电子文件管理规范两篇.docx
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电子文件管理规范两篇
电子文件管理规范两篇
篇一：
电子文件管理规范
1、名词解释
1、电子文件的全程管理:
是一种系统的管理，建立在大文件的概念基础上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝连接、系统整合和总体效应。
2、前端控制:
前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或者销毁的不同阶段看做的过程。
3、真实性保障原则:
电子文件的真实性是指文件内容、结构、背景信息经过传输、迁移等处理后仍然保持不变，与形成时的原始状态一致。
真实性是保障电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反应历史面貌、构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。
4、电子文件的完整性：
电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。
P17
5、数字档案馆：
数字档案馆是一种技术模式，是一种数字化的信息系统，是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境。
P23
6、电子文件标准:
是按照规定的工作程序制定，经公认的权威机构批准的有关电子文件制发和管理的规则、方法、技术要求等方面的规定，是电子文件管理人员应遵守的业务技术规范。
7、价值鉴定：
价值鉴定即根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期已满的电子文件进行复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理（销毁或继续保存）的过程。
P36
8、电子文件的技术鉴定：
技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。
P47
9、逻辑归档:
逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存贮方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
也就是说，文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅该电子文件。
电子文件生成在什么位置，归档后物理位置仍保持不变。
10、物理归档：
物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
其归档的方式又可以分为
网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。
P53
11.电子文件编研：
电子文件的编研，是指根据客观需要，对文件内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关文件信息加工、编辑成各种形式的电子文件编研成品的业务工作。
P106
12.电子文件的归档:
归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。
二、简答
1.信息的易变性（造成电子文件发生变化的主要原因/影响信息易变性的因素）P8
第一，在以往的文件中，载体不仅是信息的承载物，它一旦与特定信息结合为一体，还具有一种对信息的固化作用，信息的原有顺序、本来面貌都被凝固在特定的载体上边，不能改变。
当信息可以脱离特定载体而存在时,计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便,动态文档中的数据不断地被自动更新或补充。
