集团档案管理制度.docx

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集团档案管理制度

档案管理目录

1、集团档案管理范围及类目设置-----------------------1

2、集团档案管理职责分工--------------------------------3

3、集团各门类档案的归档要求-------------------------4

4、集团各门类档案的管理制度--------------------6

5、集团档案的借阅制度--------------------------------11

6、集团档案库房制度与保密制度--------------------14

7、集团档案销毁制度-----------------------------------15

8、集团各门类档案收集范围表---------------------16

9、集团档案管理网络图-------------------------------34

档案管理制度

第一章目的

第一条为更好地贯彻政府档案管理有关法规，做好整个集团的档案管理工作，使档案资料在得到完整、系统、规范、安全保管的基础上，得到充分、有效的利用，保障集团的业务发展，特制定本规定。

第二条本规定适用于集团所属各职能部门、各控股项目集团，相关各合资合作集团参照执行。

2.范围与类目设置：

2.1本规定涉及集团综合文书类（党群工作类、行政管理类、经营管理类、会计档案类、企业职工档案类、名人档案类）、基本建设类（工程建设文件、工程监理文件、工程施工文件及竣工验收文件）、实物类、声像类及图书类五大类档案资料的收集归档、使用管理的内容和程序。

2.2类目设置

2.2.1一级类目：

按照北京市《档案管理法》，结合集团自身情况，企业的档案共设置1、综合文书类（党群工作类、行政管理类、经营管理类、会计档案类、企业职工档案类）2、基本建设类（工程建设类、监理文件、施工文件、设计文件）3、实物类4、声像类5、图书类五个一级类目。

（具体类目设置详见附件1—4）

2.2.2二级类目设置：

按照集团的实际情况一级类目作以下二级类目设置：

（1）、综合文书类的二级类目设置：

党群工作类、行政管理类、经营管理类、会计档案类、企业职工档案类

（2）、基本建设类的二级类目按工程项目设置：

同一工程项目内包含：

A工程建设文件

B工程监理文件、C工程施工文件及D竣工验收文件四个二级类目。

（3）、实物类的二级类目设置：

奖品实物档案、印信实物档案、名人字画实物档案、集团发展中的有纪念意义的其它实物。

（4）、声像类档案的二级类目设置：

照片实物档案、盘片、录音、录像实物档案

（5）、图书类二级类目设置：

业务类、管理类、旅游类、建筑类及其它类

2．2．3三级类目设置：

按照集团的实际情况，二级类目作以下三级类目设置：

（1）、党群工作类设置：

党务工作、工会工作、宣传工作三个三级类目。

（2）、行政管理类设置：

行政事务、人事管理、审计工作、法律事务、后勤福利五个三级类目。

（3）、经营管理类设置：

计划统计、财务管理、资金管理、董事会、监事会、工商管理、企业管理、项目管理、客户管理、房产管理十个三级类目。

（4）、会计档案类设置：

凭证、帐册、账务报告、其它四个三级类目。

（5）、企业职工档案类设置：

在职员档案、离职员工档案二个三级类目。

2.2.4一个二级类目的内容不能同时交叉出现在两个以上的一级类目中。

3.类目编号

3.1编号原则

3.1.1一级类目的编号一律采用阿拉伯数字，其表示为：

1　　综合文书类

2　　基本建设类

3实物类

4声像类

3.1.2二、三级类目采用阿拉伯数字隶属编号。

3.1.3类目与类目之间采用“·”圆点间隔号断开。

3.1.4分类号与案卷顺序号之间采用“—”（横杆）符号连接。

3.2类目标识的确定

3.2.1综合文书档案类（即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、会计档案类、企业职工档案类），其编写方法如下。

