会展管理项目.docx

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会展管理项目

第1章导论

项目的分类:

1.按照项目的应用领域分类:

工程项目、软件开发项目、高科技项目、金融项目、农业项目、制造业项目、信息技术项目。

2.按照管理特点分类：

工程建设项目-有形技能工艺、业务运作项目-无形技能工艺、新产品开发项目-有形智力活动、技术研究开发-无形智力活动

项目的要素：

日常运作：

是连续不断和重复的

项目：

是一次性和独特的

（1）具体的结果（产品或结果）

（2）明确的开始与结束日期（项目工作开始日期和它的结束日期）

（3）既定的预算（包括人员、资金、设备、设施和资料总额等）

项目管理的定义：

项目管理就是将各种知识、技能、手段、技术应用至项目中，以满足或超过项目干系人的要求和期望，它是指导某个项目从开始、执行直至终止的过程。

项目管理的特点：

1.项目经理是项目管理的核心

2.项目管理对象是一次性的。

发展阶段

特点

应用领域

20世纪60年代以前

关注工期和项目的成本，提倡做什么事情都要有计划

主要用于航空航天领域

20世纪60年代中期到80年代

出现了大量优化技术的应用

应用于一些大型项目，像航夭项

目、建筑项目和一些军事项目等

20世纪80年代中期到90年代

突破了人们传统概念上对项目的理解，并开始普及，具有各种不同的模式

制造业、信息产业、IT行业等

20世纪90年代后半阶段

项目管理在一些非传统的项目环境下应用。

如政府部门、学校、金融部门等开始采用

应用于各个领域

会展项目的特征：

顾客导向性、项目连带性、客户广泛性、效益整合性顾项客效（故乡可笑）

顾客导向性：

以人的需求为导向，最终要使客户满意。

项目连带性：

一个会展项目会涉及服务、交通、通讯、建筑、装饰等诸多部门

客户广泛性：

以客户群体为对象，而非个体。

效益整合性：

会展项目取得经济效益的同时，也取得了巨大的社会效益。

会展项目的分类：

一、展览项目

1、按目的分类:

展示类、交易类

2、按性质分类:

贸易类、消费类和科技类

3、按内容分类:

综合类、专业类

二、会议项目

通常按目的分:

专项研究、产品发布

特征:

1、重复性强2、服务全面3、参与人数少

周期：

1、对成本和工作人员的需求量最初比较少，在向后发展过程中需要越来越多。

当项目结束时又剧烈减少

2、在项目开始的时候，成功的概率是最低的，而风险和不确定性是最高的。

随着项目逐步地向前发展。

成功的可能性也越来越高

3、在项目开始阶段，项目的设计人员的能力对项目产品的最终特征和最终成本影响力是最大的，随着项目的进行。

这种影响力逐渐减弱

4,通过项目生命周期通常我们确定一个会展项目，每个阶段所需要做的技术性工作、每个阶段所涉及的人

会展项目管理定义：

是会展项目管理者根据会展项目运营客观规律的要求，运用系统的观点理论和方法，

对执行中会展项目发展周期中的各个阶段工作进行计划、组织、控制、沟通与激励，以实现其目标的各项活动的总称。

1.会展项目管理的特征：

服务目标性、项目关联性、客户广泛性、收益综合性。

服项客益（互相刻意）

2.会展项目管理的过程：

启动、规划、执行、控制、结束阶段。

周期：

是指会展项目生命周期中产生某种结果的行动序列，基本管理过程可归纳为5个阶段

1、会展项目启动阶段：

确认一个项目或者一个阶段应当开始并付诸行动

2、会展项目规划阶段：

为实现启动过程提出目标而制定计划

3、会展项目执行阶段：

为计划的实施所需执行各项工作，包括对人员和其他资源进行组织和协调

4、会展项目控制阶段：

监控、测量项目的进程，并采取纠正措施，以确保启动阶段提出的目标得以实现

5、会展项目结束阶段：

对项目或项目阶段成果的正式接受，使从启动阶段开始的这一周期有条不紊地结束

其中控制阶段是贯穿始终的，从启动到执行阶段。

3.在项目起始阶段，项目设计人员的能力的影响是最大的，随着项目的进行，这种影响力逐渐减弱。

会展项目管理涉及的九大领域的知识：

范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、风险管理、人力资源管理、沟通管理、采购管理、整体管理。

