人力资源档案管理方案2936856471doc.docx
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人力资源档案管理方案2936856471
人力资源档案管理方案
对人力资源档案进行妥善管理，是人力资源管理的重要内容，这样既能有效地保守人才机密，也可以维护人力资源档案资料的完整，防止资料损坏。
企业建立健全人力资源档案管理方案是对人力资源档案进行妥善管理的关键。
目录：
一、员工人事档案资料管理规定
二、员工培训档案管理办法
三、员工工作业绩档案管理办法
四、员工档案保管规定
五、员工档案利用办法
附：
人力资源档案管理用表
一、员工人事档案资料管理规定
概念解说：
员工人事档案资料是公司进行人力资源管理的重要依据，因此必须制定相应的规章，加强员工人事档案资料的管理工作。
编写要点：
在制定该文案的过程中需注意如下几个方面：
（1）明确目的；
（2）阐明员工人事档案资料包含的内容。
范文：
员工人事档案资料管理规定
为了加强本公司员工人事资料管理工作，特制定本规定。
一、各人事命令、通知公布后，连同该隶凭证（申请单或签呈）合并归档。
二、每月初依据人员异动记录簿编制“人力异动月报表”，呈核阅后，列八人事流动率检查依据。
三、员工若有需要“服务证明书”或“离职证明书”，可至人力资源部说明中请理由，由经办人填写证明，转秘书室盖印。
四、人力资源部应于每月10日编制各主管名册，送档案室备查。
五、人力资源部应备档案包括如下内容：
1、人力异动案；
2、员工奖惩案；
3、员工考绩案；
4、员工培训案；
5、人事规章案；
6、人事勤务案；
7、人亭报表案；
8、员工福利案；
9、文体活动案；
10、涉外事件案；
11、收发文件登记簿。
六、本规定自公布之日起实施。
二、员工培训档案管理办法
概念解说：
公司培训员工时应建立员工培训档案，并加强对员工培训档案的管理，从而使员工培训工作有据可查。
编写要点：
（略）
范文：
员工培训档案管理办法
一、为了加强员工培训的档案管理工作，使员工培训工作有据可查，特制定本办法。
二、员工培训档案是对员工自进入公司开始所参与过的各种培训活动的详细记录。
三、员工的培训记录内容包括：
（1）在职前训练中，该员工接受各种专业培训课程的课程名称、内容、时间、出勤记录，参加有关考试的试卷，培训员对该员工的培训评估以及员工参加职前训练后的心得体会或汇总报告等；
（2）在岗位培训中，员工参与的专业或外语的训练课程考勤记录、课程情况、考试成绩、评估表格、总结报告等；
（3）在工作期间，员工自费参加社会上举办的各娄业余进修课程的成绩报告单位与结业证书复印件等有关材料。
四、员工培训档案与其工作档案一起被公司人力资源部作为对员工晋升、提级、加薪时的参考依据。
五、员工的培训档隶也是公司培训部发掘与调配人才的原始依据。
：
六、本办法自公布之日起实施。
三、员工工作业绩档案管理办法
为了激励员工，公司应对员工的工作业绩及时进行记录，建立员工绩效档案，加强绩效管理。
范文：
员工工作业绩档案管理办法
一、本办法是为了对员工工作业绩厦时进行记录，方便绩效考核工作，加强绩效管理，激励员工。
二、要建立工作业绩档案，对各段时期的工作要有评价和考核，对其主要表现记入档案。
考核标准是依据岗位责任制中心的职责范围等内容，考核工作可分配到各部门进行，最后由人事部汇总。
三、建立员工工作业绩档案的目的是便于对员工正确全面地评价，对工作突出，成绩和贡献较大者要给予表扬、奖励、晋级等。
对工作不踏实、消极怠工，屡屡出现差错者要进行批评、处罚、降级或撤职。
四、员工工作业绩档案的内容，主要有以下几个部分：
1、文件材料。
主要文件包括员工人事调动表、劳动合同书、员工身份证、专业文凭、证书、待业证明等文件的复印件等。
2、考评记录。
主要是《员工工作表现评估表》。
