Word页面排版技巧.docx

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Word页面排版技巧

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1.5.1  快速知道文字应用的格式

要想确定Word中的某一段文字应用了何种格式（字体、样式、对齐方式等），可以单击帮助菜单中的“这是什么?

”命令，在鼠标指针变为一个问号时，单击需要确定格式的文字，在右面的任务窗格中将显示出该文字的格式。

1.5.2  手工分页

在编辑文档时，Word会根据页面设置和文档的长度自动对文档进行分页，但有时我们需要强制进行分页，怎么办呢？

单击“插入→分隔符”命令，在弹出的对话框中选择“分页符”（图1），单击“确定”，就可以在文档中插入一个分页符（或者直接按键盘上的“Ctrl+Enter”组合键）。

图1

1.5.3  建立稿纸格式文档

在日常工作中，我们有时会用到稿纸格式的文档，下面我们就来介绍建立稿纸格式文档的方法:

1.单击“文件→新建”命令，打开新建文档任务窗格;

2.单击“根据模板新建”项目中的“通用模板”链接，打开模板对话框，单击“报告”选项卡，选中“稿纸向导”选项（图2），单击“确定”按钮;

图2

3.出现“稿纸向导”，按照提示一步步设置好页面大小、字数、行数、格线、页号等，最后单击“完成”按钮，就可以建立一个稿纸格式文档了（图3），与WPS中一模一样。

图3

注意:

如果你在安装时没有选择安装模板向导，在你选中“稿纸向导”时，系统会提示你插入Office安装盘进行安装，按照提示进行操作即可。

1.5.4  快速对齐文本  

利用如下的快捷键，可以帮你快速对齐文本:

左对齐  Ctrl+L

居中  Ctrl+E

两端时齐  Ctrl+J

右对齐  Ctrl+E

分散对齐  Ctrl+Shift+D

1.5.5  建立“小字本”格式的文档

1.单击“文件→新建”命令，单击“根据模板新建”项目中的“通用模板”链接，打开模板对话框，单击“报告”选项卡，选择“稿纸向导”，生成20×20的稿纸文档;

2.单击“视图→页眉和页脚”命令;

3.单击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮;

4.右键单击“稿纸”，选择“组合→取消组合”命令;

5.拖动方格列，排成31×20的“小字本”格式;

6.单击“文件→页面设置”，选择“文档网格”卡;

7.将每页行数设置为31后确定;

8.关闭“页眉/页脚”即可。

1.5.6  两行合成一行显示

将插入点置于希望插入“双行合一”文字的地方，单击“格式→中文版式→双行合一”命令，在“文字”文本框中输入希望两行合并成一行的文字，输入的文字将显示在“预览”柜中（图4）。

若要自动输入包含双行合一文字的括号，可选中“带括号”复选框，然后在“括号类型”框中选择所需括号，最后单击“确定”按钮即可。

图4

1.5.7  在窗口中显示全部文档

在打开文档时，有时会发现因为文档过宽，屏幕上显示不全，这可怎么办，总不能看一行就拖动一次水平滚动条吧！

这时我们可以重新调整行的宽度，使其适合文档窗口的大小。

如果使用的是普通视图或大纲视图，可以单击“工具→选项”命令，再单击“视图”选项，然后选中“窗口内自动换行”复选框即可。

我们也可以通过改变显示比例使文字适用于普通视图或页面视图中的文档窗口，这时我们单击“视图→显示比例”命令，然后选择“页宽”选项即可。

我们还可以切换到Web版式视图中，使文字自动换行。

1.5.8  给文档加上漂亮的花边

单击“格式→边框与底纹”命令，在弹出的设置窗口中选择“页面边框”标签页，然后在“线型”列表中选择你需要的各种边框线形，如果你需要将边框做得更花哨点，“艺术型”边框列表中提供给你许多更漂亮的图案，选择你喜欢的，然后在“应用范围”选择列表中选择“整篇文档”，这样整个文档的每一页都会出现你刚才选择的花边了。