第二，电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变。
到目前为止，电子文件存储介质的物理寿命还远远比不上纸张，存储介质也在不断的更新换代，不久的将来还会有新的存储介质出现。
随之更新的计算机逐渐对老式存储介质不在兼容，这就要求人们将原存储介质上的东西转换到新型存储介质上，以保证文件的可访问性，而转换过程中由于操作和其他方面的原因，可能导致信息的失真。
第三，电子信息技术的发展，新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现更是对电子信息的稳定性的巨大冲击，因为新的计算机系统和程序常常无法解开那些过了时的代码，从而要求将原文件迁移到新的技术环境之中，迁移过程中信息的损失、变异也是不可避免的。
2.数字档案馆和数字图书馆的联系与区别P24
联系：
数字档案馆与数字图书馆均为数字信息的聚散地，同样以文献信息为工作对象，同样以计算机技术及远程通信技术的集成为工作平台，在管理活动中都需要使用文献标识、信息存储、信息传输和信息保护等专门技术，都具有馆藏数字化、信息组织与传输网络文化等特点。
区别：
从管理对象上看，数字图书馆的管理对象不仅仅局限与图书资料，而是力图将整个因特网上散乱、无序、海量的信息组织为有序化、结构化的信息模型，其中以数字化图书、文献信息资源为主。
数字档案馆的管理对象则比较专指、明确，即国家机关、企事业单位等各种组织和个人形成的文件、档案信息，包括在电子环境中直接生成的电子文件和传统载体文件、档案的数字化。
从运作方式上看，数字图书馆是要使整个网络成为一个一体的、虚拟的、有组织、有结构的信息集合，提供统一的跨仓储的无缝查找。
数字档案馆则主要是通过对现有档案机构职能的扩展、增强和集成，以及不同档案机构的联合，分工合作地选择、收集、控制、组织和保存电子文件信息资源，并授权机关、团体、组织和个人对特定信息资源的存取。
从社会角色定位看，数字图书馆是各类知识信息的资源库，具有广泛的社会性、最大限度的开放性。
为社会各个方面用户提供文献信息服务是数字图书馆的首要职能和主要职能。
而数字档案馆存储和提供查询的只是记录社会活动过程和结果的文件信息，一方面，它的社会性和开放性受到一定程度的限制；另一方面，它的职能除了向一般用户提供文件、档案信息服务外，还承担以信息支持的方式维系机构正常运转，保存机构记忆、地域记忆、民族记忆、社会记忆的历史责任。
3.数字档案馆的主要功能
（1）电子文件信息的汇集功能；
（2）电子文件信息的管理功能；
（三）电子文件信息的发布功能
4.电子文件鉴定工作的影响因素P36
（一）电子文件数量的增长。
数字技术使人们产生、处理、传输信息的能力大为提高，电子文件比纸质文件的增长速度更加迅猛。
如果继续沿用纸质文件鉴定的方法，通过直接阅读文件内容决定其保管期限，其工作量是文件管理人员难以承受的。
其结果可能导致越来越多的电子文件因来不及鉴定而流失或积压。
（二）电子文件信息的易逝性。
电子文件信息由于与特定载体相对独立而处于流动状态，在计算机中删除文件的操作也很简单，只需在键盘中键入有关命令，或按动鼠标即可。
一般工作人员没有长久保存文件的责任，往往会将一些失去现行价值的重要文件删除，此外，系统运行故障、用户误操作等原因都可能造成有价值电子文件的流逝。
（三）电子文件的软硬件依赖性。
电子文件信息是编码信息，需要通过机器的还原才能为人工所识读，电子文件的价值不再像纸质文件那样可以直接为利用者获取，而是需要借助于计算机软硬件系统这个中介。
电子文件的软硬件依赖性除了影响鉴定的范围之外,还会影响鉴定的次数.
（四）电子文件信息的相关性。
计算机技术界为了节约资源，通过动态联系减少数据冗余。
所谓动态联系，是指文件与文件之间变化着的联系，一般是通过链接操作而建立起的。
我们称在文件之间转移的数据为对象，一旦文件与某对象之间建立链接，对象发生的任何变化都可以自动反映在文件中，导致文件具有动态特征。
（五）电子文件信息存储的高密度性。
计算机密度存储技术的出现，缓解了档案存储空间方面的压力。
