工程合同管理.docx

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工程合同管理

總辦地產組業務-工程項目管理之工程合同管理業務分析文件（V1.0）

1、業務活動需求及目的

1.1　業務目的

1.1.1　規範工程合同在起草、談判、審批、簽訂、履行、變更、解除、糾紛、違約等業務流程及所需遵循的原則，作為合同管理業務處理之依據。

1.1.2　明確工程合同的審查、監督與控制管理要點，規避合同履行中風險及其他各類問題的發生，有效保障公司的利益。

1.1.3　涉及合同的數據及信息能於系統儲存及流轉，以便對工程合同的管理及維護，提高工作效率及透明度。

1.2　業務需求

1.2.1　建立工程合同管理指引，以規范及監督日常合同業務的開展。

1.2.2　合同之工程地點、工期、付款金額、付款方式等信息能於系統進行維護及更新，合同內容及合同變更、解除等能通過系統進行審批，且相關數據及附件能於系統中存儲、流轉。

1.2.3　建立合同管理目錄，分類管理合同，並能生成相關報表進行查詢及跟進。

2、業務現狀

2.1　日常運作：

2.1.1　工程項目立項後，工程組根據招投標資料起草合同文本，如合同雙方就合同文本相關條款意見不一致，則進行合同談判，確認並修訂合同文本，秘書處給予合同談判意見支持。

2.1.2　合同文本確定後，提交給總辦地產組主管或董事局審批，審批通過後則進行合同的簽署蓋章，完成簽訂之合同由工程組進行合同歸檔、分發。

2.1.3　合同簽訂後，雙方按照合同條款履行各自責任，直到合同終止，如遇到合同變更，雙方就變更部分進行確認並簽署合同補充協議書。

2.2　運作瓶頸：

目前未有相關的合同業務流程指引日常工作，未有相關系統配套合同的管理工作。

3、業務活動內容

工程項目合同管理處理流程：

3.1　合同諮詢

工程項目立項後，視項目性質，工程組可向秘書處提出合同條款咨詢需求，秘書處根據相關法律法規為工程合同的合法性及嚴密性提供意見支持。

3.2　合同文本起草（合同范本及條款具體內容見第二部分業務規則之3.2.1）

工程組或供應商根據招投標文件起草合同文本及進行合同分類。

3.3　合同談判

工程組及供應商根據合同文本進行協商及確認，發現不符或不明確之條款提出意見進行談判，直至雙方達成一致意見，並確定及修訂合同內容。

3.3.1　由工程組或供應商提出的合同條款異議，工程組需諮詢秘書處，由秘書處給予意見支持或法律支持。

3.3.2　合同談判參與部門主要包括總辦地產組之工程組及供應商。

3.4　合同的維護及審批（具體規則見第二部分業務規則之3.2.2）

3.4.1　工程組及供應商確定合同內容後，工程組於系統維護合同主要內容，並進行合同的編碼（合同編碼規則詳見第二部分業務規則之3.2.2.3）。

3.4.2　工程組於系統進行合同主要內容的審批（合同審核要點詳見第二部分業務規則之3.2.2.4）。

3.4.3　『合同文本掃描件』（見附件2.1）、『效果圖』等資料採用附件形式上傳於系統進行批簽、存儲及流轉。

3.5　合同文本簽署（具體規則見第二部分業務規則之3.2.3）

合同内容經審批後，工程組安排及跟進與供應商簽訂合同文本。

•合同文本落款處必須為法定代表人或其授權委託人親筆簽名或加蓋手簽章。

3.6　合同文本盖章（具體規則見第二部分業務規則之3.2.4）

合同文本簽署後，工程組視工程項目實際情況選擇公章進行合同蓋章，經簽署及蓋章的合同文本正式生效。

•合同文本一般由雙方同時簽字蓋章，應盡量避免我方先行簽字蓋章。

3.7　合同履行

•合同生效後，合同雙方嚴格按照合同要求履行合同，工程組負責合同履行過程的跟踪及管理，主要包括合同價款、質量、進度、付款、安全等方面的審查與監督，並對出現的問題上報及處理。