1.5.9  自动断字

用断字功能可以避免在两端对齐的文本中出现大片空白，或在窄行文本中保持相同的行宽。

可以用设置自动或人工断字。

下面介绍设置自动断字的方法:

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1.单击“工具→语言→断字”命令，打开“断字”对话框（图5）。

如果“断字”命令没有出现在“语言”子菜单中，则需要安装断字工具;

图5

2.选中“自动断字”复选框;

3.在“断字区”框中，输入一行中最后一个单词的右页边距。

要减少连字符的数量，应放宽断字区。

要减小右边参差不齐的现象，应缩小断字区;

4.“连续断字次数限为”框中，输入可连续断字的行数。

1.5.10  增加段首空格

一般情况下我们都是在每段的首行缩进两格，默认情况下，Word并没有这个功能，不过我们完全可以在文档中按下“Ctrl+H”组合键，在弹出的“查找和替换”对话框中单击“高级”按钮，单击“查找内容”输入框，然后单击“特殊字符”按钮，选中“段落标记”。

用同样的方法在“替换内容”中插入“段落标记”并加上两个全角空格（图6），最后按一下“全部替换”按钮，Word文档中每段文字就会自动缩进两格了。

图6

1.5.11  指定Word中的句子间隔

你可能喜欢在句子间使用一个或两个空格，Word能够帮助你确保单个文档内部以及多个文档间的句子间隔均是一致的，方法是:

点击“工具→选项”命令，然后点击“拼写和语法”标签，点击“设置”（图7），在“所需风格”下面的“语法和风格选项”框中，选中你想要的选项即可。

要想恢复所选语法和写作风格的原始规则，请点击“全部重设”（图8）。

图7                                          图8

1.5.12  纵横混排文字  

在Word文档中，有时出于某种需要必须使文字纵横混排（如对联中的横联和竖联等），这时Word的“纵横混排”命令就派上了用场，操作如下:

1.选定需要竖排的文字;

2.单击“格式→中文版式→纵横混排”命令，出现对话框，若要将竖排文字与行宽对齐，可选中“适应行宽”复选框（图9）;

图9

3.最后单击“确定”按钮。

1.5.13  改变Word中的字间距

Word的字距有“标准”、“加宽”、“紧缩”等3种，其中“标准”字距即默认字间距，它的实际距离不是一成不变的，而是与文档中字号的大小有一定的关系，可以自动调整。

“加宽”间距或“紧缩”是在“标准”的基础上再增加或减去一个用户指定的数值，间距会自动调整，不至于出现字与字间距不匹配的情况。

调整字间距的方法如下:

选定文本，单击“格式→字体”命令，选择“字符间距”标签，在“间距”下拉列表框中选择适当的类型和增添或减小的间距数值，最后确定即可（图10）。

图10

1.5.14  删除中文与数字间的间隔

在Word的文档中，中文与数字混排时，它们之间一般都存在一小段间隔，这个间隔有一个空格大小，影响文档的对齐，但我们却无法删除掉。

如不需要这段间隔，可采用如下方法关闭它:

按“Ctrl+A”选定全部文本，单击“格式→段落→中文版式”，取消“字符间距”项中的“自动调整中文与数字的间距”选项左边的复选框即可。

1.5.15  修改行间距

Word中提供了多种标准的行距供选择，单击“格式→段落→缩进和间距”，在“行距”框里提供了多种选择（图11），可是标准行距并不一定符合我们的需要。

如果我们想要任意设置行距的大小，可以将行距设为“固定值”，然后在右边的“设置值”对话框里任意输入行距的数值即可做出相应的调整。

图11  

1.5.16  快速改变行间距（微软Office技巧大赛获奖作品）

选中你需要设置行距的文本段落，按照需要进行以下操作:

按“Ctrl+1”的组合键，即可将段落设置成单倍行距;

