分企业办事处工作规章制度1doc.docx

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分企业办事处工作规章制度1doc

分公司办事处工作规章制度1

17.0分公司办事处工作规章制度

17．１管理大纲

总公司的规章制度为驻外机构员工作业的基础,驻外机构章程是该员

工的行为指南,各员工通过认真学习,从而使得业务操作正规化、工

作条理化,树立公司良好的的公众形象。

17.1．1　负责人职守

ａ严于律已,做好表率;

b心胸宽大,悉心听取意见；

c善于团结员工,做好引导工作;

d办事公正，职责分明；

ｅ注重业绩,重视开拓,做好市场管理工作；

ｆ要敢于承担责任。

17.1.２财务运作（实行电算化管理）

a　资金流转：

用款先申请后使用，资金回笼及时;

①货款管理:

货款管理:

全部转入总公司帐上，不得当地扣留；

应收帐款管理:

对应收帐要每月定期核对,及时催收，业务员要做好清理工作。

②备用金管理：

固定费用:

书面形式向总部传真申请,由总公司负责人签字确认,由

总部汇出；

办公费用:

由总公司负责人批准后报销，每月末由总公司财务部处理;

③采购费用:

小批量元件采购费用管理，采购人员按获总部批准的额度

填写资金使用申请单,由总公司会计审批,并支付货款即可

当地执行；

b　物流监控:

做到“严格、准确、安全、迅捷”每个关键环节必须无一

遗漏，货物进出仓库必须凭有效的单据,做到“货到有单,货走单

随“。

①本公司产品（详见仓管员职责）

向总部申请发货或通知收货；

发货:

销售发货；样品发货;

退货：

客户退货回分公司或总公司;办事处退货回总公司;

②当地外购物品

办公用品：

集中统一购买，归仓库保管,领用时填写领用单；

生产用货物品：

原则上是需要时购买。

17.1.3业务管理

ａ销售业务

市场人员：

严格业务作风，培养技术型销售工程师,控制业务费用，

每位业务必须掌握3~５个长期客户;

市场巩固及开拓:

对原有市场的巩固和分析，开拓新的市

场；

市场信息收集及反馈：

建立客户源库,做到行业资源共享，

分析行业特点,便于市场定位,并及时反馈总部；

建立权威杂志档库，同行业商家情报文档库,技术支持文

样库；

业务研讨会，总结业务经验，对暴露出问题应及时反馈并

解决，制定计划（日、周、月）；

业务每日晚汇报当天工作情况,集体参考,并作出下一步

计划，由经理安排下日的工作；

对疑难案例当日填写疑难案例反馈表传回总部,总部产品

部参考后作出方案,指导业务员的下一步行动。

b执行《XＸＸ科技销售人员职责》。

1７.１.4内务管理

a、宿舍管理:

见宿舍管理规定;

b、考勤管理及人事考核,详见办事处工作规章制度。

17.1.5表格管理:

因为管理和统计的需要,制订以下一套表格，各有关人员按要求填写;

ａ、每月财务部会计要完成各种表格的填写，包括对外报送的各种税务报

表和内部统计表格（月度费用统计报表、销售回款情况统计表）；;

b、出纳员要填写:

存货日报表、现金日报表（每日填写）、进销存表、

物料仓库差异清单（每月末填写）；

c、业务人员填写：

——业务员销售、回款情况统计表（每月）、一周工

作总结样品外借、收回情况统计、新客户业务处理反馈单。

１7.1.6　驻外机构的财务直接受总公司的管理与监督。

17．2驻外机构仓库职责

1７.2.1对库存物进行妥善保管,保证物料堆放整齐，不混杂、不变质,有明

确的名称、存放地和记录物量的收发卡；

１７．2.2对物料实施“先进先出”式的管理方法，入库颜色按春夏秋冬四种颜

色警示。

超过三个月的物品应重新检测，重新将当季颜色贴在盒子上，

有问题的应及时返回总公司；

17.2．３区分不同出入库方式,向总部申请收货,销售发货、样品发货、客户

退货回办事处，办事处退货回总公司、当地采购入库等各种记录出入

库凭证,保证凭单据出入库，按凭证入帐。

具体操作：

a、以总部标准品的安全量为参照,实行安全库存量（各地根据具体情

况制定）调度管理，具体样例附后;

b、财务部出纳兼仓管员,出入库单据实行电脑管理,电脑打单，会计

负责打单。

c、中小客户货品物流控制：

业务员递交正规合同财务部审批　分公司经理审　　财

务部开具出库单　业务员或客户签单　出库

d大宗货品物流控制:

业务员递交正规合同　　　财务部审批　　　分

公司经理审批总部审批　　财务部开具出库单　　　业务员

或客户签单　　出库

e、新产品（OEM　）及库虚产品物流控制：

客户

业务员分公司经理审批　　总部产品部审批转

业务员或客户签单　　　出库

f、当地采购物流控制:

采购申请单　分公司经理审批　总部采购部审批　　　总公司

财务审批

分公司　　采购验收　　入库

保存完整的出库凭证；

１7.2.４　对出入库的物料进行数量和品质上的核查;

17.2.5进行每月一次的月底盘存工作，核查帐、卡、物是否相符，发现问题及

时向财务部汇报并查明原因;

17.2.6　对仓库进行定期清理,针对死库存、库存过大或少的情况向分公司经理

及时的反映，使库存趋于合理。

根据周转时间，设臵合理间段，采用经黄牌报警。

（红牌返回总公司，黄牌抓紧出售）；

17．2.7每月末配合总部财务部进行盘点，盘盈盘亏及时查明原因，并拿出处理

意见交审计；

17.2．８对出入库单的记录要求有明确的物料来源（供应商）、去向（用户）及需求　加工意向60%定金、全额

其他标注,并保存完整的出库凭证;

17．2．９外借样品返回时,须检查配件说明书是否齐全，是否有损坏等不良情况,

产品配件说明书不齐全者,存放仓库暂存区并督促经办人打欠条。

外借

或外购产品无技术部签字时,不得办理正式入库手续（可停放暂存区）;

17.２.10　设立样品专柜，每种产品至少需保存样品一块,贴“样品”标签，并

有技术部人员加贴的“合格”标志。

１7．2.1１对出入库的物品须做全面的开箱检查；

1７.２.12对元器件的存放应注意同一品种的单件包装数量要一致；

1７．２.13物品出入库必须有书面凭证,内部领用填写借货单,销售人员借货必

须有财务部的单据，退货时必须有合同;

１７．2.１4　出货单处理：

ａ送货上门的业务情况

分公司会计据经审批的销售合同打印一式五联出货单，并由分公司经理据合同验单签名后将单据交给仓管员,仓管员对一式五联的出货单确认并签字认可,一联返回财务存根，四联随货交付发货员，发货员对于接收的货物清点确认无误后在出货单签字认可，其中一联返还仓管,三联随货同行，要求客户签名盖章后，一联返回财务做帐，一联发货员留存,一联给客户。

b　通过货运公司的业务

办事处经理据经审批的销售合同打印一式五联出货单,并由分公司以理据合同验单签名后将单据交给仓管员,仓管员对一式五联的出货单确认并签字认可，二联返回财务（其中一联为存根,一联做帐）,三联随货交付发

货员，发货员对于接收的货物清点确认无误后在出货单上签字认可,其中

一联返回给仓管员,自己留存一联,一联随货同行。

随货同行联要求客户签字盖章后传真回公司。

若在发货10天内还没收到由客户签名盖章的出货单传真件,由发货员打电话确认客户是否已收到货物，发货员在电话确

认客户收到货物后,在出货单上写明何时打电话确认并签字认可,将此单复印交财务。

若客户未收到货应与货运公司联系并查实货物下落情况。

17.2.15对于无入库单的货物不得入库，禁止仓管员不允许私自存放任何物品。

1７.2.16货物发运时要保单价的８0%以上，否则后果谁办谁负责。

１7.３　办公区域划分和职能机构设臵外人员组成

１7.3.1办公区域划分

a接待区、展示区（内墙贴装公司形象灯片;设立展示架）

ｂ业务区、办公室

ｃ经理室

ｄOQC区

e仓库区

1７.3．2职能机构设臵及人员组成（见职能机构图）

１7.4分公司办事处经理职责

１7.4.1对公司的发展方向，以经营方针进行分析总结并交公司总经理过行决策；

17.4.２推行公司制定的政策及相关的制度,使之落到实处;

１7.4．3每日晚听取各部门人员的工作汇报,每周六上午召开市场会议，中午

1２：

00将情况传回总部,并保持对他们工作的指派和监察；

1７．４.4具有对公司人员的考察权,可把人事任免计划提交总经理批示;

１7.4.5对辖区范围的市场环境分析并提出开拓方案;

１7．4.６　主管办事处的重大外交事务;

17.４．７协调各部门的运作关系；

17.4.8处理内外的重大突发事件；

17．4.９有随时召集召开各部门会议的权力,并作出会议记录；

１7．4.1０　负责市场人员也差情况的安排并对出差时限审批;

17.４.１1负责客户投诉处理;

17.4.12处理一些特殊订单（低价单、大客户、特殊行业用户、特殊行业贸易）

1７.４．13质量、防火第一责任人；

17．4．14对公司的人、财、物负全面责任；

1７．4.15　负责所有管理表格（月度费用统计表格、销售回款统计表、三天内预

计四项计划、存货日报表、进销存表、业务员销售回款情况统计表、一

周工作总结、新客户业务处理反馈清单、样品外借、收回情况统计表）

的审核和按时传回总公司;

