公文写作常见错误.docx

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公文写作常见错误

公文写作常见错误

　尽管国务院、国电公司的《公文处理办法》及国家标准《公文格式》对公文的种类、格式、行文规则等都作了明确规定，在我们一些电力企业尤其是基层部门，写作公文还经常存在各种各样的错误。

究其原因，主要有：

①对上述规定、标准不熟悉，也没有好好学习，基本上是个门外汉;②对最新的规定、标准不了解，仍然沿用旧的、不规范的写法;③写作态度不够认真，没有严格按照规定、标准的要求去做;④文字表达能力较差，又没有反复推敲认真修改。

明确了错误原因，就可以根据自已的具体情况，有的放矢地加以解决，避免写作错误的产生。

　下面，对公文写作中一些常见错误及其改正办法作一简要介绍：

　一、文种不明　即从公文的标题上看不出属于哪种公文。

例如“关于接待德国×××公司总裁访问的事”这一标题，就没有表明是“函”，是“请示”，还是“通知”;而《国家行政机关公文处理办法》明确规定：

“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

”又如“汇报电力标准化工作”这一标题，不仅没有文种，连题意也不清。

应该根据这份文件的内容与目的，或者把它改为公文类的“××××（发文单位）关于电力标准化工作的报告”，或者改为事务类的“××××（发文单位）电力标准化工作总结”。

　二、生造文种　一种情况是把性质、用法不同的文种混为一体，拼凑在一起，不伦不类，例如“关于×××的请示报告”;另一种情况是把某些事务文书或规章制度类文书当作机关公文那样直接行文，例如把“计划”、“安排”、“总结”、“制度”、“细则”等直接作为公文印发。

　第一种情况容易改正，只要根据公文内容确定一个文种，把另一个删去即可。

第二种情况则应这样处理：

如果这些事务类、规章制度类文书要像正式公文那样行文，下行的可以采用“通知”文种，用以下方式行文：

（1）规章制度类文书以“印发”形式行文。

如××省电力有限公司《关于印发〈××省电力有限公司公文处理规则〉的通知》，把发布的规则作为通知的附件，一起行文。

（又，《国家电力公司公文处理办法》第十六条规定：

“公司内部规章制度，以‘国电内规’字号印发，由法律事务部审核编号。

”据此，规章制度类文书也可以不用“通知”文种而直接行文，但字号及审核编号部门应按规定。

）　

（2）事务文书以“转发”或“批转”的形式行文（上级、同级或不相隶属单位的用“转发”，下级单位上报的则用“批转”）。

如《关于转发××电业局1999年工作计划的通知》，将《1999年工作计划》作为通知的附件行文。

　如果是上行公文，可用“报告”行文，把要报送的事务文书、规章制度类文书作为附件。

　三、错用文种　错用文种的情况更为常见，大致有以下几种：

（1）把“请示”误为“报告”。

例如《关于××电厂国有资产评估立项的报告》，其内容是申请对现有国有资产进行评估立项，应使用“请示”，却误用为“报告”。

（2）滥用“通知”。

即把本该用“决定”、“规定”、“办法”、“通报”的误为“通知”。

　（3）滥用“请示”。

有些单位向同级单位或者有关业务部门提出某些请求批准或办理的事项时，不用本该使用的平行文种“函”，特地用“请示”这一上行文种，认为这样做是尊重对方，好办事。

这种做法破坏了行文规则，必须改正。

　（4）“批复”误用为“通知”或“函”。

对下级的“请示”，必须用“批复”这一文种作答复，但有的公文却写成《关于批复××××的通知（或函）》，应改为《关于××××的批复》。

　（5）”函”误用为“批复”。

某些业务主管部门在答复不相隶属单位请求审批的有关事项时，本该用平行文“函”，却写成《关于×××（单位）×××（事项）的批复》。

　（6）误用处分事项公文文种。

“决定”和“通报”均可用于处分事项。

处分“决定”是行政处分的正式文件，要装入被处分人的档案;批评性“通报”主要起教育警醒作用，不装入档案。

批评性“通报”可以带附件（即关于事件或事故的调查报告），处分“决定”不能带。

处分“决定”一般让有关人员知晓即可;批评性“通报”要发送到下属各单位，甚至要抄送有关的不相隶属的单位。

因此，应该根据处分事项具体情况正确选用，以避免误用文种。

　四、越级行文　《国家行政机关公文处理办法》规定：

“一般不得越级请示和报告”。

因此，除了特别紧急的情况，上行文都应按隶属关系向上一级机关（单位）行文，逐级上报。

即使因特珠情况必须越级行文，也应同时抄送被越过的上级机关（单位）。

但是在有些基层单位，所写的公文还经常出现越级上报的问题，必须坚决纠正。

　五、格式不全　公文格式中规定的各个组成部分，有许多是每一份公文都不可缺少的要素。

如果在某一份公文的具体写作中，该标识的要素没有标识，就是格式不全（如缺少发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、附件、成文日期、主题词等）。