（时间管理就是确保项目按期成功举办的过程）

第2章会展项目识别与启动

1.会展项目立项定义：

指承办会展活动的相对人，以书面报告形式向相关行政主管部门进行项目申请，并最终获得相关行政管理部门批准或承认的过程。

2.会展项目立项特征：

有明确的目标；独一无二（一次性的努力）；有参展客户；有不确定性。

3.会展项目立项的内容：

会展活动的名称、地点、时间、举办机构、定位、范围规模、办展有频率、财务预算、人力分配、宣传推广计划、进度计划、现场管理计划和相关活动计划。

4.会展活动名称：

基本部分（如：

运动会）、限定部分（如：

中国上海、第13届、中学生）、附属部分。

5.出国办展须经中国国际贸易促进委员会审批。

（贸促委）

6.出国办展必备条件：

注册3年以上，净资产不小于300万，资产负债率不高于50%

7.会展项目的审批：

国内普通商品展销会

涉外经济贸易性质的，需要经过我国相关部门审批；

非涉外经济贸易性质的，只需要举办地工商管理局登记。

出国举办经济贸易展览会

中国贸易促进委员会负责出国办展的审批和管理；

对外贸易经济合作部负责出国办展的宏观管理，资格审查，出国办展工作监督检查。

我国境内举办对外经济技术展览会

who主办

Who审批或备案

>1000平米分级审批

国务院或省级政府

国务院

国务院所属单位及境外机构

商务部

地方单位

所在省级外经贸主管部门

以科研、技术交流、研讨内容

科技部

贸促会系统

贸促会，并外经贸部备案

<1000平米

主办单位自行举办

报相关部门备案

非贸易性展会的审批

非贸易性的，如文艺晚会体育运动会，不涉及商业性质的公益性活动，无须在举办地工商部门登记；

非贸易性的，涉及商业性质的经营活动，要在举办地的工商行政管理部门+业务主管部门进行双重登记

8．会展项目需求分析定义：

是指会展项目投资者通过对会展项目的市场需求、社会需求、公众需求以及投资者自身发展需求的综合分析，确定项目的方向以及项目投资的必要性，是投资决策必需的准备工作。

9．会展项目需求分析的主要内容：

（1）国家和地区需求分析

（2）社会需求分析（社会经济发展、社会人文环境、自然生态环境、经济社会可持续发展）

（3）消费群体需求分析（消费对象、需求量、需求价格、产品的需求规律分析）风俗习惯/经济收入/对产品的需求

（4）举办方的需求分析（5）会展项目实施中的需求分析

10.会展项目选择定义：

在执行和控制会展项目前，或运用一定方法从众多已有的会展项目中慎重选择出符合自己目标的项目，或根据对所处地内外条件的分析策划出新的会展项目。

11.会展项目投资分析的一般原理：

时间价值原理价值分析原理成本效益分析原理方案比较法原理价方时成（嫁芳事成）

需求分析的主要内容：

（1）国家和地区需求分析

（2）社会需求分析

（3）消费群体需求分析

（4）举办方的需求分析

（5）会展项目实施中的需求分析

项目选择的原则：

（1）效益性--逻辑起点和归宿

（2）可行性--前提

（3）创新性--灵魂

（4）灵活性

项目选择应注意的因素：

（1）社会环境因素

（2）行业因素

（3）市场因素

（4）项目举办地条件分析

（5）举办者自身因素

10.会展项目可性性研究定义：

是指地会展投资决策之前，对拟建项目进行全面的技术经济分析论证并对其作出可行或不可行明确评价的一种科学方法。

至少包括三个内容：

必要性、可行性、合理性（最核心的问题）

12.会展项目可行性研究的方法：

战调预模智战略分析调查研究预测技术模型方法智囊技术

调查研究基本内容：

历史背景调查、环境因素调查、现状调查、趋势调查。

预测的基本要素：

预测者、预测依据、预测方法和手段、预测对象和预测结果。

预测方法：

定性和定量预测法。

模型方法：

更具体、更集中、更深刻，是项目可行性研究中运用的基本方法之一。