X·X·X·X--XXX

　　　　　　顺序号

年号

　　　　　　三级类目

　　　　　　二级类目

一级类目

例如：

党群工作类中的党务工作“1·1·1·2001-001”。

经营管理类中的工商管理“1·3·6·2001-001

3.2.2为了便于集团的档案管理,做到统一规范化,各个集团我们各给一代号：

集团名称集团代号

企业T01

A公司T02

B公司T03

C公司T04

3.2.3基本建设类档号不设年号，按北京市城建档案的组卷标准进行编号，编写方法如下：

X·X·XX—XXX

顺序号

类别编号

项目集团（集团代号代替）

一级类目

例如：

北京汇洋天成立项文件：

2·T13·A1—001

按集团分年度顺序排列，按属类流水号编制。

4.职责分工

4.1档案工作主管领导：

集团行政办公室主任作为集团档案室主管领导，代表集团总经理负责组织集团档案管理制度的制定、执行和督促检查。

对企业档案管理工作负有领导责任。

4.2档案主管部门：

企业办公室作为集团档案管理的主管部门。

负责根据政府相关规定，拟定集团档案管理制度，督促检查制度的落实情况，指导相关单位的档案管理工作，并具体负责统一保管集团的重要综合文书类档案和工程类档案。

4.3集团档案主管部门负责人：

负责档案主管部门工作的领导，负责组织档案管理制度的拟定，以及档案管理工作的检查、监督和指导。

对集团总部档案管理工作负有归口管理责任。

4.4企业档案室设档案主管，对集团档案管理工作负有监督指导责任，对重要档案资料负有直接管理责任。

具体包括：

4.4.1负责集中、统一管理本集团的全部档案。

指导、检查、监督、协助部门档案管理员做好各门类档案的形成、立卷、归档，按时完成档案的接收、移交工作。

4.4.2负责企业档案管理制度的拟定。

4.4.3对接收入库的各门类档案进行分类、整理、编制多种检索工具，为集团各项工作服务。

4.4.4熟习室藏档案内容。

开发档案信息资源，热情、准确、及时地为利用者提供档案调阅及档案的催还工作。

4.4.5负责向领导提供需销毁档案清册，经批准后参加监销工作。

4.4.6负责企业档案库房的建立、管护工作,维护档案的完整、系统与安全。

4.4.7负责项目集团档案管理网络的建立,并对其进行业务培训和监督指导。

4.4.8部门领导交办的其它工作。

4.5集团所属各部门和项目集团负责人：

对本部门、本项目集团所有档案资料的管理工作负有直接领导责任。

4.6根据项目的规模情况，各项目集团设专职资料员，其它情况下则按照由各项目设定的兼职档案管理人员进行资料管理，各项目专职资料员对项目档案管理工作负有监督指导责任，对移交前的重要档案资料负有直接管理责任。

具体包括：

4.6.1接受集团档案室档案主管档案业务方面的监督、指导。

4.6.2负责收集、整理、保管本项目重要基建文件，并形成电子目录，按照规定及时向集团档案室做好移交工作。

4.6.3负责工程竣工档案的监督、编制并参与报建，对各专业施工图纸的保管与发放工作。

4.6.4负责监督和检查各参建单位工程资料的形成、积累和立卷工作。

4.7集团各部设兼职档案管理员，暂时由各部行政助理或行政秘书担任，职责如下：

4.7.1兼职档案员要热爱档案工作，工作积极、认真、负责，熟悉本部门业务。

4.7.2兼职档案员依据各部门档案归档范围的要求，负责管理、收集本部门的文件资料，力求使本部门文件保持齐全、完整。

4.7.3兼职档案员应随时对已阅办的文件及时进行收集整理，对所收文件进行登记、检查完整情况，按规定时间向档案室主管移交。

4.7.4个人不得擅自带走和销毁文件，不得长期保存原件和积压文件。

4.7.5因工作外出，应指定他人负责代理工作，工作调动时，要办理文件交接手续。

4.7.6兼职档案员在做好本部门文件资料归档工作的同时，还要做好本部的资料积累工作（包括实物档案以及领导外出开会带回的有保留价值的文件材料），及时集中移交档案室保管。

4.8各位员工作为各种档案资料的第一经手人，应认真妥善保存工作中形成的各种档案资料，及时做好向专兼职档案管理员移交工作。

5.内容

5.1档案管理总则

5.1.1档案管理工作是企业知识管理和基础管理工作的重要组成部分，是维护集团经济利益、合法权益、保留历史真实面貌的一项不可或缺的工作。

为适应集团业务发展的需要，加强信息的归集、整理和流通，档案管理工作将作为一项重要内容纳入集团各级经营管理人员、专业技术人员的职责范围和有关人员的岗位责任制。

5.1.2集团的档案全部归集团所有，任何单位和个人都不得私自保存；集团全体员工都有责任支持集团档案系统的工作，严守机密，确保集团档案的完整和安全。

5.1.3为保证档案资料的完整、准确、系统、安全和有效利用，由集团档案室作为集团档案主管部门，对重要档案资料实行定期收集、统一管理。

5.2档案归档要求

5.2.1综合文书类档案归档要求

5.2.1.1集团的文件资料是伴随集团的开发、经营活动及其管理工作而形成的，它是真实记载和反映集团各项活动的原始记录。

每位经理、员工都有义务和责任及时将日常工作中形成的文件资料交于专、兼职档案管理员，由其向档案主管部门移交。

5.2.1.2集团在日常运作中，要遵循经营管理、工程建设等各项工作和文书处理的程序进行收集、整理、预立卷归档。

5.2.1.3每一年度各项目公司由专职或兼职档案员对在各项活动中产生的管理性文件材料进行收集整理，经部门负责人审核后，于次年三月底之前填写一式二份移交清册向集团档案室移交；存本部门的文件资料于次年四月底之前完成组卷工作。

