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1、U8采购管理培训讲学用友U8V11.1采购管理操作手册北京希格科技有限公司2014/07/20流程图正常采购流程说明：1.公司所有采购均来自采购订单。采购部门根据生产和销售部门需求向供应商提出采购需求，填制采购订单。要求供应商简称、采购部门、税率（除增值税填17外，其他情况税率均为零，表头和表体须一致），采购产品名细可以为产品和服务，确认采购订单无误后，点“审核”菜单，若需要修改，点“弃审”菜单即可。2. 采购入库单。采购入库单是在库存管理模块中参照采购订单生成，采购管理模块中可进行查询，无法填制或修改！入库单数量可小于或等于采购订单数量，未入库数量可多次参照入库，选择仓库后即可保存，确认无误

2、后审核。参照生成时在上方选择对应采购订单，下方选择对应名细，然后点击“确定”菜单，即生成相应采购入库单。参照采购订单生成采购入库单可以一对多，即一张采购订单对应多张入库单，如果几张采购订单的供应商相同，也可以多张采购订单对应一张入库单。4.月末结帐。选择要结帐的月份标志，提示“选中”，点击结帐就完成了采购管理的月末结帐工作（采购员）。5.在采购管理模块中所有单据菜单均有“关闭”按纽，此“关闭”菜单是指将此单据变成“死”单据，而非日常操作中的关闭某项界面！非彻底放弃某项单据不能点击此菜单！采购业务中，发票和货物存在三种情况：1.票货同行（当月），此种情况，可以在系统中同时完成采购入库和采购发票，

3、并进行采购结算。财务在应付款管理模块中根据采购发票生成应付款。2.货到票未到, 在系统中完成采购入库，默认情况下为暂估入库业务，等收到发票，参照“采购入库单”生成“采购发票，”并进行采购结算。3.票到货未到。如果需要先付款后到货的采购方式进行采购，可通过财务人员在应付款管理中进行采购订单进行付款单录入，待到货入库后，根据采购入库单生成采购发票。如果不用先款后货，则进行压单处理，等货到入库后，再参照“采购入库单”生成“采购发票”，与“采购入库单”进行采购结算，确定入库成本。采购活动中，如发生退货可分为以下情况进行处理：1.如果该项业务的发票没有录入系统，不论货物是否办理入库手续，即不论是否已输入

4、了入库单，都可以不进行处理，不必要求供应商开具红字发票，只须将发票退给供货单位即可。2.如果该项业务的发票已录入系统，那么若该发票还没有采购结算，则可以删除该发票，不必要求供应商开具红字发票。3.如果该发票已经结算，则必须要求供应商开具红字发票，并录入系统与相应的红字入库单进行结算。4.如果原入库单有错，用户重输一张红字入库单冲错，在进行采购结算时，选择原有错的蓝字入库单和冲错的红字入库单进行结算。操作图解教程正常采购模块操作流程：登录采购订单采购入库单采购发票采购结算月末结帐登录要求：1.操作员处须使用操作员号，建议每个操作员均设置自己的密码，无论操作是否设置有密码，登录过程中必须选中密码框

5、，并且敲“回车键”才能看到可操作的帐套名称，否则无法登录； 2忘记密码或者不能选择帐套登录，请与财务主管联系，给予清空密码或设置相应操作权限； 3.登录日期必须选择当年日期，如果操作2014年8月数据，登录日期若为2013年不能进行操作和查询； 4.所有操作人员在操作本月数据时，必须将登录日期选择在本月日期的范围内，否则很多功能将受限或者不能使用。采购订单采购订单是企业与供应商之间签订的采购合同、购销协议等，主要内容包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。它一般是企业采购合同中关于货物的明细内容，也可以是一种订货的口头协议。要求：1.采购订单的来源