智囊技术：

头脑风暴法、哥顿法、对演法、缺点列举法、希望列举法等。

可行性研究内容：

（1）市场环境分析

（2）会展项目生命力

（3）会展执行方案分析

（4）会展项目财务分析

（5）风险预测（6）存在的问题

（7）改进建议（8）努力的方向

可行性研究步骤：

（1）调查研究与搜集资料

（2）方案设计与选优

（3）经济分析和评价

（4）编写项目可行性研究报告

（5）调整资金筹措计划

可行性研究报告内容：

（1）总论（6）项目选址与建设内容

（2）项目背景和发展情况（7）项目组织管理模式与运营安排

（3）项目SWOT分析与定位（8）投资估算与资金筹措

（4）项目规模与客源分析（9）项目风险与对策分析

（5）项目营销思路（10）财务、经济和社会等效益分析

（11）结论和建议

可行性研究方法：

（1）战略分析

（2）调查研究

（3）预测技术

（4）模型方法

（5）智囊技术

15.会展项目的经济评价定义：

是指办展机构从微观（会展项目的生产成本）和宏观（会展项目所产生的效益）角度出发，考察会展项目主观和客观发生的经济效益。

它是会展项目可性行研究的重要组成部分，内容包括国民经济评价（核心部分，宏观角度出发，对国家净效益）和财务评价。

16.会展项目经济评价的主要作用：

（1）认识会展项目活动的规律性，用以指导项目有效运行，提高效益的有效方式。

（2）对提高会展举办单位素质，增强会展活动的活力具有极大的推动作用。

（3）有助于会展举办单位自觉运用价值规律，加强经济核算，提高举办单位的经营效果

（4）通过分析与评价，为举办会展单位的项目决策提供主要依据。

17.经济评价的原则：

（1）局部效益与整体效益相统一

（2）眼前效益与长远效益相结合

（3）价值与使用价值的统一

（4）定性分析与定量分析相结合

（5）技术上的先进性、经济上的合理性、实际上的可行性的统一。

18.会展项目经济评价的主要方法：

较试因专史（教室应专使）

（1）比较分析法

（2）试算分析法（3）因素分析法（4）历史考查法（5）专家评价法

比较分析法分为：

平行比较、分组比较、动态比较三种

试算分析法又称预算分析法，一般用于预测和决策分析

因素分析法又称连环代替法，是把各个因素，按照顺序逐一替换，对比分析

专家评价法：

定性分析与定量分析相结合的评价方法。

18.会展财力评价指标分为：

赢利能力和清偿能力，其中清偿能力方法有：

资产负债率、流动比率、速动比率。

19.国民经济评价是与财务评价方法相对照的评价方法。

是会展项目经济评价的核心部分，是会展项目决策。

特点：

1.使用独特的一套价格体系—影子价格

2.采用全国统一使用的参数（社会折现率、修正汇率）

第三章会展项目组织管理

1.会展项目组织结构的设置原则：

目的性原则精干高效原则会展项目组织与企业组织一体化原则

2.会展项目组织结构的类型：

（1）工作队式，适用于1个大型会展项目，工期要求紧，要求多工种、多部门密切配合的会展项目

（2）部门控制式，适用于规模小的，专业面窄，以技术为重点的（不需涉及众多部门）会展项目

（3）会展项目式，适用于同时进行N多个会展项目。

多个类似的，大型的，重要的，复杂的会展项目

（4）矩阵型，适用于同时承担多个会展项目的企业。

3.会展组织的层次：

组织层面、技术层面、人际层面。

4.个人能力的提高是提高团队能力的必要基础。

团队的发展是会展项目达标能力的关键。

第4章会展项目计划管理

1.会展项目计划的定义：

项目团队成员在预算范围内为了完成会展项目的预订目标而进行系统安排任务的一系类过程。

2.会展项目计划的形式：

概念性计划（自上往下）、详细计划（自下往上）、滚动计划。

3.会展项目计划的编制内容：

共11项，其中最核心的是

（1）范围计划

（2）进度计划（3）资源计划

4.