公司实行制度化的评估工作，对员工工作表现定期进行孝评。
考评记录可比较全面地反映出员工的工作概况，具有重要的查考作用。
3、出勤记录。
员工每月的考勤统计按年度汇总归纳，以专设的统计表格形式存入员工工作档隶。
员工出勤情况的记录是员工工作态度的反映侧面，体现了员工对企业的忠诚和对工作的责任感。
4、奖惩记录。
员工在日常工作中表现突出或违反纪律而受到各种奖励或处罚的记录是对其工作能力、可依赖程度、工作责任心厦工作态度的一种检验足度，也是考察员工表现，使用与提拔员工的重要依据。
5、职级变更。
员工在工作中，由于工作表现厦服务年限因素，其职务、级别与工资待遇等内容会有变化，这种变动也体现了员工工作能力、工作表现、贡献大小。
因此，员工工作档案中对员工职级的变动记录是考查员工工作表现的客观依据。
五、在员工档案中，还要搜集员工工伤情况记录、客人表扬或投诉员工的信件（复印件）等资料。
这对于全面、有效地考查员工表现都有重要作用。
四、员工档案保管规定
概念解说：
档案保管是员工档案管理的一项重要内容，因而公司应当建立相应的档案管理规章，加强档案保管工作。
编写要点：
员工档案保管规定通常包括以下几项内容：
（1）档案资料的归档；
（2）档案的保密；
（3）档案的转递；
（4）档案的统计；
（5）档案的检查核对。
范文：
员工档案保管规定
一、档案资料的归档：
档案管理人员应该对新形成的档案材料厦时归档，归档的大体程序
1、对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求
2、按照材料的属性、内容确定其归档的具体位置；
3、在目录上补登材料名称及其相关内容；
4、将新材料存入档案。
二、档案的保密：
企业制订档案保密制度的具体要求如下：
1、对于较大的企业，一般要设立专人负责档隶的保管，应齐备必要的存档设备；
2、库房应备有必要的防火、防潮器材；
3、库房、档案柜保持清洁，不存放无关物品；
4、任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合；
5、无关人员不得进入库房，严禁吸烟；
6、离开时关灯关窗，锁门。
三、档案的转递：
档案的转递一般是由于工作变化等原因引起的，转递的大致程序如下：
1、取出应转走的档案；
2、在档案底账上注销；
3、填写《转递人事档案材料的通知单》；
4、按发文要求包装、密封。
档案在转递中必须遵循保密原则，一般通过机要通道转递，不能交由本人自带。
另外，收档单位在收到档案核对无误后，必须在回执上签字盖章，且及时退回。
四、档案的统计：
企业人事档案的有关情况应进行统计。
人事档案统计的内容主要有以下几项：
1、人事档案的数量；
2、人事档隶材料收集补充情况；
3、档案整理情况；
4、档案保管情况；
5、利用情况；
6、库房设备情况；
7、人事档案工作人员情况：
五、档案的检查核对：
企业应该对人事资料档案进行定期或不定期检查与核对。
检查人力资源档案的内容时，既要对人事档案材料本身进行检查，如查看其是否有霉烂，虫蛀等；也要对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。
在下列情形发生后，应对人事档案进行彻底检查与按对。
1、突发事件，如遗失、被盗或水灾之后；
2、对有些档案发生疑问后，如不能确定某份材料是否丢失；
3、发现某些损害之后，如发现材料发霉，发现虫蛀等。
五、员工档案利用办法
档案利用如同档案保管，是员工档案管理的一项重要内容，因而同样需要建立相应的规章加强档案的利用管理。
编写要点：
员工档案利用办法通常包括如下几个方面的内容
（1）目的；
（2）档案的利用方式；
（3）档案利用操作规程。
范文：
员工档案利用办法
一、目的：
公司为了高效、有序地利用档案材料，特制定本办法。
二、档案的利用方式：
人事档隶的利用方式主要有三种：
1、设立阅览室以供利用查阅。
