U8采购管理培训讲学.docx
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U8采购管理培训讲学
用友U8V11.1采购管理操作手册
北京希格科技有限公司
2014/07/20
流程图
正常采购流程说明：
1.公司所有采购均来自采购订单。
采购部门根据生产和销售部门需求向供应商提出采购需求，填制采购订单。
要求供应商简称、采购部门、税率（除增值税填17％外，其他情况税率均为零，表头和表体须一致），采购产品名细可以为产品和服务，确认采购订单无误后，点“审核”菜单，若需要修改，点“弃审”菜单即可。
2.采购入库单。
采购入库单是在《库存管理》模块中参照采购订单生成，《采购管理》模块中可进行查询，无法填制或修改！
入库单数量可小于或等于采购订单数量，未入库数量可多次参照入库，选择仓库后即可保存，确认无误后审核。
参照生成时在上方选择对应采购订单，下方选择对应名细，然后点击“确定”菜单，即生成相应采购入库单。
参照采购订单生成采购入库单可以一对多，即一张采购订单对应多张入库单，如果几张采购订单的供应商相同，也可以多张采购订单对应一张入库单。
4.月末结帐。
选择要结帐的月份标志，提示“选中”，点击结帐就完成了采购管理的月末结帐工作（采购员）。
5.在《采购管理》模块中所有单据菜单均有“关闭”按纽，此“关闭”菜单是指将此单据变成“死”单据，而非日常操作中的关闭某项界面！
！
！
非彻底放弃某项单据不能点击此菜单！
！
！
采购业务中，发票和货物存在三种情况：
1.票货同行（当月），此种情况，可以在系统中同时完成采购入库和采购发票，并进行采购结算。
财务在《应付款管理》模块中根据采购发票生成应付款。
2.货到票未到,在系统中完成采购入库，默认情况下为暂估入库业务，等收到发票，参照“采购入库单”生成“采购发票，”并进行采购结算。
3.票到货未到。
如果需要先付款后到货的采购方式进行采购，可通过财务人员在《应付款管理》中进行采购订单进行付款单录入，待到货入库后，根据采购入库单生成采购发票。
如果不用先款后货，则进行压单处理，等货到入库后，再参照“采购入库单”生成“采购发票”，与“采购入库单”进行采购结算，确定入库成本。
采购活动中，如发生退货可分为以下情况进行处理：
1.如果该项业务的发票没有录入系统，不论货物是否办理入库手续，即不论是否已输入了入库单，都可以不进行处理，不必要求供应商开具红字发票，只须将发票退给供货单位即可。
2.如果该项业务的发票已录入系统，那么若该发票还没有采购结算，则可以删除该发票，不必要求供应商开具红字发票。
3.如果该发票已经结算，则必须要求供应商开具红字发票，并录入系统与相应的红字入库单进行结算。
4.如果原入库单有错，用户重输一张红字入库单冲错，在进行采购结算时，选择原有错的蓝字入库单和冲错的红字入库单进行结算。
操作图解教程
正常采购模块操作流程：
登录>采购订单>采购入库单>采购发票>采购结算>月末结帐
登录
要求：
1.操作员处须使用操作员号，建议每个操作员均设置自己的密码，无论操作是否设置有密码，登录过程中必须选中密码框，并且敲“回车键”才能看到可操作的帐套名称，否则无法登录；
2．忘记密码或者不能选择帐套登录，请与财务主管联系，给予清空密码或设置相应操作权限；
3.登录日期必须选择当年日期，如果操作2014年8月数据，登录日期若为2013年不能进行操作和查询；
4.所有操作人员在操作本月数据时，必须将登录日期选择在本月日期的范围内，否则很多功能将受限或者不能使用。
采购订单
采购订单是企业与供应商之间签订的采购合同、购销协议等，主要内容包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。
它一般是企业采购合同中关于货物的明细内容，也可以是一种订货的口头协议。
要求：
1.采购订单的来源。
本系统中采购订单由采购人员根据物料需求，由采购人员录入。
2.采购订单发送给供应商，可对采购订单进行修改、审核。
如需修改则弃审采购订单后再修改。
3.库管人员检验合格后的根据采购订单在《库存管理》模块中，参照“采购订单”生成“采购入库单。
”（库管员）
4.对于已执行完成的订单和不再执行的订单，可以关闭订单。
已关闭订单打开后，仍可使用，此关闭不是关掉窗口命令。
5.通过采购订单执行统计表，可以查询订单的货执行情况。
