PPM常用功能操作指南.docx
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PPM常用功能操作指南
PPM常用功能操作指南
系统登录方式
公司内部网访问：
通过卓望集团企业信息门户（）常用链接-->项目管理系统进入。
图1-1访问方式
公司外网络访问
在公司外请先登录VPN，再访问以上地址。
PPM用户界面布局
用户界面布局如下图：
图0-1页面布局
说明：
模块选择区：
显示系统模块，具有相应权限的用户可以单击进入某个模块。
数据选择区：
显示该模块要处理的数据对象，单击数据项可选取该数据。
菜单选择区：
显示模块下的功能列表，单击菜单项可使用该功能。
主工作区：
数据显示和操作的区域。
系统工具条：
提供注销、帮助和查看系统信息功能。
附注：
根据PPM系统权限设置，不同用户登录系统，所看到的界面和能使用的功能会有不同。
PPM接口人常用功能
PPM接口人主要操作在于维护项目管理工具中本中心的资源划分和资源树层级关系，督促并推进本责任中心人员项目工时填报。
一、资源团队维护
1.查看资源团队（部门）结构及资源列表
进入“资源管理”模块，数据区选择资源团队，菜单选择资源列表，可以查看该资源团队（部门）下的资源团队和资源列表，如下图：
图1-1资源列表
2.新建资源团队（部门）
进入“资源管理”模块，数据区选择资源团队，菜单选择资源列表，在查看资源团队列表工作区选择新建资源团队功能，如下图：
图1-2选择新建资源团队
3.新建资源团队（部门）属性编辑
进入“资源管理”模块，数据区选择资源团队，菜单选择资源列表，在查看资源团队列表工作区选择新建资源团队功能，进入到新建资源团队界面后，编辑有关信息，如下图：
图1-3资源团队属性编辑
选择保存或保存并返回，新建资源团队完成。
4.修改资源团队（部门）属性
在资源列表工作区（参见图1-1资源列表），在要修改资源团队前的下拉箭头
，选择查看属性可查看资源团队的有关属性，如下图：
图1-4资源属性
在查看资源团队属性工作区，选择编辑可进入到资源团队信息编辑区（参见图1-3资源团队属性编辑）。
在资源列表工作区（参见图1-1资源列表），资源团队前的下拉箭头
处，选择移动来改变资源团队（部门）的层级关系，选择删除可删除资源团队。
5.添加资源团队（部门）资源
如部门内有新员工入职，或有员工未属于任何资源团队，可以通过从用户创建资源功能添加部门资源。
进入“资源管理”模块，数据区选择资源团队，菜单选择资源列表，在查看资源团队列表工作区选择从用户创建资源功能，如下图：
图1-5选择从用户创建资源
在用户选择工作区，选择需要增加到该资源团队（部门）的用户，如下图：
图1-6选择合适的用户创建资源
6.新建资源属性编辑
进入“资源管理”模块，数据区选择资源团队，菜单选择资源列表，在查看资源团队列表工作区选择从用户创建资源功能，进入到资源属性编辑界面后，编辑有关信息，如下图：
图1-7资源属性修改编辑
在查看资源属性工作区，将用户（员工）划入指定的资源团队，并修改在职状态、资源类型、入职时间、工作地点、雇佣类型等属性。
通常员工作为资源都需要填报工时，请选中需要填写时间报告选项。
选择上部的保存或保存并返回，新建资源完成。
7.调配资源归属或修改资源属性
当有员工因工作需要在部门间调动时，需要重新调配资源归属；在员工工作内容变化或工作职责变化时，需要修改资源属性。
在资源列表工作区（参见图1-1资源列表），在要修改资源前的下拉箭头
，选择属性可查看资源的有关属性（参见图1-4资源属性修改编辑），在查看资源属性工作区，选择编辑可进入到资源信息编辑区。
修改用户（员工）所属的资源团队，或修改其他属性，编辑完成后，选择上部的保存或保存并返回，完成资源调配或资源属性修改。
