现场监管操作流程.docx

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现场监管操作流程

现场监管操作流程

为了规范监管员现场监管，切实防范监管风险，维护公司和质权人利益，为出质人提供更好的服务，特制定本操作流程。

一、监管员日常监管的前期准备工作

为提高日常监管工作效率、使监管员尽快进入工作状态，分公司在签订《质押物监管协议》和《质押物监管补充协议》前，应尽可能要求监管员参加。

通过与出质人（借款人）、质权人的交谈，了解、掌握出质人的基本情况，并对质押物品种、价格、存放、置换等进行充分交流，落实监管方案，为日常监管打下良好的基础。

为此要求：

1、掌握出质人基本情况

通过与出质人（借款人）、质权人多方面的交谈，分公司经理、现场监管员应掌握出质人（借款人）下列情况：

①企业性质（生产或流通）、投产或经营期限；

②股权结构及主要股东；

③近三年销售收入、利润情况；

④总资产、净资产、资产负债率、或有负债等；

⑤该企业在银行的信用等级、授信使用情况等；

⑥该企业正常库存水平、质押物占正常库存的比例；

⑦质押物是否易保管、易控制、易统计、易变现；

⑧配合监管的意愿（尤其是否同意挂监管标志）；

⑨是否符合我公司收费标准；

2、参与制定监管方案

⑴、尽可能按“大类”合并、压缩质押物品种、规格；

⑵、关于质押物的单价：

a、同一质押物品种（如坯布、棉花、罗纹钢等），但型号（规格）较多，应建议按该出质人正常生产经营时的库存结构，取加权平均价或最低价确定质押物单价；也可以将同一品种按相近价格分成几个档次，每个档次确定一个平均价格，如坯布

（一）12800元/t、坯布

（二）15000元/t等，但要注意做好《品种价格分类对照表》。

b、如质押物品种较多，质押物的单价应直接取增值税发票价格、成本价或商定的其他价格（注意：

清点时应采取抽查方式）；

质押物的单价由质权人确定，同时必须在《质押物监管补充协议》中注明。

⑶、关于质押物总价值：

质押物品种较少时，质押物总价值=∑质押物数量×质权人认定的单价；质押物品种较多时，无法使用质押物清单标明所有品种，此时，应请质权人认定，由出质人每天提供上一日质押物库存数量表，再配置相应的质权人认可的单价，以计算质押物总价值；

[说明：

出质物应为企业存货中相对稳定的一部份库存，因为在还贷前出质物总价值要求不低于监管协议总价值。

为保证企业的正常生产经营，出质物占存货的比重一般不得高于70%。

]

⑷、质押物的权属

出质人必须具有合法取得的出质物资所有权，质押物依法可以流通、转让，依法可以特定化和转移占有，用于质押的货物不得超过其全部存货的70%。

a、对提供已入账的原材料或产成品质押的，应核对其材料或库存明细账及相关原始凭证，并在其对应的增值税发票原件上加盖“该增值税发票项下对应的物资已出质给xx银行”（由于增值税发票原件一般由我公司收集，故该章由分公司经理刻制并保管，或由分公司经理指定人员保管，此条还须得到银行认可）。

b、对未入账的，应提供增值税发票原件交质权人暂保管，直至对应的贷款收回为止；

c、对向农户收购无增值税发票的农副产品如粮食、籽棉等，出质人收购的废旧物资等，应核定其取得的手续是否合法，款项是否付清；

d、暂时未取得增值税发票的，应取得付款凭证、交易合同、运输凭证等的原件，且付款凭证的收款人应与发货人名称一致，或其他足以证明质押物权属的文件，出质人取得增值税发票后，应及时提供增值税发票原件交质权人暂保管。

