合同管理与审批合同审批与管理全套流程doc.docx
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合同管理与审批合同审批与管理全套流程doc
合同审批程序与权限管理流程
一.审批程序
1.1管理公司合同应按以下所列顺序，依次逐级审批：
a）经办人员签字；
b）律师审阅；
c）经办部门经理审批；
d）经营管理部经理会签；
e）成本管理中心主任会签；
f）财务总监（经理）会签；
g）主管副总经理（或总监）审批；
h）总经理批准。
1.2项目所在公司合同应以下所列顺序，依次逐级审批：
a）经办人员签字；
b）律师审阅；
c）经办部门经理审批；
d）成本控制部门会签；
e）财务总监（经理）会签；
f）主管副总经理（或总监）审批；
g）总经理批准。
1.3合同审批原则上应按顺序依次作业，特殊情况下经所属公司总经理或主管总监同意，各级审批人可并行同步作业，或由总经理（主管总监）召集会议审批。
1.4审批“签字组合”
1.4.1每一项经济合同的签订，须按“审批程序”的规定，完成“签字组合”。
1.4.2“签字组合”是指各部门经济合同的签订时应根据审批程序和审批权限在“经济合同审批表”上完成必要的审批签名（参见“经济合同审批表”）。
1.4.3当部门经理外出时，受托者应出具部门经理授权的委托书，委托书须注明委托的事项、委托的权限以及委托的期限。
1.4.4负责“合同印章”的管理员和负责公司“公章”的管理员，只给完成了“签字组合”的经济合同加盖经济合同印章或公章，对于未完成“经济合同审批表”的合同，印章管理员拒绝予以盖章。
未经审核或未加盖经济合同印章的合同，财务部门拒绝执行。
完成签字组合的“经济合同审批表”，应由档案管理部门妥善保管，并及时将备份递交财务部用于复核。
2审批权限及审查责任
2.1管理公司审批权限：
2.1.1材料设备采购合同
材料设备采购，单项合同估算价在50万元以上。
2.1.2工程类合同
a）装饰工程、园林环境工程，单项合同估算价在50万以上。
b）其他单项施工合同估算价在100万以上。
c）单项合同估算价在20万元以上的勘察、设计、监理合同。
2.1.3服务类合同
单项合同估算价在20万元以上的物业中介、宣传推广、模型制作、造价咨询等服务类合同。
2.1.4其他
标的额在10万元（含）以上的固定资产购建及车辆购置合同。
2.2项目所在公司总经理审批权限：
管理公司审批权限以下的经济合同由项目所在公司总经理审批。
2.3需要上报集团总部审批的合同，应首先经集团财务部审核、集团财务总监审批，再由集团财务部上报各分管的集团副总裁以上领导批准。
2.4各部门签订合同时应保证合同内容的完整性，严禁拆分合同。
2.5合同审查要点
2.5.1经办部门将协商完毕的经济合同按“审核程序”上交各相关部门进行“签字组合”时，各级审批人员有责任就其职能范围对合同进行审查，以保证合同的主要条款、内容、合同的合法性、严密性、可行性。
2.5.2合同审查的主要事项：
a）审核对方单位（法人）的资格是否真实、合法，合同项目是否在营业执照范围内，当事人的名称或者姓名和住所是否记录清楚、准确；
b）经济合同的标的是否明确；
c）经济合同中的数量、质量是否符合有关规定和公司要求；
d）经济合同的价款或者报酬以及支付方式是否确定和准确；
e）经济合同的履行期限、地点和方式是否确定；
f）经济合同的违约责任是否明确；
g）经济合同中是否有发生争议的解决方法。
2.5.3对工程类合同还必须进行以下事项的审查：
a）签订50万（含）以上金额的合同时，应与对方签订《廉洁合作协议》，作为合同的补充协议；
b）是否有保修条款；
c）结算和付款条件是否有利；
d）计价依据是否完备。
3合同签订权限及注意事项
3.1未经万达集团董事长、财务总监书面授权，管理公司及其所属项目所在公司不能对外签订下列合同：
a）银行贷款合同
b）担保合同
c）抵押合同
d）股权转让合同
e）技术转让合同
f）对外投资合同
g）合资合作合同
h）赠予合同
i）其他未授权合同
3.2经济合同签订前，必须认真了解对方当事人的情况，包括对方单位的（法人）资格、经营范围、履约能力以及代理权限等情况是否符合法律规定。
做到既考虑本公司的利益，又考虑对方的现实条件和实际的履行能力，防止上当受骗，防止签订无效的经济合同。
3.3签订合同之前，公司各相关部门草拟合同涉及到复杂事项，应该邀请公司法律顾问一起参加经济合同的谈判工作。
3.4签约人员在谈判和签约时，应力争合同履行地为本公司所在地。
1定义