在资源列表工作区（参见图1-1资源列表），在要修改资源前的下拉箭头
，选择属费率、技能等属性可查看或修改资源的有关属性。
二、资源团队工时填报情况查阅
1.查看资源团队报表
进入“资源管理”模块，数据区选择资源团队，菜单选择资源报表，可以查看该资源团队（部门）的工时及资源报表，如下图：
图1-8查看资源团队报表
2.跟踪工时填报情况
进入“资源管理”模块，数据区选择资源团队，菜单选择资源报表，选择工时填报率功能，可以查看该资源团队下属成员的工时填报情况，如下图：
图1-9查看工时填报率
资源经理常用功能
主要包括创建部门任务、资源的项目分配、审批部门工时和相关报表的查看。
1.创建部门任务
进入“资源管理”模块，数据区选择资源团队，菜单选择工作项，可以查看该资源团队的部门工作项。
在查看资源团队工作项列表上方，选择新建工作项功能，如下图：
图2-1部门工作项列表
进入工作项属性编辑界面，编辑有关信息，在分配处，可以通过新建功能增加要参与该工作项的团队成员，并设置成员的分配率，如下图：
图2-2编辑部门工作项
选择最上端保存，部门工作项完成。
2.调拨资源到项目
进入“资源管理”模块，数据区选择资源团队，菜单选择资源申请和调拨，可以查看该资源团队成员的工作内容（包括已计划的项目任务和部门工作项）。
项目经理与资源经理经过线下沟通达成意见后，资源经理可将资源团队成员调拨到项目组。
在查看资源调拨工作区选择需要调拨的团队成员，选择上方的调拨到项目功能开始调拨，如下图：
图2-3团队工作内容列表
开始调拨团队成员时，需选择成员拨入的项目，并需要设置调拨时间段及资源的分配比例，如下图：
图2-4资源调拨详情
资源调拨设置好了之后，点“确定”按钮，完成资源调拨。
在团队成员工作内容列表（参见图2-3团队工作内容列表）可查看资源调拨情况，也可通过资源项目工作项前面的下拉箭头
修改资源调拨。
3.审批部门工时
进入“个人空间”模块，菜单选择工时单待我审批的工时单，可以查看待资源经理审批的工时单，工时单列表列出了报告人及工时时段，可多择报告人执行批准或退回操作，如下图：
图2-5资源经理待审批的工时单
也可在上图中选择报告人的报告日期查看详细工时报告情况进行审批，如下图：
图2-6审批报告人的工时单
查看报告人的详细工时报告，工时报告列出了项目任务和部门工作项（包括已计划和计划外的工作内容），资源经理只审批部门工作项（包括计划内和计划外的），如上图，资源经理只对工作项进行审批。
4.查看资源报表
进入“资源管理”模块，数据区选择资源团队，菜单选择资源报表，可以查看该资源团队（部门）的工时及资源报表，如下图：
图2-7资源经理可查看报表
选择上图中各种报表的名称，即可查看相应的资源或工时报表。
项目经理常用功能
主要包括立项申请、项目计划制定（包括计划内任务和计划为任务）、任务分配、工时审批和项目各类报表查看几部分。
1.发起立项申请
进入“项目管理”模块，数据区选择项目，菜单选择项目信息项目信息或项目信息立项和结项信息，可以查看项目基本信息或项目立项和结项信息，在项目信息查看页面，可以编辑和补充项目信息（完善项目概述、目标、需求概要和里程碑），添加相关附件。
进入“项目管理”模块，数据区选择项目，菜单选择项目审批事业部立项流程，可以发起该项目立项流程，通过选择上方新建功能开始发起流程，如下图：
图3-1发起立项流程
在事业部立项流程界面，编辑相关信息，如下图：
图3-2编辑立项流程信息
其中标有*的为必填项，特别注意要准确标题和描述，以便流程参与者快速了解项目立项信息。
项目经理项目管理接口人、事业部相关方（相关专家，总监，分管副总经理）和和事业部总经理，可点击旁边的