5.2.2工程类档案（基建档案）归档要求

5.2.2.1工程类档案是集团档案全宗的重要组成部分，它包括工程建设的前期、设计、施工、竣工等阶段过程中形成的具有保管价值的文字、图纸、照片等材料。

5.2.2.2工程类档案由各项目公司负责，具体工作由各项目公司专职或兼职档案员完成，集团档案室档案主管提供业务指导。

5.2.2.3工程类档案在项目结束后按每个阶段进行收集。

5.2.2.4工程类档案整理工作在项目竣工后，按阶段将项目所形成的文字材料和图纸（包括照片、底片、录像和磁盘、光盘）加以整理、进行分类组卷，组成保管单位，填写保管期限，由负责人员审核后，三十天到三个月内移交集团档案室归档。

5.2.2.5工程类档案保管期限按国家有关规定进行划定，所有项目工程类档案均由集团档案室保存。

5.2.3声像类档案归档要求

5.2.3.1归档的声像材料必须原版、原件。

5.2.3.2归档的声像材料要齐全、完整。

照片、录音、录像、应说明时间、地点、事由、人物、摄影者。

照片与底片的影像要相符。

特别重要的照片无底片时也应归档。

采用数码相机拍摄的照片，经筛选后，将电子版及文字说明一并移交。

填写移交目录一式两份，双方在移交目录上签字。

5.2.4实物类档案归档要求

5.2.4.1奖品实物档案一般应同时有批准单位要求填报的表格、批复等文字材料，此类材料按文书材料归档。

实物上未表明获奖名称的，应附说明，内容包括获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。

5.2.4.2印章归档时应附印模一式两份。

并分别由移交人、接收人签字。

5.2.4.3物品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、收受时间、地点、事由、赠送人、接收人。

清单一式两份。

5.2.4.4发现认为有保留价值的、能反映集团发展历程的物品，经档案室认定后即可归档。

6.各门类档案的管理制度

6.1综合文书类管理制度：

6.1.1目的：

为了加强集团档案工作建设，实现档案工作规范化，提高科学管理水平，有效地为本集团各项工作服务。

依据《北京市档案管理实施细则》的规定，特制定集团文书档案归档制度。

6.1.2集团档案室负责对集团生产经营业务运作中所形成的文书资料的收集、整理和归档工作进行监督、指导。

6.1.3文书档案的管理原则：

文件资料的收集、管理坚持职能部门负责制度。

两个以上的业务部门共用承办所形成的文件资料，由最后承办部门归档。

本集团同外单位联合制发的文件，由集团主办部门立卷

6.1.4归档范围（详见文书档案归档范围）：

1、集团自身形成的直接反映本集团主要工作活动的资料。

2、集团下属各公司报送具有参考价值的文件资料。

3、非隶属机关颁发的本单位执行的文件及与本单位联系、协商工作重要来往文件。

4、集团各部门在工作活动中形成的全部文书资料，均由档案室实行集中统一管理和保管。

任何单位和个人不得据为己有，以维护集团档案的完整与安全，便于各项工作利用。

6.1.5不归档综合文书资料范围

1、集团文件中重复文件。

2、无保存价值的函件、便条、信封、文件草稿及一般事务的电话记录等。

3、未经会议讨论、未经领导审阅签发、未生效文件、一般性文件历次修改（主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外）。

4、部门互发的与本部门业务没有直接关系不需办理的只有临时性参考作用的文件资料。

6.1.6归档时间、手续

文件接收时间：

每年形成的文件材料，由各部门专、兼职档案员负责收集整理，在次年3月底前向集团档案室移交归档。

归档手续：

移交（接收）档案时，要认真履行交接手续，填写档案移交（接收）登记簿，接、收双方签字，以示负责。

6.1.7文书档案归档、立卷质量要求

1、为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关各部门兼职档案员完成，集团档案室提拱指导。

2、案卷质量总的要求是遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件之间有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

　归档的各种文件资料一律要原件。

归档文件资料份数、页数均应齐全完整。

3、在归档的文件资料中，应当将每份文件的正件与附件、正本与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起。