6、。本系统中采购订单由采购人员根据物料需求，由采购人员录入。2.采购订单发送给供应商，可对采购订单进行修改、审核。如需修改则弃审采购订单后再修改。3.库管人员检验合格后的根据采购订单在库存管理模块中，参照“采购订单”生成“采购入库单。”（库管员）4.对于已执行完成的订单和不再执行的订单，可以关闭订单。已关闭订单打开后，仍可使用，此关闭不是关掉窗口命令。5.通过采购订单执行统计表，可以查询订单的货执行情况。6.可以查询采购订单的执行统计表，查看订单是否入库、是否开票、是否付款。采购入库单采购入库是通过采购到货、质量检验环节，对合格到货的存货进行入库验收。暂估处理：本月存货已经入库，但采购发票尚未收

7、到，可以对货物进行暂估入库；待发票到达后，再根据该入库单与发票进行采购结算处理。采购管理中不能录入采购入库单，可查询入库单据，可以根据“采购入库单”生成“采购发票。”要求：1.采购入库单在库存管理进行参照采购订单生成，可修改数量。2.参照采购入库单可以生成发票。3.采购入库单与发票可以进行采购结算。红字采购入库单红字入库单是采购入库单的逆向单据，在采购业务活动中，如果发现已入库的货物因质量等因素要求退货，则对普通采购业务进行退货单处理。已生成如果发现已审核的入库单数据有错误（多填数量等），可以原数冲回，即将原错误的入库单，以相等的负数量填制红字入库单，冲抵原入库单数据。参见红字单据应用采购发票

8、采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本。企业在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再输入系统做报账结算处理；也可以先将发票输入系统，以便实时统计在途货物。要求：1.财务部门通过应付款管理对采购发票审核并登记应付明细账，并回填采购发票审核人。2.采购结算会计对采购入库单和采购发票进行采购结算处理。3.由于材料不合格或其他原因，企业如果发生退货业务，且发票已付款或对应的入库单已记账，则应输入红字发票进行冲销。若发票未付款或对应的入库单未记账，则您可通过取消结算，修改发票即可。4.通过统计报表查询各采购发票的有关信息。采购

9、结算采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购发票、采购入库单核算采购入库成本；采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。 采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式；要求：1.采购结算时，以下几种情况的单据都可以进行结算：兰字入库单与兰字发票结算蓝字入库单与红字入库单结算蓝字发票与红字发票结算参照入库单生成发票时可以进行结算2.采购如果没有期初记账，则不能进行采购结算。只有进行期初记账后，才能进行采购结算的业务。3.采购结算时，如果入库单未在存货核算记账，则结算后，入库单上的单价都被自动修改为发票上的存货单价，即发票金额作为入库单的实际

10、成本。如果结算时入库单已经在存货核算记账，则结算后，入库单中原来记账的单价作为暂估单价，发票单价作为结算单价。4.如果需要修改或删除入库单、采购发票等，必须先取消采购结算，即删除采购结算单。5.以下情况不能取消结算：已结算的采购入库单行已被存货核算记账。先暂估再结算的入库单，已在存货核算作暂估处理。6.如果存在一次入库、多次结算时，入库单和发票上的项目（即项目档案的项目）不要求一致，可以均为空，可以一方为空。结算单项目继承入库单项目；但如果入库单项目为空，发票项目非空，则继承发票项目。7.本月已做月末结账后，不能再做本月的采购结算，只能在下个月做。如果采购结算确实应核算在已结账的会计月内，那么

11、可以先取消该月的月末结账后再做采购结算。8.可以跨月结算，不限制业务发生的日期。月末结帐月末结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入有关账表中。 要求：1.进入【月末结账】，屏幕显示月末结账对话框。2.选择结账的月份，必须连续选择，否则不允许结账。3.用鼠标单击结账按钮，计算机自动进行月末结账，将所选各月采购单据按会计期间分月记入有关账表中。4.月末结账后，可逐月取消结账，选中已结账最后月份，单击取消结账，则取消该月的月末结账。查询分析采购管理的报表菜单提供了大量的数据查询和分析功能，主要有订单执行统计表、采购明细表、未完成业务明细表、月报表、统计表、采购成本分析、费用分析等等。