•合同履行過程中如發生合同變更、合同違約、合同解除及合同糾紛按以下3.7.1～3.7.4程序進行處理。

3.7.1　合同變更

3.7.1.1　提出合同變更

合同履行過程中，如產生合同的變更，需提出合同變更的需求。

3.7.1.2　變更評估及分類（具體規則詳見第二部分業務規則之3.2.5）

工程組接到合同變更需求，對合同變更進行評估及分類，並於系統合同變更信息的維護。

•合同變更主要分為合同約定變更及重大變更。

•合同約定變更是指合同約定範圍內的變更。

•合同重大變更主要是指設計方案變更，主要涉及合同工期及合同金額的變更（即為工期變更、費用變更）。

3.7.1.3　合同約定變更

3.7.1.3.1　提出工程簽證

由供應商提出『工程簽證』（見附件2.2），說明變更的相關內容。

3.7.1.3.2　確認工程簽證

工程組收到『工程簽證』進行確認，於竣工驗收時進行工程結算。

3.7.1.4　重大變更

3.7.1.4.1　提出變更方案

工程組或供應商需要根據變更需求，提供變更方案。

3.7.1.4.2　變更申請及審批（具體規則詳見第二部分業務規則之3.2.5）

工程組於系統維護合同變更相關內容及進行審批。

3.7.1.4.3　簽訂合同補充協議

合同變更經審批同意後，就合同變更內容參照合同訂立程序簽訂『合同補充協議』（見附件2.3）。

3.7.2　合同違約（具體規則詳見第二部分業務規則之3.2.6）

合同違約處理流程：

3.7.2.1　發生合同違約

合同履行過程中，我司發現供應商發生違約，不能履約或延遲履約等行為，或我司無法履行或延遲履行合約。

3.7.2.2　編制合同違約處理方案並審批（具體規則詳見第二部分業務規則之3.2.6.3）

•我司与供應商按照合同約定辦法處理合同違約。

•工程組負責處理合同違約事項，並於系統編制合同違約處理方案並提交審批。

3.7.2.3　提供合同違約處理意見

工程組可視發生合同違約的具體情況諮詢秘書處，秘書處提供合同違約處理意見。

3.7.2.4　承擔責任及履行義務

違約解決方案經審批後，我司及供應商根據發生違約情況，承擔相應的責任及履行相應的義務。

3.7.2.5　合同糾紛

我司与供應商如不同意依合同約定辦法解決合同違約時，則雙方按照合同糾紛流程（詳見3.7.4）進行處理。

3.7.3　合同解除（具體規則詳見第二部分業務規則之3.2.7）

合同解除處理流程：

3.7.3.1　提出合同解除

合同履行過程中，供應商或我司可視工程具體情況，提出合同解除的需求。

3.7.3.2　解除合同

合同一方提出解除合同且符合合同法定解除條件，則解除合同。

3.7.3.3　協商解除合同

合同一方提出解除合同且不符合合同法定解除條件，則需合同雙方商協商解除合同。

3.7.3.4　編制合同解除內容及審批

我司與供應商經過協商同意解除合同時，工程組需於系統編制合同解除內容並提交審批。

3.7.3.5　簽訂合同解除補充協議

合同解除經審批後，參照合同訂立程序進行簽訂『合同解除補充協議』。

3.7.3.6　合同糾紛

我司與供應商經協商，任意一方不同意解除合同，則雙方按照合同糾紛流程（詳見3.7.4）進行處理。

