工程的档案立卷程序与实用标准.docx

工程的档案立卷程序与实用标准.docx

《工程的档案立卷程序与实用标准.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《工程的档案立卷程序与实用标准.docx（15页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

工程的档案立卷程序与实用标准

工程档案立卷程序与标准

总  则

一、说明

为了加强建设工程档案管理，提高案卷质量，更好地为城市建设服务，特制定本程序和标准。

本标准主要依据国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB／T50328―2001）、行业标准《建设工程监理规范》、建设部《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》和《苏州市建设工程档案组卷质量要求》，结合建设工程档案管理工作实际制定。

本程序与标准规定了城市建设活动中产生的建设工程档案的立卷程序与标准，以及所用装具等的标准与质量要求。

本程序列举的是建筑安装工程和市政基础设施工程文件材料的立卷过程。

本标准所指的建设工程项目，是以一个立项文件（计划任务书批复）为依据。

它由一个或若干个具有内在联系的单项工程所组成。

本程序与标准适用于向苏州市城建档案馆报送的建设工程档案，报送单位必须按此标准执行。

建设单位自行归档保管的档案整理可参照此标准执行。

二、文件材料及立卷质量要求

1、文件材料要准确、系统、齐全，内容真实，签署手续完备，要按照《建设工程文件归档整理规范》、《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》和《苏州市建设工程档案组卷质量要求》执行。

2、档案材料的材质与书写材料必须有利于长期保存。

3、立卷应遵循文件材料的自然形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。

4、工程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收文件、竣工图以及不同载体的材料，原则上要分别组卷，组卷应合理有序。

5、案卷内封面、卷内目录、备考表应采用电脑打印。

立卷程序与标准

组卷是将工程文件进行分类、排列、整理、编目、装订的过程。

一、分类

工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像及电子文件六大类。

一个建设工程项目由多个单项工程组成时，施工技术文件、竣工图应严格按单项工程分类组卷；工程准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件、声像及电子文件应以项目为单位分类组卷，其中不同监理单位的监理文件应分别组卷。

二、排列

（一）排列原则

1、文字材料在前，图纸在后。

2、文字材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、报告在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

3、图纸排列时，综合图在前，专业图在后；室外图在前，室内图在后；土建图在前，设备安装图在后。

即：

以综合、建筑、结构、给排水、电气、暖通等为序。

（二）排列顺序

工程文件的排列顺序为：

1、工程准备阶段文件；2、监理文件；3、施工技术文件；4、竣工验收文件5、竣工图；6、声像、电子文件材料。

每一类文件材料的排列应按附表进行。

一个建设工程项目由多个单项工程组成时，以项目为单位分类组卷的准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件、声像及电子文件四大类，应排列在该项目的第一个单项工程的相应位置。

（三）排列组合

1、组合应以文件材料的内容为主线，兼顾其他特征，使之联系密切，分级适当，分卷合理，内容尽量单一，类型鲜明，卷与卷内容相互衔接。

文件材料中工程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收文件四个部分应分别组卷。

同一组合文件材料中的内容不能拆分在不同的案卷中。

2、竣工图原则上按专业组卷。

当工程图纸较少时，也可合并立卷。

3、组卷的一般内容、顺序和组合方式依据附件1进行。

4、案卷厚度为20－30mm。

三、整理

1、去除文件材料上的金属物，对破损的文件材料进行托裱。

2、文件材料卷对同一案卷来说，整理后卷内文件材料必须做到统一。

规格有两种，一是297mm×210mm（A4），二是260mm×185mm（16K），在整理中应根据每卷具体情况而定。

如一卷中A4规格的文件材料占多数，就以A4规格为该卷标准，卷内其他不同尺寸的材料，通过折叠、裱贴等达到统一。

3、对于文件材料原件规格不足A4（或16K）时，常用裱贴方法有两种：

一是将每一张小尺寸的文件材料裱贴在一张A4（或16K）规格的白纸上；二是采用阶梯式的裱贴方法，即将若干张（视原件大小定）需裱贴的小尺寸文件材料排成上下阶梯式，贴于一张A4（或16K）规格的白纸上。