保管场所面积的降低，为保存更多的文件提供了可能。
5.电子文件鉴定工作的特点:
P39
（1）多维性。
第一，鉴定范围拓宽；第二，鉴定工作与其他多项工作具有密切联系，在内容上又有交叉的地方。
（2）连续性。
鉴定不是一蹴而就的，而是需要在生命周期中连续开展。
（3）分散性。
电子文件鉴定的职责需要由多方承担，这是由电子文件鉴定的连锁性决定的。
（4）风险性。
电子文件鉴定内容的增加意味着困难发生错误的工作环节增多，电子文件的鉴定是连续分析的复杂过程，鉴定结果很大程度上是不可逆的。
6、电子文件利用的特点P96
（一）共享性。
共享性是指一份文件可以实现多人同时、异地利用。
在电子环境下，同一份文件，可以为众多需要它的利用者所“共享”，主要表现在三个方面：
首先，同一份文件可以同时在多台终端或与之联网的计算机屏幕上显现，打破了“文件份数”对利用者人数的限制。
其次，通过远程访问技术，利用者可以借助网络在异地调用所需文件信息，而不必亲临文件保存地，打破了“地点”的限制。
另外，对于上网的公共文件信息，利用者可以在任何时间内查询利用，打破了“利用时间”的限制。
（二）复用性。
电子文件的复用性远远优越于其他载体形式的文件，这是由数字信息利用的无损性决定的，重复利用不会导致文件本身的老化。
（三）交互性。
电子文件的利用一般都需要借助于计算机方能实现。
利用者在查找文件的过程中可以随着思维的流动随时提出新的要求，通过人机会话，要求计算机调出相关文件，从而将利用者的需求、查询智慧与计算机的大存储量、高速计算机能力和通讯能力集合起来，以前所未有的高质量和高效率满足用户需求。
（四）多样性。
就利用的方式而言，电子文件的可操作性为利用者提供了更为广阔的利用空间，在许可的范围内，利用者可以根据自身的需要，以多种多样的方式加工、处理电子文件信息，实现文件高效利用。
就利用的内容而言，也呈现出多样化的特点，文件、文档的利用并不指对一次文献——原件的利用，还包括对二次文献——目录、三次文献——编研产品的利用。
（五）开放性。
在利用者看来，电子文件系统所提供的是一个具有开放性的环境，即该系统与其他信息资源提供利用系统具有良好的连接关系，以电子文件为入口，可以将利用者引导至其他相关的信息资源系统中。
用户不仅可以利用到文件信息，还可以以电子文件系统为桥梁，获得如图书、情报等多种信息。
6、电子文件利用的原则P98
（一）广泛原则。
电子文件信息是人类的文化财富，在各种信息资源中，电子文件以其独具的原生性、真实性而占据重要的地位，无论是对于机构业务活动的开展，还是对于社会团体、个人的学习与研究都具有不可替代的价值。
（二）便利原则。
电子文件信息服务能否在多种信息资源服务中独树一帜，档案部门能否立稳脚跟、提高竞争力，关键在于利用服务工作是否真正以用户为中心，是否真正为用户提供便利。
（三）安全原则。
由于电子文件信息具有易更改性和对软硬件平台的依赖性等特点，还有一部分文件信息属于机密信息，所以在利用过程中，应保护电子文件的安全，使其免受不正当的访问。
安全原则包括两个方面的具体内容：
一是保护电子文件的完整性和真实性；
二是保护机密电子文件信息不受侵害。
（四）经济原则。
电子文件的利用比传统文件的成本更高，尤其是网络化利用，文件和档案管理人员应树立成本效益观念，尽量减少不必要的资源消耗，实现最佳的效益。
7、操作系统中文件管理系统和电子文件管理系统不同体现在?
（一）管理对象不同
文件管理系统是信息的管理程序，它管理所有存储在计算机外存上的，以一定文件名组织在一起的数字信息。
电子文件管理系统的对象则是在机构或者个人活动的开展、执行和完成过程中产生或者收到的、能够成为该项活动的证据的信息。
（2）性质不同
操作系统中的文件管理系统是系统程序，提供以文件形式管理信息的技术平台。
电子文件管理系统则是一种专门应用程序，它能建立在操作系统等计算机资源上，必然依靠和使用操作系统提供的功能，包括文件管理系统。
三、论述
1、电子文件归档工作的要求P54
（一）“前段控制”思想在归档阶段应得到充分体现。