图标来选择合适的人员，根据项目级别可能需要职能部门经理参与流程，则需要选择职能部门总经理。
完成编辑后选择最上端保存，完成项目立项流程的准备工作。
在立项准备工作完成后，在立项信息查看界面，选择上方的提交功能，完成编辑后选择最上端保存，发起立项流程，如下图：
图3-3提交立项申请发起流程
2.制定项目计划
进入“项目管理”模块，数据区选择项目，菜单选择进度计划任务分解结构，可以查看项目的任务分解结构（WBS），如下图：
图3-4项目任务分解结构（WBS）
选择上部编辑功能，可以进入项目任务分解结构（WBS）编辑状态。
选择项目前的下拉箭头
，可以增加项目的任务，如下图：
图3-5创建项目任务
在制定进度计划时创建的项目任务，需描述项目任务名称及起止时间或工期。
3.创建计划外项目任务
WBS制定计划内项目任务，在制定进度计划时创建的项目任务（参见“制定项目计划”和“创建项目任务”）。
计划外项目任务（临时项目任务）的建立：
进入“项目管理”模块，数据区选择项目，菜单选择任务管理，可以查看项目的所有任务（包括项目组成员创建的计划外任务），如下图：
图3-6项目任务管理
选择上部新建功能，可以增加项目任务。
4.分配项目任务
项目经有两种方式分配项目任务。
一是通过在创建项目任务时间，分配给某个项目成员（参见图3-5创建项目任务）。
另一种方式是：
进入“项目管理”模块，数据区选择项目，菜单选择进度计划任务分解结构，查看项目的任务分解结构（WBS），选择一个具体的任务，如下图：
图3-7选择待分配的任务
在“任务信息”界面，选择责任人页签，如下图：
图3-8编辑任务责任人
选择编辑可进入到选择人员界面，如下图：
图3-9选择任务责任人
选择好任务分配对象后，选择保存，完成项目任务分配。
5.审批项目工时
进入“个人空间”模块，菜单选择工时单待我审批的工时单，可以查看待项目经理审批的工时单，工时单列表列出了报告人及工时时段，可多择报告人执行批准或退回操作，如下图：
图3-10项目经理待审批的工时单
项目经理可在上图中选择报告人的报告日期查看详细工时报告情况进行审批，如下图：
图3-11审批报告人的工时单
查看报告人的详细工时报告，工时报告列出了项目任务和部门工作项（包括已计划和计划外的工作内容），项目经理只审批项目任务（包括计划内和计划外的）部分，如上图，项目经理只对项目工时进行审批。
6.查看项目报表
项目经理可以通过PPM生成项目周报，操作方式为：
进入“项目管理”模块，数据区选择项目，菜单选择项目报表项目周期性状态报告，可以查看后生成上周周报，产生的周报如下图：
图3-12项目周报
项目经理进入“项目管理”模块，数据区选择项目，菜单选择项目报表项目统计报表，可以查看该项目的有关报表，如下图：
图3-13项目报表
选择上图中各种报表的名称，即可查看相应的项目报表。
工时填报功能
1.填报已经生成的工时单
PPM系统自动为每个需要填报工时的资源（用户/员工）创建每周的工时单，并通过邮件通知用户。
进入“个人空间”模块，菜单选择工时单我的工时单，查看个人的工时单，如下图：
图4-1我的工时单
选择需要填报的工时时段即可填报工时，如下图：
图4-2填报工时
填报工时时，包括项目工时及部门工作项工时。
项目工时由项目经理审批，部门工作项由部门经理审批。
工作日的每天标准工时为8小时（按系统设置），超过部分为加班工时，工时填报可以多次完成，即填报后只保存不提交。
未提交的工时单可修改和提交；已经提交的工时单不能修改。
如系统未生成某工时时段的工时单，用户也可自行创建工时单，创建的方法是：
（参见图4-1我的工时单），选择上部的新建，然后选择要创建工时单的时段创建工时单。
2.填报计划外任务或工作项
