秘书助理工作安排之日程安排.docx
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秘书助理工作安排之日程安排
秘书助理工作安排之日程安排
控制日程，意味着你与总经理一起有序工作。
“日程安排”是指时间排定的领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间管理艺术的集中体现。
秘书的职责是当好“管家”按日程安排为领导做好各种必要的准备，并提醒领导实施。
本文将从总体日程安排、出差日程安排、会议安排、媒体采访、大型活动和突发来访六部分加以详细说明并提供文字模版，希望能给大家的工作提供参考。
日程是领导的工作质量，工作效率，工作成果的一种体现，而规划、安排领导的工作日程是秘书的一项基本工作。
这项工作看似简单，但却十分重要，它是秘书辅助总经理工作的基础，安排好总经理的日程，意味着秘书将和总经理一起进行有序的工作。
作为秘书一定要细心观察领导的工作习惯和做事风格，调整自己的工作方法，主动适应领导的工作节拍。
在没有达成默契的情况下，最好在合作之初与领导做一次深入沟通，准确了解领导的要求、需求，并对可能会遇到的一些情况的处理原则达成共识，为日后工作的顺利开展做铺垫。
此外，勤于思考，多做总结对于秘书日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的经验、教训、小技巧等做一备忘录，时常翻看，补己之短，扬己所长这不仅提高了自己的工作水准，同时也对领导的工作效率起到了间接地促进作用。
一、总体日程安排
领导的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。
而秘书的通常做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。
（一）总体原则
Ø了解总经理的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，
优化工作方法，细心观察总经理的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍；
了解公司业务发展情况，特别是所服务总经理的业务进展情况，留意近期的工作兴奋点；
Ø对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；
Ø明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；
Ø定期与总经理沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展；
Ø注意日程安排的时间松紧，适当安排；
（二）经验与技巧
Ø周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；
Ø在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；
Ø根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；
Ø对于总经理的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与总经理核对日程，保证秘书与总经理日程表内容一致；
Ø不要代替领导做决定，在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理；
Ø控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；
Ø掌握近期要回避的人物；
Ø月/周计划安排模版
Ø可使用NOTES日历功能，填入相关安排，打印即可；
Ø也可按照总经理习惯，自行制作日程表；
二、出差日程安排
做为秘书，安排总经理出差是经常的一项工作，同时也是需要更加细致的一项工作。
通过秘书的计划，把总经理出差在外的工作安排得紧张而有序，愉快而圆满，这是秘书工作的目标，也是工作价值的一个体现。
（一）国内出差
出差前：
确定出差目的和日期；
确认总经理出差陪同人
与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。
）
确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型及班次）、酒店（选择总经理习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机人的联系方式）；
完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）（见范例）。
根据总经理的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。
拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部等）。
（见范例）
出差中在第一时间掌握总经理到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员。
根据总经理日程安排，随时通报公司及GM关心的业务进展情况；
配合总经理授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。
根据情况及时与相关人员及总经理沟通，及时调整日程安排；
出差后及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展；
出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发相关人员或存档；
向总经理认为有必要的合作方致感谢函。
各种差旅费用报销；
跟进业务后续事宜；
（二）国外出差
出差国外与国内出差安排顺序及内容大致相同，但在此要特别提醒您注意以下几点：
Ø根据公司最新业务情况准备PRESETATION（中/英文），与对方确认演示设备，必要时准备彩色打印胶片和打印稿。
Ø机票购买时注意避免经停中转，选择好的航空公司和服务，长途飞行选择好的机型；
Ø注意准备好各种证件及邀请函，并提醒总经理携带；
Ø根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物；
Ø准备当地的地图及国家风情资料；
Ø确认对方还是我方提供翻译服务；
Ø回国后向邀请方致谢。
（三）陪同出差