归档是档案部门正式接管电子文件管理工作的起点，但是档案部门对于电子文件管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前段”就开始控制文件的归档活动。
由于电子文件管理系统是电子文件管理制度、方法和策略的实际执行者，因此在文件系统设计阶段就应考虑归档需求，按照元数据模型，集中管理一份文件的所有信息，并将这些信息作为一个整体归档；设计结构合理的归档文件数据库及其目录数据库，并保持两者之间的有机联系；嵌入工作流程，在每一个流程结束后将相关文件实时归档等；要求用户及时著录和鉴定文件，并在文件信息和文件归档前的著录、鉴定信息之间建立联系，保证在文件归档的同时，将相关信息移交或发送给档案部门等。
对于电子文件归档的提前准备不仅表现在系统设计方面，还表现在具体的业务活动中，主要是形成新类型电子文件的业务活动。
如机构在引进技术和设备时，如果厂商所提供的资料、图纸是数字形式，那么对于这部分电子文件的归档工作要从项目谈判前起就开始，在合同中明确这些资料、图纸的形式和内容，包括系统环境、工作平台、文件格式、内容说明、注意事项等。
（二）电子文件归档中质量检查与技术鉴定工作同步。
归档电子文件的检测工作分两次进行，第一次是在归档前的技术鉴定工作，由电子文件形成部门负责，鉴定结果填入《归档电子文件移交检验表》；第二次是在归档时的检查验收，主要内容除了检测技术状况外，还包括支持软件、配套纸质文件、电子文件登记表等相关材料是否齐全，检验结果填入《电子档案接受检验登记表》。
由于两次工作都包括对归档文件技术状况的检查，在实际工作中可将两者合二为一，都在归档时进行，由档案部门和文件管理部门共同参与完成，以减少重复劳动。
2、归档电子文件的质量要求P55
（一）齐全完整。
归档的电子文件应齐全完整，凡是归档范围内的文件均应及时向档案部门移交。
尤其应注意相关电子文件的支持软件和管理数据的收集。
（二）真实有效。
归档的电子文件应真实有效，指文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，应将最新版本及更改记录予以归档，各种文件的草稿、定稿根据需要决定是否归档。
有条件的机构应采用电子文件鉴定技术，以便确认电子文件的有效性。
（三）格式规范。
对于归档电子文件应有格式方面的要求，这是保证电子文件长期可读性的一个极为重要的问题。
（四）一式两套。
物理归档的电子文件一般要求有一式两套脱机文件，其中一套封存，一套提供利用。
必要时还可以一式三套，其中两套封存，异地保管。
电子文件在长期保存过程中可能出现读取的错误，封存件可以减少出错、失真现象，两套封存更为保险，因为两套同时出错的概率较低，封存两套可以提高安全性和可靠性。
（五）经过整理。
归档的电子文件应经过一定的整理和编辑。
整理工作由文件形成部门负责，整理完毕后，还应该填写统一的《归档电子文件登记表》，归档电子登记表可以制成电子表格，可由系统根据归档电子文件的机读目录或著录信息自动填写。
归档时应将电子文件及其机读目录，登记表同时移交给档案部门，归档电子文件登记表如果是数字形式的，还应赋有纸张打印件。
物理归档的电子文件应与相应的机读目录存在同一载体上。
3、电子文件管理系统开发原则P144
（一）整体性。
整体性原则包括两方面的要求：
其一，电子文件管理系统在明确了电子文件由哪些要素构成之后，能够将这些要素作为整体统一管理起来；其二，保证被授权可以查询文件的用户能够访问整份文件，也就是能够检索和浏览所有这些要素。
想要通过技术手段实现电子文件的完整性，首先需要由国家档案管理部门、信息技术部门和标准化组织共同规定电子文件构成要素，即定义电子文件的元数据模型，建议各机构电子文件管理系统采用，并且将对这一模型的遵循程度作为电子文件管理系统评价和认证的重要标准之一。
（二）全程性。
电子文件管理系统必须对电子文件从产生到销毁的整个生命周期进行全程管理。
全程性首先表现在系统对文件流程各阶段的管理和控制上。
全程性还表现在对文件在整个生命周期过程中的处理活动的记录。