如果需要填报已生成的工时单上没有的对应项目任务或部门工作项，则为计划外任务或工作项。
需要填报者创建任务或工作项。
2.1创建计划外任务
进入“个人空间”模块，菜单选择我的任务，在查看我的任务列表工作区选择新建计划外任务功能，如下图：
图4-3我的任务列表
选择所属的项目，如下图：
图4-4选择项目
选择好项目，进入到新建计划外任务界面后，编辑有关信息，如下图：
图4-5新建计划外任务
在分配处，可以通过新建功能增加要参与该任务的成员，并设置成员的分配率，选择上部的保存，完成新建计划外任务。
2.2创建计划外工作项
进入“个人空间”模块，菜单选择我的工作项，在查看我的任务列表工作区选择新建工作项功能，如下图：
图4-6我的工作项列表
进入到新建工作项界面后，编辑有关信息，如下图：
图4-7新建计划外工作项
在分配处，可以通过新建功能增加要参与该任务的成员，并设置成员的分配率，选择上部的保存，完成新建计划外工作项。
2.3填报计划外任务和工作项工时
进入“个人空间”模块，菜单选择工时单我的工时单，查看个人的工时单，进入某具体工时单（参见图4-2填报工时），在工作区上部，选择添加项目任务或添加工作项，作为工时的填报工作内容。
填报情况如下图：
图4-8填报计划外工时
填报工时时，包括项目工时及部门工作项工时。
工作日的每天标准工时为8小时（按系统设置），超过部分为加班工时，工时填报可以多次完成，即填报后只保存不提交。
未提交的工时单可修改和提交；已经提交的工时单不能修改。
项目立项审批电子流操作
1.项目立项审批流程
1.1项目级别界定与决策方式
项目根据金额、程度不同细分为重大项目、重要项目、一般项目，针对不同项目级别定义项目范围及决策方式。
一般项目、重要项目以事业部决策为主，提升项目执行效率。
图5-1项目级别界定
1.2发起立项电子流前的准备工作
在PPM上发起立项电子流前，需完成准备以下工作：
1）完成项目论证阶段工作，输出指定输出物（立项汇报PPT材料、立项论证专题会纪要、立项论证各方意见应答记录表、如涉及技术外包还需其他事业部进行内部资源确认会签）；
2）创建项目（统一由项目管理部专人创建）。
图5-2立项决策流程
2.立项审批电子流
图5-3立项审批电子流流程
2.1发起立项申请（项目经理）
进入“项目管理”模块，数据区选择项目，菜单选择项目信息项目信息或项目信息立项和结项信息，可以查看项目基本信息或项目立项和结项信息，在项目信息查看页面，可以编辑和补充项目信息（完善项目概述、目标、需求概要和里程碑），添加相关附件。
进入“项目管理”模块，数据区选择项目，菜单选择项目审批事业部立项流程，可以发起该项目立项流程，通过选择上方新建功能开始发起流程，如下图：
图5-4发起立项流程
在事业部立项流程界面，编辑相关信息，如下图：
图5-5编辑立项流程信息
其中标有*的为必填项，特别注意要准确标题和描述，以便流程参与者快速了解项目立项信息。
项目经理项目管理接口人、事业部相关方（相关专家，总监，分管副总经理）和事业部总经理，可点击旁边的
图标来选择合适的人员，根据项目级别可能需要职能部门经理参与流程，则需要选择职能部门总经理。
完成编辑后选择最上端保存之后，选择上部的附件（0）页签添加立项的必要材料，比如：
《立项PPT材料》《专家评审意见应答记录》《立项论证会议纪要》《立项论证意见应答记录》《项目需求说明书》《购销合同》等等。
如下图：
图5-6添加项目立项附件
已经保存的附件，与项目立项相关的附件需同时保存至项目文档库，操作方式为选择要存档的文件前的前的下拉箭头
，选择移至文档中心进行归，如下图：
图5-7项目立项附件移至文档中心
然后选择归档的文件夹，请选择项目文档->A0_立项阶段文档。
如下图：
图5-8保存项目立项阶段材料