17.４.16每月15、30日检查仓库坏品区，对坏品交加回总部处理。

17．５办事处技术部职责

17．5.1　负责处理公司对客户的技术支持；

a客户购买公司产品后,不会使用;

ｂ　客户使用公司产品时,出现技术问题;

17.5.2　负责处理对办事处内部的技术支持；

a　临时性的整机装配;

b对外购品的入库检测；

c　客户退货品由业务员和技术人员共同判断是否为本公司产品,对属于本

公司的产品进检测。

１7．5.3销售业务

分公司报销流程及其财务规章制度1１

财务中心

公司报销流程及其财务规章制度

＝=分公司篇==

2014-４-２5

分公司财务管理流程

工商注册及代码证

营业范围与总公司一致

以保证税种一致

公章、证照寄回总部行政部

税务登记

分公司对接人跟进:

确认税种、申报时间、申报方式及专管员联系方法自公司注册日3０天内完成否则税务罚款

银行开户（开通网银）

车贷业务或税务要求需开户的，银行预留印鉴章、网银U－Key即日寄回总部财务

资料归档

每月１0日前完成遇节假日顺延

纳税申报（网上申报）

报税U-Ｋｅｙ立即寄回分公司对接人每月5日前完成税务登记次月申报否则税务罚款

分公司要按规定编制费用预算表（见下图）,每项费用预算须有详细的备注说明。

每月25之前上报行政确认后，报财务备案,次月按标准严格执行。

超过预算的各项费用，要追加预算审批手续，在追加预算未得到批准前,财务部不予以办理支出和报销。

费用预算管理原则实行预算限额内据实列支。

即本次超出标准限额的部分不允许报销、本次低于限额的部分不允许延续到下次报销中。

驻点:

_＿＿＿____分公司

20１3年_＿月预算表

费用类型对公金额对私金额营销及信审部备注1、公用事业费

1.1　水费电费

1.2物业费

１.３空调能耗费

1.4其他

2、绿化

2.1植物摆放

２.2绿化保养

2.3其他

3.租赁费

3.１房租

3．2复印机租赁费

3.３　其他

4.交通费及差旅费

５、办公费（附清单）

5.１文具及印刷

５.2饮水费

二、报销总则

首先,根据报销内容与支付对象的的不同,填写不同单据。

为了

支款与报销的快捷、顺利，字迹务必工整清晰，以免产生歧义。

整张单据不得有任何涂改,书写有误请自觉重新填写。

《支款凭单》适用于：

公对公付款。

《借款单》适用于：

个人借款及申请。

《费用报销单》适用于:

个人报销及个别先付款后拿发票的款项

销账时，各类垫付款项的报销。

分公司报销流程及其财务规章制度１1

财务中心

公司报销流程及其财务规章制度

==分公司篇==

2０14－4-２5

分公司财务管理流程

工商注册及代码证

营业范围与总公司一致

以保证税种一致

公章、证照寄回总部行政部

税务登记

分公司对接人跟进:

确认税种、申报时间、申报方式及专管员联系方法自公司注册日3０天内完成否则税务罚款

银行开户（开通网银）

车贷业务或税务要求需开户的,银行预留印鉴章、网银U-Keｙ即日寄回总部财务

资料归档

每月1０日前完成遇节假日顺延

纳税申报（网上申报）

报税U－Key立即寄回分公司对接人每月5日前完成税务登记次月申报否则税务罚款

分公司要按规定编制费用预算表（见下图）,每项费用预算须有详细的备注说明。

每月25之前上报行政确认后,报财务备案,次月按标准严格执行。

超过预算的各项费用,要追加预算审批手续,在追加预算未得到批准前，财务部不予以办理支出和报销。

费用预算管理原则实行预算限额内据实列支。

即本次超出标准限额的部分不允许报销、本次低于限额的部分不允许延续到下次报销中。

驻点:

＿＿＿_____分公司

201３年__月预算表

费用类型对公金额对私金额营销及信审部备注１、公用事业费

1.1　水费电费

1．2物业费

1．3空调能耗费

1．4其他

2、绿化

2.1植物摆放

2．2绿化保养

2．3其他

3.租赁费

3．1房租

3.2复印机租赁费

3．3其他

4.交通费及差旅费

5、办公费（附清单）

5．１文具及印刷

5.２饮水费

二、报销总则

首先，根据报销内容与支付对象的的不同,填写不同单据。

为了

支款与报销的快捷、顺利，字迹务必工整清晰，以免产生歧义。

整张单据不得有任何涂改，书写有误请自觉重新填写。

《支款凭单》适用于：

公对公付款。

《借款单》适用于：

个人借款及申请。

《费用报销单》适用于:

个人报销及个别先付款后拿发票的款项

销账时,各类垫付款项的报销。