按“Ctrl+2”的组合键，即可将段落设置成双倍行距;

按“Ctrl+5”的组合键，即可将段落设置成1.5倍行距。

1.5.17  自动首行缩进两个汉字

我们中国人写东西都有段首空两个汉字，俗称“低2格”的习惯，如果每次都要在段首敲4个空格半角键，实在是太麻烦了，Word为我们提供了更为方便的办法，单击“格式→段落”命令，选择“缩进和间距”选项卡，在“特殊格式”下拉框中选择“首行缩进”，在“度量值”中选择“2字符”即可（图12）。

图12

1.5.18  去除页眉横线（微软Office技巧大赛获奖作品）

在页眉插入信息的时候经常会在下面出现一条横线，如果不想在页眉留下任何信息也无法自动去除此横线。

这时可以采用下述的方法去掉它:

确认插入点位于页眉，单击“格式→边框和底纹”命令，在弹出的对话框中选择“边框”，在边框设置选项选择“无”，“应用于”选择“段落”，单击“确定”即可（图13）。

图13

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1.5.19  定义印刷样式的页眉（微软Office技巧大赛获奖作品）

印刷制品的页眉经常是章节标题加页数，十分漂亮，其实Word也可以达到这个功能。

1.插入页码:

位置在页眉，对齐方式为外侧;

2.分别在奇数页页眉和偶数页页眉插入域代码:

STYLEREF“标题1”（其中“标题1”为你想使用的样式名称）;

3.通过制表位调节显示位置使其美观;

4.根据章节划分应用样式后，页眉自动显示相应的标题。

如果你有双面打印机，那打印出的成品将和印刷品一样，马上去试一下吧。

1.5.20  自定义插入页码样式

单击“插入→页码”命令，打开“页码”对话框，在该对话框中的“位置”框中可选择页码插入的位置，在“对齐方式”框中可选择页码的对齐方式，然后单击“确定”按钮（图14），即可插入页码。

如果要在插入页码前后添加文字，可双击插入的页码，激活页眉或页脚，选择所插入的页码，该页码位于一个图文框中，在该图文框中的页码前后增加文字即可使每一页的页码前后都有相同的文字内容，变成诸如“第X页”的形式。

图14

1.5.21  巧用章节设页码

如果我们编辑的文档包括许多章，我们想让每章都重新编排页码，也就是根据章节自动连续改变页码，如第一章有3页，页码分别表示为“1-1，1-2，1-3”;第二章有4页，页码分别表示为“2-1，2-2，2-3，2-4”，这该如何办呢？

单击“插入→页码”命令，打开“页码”对话框，设置好显示“位置”和“对齐方式”后单击“格式”按钮，在打开的“页码格式”对话框中（图15）选中“包含章节号”选项，选择好“章节起始样式”和“使用分隔符”;在“页码编排”中选中“起始页码”，并设为1，单击“确定”按钮即可。

1.5.22  精确调整缩进量

我们通过拖动标尺上的缩进浮标来调整相应的缩进量时，常常难以达到平滑、精确的调整缩进量的目的。

如果我们先按住Alt键，再拖动浮标，就可以精确地调整相应的缩进量了。

1.5.23  文档分栏

方法一  利用“页面设置”分栏

单击“文件→页面设置”命令，出现“页面设置”对话框，单击对话框中的“文档网络”标签，在“栏数”文本框中输入要分割的栏数，在“应用于”下拉列表中选择分栏的范围（选择整篇文档或所选文字），单击”确定”按钮即可。

方法二  巧用“分栏”命令分栏

单击“格式→分栏”命令，弹出“分栏”对话框，在“预设”选项框中选择分栏的格式，如果“预设”分栏格式都不符合要求，则在“栏数”文本框中输入要分割的栏数。

1.5.24  给分栏添加分隔线

在分栏工作中，我们经常会遇到栏与栏之间的界限并不是分隔得很明显，因此我们可在栏与栏之间设置分隔线使各栏之间的界限更加明显。

具体操作方法是:

先将光标置于要设置分隔线的栏中，单击“格式→分栏”命令，弹出“分栏”对话框，在对话框中选中“分隔线”复选框（图16），单击“确定”按钮，即可完成设置。

图16

1.5.25  快速进行首行缩进

将光标放在行首，按住Ctrl键后，连续按字母T键，你想缩进多少都可以。

1.5.26  Word文档的平均分栏（微软Office技巧大赛获奖作品）

我们在对Word文档进行分栏的过程中，往往会遇到最后一页的栏是不等长的，其实，你只要将定位插入点到文档末尾，然后选择“插入→分隔符”命令，在弹出的对话框中选择“连续”单选按钮，然后“确定”，这时候最后一页的栏也变成等长的了。

本方法将在分栏内容的最后插入一个连续型分节符。

通常的作法是，先在内容后面插入一个空行，但分栏时不选中此空行。

与上述方法是异曲同工。

如果仅对文档中间的一部分分栏，则直接分栏即可，不必这么麻烦。

1.5.27  插入水印（微软Office技巧大赛获奖作品）

水印是显示在现有文本下方的文本或图片，水印可以给文档增添一些乐趣并标识文档的状态，在Word2002中你可以用图形或文本作为水印。

要想在Word  2002的文档中添加自己喜欢的“水印”，只要单击“格式→背景→水印”命令，就会出现关于“水印”的设置栏（图17），执行下列操作之一:

图17

◆若要将一幅图片插入为水印，请单击图片水印选项，再单击选择图片，然后单击插入。

◆要插入文字水印，请单击文字水印选项，然后选择或输入所需文本。

选择你所需的其它选项，然后单击“应用”。

要查看水印在打印出的页面上的效果，请在“视图”菜单中点击“页面”。

注意:

要在屏幕上查看水印，请在“视图”菜单中点击“页面”，或者点击“文件”菜单中的“打印预览”。

1.5.28  利用页眉和页脚插入水印

如果每页要制作相同的水印，就可用“页眉和页脚”来处理。

在“页眉和页脚”视图中，用图形、文本框或图文框把图案置于合适的位置上，再关闭“页眉和页脚”视图。

具体步骤如下:

1.单击“视图→页眉和页脚”命令，打开“页眉和页脚”工具栏;

2.在“页眉和页脚”工具栏上，单击“显示／隐藏文档文字”按钮，隐藏文档中的文本和图形，此时将看到页面上是空白的;

3.在“绘图”工具栏上，选择需要的图形，然后在页面的适当位置绘制图形，也可以单击“插入→图片”命令，插入剪贴画、图片文件、艺术字，调整好大小;

4.从右击自选图形或图片弹出的快捷菜单中选择“设置图片格式”或“设置自选图形格式”命令，打开相应的对话框，从“版式”标签中的“环绕方式”栏选中“衬于文字下方”，然后单击“确定”按钮，关闭对话框;

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5.单击“页眉和页脚”工具栏的“关闭”按钮，返回文档，自选图形或图片将自动减淡颜色衬于正文下方成为水印。

1.5.29  巧妙删除行首行尾空格

由于网页排版中的“低2格”都是通过插入空格来实现的，我们从网上拷贝下来的文章段落在Word中进行段落重排时，因为已经设置了自动“首行缩进”两个汉字，再加上这2个全角空格，就成了段首4个汉字空格，手工进行删除实在是太麻烦，这时我们可以选中要去掉行首行尾空格的段落，然后按下工具栏中的“居中”按钮，使段落的对齐方式为居中，这时行首行尾的空格就都被去掉了，最后再按“左对齐”按钮，使段落恢复原来的对齐方式。