完成项目立项流程的准备工作。
在立项准备工作完成后，在立项信息查看界面，选择上方的提交功能，完成编辑后选择最上端保存，发起立项流程，如下图：
图5-9提交立项申请发起流程
在后续流程中被驳回后，项目经理可删除原来的立项申请，完善资料后，重新发起立项流程（参见图5-4发起立项流程）。
2.2资料完备性审核及后续流程选择（项目管理接口人）
进入“个人空间”模块，菜单选择我的审批->立项申请或通过个人仪表盘消息区，可进入立项申请的审批界面。
如下图：
图5-10审核资料完备性及选择流程走向
项目管理接口人审核项目立项材料，在资料完备后，项目管理接口人需要做备案项目、一般项目、重要项目、重大项目选择，对应四种不同的流程，可通过上部的流程操作区来选择对应的操作。
在选择以上四种流程之一后，项目管理接口人需设置项目级别，即：
在备案项目、一般项目、重要项目、重大项目中选择一项。
选择后或修改编辑完成后，选择上部的保存。
流程自动流转到下一环节。
2.3立项审批操作（事业部相关方、职能部门总经理、事业部总经理）
进入“个人空间”模块，菜单选择我的审批->立项申请或通过个人仪表盘消息区，可进入立项申请的审批界面。
如下图：
图5-11审批项目立项申请
审批人（事业部相关方、职能部门总经理、事业部总经理）可通过上部的流程操作区来选择对应的操作。
审批后，无论是选择批准还是驳回，最后都需要点击上部的保存。
如下图：
图5-12审批结果保存
2.4汇总审批意见及选择会签形式（项目管理专员）
重大项目经线下汇报与会签，并在PPM上通过前阶段线上（事业部相关方、职能部门总经理、事业部总经理）审批后，项目管理专员经授权后，可选择线上会签或线下汇总形式由立项决策委员会成员对重大项目立项进行决策。
如下图：
图5-13选择决策方式
如选择线上会签，则需要选择立项决策委员会成员，可点击旁边的
图标来选择合适的人员，选择决策方式或添加线上参与决策的成员后，点击上部的保存。
如下图：
图5-14选择决策委员会成员并保存
如选择线下汇总，则在汇总重大项目立项论证专题会及领导决策意见后，项目管理专员在线上操作，选择立项通过或立项终止后，点击上部的保存。
如下图：
图5-15项目管理专员汇总更新
2.5立项决策委员会线上会签（立项决策委员会成员）
重大项目经线下汇报与会签，并在PPM上通过前阶段线上（事业部相关方、职能部门总经理、事业部总经理）审批后，项目管理专员经授权后，可选择立项决策委员会成员线上会签（参见图5-10选择决策方式）。
如需立项决策委员会成员线上会签，则所有成员同意立项后，方可立项。
操作步骤请参见2.3立项审批操作（参见图5-8审批项目立项申请）。
常用问题解答
访问类
1、外公司合作员工能访问PPM吗？
PPM与卓望EIP实现SSO，没有卓望域账号密码的员工无法正常访问。
2、在外网如何访问？
连接VPN后再访问。
3、我无法正常访问EIP怎么办？
咨询MIS部门解决。
4、访问PPM出现域名解析错误怎么办？
在移动的办公环境内，需要经过代理上网。
在连接VPN后出现部分公司内网页面无法显示的问题，与移动办公环境的代理服务器设置有关，与公司内网域名无关。
将10.*.*.* 和加入到不使用代理后再尝试。
5、从EIP进入PPM中无反应或者出现空页面。
可能是IE插件与系统冲突，建议重新安装一款浏览器再尝试（10.2.2.3服务器上有数款）。
工时类
1、工时单什么时候提交？
答：
员工周末前提交本周工时单。
系统也会在周五中午和次周一早晨给员工发本周的工时提醒邮件。
2、工时单是否可以提前提交？
可以。
3、工时单延迟提交是否可以？
可以延迟提交，系统目前没有时间限制，不过建议尽快提交。
4、工时单是否必须填满40小时？