格式化标准合同指公司为重复使用而就某类业务预先拟定的合同文本，包括协议条款、通用条款、补充条款和附件四部分内容。
a）通用条款
通用条款是标准合同的主要条款，系公司根据每种业务的性质和内容事先拟定的条款。
b）协议条款
协议条款根据具体业务、对象的不同填写。
c）补充条款
补充在标准合同中为空白部分，由双方经办人在具体经办合同时协商加入。
d）附件
附件是指在协议条款、通用条款及补充条款中涉及到的内容（如表格、国家规范标准、招标文件等），据以强调说明。
2标准格式合同内容
2.1合同内容包括但不限于以下条款：
a）当事人的名称或者姓名、住所、电话；
b）标的；
c）数量；
d）质量；
e）价款或者酬金：
采用招投标方式选择合作方的，应以双方确定的最终报价作为合同金额；
f）计价依据；
g）履行期限、地点和方式：
经济合同以及其它涉及标的转让（所有权、使用权或占有权转让）的合同，应以公司或项目所在地为合同履行地。
在公司为付款方时，应将付款时间与对方当事人履行义务的时间相结合，若对方履行义务时间较长，应尽量选择分期付款的方式。
h）违约责任：
包括构成违约的条件、不构成违约的除外条件、承担违约责任的方式等；
i）解决争议的方法：
一般应选择诉讼方式；公司与对方当事人不在同一城市的，应尽可能选择公司所在地为诉讼管辖地。
2.2根据合同性质与客观需要，合同内容还可以有保修、保密、验收、风险、权利归属等条款：
a）工程合同、买卖合同等，在公司为付款方时，应有保修条款；
b）涉及知识产权（包括商业秘密）的合同，应有保密条款和权利归属的条款；
c）涉及标的转让（所有权、使用权或占有权转让）或成果移交的合同，应有验收条款和风险承担或转移条款。
2.3合同内容应具体、确定，能明确界定各方当事人的权利、义务；客观情况在签约时确实无法明确规定的，应规定能明确权利、义务的依据。
2.4当标准合同的附件较多时，应在合同中注明附件中各项文件的解释顺序。
工程类合同编制要点
1合同的价款或酬金
采用招投标方式选择合作方时，应以双方认定的最终报价作为合同金额；管理公司不提倡以费率招标方式确定价款，如果是采用费率折扣方式确定价款，合同应表明计费依据，尽可能明确主材价格的计算方法，规定合同双方如何尽快核实施工图预算，以确定合同价款，并就确定后的合同价款签署补充协议。
2计价依据
工程类合同应将图纸、工程量清单（或预算书）作为合同的组成部分，合同附件一般包括：
招标文件、投标文件、答疑文件等，并应在合同条款中明确以下问题：
a）包干形式、合同价款的计算方法（或定额标准、取费方法等）；
b）甲方分包工程、甲供材料设备、甲方限价的范围和种类；
c）人工、材料、机械台班的价格及其价差的结算办法；
d）总分包的关系、配合的范围，总包管理费和总包配合费的计取方法等；
e）开办费、施工组织措施费、文明现场施工费、赶工费等费用明确的计取办法及其包括的具体范围。
3变更和签证
合同中应规定变更和签证的认定依据、结算核价办法，对于承包商，可依据管理公司现场签证规定与其另外订立《关于现场签证事项的协议》。
4总价结算办法
工程类合同可在合同中明确规定结算总价按以下各项综合计算：
a）合同价（或预算造价）
b）材料价差
c）现场签证
d）增加项目
e）减少项目
f）奖励
g）罚款
5付款和结算办法
5.1原则上工程类不向施工单位支付备料款，确需支付者，宜不超过工程造价的15%，并在工程进度款支付到工程造价50%时开始抵扣预付备料款。
5.2工程进度款的支出应以施工进度为依据，支出额不得超过经预算部门确认已完工程价值量的70%。
5.3工程竣工时，支付工程款的总额不得超过合同总额的80%；工程竣工结算后，工程款拨付不得超过合同总额的95%。
6廉洁合作约定
为维护公司利益、防止黑幕、保护职员，在工程或其他高金额的合同中，应与承包商另外订立“工程廉政协议”。
7保修协议
所有施工合同，为保证工程质量，保护公司利益，应与承包商另外订立“工程质量保修协议”。
合同执行情况评估指引
1原则和方法
1.1金额大于10万元，且双方权利义务不能即时结清的合同均须评估；金额在10万元以下的合同，若有相关部门提出，也应进行评估。
1.2执行期超过5个月的合同（不包括保修期），应每月进行评估，其他合同则待执行完毕后进行一次性评估，对于主体施工、监理合同要每月进行评估。
1.3若合同涉及保修的，待合同保修期满后，相关部门要重点针对保修条款的履行进行评估。
1.4合同执行的评估要遵循客观、公正的原则。
相关部门在进行了实地和技术资料检查的基础上，进行书面、客观的评价，并且进行综合打分（见《合同执行情况评估表》）。