范围计划的工具：

（1）工作分解结构WBS

（2）责任矩阵（表格形式）

进度计划的工具：

（1）甘特图（横道图）

（2）里程碑计划

（3）网络计划（节点法）

（4）日程表

资源计划的工具：

（1）资源矩阵

（2）资源数据表

（3）资源甘特图

（4）资源负荷图

（5）资料累计需求曲线

WBS是制定其他一切计划的基础。

工作分解结构（WBS）:

是项目管理中最具有价值的工具，是制定项目进度计划、项目成本计划等多个计划的基础。

责任矩阵:

是用表格形式表示完成工作分解结构中工作明细目的个人责任的方法，它强调每一项工作

细目由谁负责，并表明每个人在整个项目中的角色和地位

会展项目进度计划：

甘特图定义:

又称横道图，是应用广泛的进度表达方式，是一个二维面平面。

横道图通常在左侧垂直向下依次排列工作任务的各项工作名称，而在右边与之紧邻的时间度表

中则对应各项工作逐项绘制道线，从而使每个工作的起止时间均可由横道线的两个端点表示。

简单、明了、直观.易于编制，它成为项目整体的进度计划和控制的主要工具，是高层管理者

了解全局、基层安排进度或工作时间的有用工具。

里程碑计划：

既不占用时间也不占用资源。

是重要标记。

网络计划：

就是以时间为基础，用网络形式来描述一个系统，对系统进行统筹安排，寻求资源

分配的协调方案（节点发、箭线图法）

日程表：

大多数会展项目的管理者都离不开日程表，它是活动的日程或时间表。

资源计划的方法：

专家判断法：

（专家小组法+德尔菲法）头脑风暴法资源平衡法

5.项目计划方法的选择因素：

（1）规模大小

（2）复杂程度（3）紧急性（4）对细节掌握程度（5）有无相关的技术力量和设备

小型会展项目应采用简单的进度计划方法，如甘特图。

大型复杂项目，选用网络计划技术。

急需进行的阶段，特别是开始阶段，也应该用简单的甘特图。

5.资源计划的编制依据：

（1）工作分解结构

（2）项目工作进度计划（3）范围陈述（4）资源库描述（5）组织策略（6）历史资料

6.资源计划的编制步骤：

资源需求分析供给分析成本比较资源组合资源分配与计划编制

7.项目计划的编制程序：

（1）定义项目的目标并进行分解

（2）进行任务分解和排序

（3）完成各项任务所需时间的估算

（4）用网络图的形式描绘活动之间的次序和相互依赖关系

（5）进行各项活动的成本估算

（6）编制项目的进度计划和成本基准计划

（7）确定完成各项工作所需的人员、资金、设备、技术、原材料等资源计划

（8）汇总以上成果并编制成计划文档。

第5章会展项目财务管理

1.会展项目财务管理定义：

是遵循客观经济规律，通过对会展项目资金的筹集、运用和分配的管理，利用货币价值形式对会展项目的经营状况进行综合性的管理。

2.财务管理主要是资金管理，现金流转的平衡是财务管理中最基本的平衡。

3.我国会计记账法：

权责发生制和收付实现制。

而会展行业采用的是收付实现制。

4.财务管理的目的是：

现金不中断；目标是：

利润最大化。

5.财务管理目标具有：

可变性、层次性、多元性。

6.营运资金=流动资产-流动负债；

7.降低成本是提高会展项目利润的根本途径。

8.利润是一切经济工作的出发点和归宿。

5.会展项目财务预测是对会展项目未来资金需求的估计。

6.会展项目筹资预测需要考虑的因素：

数量、成本、风险、时效。

7.会展项目利润预测方法：

量本利分析预测法、目标利润预测法、比例测算法。

利润Profit=（销售单价-可变成本）*销量

盈亏平衡点销量=固定成本/（销售单价-可变成本）

从量本利关系分析增加利润的途径：

增加标准广告牌位销量数量；提高售价；降低单位变动成本；降低固定成本。

8.会展项目财务预算定义：

对会展项目在未来一定时期内的各种资源的来源和使用的详细计划，以数字形式对会展项目未来一定时期内的经营活动进行概括性表述。

9.编制预算前，要明确组织的组织理念：

（1）利润导向型活动（促销会，交易会）

（2）收支平衡型活动（协会举办的年会活动）