电子文件管理系统应该允许用户选择或自定义日志的范围和详略。
全程性还表现在为电子文件管理系统对工作流程和文件转运流程的支持。
全程性管理不仅能够保证文件在整个业务工作过程中的顺畅流转，提供文件在整个生命周期过程中的背景信息，说明文件的安全性和可靠性，而且在文件信息受损时，还可以依靠日志等工具恢复受损数据。
（三）安全性。
兼容各种软件格式。
为了防止某些文件无法在电子文件管理系统中有效读取，电子文件管理系统应该能够支持机构大多数应用软件的文件格式，能够在电子文件管理系统中阅读和浏览各类文件，并进行必要的处理。
提供有效的数据迁移功能。
数据迁移并不是简单地改变数据存储位置或制作数据备份，而是伴随着数据结构和技术环境等的改变。
提供数据备份和数据恢复的技术支持。
提供严格的用户角色定义、权限分配和口令审查。
提供和Internet的防火墙功能。
提供必要的防杀病毒和病毒实时检测的功能。
（四）相关性。
电子文件管理系统除了保证行政和法律意义上的文件完整之外，还应该有效的挖掘和表现文件之间的有机联系，体现信息内容之间的相互参照和对应，更清晰地揭示文件内部隐含的信息价值，实现信息内容的深层次的管理，并且能够在用户检索和查找信息的时候，智能的反馈给用户这些重要的联系和相关的信息。
（五）综合性。
电子文件管理系统应该成为机构各种信息资源综合利用的中心，成为机构信息处理的门户，在不同层次上提供检索、链接和处理这些信息的途径。
各种信息可能会从不同的渠道收集过来，可能会在不同的应用系统中加工处理，但是电子文件管理系统应能将这些信息有机的整合在一起，在一个系统中提供访问机构内部各类信息的途径。
电子文件管理系统只提供检索的便利，使人们通过电子文件管理系统能够快速方便地查找机构的各类信息。
（六）自动化。
电子文件管理系统应该更多地以自动化的方式来执行文件和档案管理工作，尽量减少人工参与系统执行的部分，杜绝人为操作的随意性和主观性，并减少人机交互的延时和效率的下降。
除了这些最基本的原因之外，电子文件管理系统自动化执行程度的高低几乎成为该系统能否有效地捕获、处理电子文件的关键所在。
（七）后续性。
电子文件管理系统的成功设计和实施将取决于前期系统分析和调研的质量。
做好了前期的调查、规范的工作，电子文件管理系统的设计、实施才可能成功。
4、电子文件管理系统实现方式
（一）嵌入式
（二）联合式
（三）独立式
5、影响电子文件管理系统开发成败的因素
（一）系统开发是否完善
（二）系统目标是否明确
（三）项目规划质量的高低
（四）是否完整清晰的收集了系统用户的功能要求
（五）对系统可能引起的变化是否有足够的预见和应对措施
（六）对效益原则的认可和执行程度
篇二：
电子文件管理规范
前言
《电子文件全程管理系统测评规范》是基于《电子文件全程管理业务需求规范》和软件质量相关国家标准编写制定，主要针对电子文件全程管理系统涉及的一系列软件产品的功能、效率、安全可靠性、兼容性、易用性以及用户文档进行测评。
本规范的功能测试内容与《电子文件全程管理业务需求规范》的功能需求保持一致性，具体功能点详细要求应以《电子文件全程管理业务需求规范》为准。
本规范在国家档案局实施的《国家电子文件支撑平台系统》项目成果基础上编制。
本规范的编制规则依据GB/T1.1-20XX标准化工作导则第一部分：
标准的结构和编写。
本规范由国家档案局中央档案馆提出。
本规范由国家档案局中央档案馆归口。
本规范起草单位：
国家档案局、东软集团股份有限公司、中国软件评测中心。
本规范主要起草人：
引言
本规范参照《电子文件管理暂行办法》（厅字[20XX]39号）、《数字档案馆建设指南》等政策文件对于电子文件管理的相关规定，根据《国家电子文件支撑平台系统一期》项目建设综合成果，以《电子文件全程管理业务需求规范》、软件质量相关国家标准以及电子文件管理中所涉及的接口规范、接口标准为基础而制定。
本规范从软件产品质量评价的各个角度细化了电子文件全程管理的各个业务办理环节必须具备的功能要求、效率要求、安全可靠性要求、兼容性要求、易用性要求、以及文档要求等，以供电子文件全程管理类软件评测参考。