3.7.4　合同糾紛（具體規則詳見第二部分業務規則之3.2.8）

合同糾紛處理流程：

3.7.4.1　產生合同糾紛

合同履行過程中，我司與供應商因主觀或客觀原因發生合同糾紛。

3.7.4.2　進行協商談判

工程組就糾紛事件與供應商進行協商及談判。

3.7.4.3　提供糾紛處理意見

解決合同糾紛時，工程組可視需要諮詢秘書處，由秘書處提供糾紛處理意見。

3.7.4.4　簽訂合同補充協議

我司與供應商協商談判如達成一致意見，則參照合同訂立程序簽訂合同補充協議。

3.7.4.5　根據合同約定選擇進行仲裁或訴訟

我司與供應商協商談判如意見不一致，則根據合同約定選擇進行仲裁或訴訟。

3.7.4.6　研究商討仲裁或訴訟方案並審批

工程組結合秘書處提出意見提出仲裁或訴訟方案並提交審批。

3.7.5.7　進行仲裁或訴訟

仲裁或訴訟方案經審批後，工程組根據法律程序對供應商進行仲裁或提出訴訟。

3.8　合同終止

我司及供應商履行合同規定的全部义务後，合同即终止。

3.9　合同文本歸檔及管理（具體規則詳見第二部分業務規則之3.2.9）

3.9.1　分類登記合同檔案信息

•工程組於系統進行合同檔案信息的分類登記及存檔，合同相關的文件於系統進行儲存，並生成『合同管理臺帳』（見附件2.4）進行管理。

•工程組對簽署有效的合同文本（含合同附件、合同處理程序產生的文件）需保留一套完整的檔案存檔。

如其他部門需要索取列印本，須按3.9.4進行借閱登記。

•存檔與標識

合同的記錄按分類建立獨立檔案，並以個別文件夾把相關記錄存放，於文件夾面上註明內裡文件之名稱，編排方面按時間的先後次序進行編排。

3.9.2　分發合同檔案

合同檔案經審批確認後由工程組進行分發，並於『合同分發簽收表』登記（見附件2.5）。

•合同的分發嚴格按照合同內容傳送給所需要的公司/部門或人員。

3.9.3　合同的注銷

•如發現合同檔案已到保管期（合同保管期規定詳見第二部分業務規則之3.2.9.3），提交『合同銷毀記錄清單』（見附件2.6）進行審批，於系統資料庫中的被取消的文件標識為『已取消文件』。

•如是新版本合同文件，於系統資料庫中的舊版本文件標識為『舊版本文件』。

•所有舊版本或需銷毀的列印本需由工程組負責收回及即時註銷。

3.9.4　借閱及歸還

•公司/部門因工作需申請借閱合同檔案，提出『合同借閱申請』（見附件2.7）。

（借閱申請批簽規則詳見第二部分業務規則之3.2.9.6）

•工程組收到公司/部門之『借閱申請』進行審批，及辦理借閱手續，於『合同借閱/歸還登記表』登記（見附件2.8），借閱人進行簽收。

•公司/部門需在規定的時間內交还合同檔案，工程組核對合同檔案完好後，進行簽收，於『借閱/歸還登記表』登記。

3.9.5　合同的保密（具體規則詳見第二部分業務規則之3.2.9.4）

合同的建立、分發、存檔、借閱、注銷需嚴格遵守『合同保密制度』

4、業務流程

詳情請參閱：

《工程合同管理流程圖》，（PDF檔，OP-總辦地產組工程項目管理業務分析之工程合同管理流程圖V1.0）。

5、分工（RACI:

R參與執行及有責任;A–被問責;C–被諮詢;I–被知會）

5.1　工程項目合同管理

業務活動內容編號

單位活動

活動描述

總辦地產組

集團下屬公司/部門

集團董事兼總經理/董事局

秘書處

供應商

3.1

合同諮詢

工程項目立項後，視項目性質，工程組可向秘書處提出合同咨詢需求。

R/A

I

I

R/A/C

/

3.2

合同文本起草

工程組或供應商根據招投標文件起草合同文本。

R/A/C

I

I

C

R/A/C

3.3

合同談判

工程組及供應商對合同條款異議進行合同談判，確定並修訂合同內容。

R/A/C

I

I

C

R/A/C

3.4

合同的維護及審批

工程組於系統進行合同內容的維護及審批。

R/A/C

A/C

A/C

I

/

3.5

合同文本簽署

經審批之合同文本進行合同的簽署。

R/A/C

R/A

R/A

I

R/A/C

3.6

合同文本蓋章

經簽署之合同文本進行合同的蓋章。

R/A/C

I

I

R/A/C

R/A/C

3.7

合同履行

合同生效後，合同雙方嚴格按照合同要求履行合同。

R/A/C

R/A/C

R/A/C

C

R/A/C

3.7.1

合同變更

合同履行過程中，因客觀條件發生變化或供應商或我司提出合同變更需求。

R/A/C

R/A/C

R/A/C

C

R/A/C

3.7.2

合同違約

合同履行過程中，我司或供應商可能發生違約，不能履約或延遲履約等行為。

R/A/C

R/A/C

R/A/C

C

R/A/C

3.7.3

合同解除

合同履行過程中，因客觀條件發生變化或供應商或我司提出合同解除需求。

R/A/C

R/A/C

R/A/C

C

R/A/C

3.7.4

合同糾紛

合同履行過程中，我司或供應商因主觀或客觀原因發生合同糾紛。

R/A/C

R/A/C

R/A/C

C

R/A/C

3.8

合同終止

我司及供應商履行合同規定的全部义务後，合同即终止。

R/A/C

I

I

I

R/A/C

3.9

合同文本歸檔及管理

工程組將合同相關的文檔進行歸檔及管理。

R/A/C

I

I

I

/

5.2　合同變更

業務活動內容編號

單位活動

活動描述

總辦地產組

集團下屬公司/部門

集團董事兼總經理/董事局

秘書處

供應商

3.7.1.1

提出合同變更

我司或供應商提出合同變更需求

R/AC/I

R/AC/I

R/AC/I

I

R/AC/I

3.7.1.2

變更評估及分類

工程組接到工程變更申請後進行評估及分類

R/A/C

I

I

/

I

3.7.1.3

合同約定變更

供應商提出合同約定範圍內的變更

I

I

I

/

R/A/C

3.7.1.3.1

提出工程簽證

供應商提出合同約定變更後提出『工程簽證』

R/A/C

I

I

/

R/A/C

3.7.13.2

確認工程簽證

工程組對供應商提出的『工程簽證』進行核實確認

R/A/C

I

I

/

I

3.7.1.4

重大變更

我司或供應商提出合同重大變更

R/AC/I

R/AC/I

R/AC/I

I

R/AC/I

3.7.1.4.1

提出變更方案

工程組或供應商提供變更方案

R/AC

I

I

/

R/AC

3.7.1.4.2

變更申請及審批

工程組於系統維護合同變更信息及進行審批

R/AC

A/I

A/I

/

/

3.7.1.4.3

簽訂合同補充協議

工程組及供應商就合同變更內容參照合同訂立程序簽訂『合同補充協議』

R/AC

I

I

/

R/AC

5.3　合同違約

業務活動內容編號

單位活動

活動描述

總辦地產組

集團下屬公司/部門

集團董事兼總經理/董事局

秘書處

供應商

3.7.2.1

發生合同違約

合同履行過程中,我司或供應商違反合同約定條款

R/A/C

R/A/C

R/A/C

I

R/A/C

3.7.2.2

　編制合同違約處理方案並審批

工程組与供應商按合同約定方式解決違約，工程組維護合同違約處理方案並提交審批

R/A/C

C/I

C/I

C/I

I

3.7.2.3

提供違約處理意見