（3）领导人或主办人亏损型活动。

（一开始就准备亏本的。

如：

慈善性活动、大学毕业典礼等）

9.会展项目财务预算的内容：

收入预算、支出预算、现金预算、资金支出预算（长期的，具投资性质）。

现金预算包括：

现金收入、现金支出、现金余缺、现金融通。

现金短缺时可以举债、赞助等方式弥补。

10.资金筹集是项目资金运动的起点。

11.会展项目资金筹集的方式：

自有资金筹集（现金+实物资产）；借入资金筹集；商业赞助；市场开发。

12.商业赞助定义：

是以某个活动为支点，以冠名、主办、协办、鸣谢、指定产品等为形式，从企业获得资金、实物支持，然后再以一定的广告、新闻媒体的宣传作为回报来进行操作的商业行为。

13.赞助的分类：

现金、实物、现金和实物结合。

14.赞助权有哪些：

冠名权、展示权、命名权（建筑物）、范畴权、供应权。

（范畴权指某领域里垄断地位，唯一合法代表，提供产品服务）

15.研究潜在的赞助商。

（论述题）

（1）该公司的经营哲学；

（2）有没有赞助经费（3）该公司做预算的时间（4）最近的媒体报道（5）过去的赞助行为（6）潜在赞助商所在行业的发展趋势（7）购买和使用其产品的顾客（8）广告的策略（9）决策者（10）企业形象、宣传推广、经济发展、顾客关系方面的目标

财务管理内容：

（1）筹资管理

（2）营运资金管理（3）成本费用管理（4）利润管理

财管理基本环节：

（1）财务预测

（2）财务决策

（3）财务预算

（4）控制

（5）分析

财务预算程序：

（1）确定财务预算的目标

（2）资料搜集

（3）汇总会展项目组织者

业务方面的预算

（4）编制财务预算

（5）

财务预测内容：

（1）投资预测

（2）销售收入预测

（3）成本预测

（4）利润预测

（5）筹资预算

财务预算内容：

（1）收入

（2）支出

（3）现金

（4）资金支出预算

（5）筹资预算

第6章会展项目的实施控制

1.会展项目控制的目标：

（最终是要保证达到预期目标）

（1）确保成本控制在预算范围内

（2）确保进度保持在计划范围内（3）质量达标（4）采取必要的变更措施

2.会展项目控制的作用：

检验，调整。

3.控制类型：

前馈控制

输入阶段

预知问题

偏差未出现但征兆已显露，及时采取预防措施

反馈控制

执行阶段

问题发生时纠正

偏离计划时，分析预测纠偏，及时调整策略

同期控制

输出阶段

改正问题

现场“走动管理”发现潜伏的隐患，及时纠偏

项目控制流程：

建立绩效标准实施绩效观察衡量成效采取纠偏措施（改进绩效的方式：

纠正和预防）

4.项目质量方针：

设计的质量方针、实施的质量方针、完工交付的质量方针三部分。

5.项目范围说明书：

陈述投资者的需求级项目的要求和目标，是项目质量计划确定的主要依据和基础。

6.质量控制的方法：

（1）成本/收益分析法、

（2）流程图、（3）质量标杆法（适用于大型展会）、（4）排列图法（帕累托曲线）。

填写项目质量检查表：

（1）表格式

（2）询问式

8.会展活动中的变更控制要关注：

范围变更、配置变更（量大时零件跟踪）、综合变更的控制（岗位换人）。

项目控制成本：

9.控制成本是实现目标利润的重要手段。

成本控制是指项目组织者为保证项目目标的实现而制定成本预算，并对项目实施过程中发生的成本费用进行检查、监督、控制，努力将实际成本控制在预算范围内的管理过程。

简单地说就是，通过开源节流，使项目的净现金流最大化。

10.项目成本控制的原则：

全面性原则、效益原则、例外管理原则、统一原则。

11.项目成本控制的流程：

制定标准成本、实际开支的测量与记录、实际开支与标准成本的比较、标准成本的差异分析、采取措施纠正偏差、编制成本控制报告。

其中，成本控制报告是成本控制的最终结果。

12.会展项目进度计划控制：

是对项目各实施阶段的工作内容、工作程序、持续时间和衔接关系编制计划，在实际进度与计划进度出现偏差时进行纠正，并控制整个计划的实施，以确保项目进度计划总目标得以实现。