裱贴时，应在左边留出25－30mm装订边。

4、裱贴衬纸用70克以上书写纸。

5、图纸一律按手风琴折叠法，折成四号图幅规格（297mm×210mm），图签外露于右下角，图纸不应露白。

四、编目

编目是指组成一个案卷后，编制卷内文件页号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面。

（一）卷内文件编号

1、卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号，每卷单独编号，页号从1号开始。

2、页号编写位置：

单面书写的文件材料在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角；图纸页号的编写位置应紧靠标题栏外的右下角。

3、页号编写一律使用号码机。

4、案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。

（二）卷内目录的编制

    卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次和备注组成。

1、序号，用以固定卷内文件次序。

卷内文件依其排列先后填写序号。

序号用阿拉伯数字从1起依次标注。

2、文件编号，填写文件的文号或每张（类）图纸原编图号。

3、责任者，填写文件材料的主要形成单位（竣工图的责任者为施工单位）。

建材质保及材料出厂证明书的责任者可以省略。

4、文件题名：

填写文件标题的全称。

无标题的文件应根据内容拟写题名。

卷内原有完整、准确的图纸目录，题名可从简，如“建筑竣工图或建筑竣工图1－10”。

5、日期，填写编制文件的形成日期或起止日期。

质保资料的编制日期可以省略。

6、页次，填写每份（类）文件材料首页上标注的页号，最后一份文件的页次应注明起止页号。

7、备注，对卷内文件变化作必要说明。

8、卷内目录放置于本卷首页之前。

（三）卷内备考表的编制

卷内备考表由本卷页数、说明、立卷人、审核人、时间组成。

1、本卷页数，填写已编号的文件材料的数量。

2、说明，填写卷内文件缺损、修改、补充等情况。

3、立卷人，完成立卷后，由立卷单位立卷责任人签名。

4、审核人，由案卷质量审核者签名。

5、日期，由相应的立卷人、审核人等填写。

6、卷内备考表排列在本卷内文件材料的尾页之后。

（四）案卷封面的编制。

1、案卷封面采用内封面形式，主要内容有案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限。

2、案卷题名

案卷题名应简明扼要，准确揭示卷内文件材料的内容，便于保管和利用。

（1）案卷题名一般由建设单位名称、建设项目名称、工程名称、卷内文件材料内容四个部分（要素）组成，字数控制在50个汉字内。

（2）同一项目的案卷题名时，建设单位、项目（工程）名称一般应保持前后一致。

一个建设工程项目由多个单项工程组成时，案卷题名应写明项目名称和工程名称（或编号）。

如：

“桂花新村五期（项目名称）1－7号住宅（工程名称）工程准备阶段文件”。

（3）建设单位的名称，在命名时须用全称或通用简称。

如：

“苏州市城市建设投资发展有限公司”，简称“苏州市城市建设投资公司”或“苏州市城投公司”，不得简称“苏州市投资公司”或“苏州市城建公司”。

（4）市政基础设施工程，或者建设单位与建设项目名称相同，或者已经地名办确认或已有公安编号的住宅小区、大型商业建筑等公共建筑，案卷题名的构成应略去建设单位名称。