纠正这类错误的唯一办法就是认真检查，看到底有哪些部分该写而没写，然后将残缺的部分补写上去。

　六、发文字号混乱　发文字号应当包括发文机关（单位）代字、年份、序号。

年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号混乱的表现主要有：

项目不完整;年份用中文数码标识或只标两位数，不用六角括号而用圆括号“（）”、方括号“[]”括入;序号加“第”字或编虚位。

对这类错误，要根据具体情况一一改正。

　七、标题不准确　具体表现在：

公文标题没有准确简要地概括公文的主要内容，有时甚至题不对文;标题太长，甚至超过了50字;有的则过简，致使题意不清;标题中随意使用标点符号，而实际上按规定“公文标题中除法规、规章加书名号外，一般不用标点符号”;长标题的排布不合理不美观，没有做到回行时词意完整，排列对称，间距恰当。

所有这些公文写作中常见的标题方面错误，必须根据规范要求予以改正。

　八、主送单位不规范　主送单位应当使用全称或者规范化简称、统称，左侧顶格标起;若主送单位较多，标到行末后回行也应顶格;各单位名称中间用顿号，最后—个单位名称后标全角冒号;若涉及多方面机关单位，同级的按党、政、军、群的顺序排列。

公文写作中主送单位标识上的错误主要有：

单位名称不规范;各单位排列顺序混乱;多行排列时在单位名称处断开，而不是书写至行末才回行;回行不顶格。

对这些错误的标识方法，应注意纠正。

　九、抄送单位不规范　抄送单位的名称及多单位排列顺序与主送单位相同，这两方面的错误与改正方法也同上所述。

但标识时应左空1字，回行时要与冒号后的抄送单位（即空4字而非空1字处）对齐，各单位间用逗号隔开，最后一个单位后标句号。

这四点不同于主送单位的标识方法，常见的标识错误也往往在此，应予改正。

此外，不少单位的公文仍沿用过去的“对上用‘抄报’，对下用‘抄送’”的标识法，这也是不规范的，须统一改为“抄送”。

　十、成文日期不规范　最常见的错误有：

用阿拉伯数码标识，“o”误标为“0”或“零”，年份不用全称，标识位置不规范等等。

应根据《国家行政机关公文格式》（见本书附录三）的相关规定认真改正。

　十一、序号、数字、计量单位不规范　公文中的序号按规定分四个层次[“一”、“

（一）”、“1.”、“

（1）”]，若层次较少可省略“

（一）”而直接用“1.”作为第二层次。

公文中的数字，除成文日期外一般要用阿拉伯数码标识（详见本书附录三、附录八两个国家标准）。

公文中要使用法定计量单位，计量单位名称原则上采用中文，且全文前后要统一。

所有这些规定，许多基层单位制发的公文都施行得不够好，应引起重视，以规范公文写作。

　1）标题。

可直接写思想汇报字样，也可概括汇报的主要内容，另拟标题，如正确认识形势，增强入党信心等。

（2）称呼。

写敬爱的党组织。

顶格书写在标题的下一行，后面加冒号。

　（3）正文。

正文内容要紧紧围绕思想上的认识，至于涉及到的工作学习等情况不必展开，汇报内容视每个人的不同情况而定，一般包括以下内容：

　①写对学习马克思主义基本理论、党的基本知识、党的重要文件、重要文章和参加重要活动后所受的启发教育，所得的体会。

　②写对党的路线、方针、政策或每一个时期中心任务或某项工作、某些问题的看法和自己的态度。

　③写自己对国内外发生的重大事件本质的认识和政治立场。

　④写在日常生活中遇到个人利益同集体利益、国家利益产生矛盾时，自己的想法，如何对待和处理的情况。

　⑤写自己外出工作或学习时遇到的思想和认识问题。

　⑥写自己当前在思想上、学习上、工作上有哪些进步，尚存在哪些不足，自己要求进步的决心和信心。

　⑦写自己认为其他有必要向党组织汇报的思想情况。

　（4）结尾。

思想汇报的结尾可写上自己对党组织的请求和希望。

一般用恳请党组织给予批评、帮助或等作为结束语。

　（5）署名和日期。

在结尾下一行的右半行，书写汇报人×××，再下一行写上××××年×月×日。

　写思想汇报应注意的问题：

