如何建立行政后勤的长效服务机制.doc

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调研课题

课题名称：

如何建立行政后勤长效服务管理机制

调研部门：

　行政人事中心行政管理条线　　

调研时间：

　　二O一一年十月　　

目　　录

1、行政管理工作的重要性

1.1行政管理是企业开展其他工作的前提

1.2行政管理是企业关心员工的具体体现

2、抓好“两个工作关系”是做好后勤保障工作的基本要求

2.1处理好抓大事与小事的工作关系

2.2理顺管理与服务的关系

3、如何开展行政管理工作

3.1合理配置资源，打造和谐团队，为行政管理工作提供组织保证

3.2做好沟通协调，加强信息交流，为行政管理提供良好工作环境

3.3优化服务手段，提高服务质量，促进行政管理工作水平上新台阶

4、强化基础管理，抓好流程控制，构建长效管理机制

4.1加强固定资产管理

4.2重视办公环境管理

4.3做好行政费用管控工作

4.4建立、完善行政供应商库的管理

4.5档案、印章的规范管理

4.6提高会务与接待水平，提升公司形象

4.7定期开展行政后勤工作满意度调查工作

如何建立行政后勤长效服务管理机制

1、行政管理工作的重要性

行政管理是指企业内部为保证工作顺利进行，对包括物资、财产、环境、生活以及各种服务项目在内的事务工作的管理。

管理的基本内容包括行政制度的制订和贯彻、办公环境管理、物资设备管理、生活管理和接待工作管理。

它的重要性主要表现在以下两个方面：

1.1行政管理是企业开展其他工作的前提

通过对日常事务的管理，承上启下，联系内外，促进企业内部各部门以及企业同其他单位的沟通协调，通过信息互通，达到企业各个部门、各个环节共享、共商、共用信息资源的目的；另外，行政管理主要是对企业人、财、物的服务型管理，而人、财、物是企业正常运转不可或缺的基本因素，这个基本因素管理好了，其他工作才能切实有序开展起来。

1.2行政管理是企业关心员工的具体体现

后勤服务工作直接关系到每个员工的切身利益，最能直接体现企业这个大集体和领导对员工的关怀，一旦把握不好、处理不当，就可能影响员工的情绪，降低领导的威信，损害企业的形象，甚至可能小事变大事，影响企业工作正常运转。