4、卷内文件的排列批复在前、请示在后，正件在前，附件在后，正本在前，定稿在后，重要规章制度性文件的历次稿件依次排列在定稿之后，结论、决定、处分的文件在前，依据材料在后。

5、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷，跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。

6、档案管理工作的各种图表和各种用具应统一使用北京市档案局印制的标准用具。

6.2基建档案的管理制度

6.2.1目的：

基本建设（下称基建）档案是集团的重要档案，为了建立完整的基建档案、提高基建档案的管理水平，充分发挥基建档案的作用，根据集团的实际情况，制定本制度。

6.2.2基本原则：

1、凡属集团基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。

2、基建档案工作要做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。

6.2.2归档范围《详见各门类档案归档范围》

1、归档内容包括基建文件、监理文件、施工文件及设计文件，具体详见《各门类档案归档范围表》

2、归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文字，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

6.2.3不归档的基本建设类文件资料

1、正式施工前的草图、未定型图纸

2、重份文件和重份图纸

3、无查考价值的临时性、事务性文件

6.2.4归档程序

1、各项目要有一名主管领导分管基建档案工作，并配备专职资料人员（不可由行政秘书担任），负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。

集团档案室提供业务指导。

2、集团档案室随时了解大型基建项目主要的工程进度、督促专职资料员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。

3、凡利用基建档案过程不允许随便更改，如需更改，必须填写变更通知单并履行批准手续。

4、工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证。

5、根据基建文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。

管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

6.2.5归档时间及手续

1、按项目的工作阶段或子项目结束归档，停、缓建工程技术档案应在工程停、缓建后立即归档。

?

2、竣工档案在工程验收合格后四个月内向集团档案室报送。

3、集团档案室依据《北京市2003年规程》中内容进行基建材料的验收工作。

4、集团档案室要对移交的基本建设类档案认真进行审查、验收，清点无误后，交接双方在移交清单上签字或盖章，各执一份存查。

6.2.6基本建设类组卷原则

1、竣工档案要遵循工程竣工文件的自然形成规律，并保持案卷内基建文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系，符合其专业特点，便于保管和利用。

一般要求：

建设项目按单项工程组卷；单项工程按先文字、后图纸组卷；文字材料和图纸均按专业分类。

?

2、质量要求，?

组卷前要详细检查基建文件、施工技术文件和竣工图是否按要求收集齐全、完整，做到不丢项不漏项，图实相符。

文字材料的抄写件要字迹工整；复印件要字迹清楚、牢固，能适宜长期保存。

编绘的竣工图应是新兰图，图面整洁、线条字迹清楚，修改符合技术要求，图纸反差良好。

竣工图逐张加盖竣工图章。

3、卷内文件材料排列顺序要依据卷内的材料构成而定。

一般顺序为：

封面、目录、文件材料部分、备考表、封底。

组成的案卷力求美观、整齐。

?