⑸、关于质押物的存放方式：

应当尽可能采用全封闭加锁、硬隔断加锁的方式，对大企业可以采取专人总量控制的方式。

采用其它存放方式的，应对企业质押物与非质押物的存放区域划分给予适当建议，对存放仓库按三方确定的意见视情况提出相应的要求。

⑹、关于监管牌及监管分区的设置：

移交前要与出质人初步商定方案；

⑺、关于质押物存放平面图：

移交时要建立完毕；

⑻、在物资堆放上应尽可能要求企业堆放整齐、便于清点；

⑼、关于巡检路线：

质押物移交前要确定好最短的巡检路线；

⑽、全封闭仓库要与出质人确定好每天置换时间，以便确定巡检时间、路线（否则，无法监管多户企业）；

⑾、关于质押物清单的制作：

原则要求质押物清单填列时只考虑品种，不考虑型号（在同一品种质押物价格统一的前提下）；当质押物品种过多时，质押物清单只填品种及总价值，单价栏填见“附件”；

⑿、关于质押物的保险：

必须要求出质人对所有出质物投保综合险和盗抢险，保险的金额必须覆盖所有质押物的品种和总价值，保险的期限应当长于贷款期限，并尽可能实现由银行或监管公司作为投保人的保险方式。

⒀、关于借款人或出质人提供的《承诺书》：

由于质押物在存放、变动均有出质人的工作人员参与，且存放区一般位于出质人的生产经营区域内部，必须要求出质人出具保证质押物数量、品质的承诺书。

关于质押物置换：

当质押物品种较少时，质押物的出入库应填制置换表；当质押物品种较多，如置换后每个品种均不低于质押物清单所列数量时，质押物出入库可不制作质押物置换表；如置换后某个品种低于质押物清单所列数量时，要进行跨品种置换，并填制置换表；这里明确规定：

如监管协议中质权人授权我公司先置换后审批，现场监管员必须按协议要求及时将置换表报质权人审批；

⒁、质押物的数量单位的折算，事先要由质权人规定，并在《质押物监管补充协议》中注明。

⒂、质押物的存放期限、质量证明材料由质权人确定，具体见《质押物监管补充协议》。

⒃、关于监管费用：

必须明确监管费用由借款人（或出质人）支付，监管费用的支付标准，监管费用的支付时间。

3、业务申报

在与银行、企业对质押物监管主要环节，达成初步一致意见后（含新开办和续贷业务），分公司应当及时将已洽谈监管业务的相关情况，通过“业务申报表”向总公司申报。

申报表中应对监管费用、保险、担保、存放方式等事项作重点说明，如果因企业或银行特除情况，未使用公司统一协议文本或在协议文本中增、删有关条款的，必须将具体内容在申报表中一并陈述。

分公司必须根据总公司对业务申报表的审批意见，与企业和银行磋商，并及时将磋商结果向总公司汇报。

如果涉及监管费用、保险、担保、存放方式等监管主要环节的内容发生变化的，分公司必须及时将变更内容重新申报，经总公司审批后方可对外正式签订协议。

4、正式签订协议

经总公司审批同意后，分公司与银行、出质人签订协议时，应当对质押物的即时库存数量、品质、存放地点等再次进行考察。

《委托监管协议》所附质押物清单上必须注明“本质押物清单只供贷款审批时使用，具体质押物以移交时三方共同制作的《质押物清单（移交）》为准”。

5、收集相关监管资料

监管员必须根据三方《质押物监管补充协议》及公司关于监管业务管理的有关要求，参与质押物移交，尽快收集相关监管资料，并仔细分析企业方提供的有关文本是否齐全和有效。

监管必备文本包括：

①《委托监管协议》；

②《质押物监管补充协议》及《质押物清单》、《质押物移交清单》、《监管授权书》、《指定人员签字和样章预留书》；

③《监管费支付补充协议》；

④《股东（董事）会决议》；

⑤质押物权属证明、质量、保质期的证明材料；

⑥《质押物保险单》以及保险费支付凭证、保单或变更批单的复印件；

⑦《质押物仓库租赁协议》、仓库房产证复印件及一元钱租赁费用收据；

⑧出质人或第三方企业的《承诺书》或者《四方协议》；

⑨所有股东夫妻双方连带责任《担保承诺书》、关联企业《担保承诺书》或者其他债务担保方式书面文件；

⑩《质押物移交清单》等。

此外，对于总量控制的企业，应要求其必须提供每日库存表；对一些非全封闭的小企业，应当要求企业提供每日质押物相关的物资的进货、生产领用消耗、产成品的销售计划（包含时间和数量）。

