施工完毕后必须经承包商、使用单位现场进行质量验收，签字以后方可进行结算。

现场验收不合格，不予结算，所需整改费用从工程款中扣除。

5.2工程完工后，承包商要及时进行工程决算，办理工程验收及工程量签证。

工程量签证工作要在三方联合验收后进行会签，并注明会签时间。

5.3承包商持审计完毕的工程决算书或工程承包合同到使用单位办理结算手续。

5.4结算时，需要质量保证的按有关规定扣除工程款价的10％作为质量保证金，达到保运年限标准后，由使用部门出具证明，财务部付清余款。

5.5外委施工项目的结算执行《报销管理流程》。

6、其它

6.1为严肃施工纪律，未经总经理批准不准私自安排施工力量，确因紧急情况已安排施工的，需补办外委施工单，附书面报告，经总经理签字后方可补办。

6.2因生产任务紧迫（属抢修等）生产负责人临时安排的外委施工项目，必须在三天内按规定补办外委施工手续。

7、附件

7.1外委施工工程工作程序单

7.2外委施工项目工程量验收签证

外委工程工作程序单

年月日

工程名称

工程编号

预算资金

工期要求

使用单位

施工单位

使用单位负责人

施工单位负责人

工程内容

技术要求

验收标准

预

算

材

料

金属

材料

非金属

材料

管件

外委

理由

签字：

领导

签字

签字：

外委施工项目工程量验收签证

项目名称

使用单位

施工单位

负责人

参加人

综合部领导

备注

竣工时间　　年　月　日　预算费用

八、工艺技术、管线、设备动改管理流程

1、主管部门

1.1生产管理部为公司工艺技术、管线、设备动改的主管部门。

2、适应范围

公司范围内下列情形适用该流程：

2.1为适应生产要求需要进行的工艺技术、管线、设备动改。

2.2为采用四新技术需要进行的工艺技术、管线、设备动改。

2.3消除安全隐患、环保隐患需要进行的工艺技术、管线、设备动改。

3、审批流程

3.1各单位根据动改的具体内容写出书面报告、填写《工艺技术、管线、设备动改审批单》，报生产管理部。

3.2生产管理部审核签署意见后报分管副总经理。

3.3分管副总经理批准后方可实施。

4、实施流程

4.1安排月度检修计划或委托外委施工单位施工。

如委托外委施工单位施工，执行《外委施工项目管理流程》。

4.2动改完毕后，生产管理部组织项目所在单位有关人员进行调试，确认可以投用后交岗位投入运行，所在单位要以书面形式通知有关岗位操作人员，避免误操作，引发事故发生。

5、效果验证

5.1动改完毕投入运行后，动改申请单位写出动改总结报告。

5.2生产管理部组织相关人员对动改的效果进行验证，验证应以科学为依据，实事求是地出具验证报告。

5.3生产管理部要根据动改情况，及时修订相关技术文件。

6、附件

6.1工艺技术、管线、设备动改审批单

工艺技术、管线、设备动改审批单

单位

动改内容

动改理由：

单位负责人：

年月日

工作量（须附资金概算）

单位负责人：

年月日

审核：

生产管理部负责人：

年月日

批准：

分管副经理：

年月日

效果验证：

负责人：

年月日

九、业务招待费管理流程

1、主管部门

1.1业务招待工作由公司综合办公室负责管理。

2、食堂就餐审批流程

2.1业务部门填写《业务招待申请审批单》→主管领导签字批准→综合办公室安排。

3、外部酒店就餐

3.1业务部门填写《业务招待申请审批单》→主管领导签字批准→主要负责人签字批准→综合办公室安排。

4、招待费报销

4.1内部食堂费用的报销由综合办公室负责整理单据，月结月清。

4.2外部酒店费用报销由经办人填写报销单，附《业务招待申请审批单》，报销时间不超过5天。

报销执行《公司报销管理控制流程》

4.3综合办公室建立招待费台账，各部门费用单独登记。

5、附件

5.1业务招待申请审批单

业务招待申请审批单

单位：

年月日

来客单位

来客人数

陪客领导

来客事由

陪客人数

陪客标准

就餐地点

备注

审批：

申请单位主管领导：

经办人：