4、编写页号以独立卷为单位。

有书写内容的页面均需编写页号。

页号编写位置在文字材料的下角，双面书写的文字材料页号编写为正面在右下角，背面在左下角。

图纸折叠后无论何种形式，一律编写在右下角。

6.3声像档案管理制度

6.3.1目的：

声像档案是本集团在各项活动中直接形成的、有保存价值的，以感光、磁性等特殊材料为载体的档案，它是集团档案的组成部分。

为了加强声像档案管理，更好地开发利用声像档案信息资源，特制定本制度。

6.3.2归档范围：

1、集团召开的重要会议及重要活动形成的声像材料。

2、国内外重要宾客和着名人物参加集团各项重要活动形成的声像材料。

3、集团重点工程的基地原貌、奠基仪式、竣工典礼、建筑外观形成的声像材料。

4、集团级以上的各级劳模，先进人物及本集团荣获市级以上荣誉的实物照片（奖杯、奖牌、证书、锦旗）。

5、集团历届主要领导人的标准工作照片。

6、其它具有保存价值的声像材料。

6.3.3声像档案的保管

1、适宜的温湿度，应达到温度14度——24度，相对湿度35%——45%度。

2、加强四防措施：

（1）防水；

（2）防光；（3）防尘；（4）防磁。

3、照片应加强底片保管。

要定期检查照片、底片有无发黄、发霉、变质等现象，发现问题及时进行技术处理。

4、录音、录像档案加强核对验收，定期检查（一般每隔半年倒带一次，防止粘连）。

5、声像档案的保管期限及鉴定销毁与相应的纸质文字材料的规定相一致。

长期、永久保管的声像材料，应将录像带转换成光盘形式保管。

销毁方式按声像载体材料的特点进行。

6.3.4声像档案的借阅

按照本集团《档案借阅制度》办理外，另有以下规定：

1、声像档案不得转借。

如有损坏，借阅部门负责赔偿、修理。

2、所借声像档案未经董办领导批准，不得转录翻印。

3、原版声像档案、母带一般不借出，特殊情况需借出的应经董办领导批准。

6.4实物档案的管理制度

6.4.1目的：

为了加强集团实物类档案（以下简称实物档案）的收集、整理，进行统一管理，更有效地保护和利用档案资源，结合集团具体情况，制定本办法。

6.4.2归档范围

1、奖品实物档案：

集团在重大社会活动中获得的市级（区级？

）以上（含市级）颁发的奖杯、奖状、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。

2、印信实物档案：

机构变更或撤、合并失效的印章，包括钢印、胶印，木印等经公

安机关审批后制作的印章。

3、名人字画实物档案：

各级领导人及社会知名人士为集团的题词、作画。

4、集团发展中有纪念意义的物品：

集团自成立以来使用过的牌、匾等用具。

5、集团与国内、外交往中收受的礼品

6.4.3保管期限：

实物档案一般比较珍贵，因此均为永久保存。

6.4.4归档时间和移交手续

1、奖品类实物档案一般于每月底前向档案室移交。

印章、字画、礼品可随时向档案室移交。

2、实物档案移交前，移交部门要填写移交目录一式两份，交接双方各存一份备查。

3、如归挡单位因特殊原因不能及时交付实物的，经主管领导同意后应先将实物登记编号，再由领回人在实物档案登记薄上签字。

可在其部门暂存。

6.4.5实物档案的管理原则

1、档案室要编制实物档案目录，注明每件物品的名称、授予或赠与单位或姓名、接受时间、归档时间。

注明物品存放的架号或摆放地点。

2、档案室要对所有实物档案逐件编制档号，需长期保存的要将档号标志附在相应实物上

3、各类实物档案在归档时拍成照片以便长期保管，实物档案的照片和底片同时存挡，并按照片档案管理办法编写说明，注明授予者、授予时间、授予理由和接受部门。

4、对于不需长期保管的物品（如挂旧的锦旗、损毁的纪念品），需在拍照后编制销毁清册处理（见集团销毁制度）

6.5会计档案管理制度

6.5.1会计类档案是一种专业性较强的经济档案，其内容包括凭证、帐簿、报表及其它等材料是企业档案的重要组成部分。

6.5.2会计类档案归档范围为集团内全部经济业务所形成的财会档案，归档要求会计类档案在财务部门保留三年，第四年三月底前向集团档案室办理移交手续。

6.5.3工程项目会计档案归档要求：

待工程项目竣工后向集团档案室办理移交手续。

6.5.4档案部门接受应保管的会计档案原则上保持原卷（册）的封装，确需要重新整理的，须会同财务部门和经办人员共同拆封整理，

6.5.5会计档案保管期限为：

凭证十五年，现金和银行存款日记帐二十五年，总帐分类帐十五年、月（季）报表五年、年度报表为永久。

6.5.6会计档案借阅原则只提供本单位会计人员，其它部门和外单位需查阅，必须经集团总裁同意。

7.档案借阅制度

7.1凡需借阅档案者，均须填写《文件借阅申请单》，经各级领导签批后方能借阅。

7.2文件原件借阅由申请部门负责人→档案管理部门负责人→分管副总→总经理确认后交于档案室；其它类文件借阅、复印由申请部门负责人→档案管理部门负责人确认后交于档案室；查阅会计档案必须有财务部负责人确认；秘密、机密、绝密文件查阅由副总级以上人员审核确认。

7.3借阅档案的经办人必须是本集团员工。

7.4按照集团《保密制度》相关要求，档案室入档时盖印确认的秘密、机密、绝密文件严禁带出档案室且不得随便复印。

合同类文件原件一般情况下不予外借。

会计档案原件不予外借。

集团内查阅会计档案要按规定办理手续，上级机关或外单位需要查阅的，要经董事长批准，且派专人陪同阅看。

7.5借阅期限：

属于一般性文件，不得超过2天；秘密、机密、绝密性文件，不得超过1天。

预计归还日期到期后应立即归还；如需再借，应办理续借手续，档案主管负责对到期档案催回。

7.6借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。

借阅档案交还时，档案室须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，及时报告综合管理部，对其进行相应的处理。

7.7外单位借阅档案，必须经档案室主管领导批准后，由与外单位接洽部门的秘书负责到档案室办理借阅手续。

7.8借阅档案到