工程組在解決合同違約時可諮詢秘書處，由秘書處提供違約處理意見

I

I

I

R/A/C

/

3.7.2.4

承擔責任及履行義務

違約解決方案經審批後，我司及供應商承擔相應的責任及履行相應的義務

R/A/C

R/A/C

R/A/C

I

R/A/C

3.7.2.5　

合同糾紛

工程組与供應商如不同意按照合同約定辦法解決合同違約，則雙方按照合同糾紛流程進行處理。

R/A/C

I

I

I

R/A/C

5.4　合同解除

業務活動內容編號

單位活動

活動描述

總辦地產組

集團下屬公司/部門

集團董事兼總經理/董事局

秘書處

供應商

3.7.3.1

提出合同解除

合同履行過程中，我司或供應商提出解除合同

R/A/C

R/A/C

R/A/C

I

R/A/C

3.7.3.2

解除合同

合同一方提出解除合同且符合合同法定解除條件,則工程組與供應商解除合同。

R/A/C

I

I

I

R/A/C

3.7.3.3

協商解除合同

合同一方提出解除合同且不符合合同法定解除條件，則工程組與供應商協商解除合同。

R/A/C

I

I

I

R/A/C

3.7.3.4

編制合同解除內容及審批

工程組與供應商經過協商同意解除合同，工程組於系統維護合同解除內容並提交審批。

R/A/C

A/I

A/I

I

/

3.7.3.5

簽訂合同解除補充協議

合同解除經審批後，工程組及供應商參照合同訂立程序簽訂『合同解除補充協議』。

R/A/C

I

I

I

R/A/C

3.7.3.6

合同糾紛

工程組與供應商經協商，任意一方不同意解除合同，則參照合同糾紛流程進行處理。

R/A/C

I

I

I

R/A/C

5.5　合同糾紛

業務活動內容編號

單位活動

活動描述

總辦地產組

集團下屬公司/部門

集團董事兼總經理/董事局

秘書處

供應商

3.7.4.1

產生合同糾紛

合同履行過程中，我司與供應商產生合同糾紛

R/A/C

R/A/C

R/A/C

I

R/A/C

3.7.4.2

進行協商談判

工程組與供應商就糾紛事件進行協商及談判

R/A/C

I

I

I

R/A/C

3.7.4.3

提供糾紛處理意見

工程組在解決合同糾紛時可諮詢秘書處，由秘書處提供糾紛處理意見

I

I

I

R/A/C

I

3.7.4.4

簽訂合同補充協議

工程組與供應商協商談判如達成一致意見，則參照合同訂立程序簽訂合同補充協議

R/A/C

R/A/C

R/A/C

I

R/A/C

3.7.4.5

根據合同約定選擇進行仲裁或訴訟

工程組與供應商協商談判如意見不一致，則根據合同約定選擇進行仲裁或訴訟

R/A/C

I

I

I

/

3.7.4.6

研究商討仲裁或訴訟方案並審批

工程組結合秘書處提出意見提出仲裁或訴訟方案並提交審批

R/A/C

A/I

A/I

I

/

3.7.4.7

進行仲裁或訴訟

仲裁或訴訟方案經審批後，工程組根據法律程序對供應商進行仲裁或提出訴訟

R/A/C

I

I

I

R/A/C

6、業務控制及要求

6.1　業務運作配合

6.1.1　工程組負責起草合同，與供應商進行合同談判及安排/跟進簽訂正式合同，及對合同的履行過程進行跟踪及管理。

6.1.2　合同起草或合同談判及合同履行過程中遇到問題時，秘書處需給予意見支持或法律支持。

6.2　系統配合：

6.2.1　工程組能於系統進行合同主要內容的維護及審批，且相關的信息能於系統存儲、流轉，及分發。

6.2.2　工程組能於系統生成合同變更、合同違約、合同糾紛、合同解除、合同銷毀等文件的批簽。

6.2.3　『合同掃描件』、『工程量清單』等資料能上傳系統進行批簽、存儲及流轉。

6.2.4　能於系統生成合同編碼進行合同管理。

6.2.5　能於系統建立合同管理目錄，分類管理，並能生成相關報表進行查詢及跟進。

1、應用範圍：

本規則適用於旭日集團總經理辦公室地產組之工程合同管理業務。

2、業務範圍：

從工程合同起草至工程合同終止進行合同文本歸檔及管理。

3、定義及規則：

3.1　定義：

供應商是指以合同方式為公司提供有償服務的單位，主要服務包括：

設計、諮詢、監理、勘察、項目施工、設備供應、法律諮詢。

3.2　規則