1.5.30  在Word中获取更为精准的标尺

在默认情况下，标尺的精度为十分之一英寸。

举例来说，如果你点击标尺设置页边框或标签，你可以将其设置为1.5英寸，但不能设置为1.48英寸。

要想设置更为精确的度量单位（例如百分之一英寸），请按住Alt键，同时点击并移动标尺或边框，此时标尺将用数字显示出当前的位置，显示数字精确到百分之一英寸。

1.5.31  利用不间断空格使单词保持在同一行文字里

当你在Word中键入一段文字时，是否遇到过这样的情况:

一个由多个单词组成的词组（如人名）被分隔在两行文字里？

你可以通过一个不间断空格使该词组保持在一行文字里。

方法是:

将光标移到要连在一起的两个字之间，按下“Ctrl+Shift+Space”组合键，这两个字就被连在一起了，利用同样的操作，我们可以把多个字连在一起，这样在换行时，这几个字就会作为一个整体进行移动，不会再出现被分隔的情况。

1.5.32  给分栏文档设置跨栏文字

选定位于所有各栏上面的作为跨栏文字的内容，单击“格式→分栏”，在出现的对话框中的“预设”选项组中选择分栏格式为一栏，在“应用于”下拉菜单中选择“整篇文档”，然后单击“确定”按钮即可。

要确定跨栏文字的对齐方式，请单击工具栏中相应的对齐方式按钮。

多栏的设置方法:

将光标移至要分多栏内容文字的第一个字前，单击“格式→分栏”命令，出现“分栏”对话框，在“预设”选项组中选择分栏格式的栏数（也可直接在“栏数”文本框中输入要分的栏数），在“应用于”下拉菜单中选择分栏的范围，单击“确定”按钮。

1.5.33  让分栏等宽

如果所分的各栏的长度不一致，只要单击“格式→分栏”，把出现的对话框中的“栏宽相等”前面的复选框选中即可。

1.5.34  设置文档网格

单击“文件→页面设置”，打开“页面设置”对话框。

在“页面设置”对话框中，选“文档网格”项，点击“指定行和字符网格”项。

此时你可以在“页面设置”对话框中，设定页面中的行数、每行的字符数及行与行之间的宽度和字符与字符之间的间隔等;若选定“只指定行网格”选项，则只能设置每页的行数和行跨度;若选定“文字对齐字符网格”选项，则只能设置每行的字符个数和每页的行数。

这些设置给用户打印自定义文档提供了方便。

在以网格方式设置页面后，文档标尺自动转成以字为单位，用户在设置段落缩进及页边距时，可以方便地参考。

1.5.35  纵横混合排版页面

某些特殊文档需要混合设置页面，例如第一页纵向第二页横向。

这时可以将光标放到需要改变页面方向的页首处，单击“插入→分隔符”命令打开对话框。

选中其中“分隔符”下的“下一页”后“确定”。

然后单击“文件→页面设置”命令，在“页边距”选项卡中选择好页面方向并“确定”，你就可以看到分节符后面的页面发生了变化。

如果你想在该节后面的某页重新设置页面方向，只要在该页的页首再次插入分节符，就可以使用相同方法再一次修改页面方向了。

1.5.36  隐藏页面空白

在Word中，每一页的页面上端都有一条空白，占据了页面上宝贵的空间，严重影响了显示效果。

在Word2002中这个问题得到了很好解决:

将鼠标移至任一页面顶端成上、下相对箭头时（此时有“隐藏空白”提示显示出来），按鼠标左键即可（图18）。

图18

1.5.37  隐藏空白区以节省屏幕空间

你可以通过隐藏每页顶部和底部的空白区（页眉和页脚）以及页面之间的灰色区域，节省页面视图中的屏幕空间。

要想隐藏空白区，默认情况下你可以通过单击“工具→选项”命令，取消选择“视图”选项卡上的“页面间空白”选项来隐藏空白区域。

1.5.38  设置页码位置

如果想让页码在页脚居中，双击页脚位置，然后点工具栏中的“居中”按钮即可，当然你也可以让它居左、居右。