根据实际情况填写即可，提交时正常工时如果不是40小时，系统会出确认提示，确认后就可以提交。
5、如果周六日要加班怎么办？
可以选择在次周一填写工时单。
6、进了我的工时单，没有生成员工工时单，也没有新增工时单选项。
在资源管理-资源列表中，查找此员工，看其基本信息中的工时选填项是否没有勾选。
7、员工新增了工时单后，工时单直接变为了已经审批状态。
在资源管理-资源列表中，查找此员工，看其基本信息中的工时选填项是否设为自动填报。
8、为什么我做了项目计划，但是员工在工时单中添加新任务时看不到？
确认是否项目任务已经分配到责任人；确认是否项目计划已经发布；确认是否创建的是项目子任务；确认任务是否已经完成100%
9、员工在我的任务中能看到自己的任务或工作项，但是工时单中却没有。
在每周的工时单界面点添加项目任务或者工作项来新增。
当工时单中存在没用的任务项时，可以勾选删除，删除的只是工时单和任务的关联关系，而非任务本身。
10、以前OA上的工时系统是否还要继续填写？
从公司层面要求所有项目需要在PPM系统中填写工时，其它工时系统是否填写由各责任中心内部决定。
11、加班已经在PPM工时中说明，那加班申请是否还要在OA中提交。
PPM工时仅作为项目管理使用，涉及到报销，加班申请还需要在OA中提交。
12、工时单中的完成率%的含义
指当前对应任务完成的进度状况。
如，任务是1号到30号，15号填工单，那么50%左右的完成率就是正常的进度。
13、项目经理（资源经理）删除了工时单会什么后果？
对未审批的工时单，工时还不计入统计，删除后对统计数据没影响，员工重新新建填写提交即可；对已经审批的工时单，工时已经计入统计，删除后统计数据不会减少。
对已经审批的工时单员工依旧可以重新新建提单，这种情况下工时数据会累加统计。
14、本周工时单责任人的任务完成率填错了怎么办？
如果未审批，经理直接驳回，重新提交；如果已经审批，本周的数据无法修改，下周填写工时单时，任务完成率直接修正即可。
15、工时单什么时候关闭？
现阶段不关闭。
16、为什么我在工时单中无法填任务完成率？
不是主责任人，只有主责任人填写。
17、有个任务已经完成了，但是我还有工时单没写怎么办。
在工时单中添加项目任务，勾选显示已完成任务，确定后，在工时单中就能体现了。
18、工时单中含有多个项目任务或者工作项，其中的一条或者一部分被驳回，重新填写的时候删除了被驳回的数据项再保存，之后发现此工时单不能再修改了。
被驳回的数据项都被删除了之后保存，由于只剩下已经批准的数据项，因此工时单状态会变为已批准而不能再编辑。
在工时单保存时，需要确认其中数据项的审批状态，当还含有非审批的数据项时，整个单子才可以再次编辑。
资源管理类
1、我的员工在部门内找不到？
在资源列表中，选择从“用户新建资源”。
如有直接新建，然后编辑用户，划分到自己的资源团队。
如果没有，可以找本责任中心接口人和项目管理部查看原因。
2、资源工作项和项目任务的区别？
当员工工作和项目没有关系时填写工作项。
与项目相关的填到项目工时中。
项目管理类
1、我们创建项目的原则是什么？
现阶段项目由项目管理部统一创建。
项目分成两大类，需要审批和无需审批的。
需求审批的项目与集团合同一一对应。
创建后走电子流由各级领导决策审批。
无需审批的项目（执行性项目）用于日常项目管理，根据实际团队的管理划分情况，与审批项目是一对一或多对一关系。
即执行性项目也会对应到唯一审批项目（一个集团的合同）。
当一对一关系，且审批项目已经创建时，执行性项目不不需要在单独创建，工时和项目任务直接填写在审批项目中即可。
2、如何区分需要审批和无需审批的
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