6.可以查询采购订单的执行统计表，查看订单是否入库、是否开票、是否付款。
采购入库单
采购入库是通过采购到货、质量检验环节，对合格到货的存货进行入库验收。
暂估处理：
本月存货已经入库，但采购发票尚未收到，可以对货物进行暂估入库；待发票到达后，再根据该入库单与发票进行采购结算处理。
《采购管理》中不能录入采购入库单，可查询入库单据，可以根据“采购入库单”生成“采购发票。
”
要求：
1.采购入库单在《库存管理》进行参照采购订单生成，可修改数量。
2.参照采购入库单可以生成发票。
3.采购入库单与发票可以进行采购结算。
红字采购入库单
红字入库单是采购入库单的逆向单据，在采购业务活动中，如果发现已入库的货物因质量等因素要求退货，则对普通采购业务进行退货单处理。
已生成如果发现已审核的入库单数据有错误（多填数量等），可以原数冲回，即将原错误的入库单，以相等的负数量填制红字入库单，冲抵原入库单数据。
参见红字单据应用
采购发票
采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本。
企业在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再输入系统做报账结算处理；也可以先将发票输入系统，以便实时统计在途货物。
要求：
1.财务部门通过《应付款管理》对采购发票审核并登记应付明细账，并回填采购发票审核人。
2.采购结算会计对采购入库单和采购发票进行采购结算处理。
3.由于材料不合格或其他原因，企业如果发生退货业务，且发票已付款或对应的入库单已记账，则应输入红字发票进行冲销。
若发票未付款或对应的入库单未记账，则您可通过取消结算，修改发票即可。
4.通过统计报表查询各采购发票的有关信息。
采购结算
采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购发票、采购入库单核算采购入库成本；采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。
采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式；
要求：
1.采购结算时，以下几种情况的单据都可以进行结算：
兰字入库单与兰字发票结算
蓝字入库单与红字入库单结算
蓝字发票与红字发票结算
参照入库单生成发票时可以进行结算
2.采购如果没有期初记账，则不能进行采购结算。
只有进行期初记账后，才能进行采购结算的业务。
3.采购结算时，如果入库单未在《存货核算》记账，则结算后，入库单上的单价都被自动修改为发票上的存货单价，即发票金额作为入库单的实际成本。
如果结算时入库单已经在《存货核算》记账，则结算后，入库单中原来记账的单价作为暂估单价，发票单价作为结算单价。
4.如果需要修改或删除入库单、采购发票等，必须先取消采购结算，即删除采购结算单。
5.以下情况不能取消结算：
已结算的采购入库单行已被《存货核算》记账。
先暂估再结算的入库单，已在《存货核算》作暂估处理。
6.如果存在一次入库、多次结算时，入库单和发票上的项目（即项目档案的项目）不要求一致，可以均为空，可以一方为空。
结算单项目继承入库单项目；但如果入库单项目为空，发票项目非空，则继承发票项目。
7.本月已做月末结账后，不能再做本月的采购结算，只能在下个月做。
如果采购结算确实应核算在已结账的会计月内，那么可以先取消该月的月末结账后再做采购结算。
8.可以跨月结算，不限制业务发生的日期。
月末结帐
月末结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入有关账表中。
要求：
1.进入【月末结账】，屏幕显示月末结账对话框。
2.选择结账的月份，必须连续选择，否则不允许结账。
3.用鼠标单击〖结账〗按钮，计算机自动进行月末结账，将所选各月采购单据按会计期间分月记入有关账表中。
4.月末结账后，可逐月取消结账，选中已结账最后月份，单击〖取消结账〗，则取消该月的月末结账。
查询分析
《采购管理》的报表菜单提供了大量的数据查询和分析功能，主要有订单执行统计表、采购明细表、未完成业务明细表、月报表、统计表、采购成本分析、费用分析等等。
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