2、抓好“两个工作关系”是做好后勤保障工作的基本要求

2.1处理好抓大事与小事的工作关系

企业后勤服务工作大大小小事务繁多，但大体上可分为行政管理和后勤服务两大类。

这两大类工作每类都有大有小，要正确处理，抓好大事和小事的关系，两者要处理得当，大小事务处理起来就不会乱，就会井然有序，就会促进整个事务工作质量的提高。

2.2理顺管理与服务的关系

行政管理部门是企业的综合性职能部门，担负着一定的管理职能，比如后勤管理、车辆管理、资产管理等等。

它关系到企业日常工作的运转和相关决策的实施，决不能忽视。

但是，它的内涵决不是纯粹的管理，这种管理寓于服务之中，是服务的手段和途径。

为领导、为员工、为业务服务才是行政管理部门的根本出发点和落脚点。

在实际工作中，要坚持优质高效服务的原则，不断改进管理手段，促进管理和服务的有序进行。

3、如何开展行政管理工作

3.1合理配置资源，打造和谐团队，为行政管理工作提供组织保证

人力资源的合理配置，对明确行政管理部门工作重点、理顺工作关系和发挥部门整体效能起着至关重要的作用。

衡量人力资源配置合理与否，关键是要看处于该部门组织结构中的各职员之间的信息传递和处理，能否做到全面、准确、及时和高效。

二是要在队伍中营造和谐气氛，团结就是力量。

一个和谐、步调一致的工作团队是行政管理人员为企业提供优质服务的动力。

所以必须营造分工不分家、团结协作的良好氛围；增强成员间的整体意识、协同意识；培养相互协作、尽心尽力的意愿和作风；形成团结一致、成就共享、责任共担的工作集体。

三要着力提高工作技能，通过专业学习、业务指导、实践锻炼和工作交流等多种方式，全面培养工作人员在在处理各类大小事务的能力。

3.2做好沟通协调，加强信息交流，为行政管理提供良好工作环境

行政管理部门要做好协调工作，首先必须理顺两个关系，一是理顺部门内部的关系，使部门内个体行为变为组织整体的系统行为，提高行政管理的整体效能。

二是理顺与公司其他部门、员工的关系。

只有部门内外关系处理好了，信息才能畅通，才能听到不同的声音，便于改进工作方法，提高工作水平。

其次，还要把握好以下几点，一是把握好整体与局部的关系，开展工作要站在一个全局的角度，考虑问题的时候一定要顾及到各个部门和基层的情况，整体与局部一定要统筹兼顾。

二是把握好为领导服务、为基层服务和为各部门服务这三种关系，不能偏重于对领导的服务或者是偏重于对其他各部门的服务，要提高为基层服务的主动性和积极性，提高工作的效率。

3.3优化服务手段，提高服务质量，促进行政管理工作水平上新台阶

优化服务必须树立主动服务的意识，主动服务意识，对后勤部门来说至关重要。

主动服务主要体现在服务方式上，首先行政管理工作应该有计划地开展。

凡事预则立，不预则废，行政管理工作应该做到早计划、早安排，不要总处于被动位置。

其次要切实提高办事效率，凡事要跟踪到底，能办的事尽早落实，不能及时办理的也要说明原因，有个交待。

再就是要杜绝待人冷淡应付的不良作风，这既是由一般的服务向优质服务转变的首要条件，也是行政管理“以人为本”服务理念的基本体现。

4、强化基础管理，抓好流程控制，构建长效管理机制

行政后勤管理应在各项制度、流程建立的基础上，在日常各项管理上下足功夫，将后勤管理工作向深度、广度发展，以过程管理为导向，以细节管理为目标，强化基础管理，抓好流程控制，构建长效管理机制。

4.1加强固定资产管理

加强固定资产管理对于提高后勤保障能力，合理配置优化资源有着重要的作用。

如何做好强化固定资产管理工作的监督与管理，防止资产流失，这就要求在日常工作中严格执行固定资产管理办法，定期进行盘点，清查。

4.1.1固定资产管理工作中易存在的问题

4.1.1.1“重买轻管”观念仍然比较突出，造成资产购置随意性大，闲置和浪费现象普遍。

4.1.1.2账实相符是确保资产信息真实、准确的基本要求，固定资产账实不符主要表现为有账无实、有实无账和账实不匹配。

由于主观上重投入轻管理，使得固定资产清理盘点流于形式，已报废、盘亏的固定资产未及时进行账务处理，难以保证固定资产账实相符。

4.1.1.3意识淡薄，资产处置不规范，资产处置随意性大，对固定资产管理没有引起足够的重视。

如固定资产清理不及时，手续不健全，不登记等。

在资产处置过程中，不经资产管理部门申请同意，私自将资产进行处置，造成资产管理脱节，致使固定资产流失。

4.1.1.4资源浪费，重使用而轻保养，物不能尽其所用。

有的单位和个人对资产的维护保养缺乏主动性，缺乏对资产的维护保养，造成大量资产达不到使用价值。

存在有些资产长期闲置，物不能尽其用，而有其他部门因工作需要又不能及时使用，故而申请购买，造成资产的重置浪费。

4.1.1.5管理人员分工不明确、责任不落实，资产管理出现脱节现象。

实物管理部门、财务部门、资产使用部门之间的相互衔接和制约关系不清楚，出现人员调动频繁，工作脱节。

负责人和管理人员变动频繁，而资产和清算移交工作未同时跟上。

要提高主观上对资产清理的重视，避免人员离职后对资产的来路和去处不清楚。

4.1.2如何加强固定资产管理工作

通过实行“统一领导、归口管理、分工负责、责任到人”的管理原则，强化各部门的分级管理，明确各部门职责分工，确保严格执行资产管理程序。

4.1.2.1固定资产管理实施细则

4.1.2.1.1固定资产名词解释：

固定资产是指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其它与生产经营活动有关的设备、器具、工具等；不属于生产经营活动的主要设备但单位价值在2000元以上，并且使用期限超过二年的物品。