如：

“人民商场（既是建设单位，又是建设项目名称）扩建工程建筑竣工图”。

（5）建设项目名称应按立项文件内容准确填写；建设项目只有1个工程，工程名称省略。

一个建设工程项目由多个单项工程组成时，工程名称应按工程实际内容填写。

（6）卷内文件材料内容，应尽量揭示案卷内文件材料的主要内容，按《文件材料组合表》（附件3）准确填写。

同一层次中的2卷以上文件材料内容题名相互间应属并列关系，不能包含。

同一份、类、次文件材料内容可以用“之一、之二……”表示，但文字材料一般不超过3卷，图纸卷不能超过5卷。

3、编制单位，即卷内文件材料的形成单位或主要责任者。

竣工图编制单位为施工单位。

4、编制日期，即卷内文件的形成起止日期，与卷内目录中日期相一致。

5、密级分秘密和无密（可不填）两种，保管期限分永久、长期和短期三种。

五、装订

1、案卷采用装订和不装订两种形式。

即文字材料装订，图纸不装订。

2、装订采用三孔式，孔距为85mm，距纸张左边缘15mm，上中下位置距中，用棉线穿孔，结头打在背面。

六、照片材料的整理

1、照片按照工程前期、施工过程、竣工验收三个阶段的次序分类排列。

2、将排列整理好的照片，依次粘在芯页上，芯页规格统一为297mm×210mm（A4）。

2张照片粘一张芯页。

3、每张照片应编写页码，有简洁扼要的文字说明，要写明被摄物所在的具体地点、时间、内容（含人物）。

4、对于一组联系密切的照片应加以总说明。

5、编目、拟定案卷标题等，参照文件材料要求进行。

6、照片材料原则上应单独立卷。

当照片较少时（几张），可不单独立卷，将整理好的芯页排列在竣工验收文件之后，与竣工验收文件一并立卷。

七、著录

著录以一个单项工程为单位。

工程著录卡的项目原则上应全部著录。

著录按本馆《城建档案著录规则》进行，应准确、规范，不能随意使用简化用语。

著录项目的有关内容应与该工程档案的案卷封面内容相符。

附件1：

建筑工程文件材料归档内容、排列顺序表

附件2：

市政基础设施工程文件材料归档内容、排列顺序表

附件3：

文件材料组合表

附件1：

建筑工程文件材料归档内容、排列顺序表

一、工程准备阶段文件

1.立项文件

1.1项目建议书批复、项目建议书

1.2可行性研究报告批复、可行性研究报告

1.3计划任务书（或设计任务书）批复、申请报告

1.4会议纪要、领导讲话、专家建议

2.建设用地、拆迁文件

2.1规划定点意见书、规划定点图

2.2建设用地规划许可证及其附件

2.3征拨建设用地批文、申请报告

2.4土地转出让合同（协议）

2.5拆迁批文、安置意见、协议、汇总表等

3.勘察、设计文件

3.1工程地质勘察报告

3.2水文地质勘察报告等

3.3初步设计批复

3.4设计方案审查意见及附图

3.5有关行政主管部门（人防、环保、消防、白蚁防治、市政、建设、抗震、文化、文管等）批准文件或协议

3.6施工图设计审批意见

4.招投标文件

4.1勘察设计招投标文件

4.2勘察设计承包合同

4.3设计招投标文件

4.4设计承包合同

4.5施工招投标文件

4.6施工承包合同

4.7工程监理招投标文件

4.8监理委托合同

5.开工审批文件

5.1建设项目规划审批文件

5.2建设工程规划许可证及其附件

5.3年度计划（或开工）批复、申请

5.4审计意见书

5.5建设工程施工许可证

5.6工程质量监督申报表、工作方案等

5.7建筑工程安全受监登记表

二、监理文件

1.监理规划；

2.监理实施细则；

3.分包单位资格报审表；