以上资料除自己留存备份外，应及时将正本移交给所属分公司。

6、质押物的移交

①确认是否具备移交的基本条件。

在质权人实际发放贷款时，三方应当共同进行质押物的移交。

现场再次确认仓库存放方式、保险、担保是否符合协议要求。

这里强调：

小型企业无所有股东夫妻双方连带责任《担保承诺书》，不得接受移交；质押物为非钢材类的企业无综合险不得接受移交。

②移交时必须进行清点。

质押物移交时必须有分公司经理或其指定人员参加，对质押物的品种、数量、存放地点、品质、总价值对照《质押物清单》认真进行清点，只有当移交的质押物数量、价值与《委托监管协议》一致时，我公司人员方可在《质押物清单（移交）》上签字。

如果实际清点数据与原《质押物清单》总价值相当，但品种结构发生变化，应当依照清点数据制作《质押物清单（移交）》。

并按照协议与实际移交时的两次《质押物清单》差异编制第一次置换表。

如果总价值比原先《质押物清单》减少，银行会按实际质押物价值发放贷款，不必重新鉴订有关协议，此时，应按《质押物清单（移交）》建立台帐。

③向公司报告移交情况。

移交后要尽快向公司报告业务移交的时间，及实际移交业务与协议签订、业务申报内容的变化等情况。

④布置监管设施。

移交后，应立即对质押物仓库上锁，拉隔离带，挂监管牌。

监管员应安排到位，进入日常监管程序。

⑤登记台帐。

移交后，应及时按《质押物清单（移交）》的数据建立、登记质押物监管台帐。

质押物明细帐按《质押物清单》的业务品种，分别设立，总帐、工作日志。

要按监管单位或根据银行要求，按每笔协议分别设立，巡检表可按单位或仓库分别设立。

⑥全封闭仓库应将钥匙分成主副两套，一套主钥匙由现场监管员掌握，另一套作为副钥匙交监管小组或分公司经理保管。

二、监管员日常监管的基本依据

监管员日常监管的基本依据为《委托监管协议》、《质押物监管补充协议》以及公司业务管理的有关规定。

三、监管员日常巡检前的准备工作

1、巡检前应知事项

巡检前，监管员必须认真查阅上述文件资料，熟练掌握监管质押物的品种、规格、价格、数量、存放地点、仓库存放方式、置换程序等内容。

对收费周期、保险期限、保质期等有时间要求的要素，应在工作日记上标注，每周对照查阅。

2、监管员出发前应带齐相关材料

监管员出发前应带齐相关材料，如收费发票、置换表、工作日记、巡检表、监管牌、监管带、监管标识、仓库质押物平面图等相关材料。

3、巡检路线、时间

监管员应当根据被监管企业的具体情况，合理安排巡检路线和时间，尤其是全封闭仓库的置换时间，要统筹安排好。

如遇企业紧急需求，应及时调整路线并通知相关企业。

四、监管员日常现场监管（巡检）工作流程

监管员日常现场巡检应遵循以下程序：

1、监管区环境观察

监管员到达监管现场，首先应观察监管仓库的基础设施，如墙体、门窗、锁具等是否完好，监管标识（含监管带、监管牌是否完好、明显和足够），注意仓库是否仍然能达到防漏、防光、防霉、防盗等质押物保管的基本要求。