4.1.2.1.2固定资产管理扎口：

公司固定资产管理实行归口与分级管理相结合的原则，行政人事中心与财务管理中心为固定资产的归口管理部门；各保管使用单位（部门）为固定资产的具体管理部门，固定资产的日常管理工作由各部门内勤负责。

4.1.2.1.2.1行政人事中心主要管理职责：

（1）负责总部固定资产的采购、发放、登记，租出固定资产的审核；

（2）负责总部固定资产台帐建立并进行全面控制监督；

（3）负责跨单位（部门）间固定资产调动、转移和移交的审核、登记；

（4）负责总部固定资产的维修、保养；

（5）负责监督、检查分（子）公司固定资产台帐建立与完善；

（6）负责组织进行总部固定资产的盘点、清查工作；

（7）负责总部固定资产处置（出售、报废等）；

（8）向分（子）公司提供固定资产采购支持、维修保养、台帐建立等

服务。

4.1.2.1.2.2财务管理中心主要管理职责

（1）负责固定资产的计价、折旧等综合核算；

（2）配合进行固定资产的盘点清查，编制固定资产盘点清册；

（3）定期与行政人事中心核对帐，确保帐、物，数量、金额相符；

（4）参与固定资产处置（出售、报废）。

4.1.2.1.2.3分（子）公司综合管理部、财务部以及项目公司的综合条线为本单位固定资产实物管理和价值管理的直接管理部门。

主要职责如下：

（1）负责本单位授权内固定资产的采购、发放、登记工作；

（2）负责本单位固定资产台帐建立并进行全面控制监督；

（3）负责组织对本单位固定资产的盘点、清查工作；

（4）负责本单位固定资产内部调动、转移和移交的审核、登记；

（5）负责本单位固定资产的维修保养工作；

（6）提出本单位固定资产处置（出售、报废）意见，报总部批准。

固定资产使用保管单位负责对所使用资产的运行、维护和保养，保证资产完好。

4.1.2.1.3固定资产的增加

4.1.2.1.3.1固定资产的购置

（1）总部固定资产购置

由需用部门提出申请，填写“固定资产采购申请表”，经部门负责人审定签字提交行政人事中心，行政人事中心负责人根据现有同类固定资产使用情况和经调剂余缺后进行审核，报公司董事长（或授权人）批准后，由行政人事中心或相关部门负责组织采购。

（2）分（子）公司固定资产购置

外购固定资产，由需用部门提出申请，填写“固定资产采购申请表”，分（子）公司负责人审定签字提交行政人事中心，行政人事中心负责人根据现有同类固定资产使用情况和经调剂余缺后进行审核，报公司董事长（或授权人）批准后，由综合管理部或相关部门负责组织采购。

4.1.2.1.3.2固定资产采购后，申请采购部门根据规格型号、性能、数量、附件、质保书等进行验收，填写“固定资产验收单”，由行政人事中心（综合管理部）按类别编号、登记，并在“固定资产验收单”上签字确认，财务管理中心（财务部）凭批准后的“固定资产采购申请表”和相应的“固定资产验收单”及发票入帐。

4.1.2.1.3.3固定资产验收后，行政人事中心（综合管理部）建立“固定资产台帐”，由申请部门办理领用手续，经办人以及部门固定资产管理负责人签字。

公用固定资产各单位应指定专人负责保管。

领用部门应相应登记本部门管理台帐，以便与行政人事中心清查核定。

4.1.2.1.3.4自制固定资产（主要指办公用房、物业用房、售楼处等）通过有关验收手续后，由财务管理中心确定固定资产原值，建立新增固定资产明细帐。

4.1.2.1.3.5租入的固定资产按照公司相关规定执行。

1修人员查明损坏的原因，界定事故责任，如属人为因素造成的损坏，应根据公司根据实际情况按照《奖惩制度》有关规定做相应处理并将处理结果报董事长（或授权人）。

4.1.2.1.4固定资产的减少

4.1.2.1.4.1固定资产出售，由公司行政人事中心、财务管理中心和相关部门共同会签，提出建议价格，报公司董事长（或授权人）审批，经批准后，由行政人事中心、财务管理中心会同使用单位（部门）处置，处理后的资金全额交财务管理中心（财