4.设计交底与图纸会审会议纪要；

5.施工组织设计（方案）报审表；

6.工程开工/复工报审表及工程暂停令；

7.施工测量报验单；

8.工程进度计划报审表；

9.材料（构配件）、设备进场使用报验单；

10.工程变更单；

11.混凝土浇筑报审表

12.工程计量报审表、工程计量单

13.工程费用索赔报审表

14.工程款支付证书、申请表；

15.监理工程师通知单、回复单；

16.监理工程师联系单、回复单；

17.监理工程师指令、回复单；

18.监理工程师备忘录；

19.会议纪要；

20.来往函件；

21.监理日记；

22.监理月报；

23.工序质量报验单；

24.质量缺陷与事故的处理文件；

25.分部工程、单位工程等验收资料；

26.旁站监理记录表；

三、施工技术文件

（一）桩基部分

1.桩基工程施工、技术管理资料

1.1桩基工程概况

1.2桩基工程开工申请表、开工报告

1.3工程测量、定位放线记录

1.4图纸会审、设计变更、洽商记录、施工组织设计或施工方案

1.5技术交底

2.桩基工程质量控制资料

2.1预制桩（钢桩）进场验收记录

2.2预制（钢桩、商品混凝土及桩头）合格证汇总表

2.2原材料合格证（证明）、试验（检测）报告及汇总表

2.3施工试验报告及见证检测报告（钢材焊接、混凝土）

2.4预制桩接桩隐蔽验收记录

2.5施工验收记录（钢桩接桩，预制桩、钢桩锺击，人工挖孔灌注桩，泥浆护壁成孔灌注桩，锺击沉管灌注桩，钢筋笼制作安放，灌注桩水下混凝土）

2.6试桩记录

2.7基桩动、静载荷试验报告

3.桩基子分部工程质量验收记录

3.1桩基子分部工程质量验收记录

3.2各分项质量验收记录

4.桩基工程竣工文件

4.1桩基工程竣工报告

4.2桩基工程质量控制资料核查表

4.3桩位测量记录、桩基质量事故处理记录

4.4桩位放线图

4.5桩位竣工图

（二）土建部分

1.施工、技术管理资料

1.1工程概况

1.2工程项目施工管理人员名单

1.3施工现场质量管理检查记录

1.4施工组织设计、施工方案审批表

1.5技术交底记录

1.6开工报告

2.工程质量控制资料

2.1图纸会审、设计变更、洽商记录，设计交底记录

2.2工程定位测量、放线验收记录

2.3原材料出厂合格证书及进场检（试）验报告

（1）钢材合格证和复试报告汇总表，钢材合格证、复试报告，预应力钢筋进场复试报告、合格证，预应力锚具、夹具和连接器合格证及静载锚固性能复试报告，金属螺旋管进场复验及合格证书，其他钢材合格证、复试报告

（2）水泥出厂合格证、复试报告汇总表，水泥出厂合格证、试验报告，预应力孔道灌浆水泥进场复验及合格证

（3）砖（砌块）出厂合格证或试验报告汇总表，砖（砌块）出厂合格证或检验报告

（4）混凝土外加剂（及其他材料）产品合格证、出厂检验报告和复验报告汇总表，混凝土外加剂产品合格证、出厂检验报告和复验报告，预应力孔道灌浆用外加剂产品合格证及进场复验报告，粉煤灰合格证及进场复验报告，砂、石料进场复试报告

（5）防水和保温材料合格证、复试报告汇总表，各种防水材料和保温材料合格证、复试报告

（6）其他建筑材料合格证、复试报告汇总表，饰面板（砖）、大理石、玻璃、涂料等材料合格证及复验和性能检测报告

2.4施工试验报告及见证检测报告

（1）混凝土试块试压报告汇总表，混凝土试块试验报告（含结构实体同条件养护试块），抗渗混凝土试块抗渗试验报告，用于装配式结构拼缝、接头处混凝土强度试验报告，特种混凝土试块试验报告，混凝土配合比通知单，特种混凝土配合比通知单