　3.2.1　合同文本起草

3.2.1.1　合同起草需結合國家標準的『建設工程合同範本』及公司實際情況進行編制。

3.2.1.2　工程合同範本基本包括：

施工合同、服務合同、改善工程合同、施工指令單。

3.2.1.3　『施工指令單』（見附件2.9）只適用於工程價款小於一萬元的工程項目。

3.2.1.4　合同文本起草主要內容基本包括但不限於以下內容：

•工程名稱、地點、範圍、內容，工程價款及開竣工日期

•雙方的權利、義務和一般責任

•工程質量要求、檢驗與驗收方案

•合同價款調整與支付款方式

•違約責任及處置方法

•安全生產防護措施

3.2.2　合同的維護及審批規則

3.2.2.1　合同維護內容基本包括，但不限於以下內容：

•甲乙方名稱

•工程地點

•工期

•工程價款

•付款方式

•質保期

•幣別

•匯率

3.2.2.2　『合同文本掃描件』、『施工圖』等資料採用附件形式上傳於系統進行批簽、流轉，容量控制在10兆以內。

3.2.2.3　合同編碼規則：

　合同名稱：

城市名—物業名—工程項目內容

例：

惠州市真維斯大廈園林建設補充協議

合同編碼：

城市代碼—工程類型—年份—流水號—補充協議

如記：

HZ—BJ—2013—001—1（補充協議）

3.2.2.4　合同審核要點：

1）合同的合法性：

包括供應商有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力，合同內容是否符合國家法律、政策的規定。

2）合同的嚴密性：

包括合同應具備的條款是否齊全，我司及供應商的權利、義務是否具體、明確，文字表述是否確切無誤。

3）合同的可行性：

包括我司及供應商特別是供應商是否具備履行合同的能力、條件，預計取得的經濟效益和可能承擔的風險，合同非正常履行時可能受到的經濟損失。

3.2.2.5　合同批簽規則：

1）所有合同需經地產組主管或董事局審批。

2）視項目需要，由集團下屬公司/部門主管或集團董事兼總經理加簽。

以上合同內容的批簽，若未通過則需重新進行合同談判及修訂合同內容再次送批或重新起草合同文本，其中送批人員與審批人員需設定為不同的人員。

3.2.3　合同文本簽署

•合同簽署包括簡簽及全簽，甲方簡簽人員視項目需要主要包括工程組主管、地產組主管、集團下屬公司/部門主管，全簽人員主要有董事局。

3.2.4　合同文本蓋章

工程組視工程項目實際情況選擇公章進行合同蓋章。

•維修保養類工程項目由地產組蓋『惠州市輝年物業管理有限公司』公章。

•報建類工程項目、資本性工程項目等工程項目由秘書處蓋『真維斯服飾（中國）有限公司』公章。

•口岸工程項目由口岸公司蓋『口岸公司』公章。

•集團董事兼總經理委托輝年管理的工程項目由地產組蓋『惠州市輝年物業管理有限公司』公章。

另外，合同頁數在一頁以上，應加蓋騎縫章。

3.2.5　合同變更

合同變更主要分合同約定變更及合同重大變更，視變更影響分工期變更及費用變更。

3.2.5.1　工期變更系統維護基本包括，但不限於以下內容：

•原批簽工期

•原批簽工期內完成的項目內容

•變更工期

•變更工期完成的項目內容

•變更原因

•是否增加費用

•增加費用原因

3.2.5.2　工期變更批簽規則：

同上3.2.2.5合同批簽規則。

3.2.5.3　費用變更系統維護基本包括，但不限於以下內容：

•項目名稱

•發包單位

•承包單位

•施工期

•項目內容

•原工程量

•增加工程量

•預算價

•結算價

•增（減）差額

3.2.5.4　費用變更批簽規則：

同上3.2.2.5合同批簽規則。

3.2.6　合同違約

3.2.6.1　合同違約處理方法主要包括：

1）要求供應商繼續履行合同；

2）要求供應商支付違約金；

3）要求定金擔保；

4）要求賠償損失。

如為我司自身違約的，工程組應與供應商協商解決辦法，將辦法上報上級領導，經批准後，承擔相應責任、履行有關義務。

3.2.6.2　合同違約於系統維護基本內容包括但不限於以下內容：

•合同編碼

•合同名稱

•合同簽訂時間

•合同履行問題描述

•處理意見

•處理結果

3.2.6.3　合同違約處理批簽規則：

1）所有合同違約處理需經地產組主管審批。

2）視項目需要，由集團下屬公司/部門主管或集團董事兼總經理或董事局加簽。