（1）思想汇报应是真实思想的流露，最重要的是真实，切忌空话、套话、假话，做表面文章。

（2）写思想汇报应根据不同时期的思想认识状况，集中新体会和认识深刻的一、二个方面的问题谈深谈透，不要罗列多个方面的问题泛泛而谈。

　（3）写思想汇报要密切联系自己的思想实际，不要长篇大段地抄录党章、报告、领导讲话和报刊文章的内容，防止形式主义。

　（4）写思想汇报要实事求是，对自己做一分为二的评价，不但要对自己的成长进步进行肯定，而且要找准存在的不足，敢于向党组织暴露缺点和问题。

　另外，党组织不能简单地用思想汇报次数的多少衡量一个人是否积极靠近党组织，但是对于要求入党的人来讲，经常，主动地向党组织汇报思想是加强同党组织联系，增强组织观念的一条有效途径，因此，申请入党的人应积极主动地向党组织汇报思想。

　一、总结的概念　总结是国家机关、社会团体、企事业单位等通过对过去一阶段工作的回顾和分析评价，判明得失利弊，提高理性认识，用以指导今后工作的一种常用文书。

　总结可以使本系统、本地区、本单位、本部门某一项工作的实践活动由感性认识上升到理性认识，以便发扬成绩，克服缺点，吸取经验教训，使今后的工作少走弯路，多出成果。

它可以为各级领导和机关提供基层工作的情况和经验，以便加强科学管理和指导。

它还可以用于表彰先进，树立典型、交流推广先进经验，指导和推动面上的工作，促进两个文明建设的发展。

　二、总结的特点　

（一）内容的自我性。

　总结是自身活动实践的产物。

它以客观评价自身工作活动的经验教训为目的，以回顾自身工作情况为基本内容，以自身工作实践的事实为材料，其所总结出来的理性认识也应该反映自身工作实践的规律。

所以内容的自我性是总结的本质特点。

（二）回顾的理论性。

　总结应当忠实于自身工作实践活动，但是，总结不是工作实践活动的记录，不能完全照搬工作实践活动的全过程。

它是对工作实践活动的本质概括，要在回顾工作实践活动全过程的基础上，进行分析研究，归纳出能够反映事物本质的规律，把感性认识上升到理性认识，这正是总结的价值所在。

　三、总结的分类　根据内容的不同，可以把总结分为工作总结、生产总结、学习总结、教学总结、会议总结等等。

　根据范围的不同，可以分为全国性总结、地区性总结、部门性总结、本单位总结、班组总结等。

　根据时间的不同，可以分为月总结、季总结、年度总结、阶段性总结等。

　从内容和性质的不同，可以分为全面总结和专题总结两类。

　四、总结的结构、内容和写法　总结一般由标题、正文和尾部三部分组成。

（一）标题。

总结的标题大体上有两类构成形式：

一类是公文式标题;一类是非公文式标题。

公文式标题由单位名称、时间、事由、文种组成，如《××集团公司xx年度思想政治工作总结》、《××县xx年普法工作总结》，有的只写《工作总结》等。

非公文式标题则比较灵活，有的为双行标题，如《增强体质，全面贯彻执行教育方针?

?

开展多种形式的体育活动》，有的为单行标题，如《推动人才交流，培植人才资源》等。

（二）正文。

总结正文的结构由前言、主体、结尾组成。

　1、前言。

即正文的开头，一般简明扼要地概述基本情况，交代背景，点明主旨或说明成绩，为主体内容的展开做必要的铺垫。

例如：

　“群众富不富，关键在支部;干部强不强，关键在班长”。

能否选配好支部“一把手”，是加强农村基层党组织建设的核心。

　在工作中，我们积极围绕支部班子建设这个重点，紧紧抓住配好支部书记这个关键，着力走好“选人”、“育人”、“用人”这三步棋，努力把工作引向深入。

　2、主体。

这是总结的核心部分，其内容包括做法和体会，成绩和问题，经验和教训等。

这一部分要求在全面回顾工作情况的基础上，深刻、透彻地分析取得成绩的原因、条件、做法、以及存在问题的根源和教训，揭示工作中带有规律性的东西。

回顾要全面，分析要透彻。

　不同类型的总结，内容有所侧重，全面性总结其主体包括两个层次，即成绩和经验，存在的问题和教训。

对于一般的工作总结，重点放在成绩和经验上。