（2）混凝土强度评定

（3）结构实体混凝土强度评定

（4）砂浆强度汇总评定表，砂浆试块试验报告，预应力灌浆用水泥浆试块试验报告，特种砂浆试块试验报告，砂浆配合比通知单，特种砂浆配合比通知单

（5）钢筋连接试验报告、焊条（剂）合格证汇总表，钢筋连接试验报告、焊条（剂）合格证，预应力钢丝镦头强度试验报告

（6）后置埋件现场位拨试验报告，土壤试验记录汇总表，土壤试验报告，地表土壤氡浓度检测报告

（7）外墙饰面砖样板件粘结强度检测报告

2.5隐蔽工程验收记录

2.6施工记录

（1）施工日志

（2）现场施工预应力记录

（3）地基验槽记录和地基处理记录

2.7预制构件、预拌混凝土合格证

（1）混凝土（其它）构件合格证汇总表，混凝土构件合格证，混凝土构件结构性能检验报告

（2）预拌混凝土合格证及试块强度报告

（3）门窗产品合格证及复验报告

2.8地基基础、主体、结构验收及抽样检测资料

（1）钢筋保护层厚度实测表

（2）地基基础工程检测报告

（3）结构实体检测报告

2.9工程质量事故及事故调查处理资料

2.10新材料、新工艺施工记录

3.土建工程安全和功能检验资料

3.1屋面泼水、淋水、蓄水试验记录

3.2地下室防水效果检查记录

3.3有防水要求的地面蓄水试验记录

3.4建筑物垂直度、标高、全高测量记录

3.5烟气（风）道工程检查验收记录

3.6幕墙及外窗气密性、水密性、耐风压检测报告

3.7建筑物沉降观测记录

3.8节能、保温检测报告

3.9室内环境检测报告

4.工程质量验收记录

4.1质量验收总表部分

（1）单位（子单位）工程质量控制资料核查记录

（2）单位（子单位）工程安全和功能检验资料检查及主要功能抽查记录

（3）单位（子单位）工程观感质量检查记录

4.2地基基础分部工程质量验收记录

4.3主体结构分部工程质量验收记录

4.4装饰分部工程质量验收记录

4.5屋面分部工程质量验收记录

（三）给排水部分

1.图纸会审

2.技术交底

3.施工组织设计

4.设计变更

5.原材料进场合格证及检测报告

6.设备、产品质量检查、安装记录

7.隐蔽工程检查记录

8.施工试验记录

9.工程质量检验记录

10.质量事故处理记录

（四）电气部分

1.图纸会审

2.技术交底

3.施工组织设计

4.设计变更

5.原材料进场合格证及检测报告

6.设备、产品质量检查、安装记录

7.隐蔽工程检查记录

8.施工试验记录

9.工程质量检验记录

10.质量事故处理记录

（五）采暖、燃气部分

1.图纸会审

2.技术交底

3.施工组织设计

4.设计变更

5.原材料进场合格证及检测报告

6.设备、产品质量检查、安装记录

7.隐蔽工程检查记录

8.施工试验记录

9.工程质量检验记录

10.质量事故处理记录

（六）装饰部分

1.图纸会审

2.技术交底

3.施工组织设计

4.设计变更

5.原材料进场合格证及检测报告

6.设备、产品质量检查、安装记录

7.隐蔽工程检查记录

8.施工试验记录

9.工程质量检验记录

10.质量事故处理记录

（七）网络部分

1.图纸会审

2.技术交底

3.施工组织设计

4.设计变更

5.原材料进场合格证及检测报告

6.设备、产品质量检查、安装记录

7.隐蔽工程检查记录

8.施工试验记录

9.工程质量检验记录

10.质量事故处理记录

（八）电梯部分

1.图纸会审

2.技术交底

3.施工组织设计

4.设计变更

5.设备、产品质量检查、安装记录

6.隐蔽工程检查记录

7.施工试验记录

8.工程质量检验记录

9.质量事故处理记录

（九）室外工程部分（略）

四、竣工验收文件

1.竣工验收报告（建设单位）

2.竣工总结（包括建设、施工、设计、监理单位等）

3.竣工验收质量评估报告（监理）

4.勘测、设计单位质量检查报告

5.建设工程档案专项验收意见书

6.规划、消防、环保等有关部门专项验收认可文件

7.单位（子单位）工程质量竣工验收记录、竣工验收证明书

8.房屋保修书

9.室外工程竣工验收文件

10.竣工决算

五、竣工图

1.综合竣工图

1.1总平面布置图

1.2竖向布置图

1.3室外管网综合图

1.4室外专业管线（供电、供水、排水、有线电视、电信、燃气、路灯等）竣工图

1.5小区道路、绿化竣工图