如不符合监管要求，必须立即与企业相关部门进行沟通协调，现场协调有困难的，必须及时向分公司汇报，请求帮助。

如有盗抢痕迹应保护现场，并立即向分公司经理、公安部门和保险机构汇报。

2、质押物总体观察

进入监管仓库，首先应对仓库质押物进行总体观察，按质押物存放平面图，从总体上把握库存质押物是否比上日有明显变化。

3、质押物清点及占比要求

清点工作以能确认存放于我公司租赁仓库中的质押物总价值，不低于监管协议要求的质押物控制总值为目标。

①对较少（6个以内）或单一的品种，每日清点数量应为质押物控制总量的100%；

②对品种较多企业，应由企业提供库存明细表。

监管员应采取以下清点方法：

a、根据质押物存放平面图，大致确认质押物出入库发生额、余额；

b、利用企业提供库存明细表，对出入库发生额较大的质押物进行认真核对（企业提供的上一日质押物报表余额+本日入库额-本日出库额=本日企业提供的质押物报表余额）；

c、可采用抽查形式，但必须保证每天清点的数量或重量不低于20%、且价值不低于60%，每周清点的数量或重量必须覆盖所有质押物；

d、当日发生变动后，如某个质押物品种价值量低于质押物清单规定的价值量，应随即办理置换手续；

③总量控制的，还应保留一定的安全存量，即质押物总价值不超过企业存货总价值的80%。

4、质押物清点方法

监管员应当虚心向企业仓库管理人员请教质押物数量、规格的清点方法（对企业提供的方法应尽可能进行验证核实），以掌握质押物的品种、规格的识别方法，熟悉不同质押物的单位数量及价值。

①有包装的质押物必须注意包装物的完整情况，对包装标识标明的品种数量通过抽查等方式进行核实；

②无包装的可以通过其长度、体积等物理性状进行推算；

③如同类物资单位包装数量相差不大（10%左右）的，可以采用其中最低、较低或均值作为计算依据；

④对线材可以钢厂包装铭牌数据作单件重量计算依据，必要时可实际称重抽查。

对钢丝绳可以理论值作计算依据；

⑤对纺织品中成捆包装的布应当按包装上标注的数量进行清点，如每件数量相近，可取最低或均值；

⑥对油品，首先必须保证每天打一次油标尺，其次应注意观察，除我公司控制的出口外，是否还存在其他出口，对长期不动的油罐，还应定期不定期对中下层油进行抽样。

油罐的体积或容积，以质量技术监督局出具的检验证书，或借助设计图纸并进行实际测量后取得的数据为准。

⑦监管员在对质押物的数量进行清点的同时，还应从包装标注和质押物的实际现状，关注质押物的质量和保质期。

记录质押物保质期到期日距巡检日的时间。

保质期或有效期通常有两种标注方法：

生产日期（批号）加有效期x年（月）和有效期截止x年x月x日。

③--⑤项如何取值，应根据质权人、出质人商量的结果，并在《监管补充协议》中有所明确。

5、问题处理

清点后必须将清点数据与质押物的库存进行对比，遇有下列情况分别进行处理：

①实行总量控制的企业，如库存接近质押物价值，应及时提醒企业补充库存或准备保证金，以免因不能动用质押物而影响生产经营；

②实行总量控制的企业，如质押物某个品种库存量低于质押物限额，但有其他质押物品种富余可以补充，应编制置换表；

③如出质人某个质押物品种库存量低于质押物限额，但企业有其他可出质物资，而质押物监管协议中未列作质押物置换品种，此时应立即与企业进行沟通，请企业向质权人出具增加质押物置换品种的书面申请（附有关权属、单价、品质、保质期确定的依据），待银行同意后立即编制置换表，并办理相关置换手续；

以上②-③项情况一旦发生，监管员应立即向企业说明：

你公司已违反监管协议，质押物变动超过限额必须事先申请。

同时应即时向分公司经理汇报。

④如出质人总库存价值已低于质押物总价值，必须将库存情况与监管协议中规定的质押物总价值进行认真核对，确定差额后，如出质人无质权人认可的可出质物资，且无法向质权人打保证金，此时应立即与企业进行沟通，同时立即向分公司经理汇报，根据批复采取进一步措施；