陪同总经理出差无疑对秘书的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介绍的注意事项外，在出差过程中，要求秘书注意以下事项：
Ø登机前，为总经理办理机场建设费购买、机票换票及各种登机手续；并再次确认接车人；
Ø到达后，办理宾馆入住手续，了解总经理房间号码及电话，并将秘书房号电话及时告知总经理；
Ø每日及时核对本日及第二天的日程安排；
Ø提前设置清晨叫醒，并安排早餐；
Ø根据当天的日程安排落实车辆；
Ø及时提醒并事先落实各项安排；
Ø携带总经理名片、必要的会议资料（报告稿件、会面备忘、采访提纲）；
Ø注意建立各种客户关系（包括政府领导、合作伙伴、媒体记者）
Ø着装要求：
大方职业装、着淡装；注意言谈举止；
Ø出差返回后将总经理与客户沟通的事项逐条落实、跟踪，并及时办理费用报销、资料整理。
附件一：
出差物品携带表
名片
若干
日程表
证件（身份证、护照、港澳通行证、边防证等）
笔记本电脑和ppt（保存在桌面）、ppt备份软盘
2张
往返机票（将保险费保留在秘书手中）
书面讲话稿及素材
2份
活动或会议等背景材料
出访地联系人通讯录
准备现金或信用卡注款
备用笔等文具
*准备一支彩色笔
礼品
*包装
应急药及常用药品
附件二：
授权书模版
文件编号OURREF.：
LCS-DTB·60023-99
发文日期DATE：
文件类别CATEGORY:
通知
拟文人FROM:
---
审核VERIFIED:
//
批准APPROVED:
---
收文人TO：
全体人员
收文部门TO（DEPT.）:
台式电脑事业部、笔记本事业部、软件事业部、服务器事业部、外设事业部
抄送CC:
总裁室、企划部秘书处、财务---
附件ATTACHMENT:
//
传阅阅后存档保密保密期限
CIRCULARFILINGCONFIDENTIALTERM
其他
OTHERS
//
页数
NO.OFPAGES
1
授权通知
电脑公司副总裁---在2000年6月15日-16日期间因公外出，此期间将台式电脑事业部资材、质控、经营管理等相关签字权授予副总经理---，台式电脑事业部其他相关财务及文件审批授权予常务副总经理---，除台式电脑事业部外其他事业部系统相关财务签字及文件审批委托副总裁---处理。
特此通知
------
附件三：
国内出差日程范例
刘军总经理出差深圳日程安排（4月25-27日）
时间
日程
地点
备注
4月25日
17：
25
北京—深圳
CA1305
机场
接机人：
---1360―――
入住新世纪酒店
该车在深圳期间随行
21：
30
夜宵
自行安排
4月26日
11：
30
嘉利会面及午餐
新世纪酒店上海餐厅宁波厅
嘉利参加人：
何焯辉、谭永雄、
邓秉觉
联想：
---、---
议题：
嘉利最新情况通报
13：
20
出发前往EMCoffice、----陪同前往
14：
00
EMC会面
深圳沙头角保税区21-23栋北座
联想参加人：
---、---、----、
---、---
EMC参加人：
总经理余昭信
副总经理陆杨
业管处经理张界杨
技术处协理郭宗钦
研发部经理张滨
会面安排：
14:
00~15:
00双方公司介绍交流
15:
00~16:
00参观工厂
16:
00~17:
00产品研讨（显示器/电脑相关产品）及未来业务合作磋商
17：
20
返回新世纪，梁青陪同
18：
00
晚餐
新世纪酒店餐厅
美国国家半导体：
李彬及随行人员
联想：
----、----
4月27日
14：
00
东莞金和涂料有限公司会面
深圳长安镇沙头南区（地图附后）
金和参加人：
总经理董合枝
生产经理董博霖
嘉利厂参加人：
采购部主管黄宝球
工程总监邓秉觉
联想参加人：
---、---、---
议程安排：
14：
00-14：
05双方介绍
14：
05-14：
25金和介绍（工厂历史、油漆种类、生产工艺及相关喷漆关键技术、发展趋势等）
14：
25-14：
55双方讨论
14：
55-15：
25参观金和新厂
15：
35
瑞和塑胶五金电子厂
深圳长安镇沙头南区
15：
35-15：
40联想与瑞和人员互相介绍
15：
40-16：
10参观瑞和工厂
16：
10-16：
25机动
16：
25前往机场，车程约30分钟
17：
40
CA1303
深圳—北京
---安排接机
随行及重要联系电话：
------
------
附件四：
国外出差日程安排表
执行副总经理访问汉城行程表（99年7月14日至17日）
访问时间
主要活动
地点
备注
7月14日
17：
50——20：
40
21：
00——21：
30
北京——汉城
到达酒店办理入住
KIMPOAirport
HolidayinnSeoul
在机场左边出口举牌接
下榻处:
HolidayinSeoul（佳乐）
Tel:
82—02—7179441
Fax:
82—02—7159441
7
月
15
日
8：
00——9：
00
9：
00——12：
30
12：
30——13：
20
13：
20——14：
40
14：
40——16：
40
16：
40——18：
00
前往LG位于龟尾的LCD厂
与LGLCD负责人午餐
前往LG电子位于平泽的CDROM厂
HolidayinnSeoul
or
LGTwinTowers
龟尾
路程：
3小时
中餐
路程：
3小时
访问时间
主要活动
地点
备注
7月15日
18：
00——19：
30
19：
30——21：
00
与LG电子人员共进晚餐
回酒店
平泽
7
月
16
日
8：
00——9：
20
9：
30——10：
00
10：
30——10：
50
10：
50——11：
20
11：
20——11：
50
11：
50——13：
00
13：
00——14：
00
自酒店前往三星电子LCD工厂所在地
---作联想电脑公司及产品的介绍
针对相关问题进行会谈
参观
与会者共进午餐
乘车前往LG总部
七星（Kiheung）
Tel:
82—02—7507313
14：
30——17：
00
17：
00——17：
30
19：
00——21：
00
回酒店休息
LG总部
HolidayinnSeoul
访问时间
主要活动
地点
备注
7月17日
10：
00——18：
00
18：
00——19：
00
21：
40——22：
40
参观韩国电子市场/汉城市区及近郊观光游览
酒店结帐、乘车前往金浦机场
汉城——北京
汉城市区及近郊
陪同人：
导游、
（17日为韩国国庆日）
自酒店到机场约40分钟路程
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