电子文件全程管理系统测评规范
范围
本规范适用于国家电子文件全程管理系统建设工作中所涉及到的一系列软件系统的测评，包括应用基础支撑类软件、业务与功能组件、工具类软件、电子文件办公软件、机关电子档案管理软件、综合类档案馆电子档案管理软件以及电子文件发布利用软件总共七大类。
本规范针对国家档案局对国家电子文件全程管理系统的基本功能要求以及国家相关软件质量要求而制定，目的是测评该类软件产品是否符合电子文件全程管理的业务需求以及全面判定该类软件产品的质量水平，以供参测厂商及该类软件产品最终使用用户参考。
规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T17544-19XX信息技术软件包质量要求和测试
GB/T16260-20XX软件工程产品质量
GB/T9386-20XX计算机软件测试文件编制规范
GB/T11457-20XX信息技术软件工程术语
电子公文归档管理暂行办法（国家档案局令第6号）20XX
《电子文件管理暂行办法》（厅字[20XX]39号）文件
《数字档案馆建设指南》（国家档案局20XX年6月）
《电子文件全程管理业务需求规范》
术语和略缩语
3.1功能性Functionality
功能性（F）指当软件在指定条件下使用时，软件产品提供满足明确和隐含需求的功能的能力。
安全可靠性SecuritandReliability
安全可靠性（SaR）指防止对程序及数据的非授权的故意或意外的访问的能力有关的软件属性，和在规定的一段时间和条件下，与软件维持其性质水平的能力有关的一组属性。
3.2易用性Practicability
易用性（P）指一组规定或潜在的用户为使用软件所需做的努力并且对这样的使用所作的评价有关的一组属性。
3.3效率efficiency
在规定条件下，相对于所用资源的数量，软件产品可提供适当性能的能力。
3.4响应时间ResponseTime
服务器对每个应用请求的处理时间，单位：
秒，该项指标反映了系统事务处理的性能，具体包括以下几项参数：
最小响应时间（Minimum）：
最小的服务器响应时间；
平均响应时间（Average）：
平均的服务器响应时间；
最大响应时间（Maximum）：
最大的服务器响应时间；
90%响应时间（90％）：
90％事务处理的服务器响应时间。
3.5虚拟并发用户数TotalVirtualUsers
测试工具模拟的用户并发数量。
3.6CPU利用率CPUutilization
CPU占用率（％）。
3.7内存页交换率Pagingrate
每秒写入物理内存中的页面数和每秒从物理内存中读出的页面数（page/s）。
3.8磁盘吞吐量（DiskTraffic）
磁盘I/O在单位时间内的繁忙情况。
3.9用户文档UserDocumentation
用户文档（UD）指以打印的或非打印形式得到的文档的完整集合，用户文档的提供有利于产品的应用并且是产品的必备部分。
测评指标及评价原则
测评指标及分类
测评指标
本规范涉及到的测评指标包括功能、效率、安全可靠性、兼容性、易用性和用户文档总共六大项，划分为评分项和观察项两大类。
评分项
根据统一的评分原则采用计分方式对每大项指标及其下级指标进行评价，每个评分项根据其重要程度配以不同的得分，测试结果仅记录该评分项的实际得得分，并且按照规定的百分制配比转化为百分制得分。
观察项
不采用计分方式，只记录该项指标实际的测试结果，测试结果仅作为评价该项指标的参考值。
序号
测评指标
指标分类
配分
百分制
配比
评分项
观察项
1
功能
电子文件办公软件
√
249
40%
机关电子档案管理软件
√
411
综合类档案馆电子档案管理软件
√
346
电子文件发布利用软件
√
119
业务与功能组件
√
674
工具类软件
√
1343
应用基础支撑类软件
√
721
2
效率
√
/
/
3
安全可靠性
√
260
30%
4
兼容性
√
110
20%
5
易用性
√
80
5%
6
用户文
升级会员 