2.土建竣工图

2.1建筑竣工图

2.2结构竣工图

2.3装修（装饰）竣工图

3.水电竣工图

3.1给排水（消防）竣工图

3.2电气竣工图

4.暖通气竣工图

4.1采暖竣工图

4.2通风竣工图

4.3空调竣工图

4.4燃气竣工图

六、声像、电子文件材料

1.声像文件材料

1.1照片材料

1.2录音材料

1.3录像材料

2.电子文件材料

2.1光盘材料      

附件2：

市政基础设施工程文件材料归档内容、排列顺序表

一、工程准备阶段文件

    1.项目建议书批复及报告

    2.可行性研究批复及报告

    3.计划任务书批复及报告

    4.规划定点意见书、规划定点图

    5.规划用地许可证、建设用地红线图

    6.征拨用土地批复及报告、土地转出让合同（协议）

    7.规划管理意见书、规划管理报批表、建设项目送审报告

    8.年度计划批复及报告

    9.建设工程规划许可证、规划红线图

   10.拆迁批复、拆迁公告、拆迁汇总表、拆迁安置协议等

   11.地质勘察设计合同、工程地质勘测报告

   12.设计合同、设计招投标

   13.初步设计批复、设计（初步、扩大）、设计概算

   14.设计审查报告、设计审查批准书

   15.施工、监理招投标

（1）中标通知书（施工、监理）    

（2）施工合同（含分包）

（3）监理合同

       （4）施工预算

   16.施工许可证

二、监理文件材料

1.监理规划；

2.监理实施细则；

3.分包单位资格报审表；

4.设计交底与图纸会审会议纪要；

5.施工组织设计（方案）报审表；

6.工程开工/复工报审表及工程暂停令；

7.施工测量报验单；

8.工程进度计划报审表；

9.材料（构配件）、设备进场使用报验单；

10.工程变更单；

11.混凝土浇筑报审表

12.工程计量报审表、工程计量单

13.工程费用索赔报审表

14.工程款支付证书、申请表；

15.监理工程师通知单、回复单；

16.监理工程师联系单、回复单；

17.监理工程师指令、回复单；

18.监理工程师备忘录；

19.会议纪要；

20.来往函件；

21.监理日记；

22.监理月报；

23.工序质量报验单；

24.质量缺陷与事故的处理文件；

25.分部工程、单位工程等验收资料；

26.旁站监理记录表；

三、施工文件材料

1.施工技术准备文件

（1）开工报告

（2）施工组织设计

（3）施工技术交底

（4）图纸会审、设计变更通知单、洽商记录

（5）施工协调会议纪要

（6）工程定位测量资料

2.原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证、出厂检（试）验报告及复试报告

（1）水泥出厂检（试）验报告及复试报告

（2）钢材出厂检（试）验报告及复试报告

（3）沥青复试报告

（4）涂料出厂检（试）验报告（防火涂料应）

（5）焊接材料合格证

（6）砌块（砖、料石、预制块）复试报告

（7）砂、石复试报告

（8）混凝土外加剂、掺合料复试报告、掺量配合比试配单

（9）防水材料、粘接材料复试报告

（10）防腐、保温材料出厂检（试）验报告

（11）石灰复试报告

（12）水泥、石灰、粉煤灰类混合料出厂检（试）验报告

（13）沥青混合料出厂检（试）验报告

（14）商品混凝土出厂检（试）验报告

（15）管材、管件、设备、配件出厂质量合格证、出厂检（试）验报告

（16）预应力张拉材料出厂检（试）验报告及复试报告

（17）混凝士预制构件出厂检（试）验报告

（18）钢结构构件出厂检（试）验报告

（19）井圈、井盖、踏步等出厂检（试）验报告

（20）支座、变形装置、止水带等出厂检（试）验报告及复试报告

    3.施工检（试）验报告

（1）压实度（密度）、强度试验报告

（2）水泥混凝土抗压、抗折强度试验，抗渗、抗冻试验报告

（3）砂浆试块强度试验报告

（4）钢筋焊、连接检（试）验报告

（5）钢结构、钢管道、金属容器等其它设备焊接检（试）验报告

（6）桩基础检（试）验报告

    4.施工记录（含砼浇注申请及测量报验单）

（1）地基与基槽验收记录

（2）桩基施工记录

（3）构件、设备安装与调试记录

（4）施加预应力记录

（5）沉井下沉观测