13.会展项目进度控制内容：

（1）准备阶段进度控制客观的编制细则

（2）实施阶段进度控制关键过程

（3）后续阶段进度控制善后事宜。

14.会展项目进度控制程序：

（1）记录项目的实际进度，实际的工作节点

（2）项目进度偏差分析，分析偏差产生的原因（3）项目计划进度更新（1.分析进度偏差的原因2.进行项目计划的调整）

15.会展项目变更控制系统定义：

就是一套事先确定的修改项目文件或改变项目活动时应遵循的程序，其中包括必要的表格或其他书面文件、责任追踪和变更审批制度、人员和权限。

（可细分为整体、范围、进度、费用和合同变更控制系统）

16.项目变更控制的种类：

（1）范围变更控制（高级范围：

描述项目的边界和需要完成的注意可交付项目；低级范围：

通过用户认可的需要加以定义）

（2）配置变更控制（组件、零件、工具和设备等）（3）综合变更控制（前两者以外的部分。

例如：

人员离职、需人员替代、属于综合变更）

17.变更控制体系的职能：

（1）变更申请人

（2）变更经理（3）变更可行性研究小组（4）变更审批小组（5）变更实施小组。

18.变更控制的误区：

（1）没有明确的授权

（2）对变更没有进行必要的审核（3）对变更的影响没有评估（4）应该让客户确认是否接受变更的代价。

第7章会展项目合同管理

1.解决争议的途径：

和解、调解、仲裁、诉讼。

（没有赔偿）

2.会展项目合同条款：

（1）有名合同---一般条款和法律规定

（2）无名合同---一般条款或者合同范本

（邀约、承诺、合同成立、履行、纠纷、诉讼仲裁）

3.合同邀约：

（1）要具备缔约能力和缔约资格（1.主体条件2.主观条件3.内容条件4.形式要件）

（2）邀请与邀约的区别（3）邀约撤销与邀约撤回（4）邀约与反邀约

4.合同承诺：

（1）构成有效承诺的条件（1.主体条件2.主观条件3.内容条件4.形式要件）

（2）承诺的生效（3）承诺的撤回

5.合同成立：

一般情况下邀约承诺即生效，除非（1.需要签章的合同书2.需要确认书来确认的合同）

6.合同履行：

合同签订后按照条款，如果仍然不能，那么则适用下列规则。

（1.货物质量标准要求不明确的—按照国家标行业标准履行，没有的则按照符合的特定标准2.价款或者报酬不明确的—按照合同地市价或指导价履行3.期限不明确的—双发可以随时要求履行，但应当给予必要的准备时间4.地点不明确的—接受货币方；在不动产所在地；其他标的，在义务履行乙方）。

7.合同纠纷：

（1）合同违约责任构成要件（1.违约行为具有违法性2.有损害事实3.违约行为与损害之间具有因果关系4.违约行为人主观有过错）

（2）违约行为（1.实际违约2.预期违约）（3）违约责任形式（1.继续履行2.采取补救措施3.违约金4.赔偿损失5.定金）

第8章会展项目危机管理

1.会展项目危机定义：

影响参展商、专业观众、相关媒体等利益相关主体对会展的信心或扰乱会展组织者继续正常经营的非预期性事件。

2.危机特征：

必然性、突发性、破坏性、紧迫性、恐慌性、信息不充分、资源缺乏。

3.危机识别的基本依据是：

客观世界在因果关联性和可认识性。

4.会展项目危机识别是制定危机应对计划的依据，是项目计划和控制的重要基础工作。

是危机分析与评估的