1.5评估时，合同评估执行部门要对供方从合同开始执行日到评估日的每次评估得分进行平均，依据平均得分确定供方是否继续成为合格供方。
2合同评估责任
合同评估由合同经办部门（合同执行部门）负责组织。
3评估内容
对合同执行情况的评估包括，但不限于下列内容：
a）进度控制
承包方在正常情况下是否按照合同中进度的要求按时完成标的物。
b）质量控制
承包方完成的工作成果的质量是否达到合同的要求。
c）成本控制
合同的实际付款是否达到了付款条件，付款金额是否正确，是否扣除了应扣款。
d）配合情况
承包方与甲方的合作情况、管理水平、技术力量进行综合评估。
e）售后服务
在保修期间出现的质量问题，承包单位有无故意推委保修责任，是否及时修理维护。
4评估操作
4.1合同评估应由合同评估执行部门负责组织，其他参与部门负责配合进行。
a）对于工程类合同，评估部门应深入到施工现场考查，除了考核工程实体外，还要对施工技术资料的齐全和规范程度进行检查。
b）对设计类合同，评估部门应到设计公司进行实地检查，重点考察是否按照合同的规定按时完成阶段性成果，技术成果的质量是否满足合同的要求。
c）对于造价咨询类合同，评估部门应到作业现场，重点检查造价成果的完成程度，是否按照甲方的要求划分类别，并抽查工程量计算底稿的正确与清晰程度。
d）对材料设备采购类合同，评估部门重点检查供货商运至施工现场的材料、设备是否和样品的质量一致，材料的各种参数是否符合合同的规定。
供货时间是否及时，材料付款的时间和金额是否正确合理。
4.2评估完毕，参与评估的各部门填写《合同执行情况评估表》。
并由档案管理部门存档保管。
廉政合作协议（参考文本）ECF002（T）A
甲方：
乙方：
为加强工程项目建设期间的廉政管理，确保项目高效优质按期竣工，甲乙双方经协商签定本协议并做为双方共同遵守的廉政行为准则。
一．甲方责任
1．甲方有责任向乙方介绍本单位有关廉政管理的各项制度和规定。
2．甲方有责任对本单位项目管理人员进行廉政教育。
3．甲方人员应严格遵守本单位有关廉政管理的规定，不得接受乙方的宴请，不得接受任何形式的实物、现金或礼券。
4．甲方在工程项目建设期间发现甲方人员任何形式的索贿受贿行为，均应及时采取措施予以制止，并及时通报乙方单位领导。
5．甲方人员如违反廉政管理制度及本协议规定，甲方应视情节轻重、影响大小给予行政及经济处罚。
6．对于乙方举报甲方人员违反廉政规定的情况，甲方应及时进行调查，根据调查情况进行处理。
二．乙方责任
1．乙方应保证乙方有关人员了解甲方单位有关廉政管理的各项制度及本协议的规定，并遵照执行。
2．乙方不得宴请甲方人员，不得以任何形式赠送实物、现金或礼券。
3．乙方单位在工程项目建设期间发现乙方人员任何向甲方人员行贿行为，均应及时采取措施予以制止，并及时通报甲方单位领导。
4．乙方有责任接受甲方对乙方在工程项目建设期间廉政管理执行情况的监督。
5．乙方单位人员有义务就甲方人员任何形式的索贿或受贿行为及时向甲方单位领导举报；如乙方向甲方人员行贿，或甲方人员向乙方索贿，乙方满足其要求且未向甲方举报的，一经查实，除追回由此给甲方造成的损失外，乙方自愿在总价的基础上再让利100万元，并对本方知情不报人员进行处罚。
6．如因乙方单位及人员在工程项目建设期间贿赂甲方人员，被检查机关立案查处的，甲方有权取消或终止工程合同的履行，由此给甲方造成的损失由乙方负责赔偿。
甲方：
乙方：
法定代表人：
法定代表人：
年月日年月日
经济合同审批表
（项目所在公司使用）
ECF001（01）B
合同名称：
合同编号：
对方单位：
合同金额：
合
同
内
容
简
要
标的、数量、质量、价格、付款方式、履约期限（地点和方式）等：
经办人意见：
经办部门经理意见：
律师意见：
成本控制部门审核：
财务部审核：
副总经理（主管总监）审批：
总经理审批：
管理公司审批：
集团审批：
经济合同审批表
（管理公司使用）
ECF001（02）B
合同名称：
合同编号：
对方单位：
合同金额：
合
同
内
容
简
要
标的、数量、质量、价格、付款方式、履约期限（地点和方式）等：
经办人意见：
经办部门负责人意见：
律师意见：
经营管理部审核：
成本控制中心审核：
财务总监（经理）审核：
主管副总经理（总监）审批：
总经理审批：
集团审批：
合同台帐
ECF003A合同类型页次
合同编号
合同名称/标的物
签约单位
合同金额
决算金额
已付款
未付款
签约时间
付款时间
付款方式
经办部门
（责任人员）
备注
升级会员 