⑤如果发现质押物的保质期临近2个月到期，应提醒出质人准备新质押物进行置换，同时将有关情况向分公司和质权人汇报；

⑥如果发现某种质押物长期（3～4个月或接近相关监管协议约定期限）未发生生产领用或销售，应深入了解有关情况后，向分公司和质权人汇报，根据答复进行相应处理。

⑦如果发现质押物的质量已发生或即将发生劣变，应要求出质人进行质押物置换，并立即将有关情况向分公司汇报；

⑧符合公司关注及预警条件的，应及时逐级上报，以便公司及时预警；

6、登记巡检表、编制置换表

①按实际巡查清点确认数据登记巡检表；

②发生置换业务的应编制置换表；

③根据清点结果核实、修改质押物存放仓库平面图。

7、登记工作日志、台帐

巡查结束后，应及时将巡查情况，有关重要事项协调情况，企业大宗物资进出库情况、公司安排的其他事项、与企业沟通的其他重大情况，登记《工作日志》和《监管台帐》，并对明细帐与总帐、置换表每日核对一致。

8、与企业交流沟通

监管员在日常巡检过程中，要加强与企业负责人、指定联系人、财务人员、管库人员的交流和沟通，其内容主要包括：

①银行、我公司对监管工作的有关要求；

②企业近期生产经营状况、尤其企业原料购进、产品销售的数量和价格行情；

③了解企业诉讼、重大投资、主要负责人变动等方面的重大情况；

④宣传我公司业务最新发展的情况等；

9、资料上传

监管员应按公司要求及时上传质押物每日库存、置换表；准备旬报、周报以及监管报告，并按银行要求进行报送，同时打印备份。

10、收取监管费

监管员要按公司要求，向客户宣传公司成本情况，并按分公司要求及时收取监管费。

五、客户关系维护

监管员在日常工作中，要按公司有关规定做好客户关系维护，加强与银行、企业接触，要想方设法与他们的有关人员建立起良好的合作关系。

俗话说“得到容易，失去也容易”，这句话尤其值得在我们业务进入时、市场竞争不太激烈的分公司的高度重视。

客户关系维护是树立公司形象、提高公司竞争力的一项重要的工作。

通过维护银行客户关系，可以了解业务信息、管理要求、同业情况、联络感情，请他们帮助解决有关问题；通过维护企业客户关系，可以联络感情，了解企业经营情况，防止高端客户流失。

六、检查整改

现场监管员应积极配合总、分公司、办事处负责人、监管组长的现场检查，并将现场检查与日常监管工作结合起来。

七、其他

1、监管员应定期、不定期向所属分公司经理（也可向所属主办、主管、监管组长、办事处负责人）汇报工作、生活情况以及思想动态，主办、主管（含监管组长、办事处主任）也应定期将本人及负责的监管员相关情况，及时向所属分公司经理汇报。

2、公司调动或者其他原因需离开工作岗位时，监管员须办理完工作交接，并做好交接记录。

3、监管员因故更改个人与工作有关的信息，如手机号码、工资卡号等，须第一时间向所属分公司经理及总公司相关职能部门汇报。

4、主办、主管、办事处主任（监管组长）应对所分管的监管员的监管业务，每10天不少于一次现场检查，及时做好检查记录，并将总、分公司的现场检查与日常监管工作结合起来。

5、处罚

现场监管员从事监管业务时，须严格执行本操作流程，发生下列情形，公司将给予相应的处罚：

①错记、漏记、补记、延报、各类文件、台账、报告、报表，发现一次处罚人民币60元；篡改、遗失各类文件、台账、报告、报表，未造成公司财产损失及信誉损害者，发现一次处罚人民币100元；

②不遵守厂规厂纪，工作效率低下，工作作风拖拉，影响工作及违反有关公司规定者，发现一次处罚人民币200元；

③不按规定坚持巡查监管制度，发生监管质押物丢失、错发、短缺、品质变化（工作失误造成）现象，一经发现立即辞退；

④越权或违规办理监管质押物置换、释放业务，业务检查时发现账实不符，一经发现立即辞退；

⑤监管人员因上述情形给公司带来财产损失或风险（含潜在风险）、信誉损害者，除处罚外，还将追究个人的法律责任。

本办法自即之日起执行，由公司负责解释、修订。

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