阅览室一般情况下都设在人力资源档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。
这便于查阅指导、监督，便于防止泄密和丢失等。
2、借出使用。
在满足以下条件时，企业可以将人事挡隶借出使用：
（1）本企业领导需要查阅人事档案；
（2）公安、保卫部门由于特殊需要必须借用人事档案等。
注意借出的时间不宜过长，到期未还者必须催还。
3、出具证明材料。
通常情况下，出具的证明材料可以是人事档案部门按相关文件规定出具的情况或证明材料，也可以是人事档案材料的复印件。
要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工或出国等。
三、档案利用操作规程：
档案利用中各种万式的操作规程如下：
1、查阅手续
（1）首先，由申请查阅者出示书面查档报告，在报告中写明查阅的对象、理由、目的、查阅人的概况等情况；
（2）其次，查阅单位（部门）盖章，负责人签字；
（3）最后，由人事档案部门审核、批准。
人事档案部门对申请报告进行审核，如果理由充分，手续齐全，则给予批准。
2、外借手续
（1）首先，由借档单位（部门）写出借档报告，其内容与查档报告相似：
（2）其次，由借档单位（部门）盖章，负责人签字；
（3）再次，人事档隶部门对借档单位进行审核、批准；
（4）然后，进行借档登记，把借档的时间、材料名称、理由、份数等写清楚，并由借档人员签字；
（5）最后，归还档案时，及时在外借登记上注销。
3、出具证明材料的手续：
单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：
（1）由有关单位（部门）开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；
（2）人事档案部门按照有关规定，并结合使用者的要求，提供证明材料：
（3）证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
附：
人力资源档案管理用表
一、人事登记表
表1人事登记表
职初期的企业概况、发展史、经营模式、企业文化，员工品行规范、企业制度、规章、工作流程、仪表礼仪为中心课程安排；试用中期的团队意识训练、职业素养引导为重点；试用结束前总结提升、责任意识等为主导，结合员工自我试用总结，提升对企业、岗位的认知力。
老员工课程体系建立上，以纪律意识、工作技能为核心，不定期的进行团队精神、工作态度、工作流程提升、员工品行规范、规章制度等课程培训，并根据培训需求调查，结合工作中存在不足进行课程的开发。
骨干力量与基层管理人员课程建立上，以团队管理、沟通技能、时间管理与工作效率、培训引导能力等，在培训需求及企业运营需求基础上进行课程的开发与编排。
中层、高层管理人员课程建立上，以职业经理人核心技能、领导力与执行力、如何打造高效的工作团队、问题分析与解决、时间管理与工作计划、非HR经理的HR管理等课程进行开发。
课程的开发必须依据公司发展战略需求及员工成长状态、动态调整关键培训内容。
逐渐形成公司课题及案例库。
根据培训对象的不同，选择不同的培训形式。
第三、培训讲师队伍建设。
结合目前公司培训现状，培训讲师队伍以各级骨干、主管为主，对其进行培训讲师必备的素质、技能的培训。
并结合不同层级的培训需求，采取外聘培训讲师或参加外部培训，使讲师队伍以内部讲师为主，外聘、外培为辅培训讲师队伍。
在访谈中，因公司业务性质、工作时间特点，有些骨干、主管虽然在进行着员工培训、但效果不佳，且自身没有授课的积极。
在培训讲师队伍建设中，可以设定授课奖励制度。
人力资源部门对于授课水平、态度、效果等根据不同课程类型采用不同评估方法，以评估点数对授课人员进行奖励，提升授课人员积极性及自我提升能力。
第四、培训制度、流程体系建设。
对于公司目前培训制度进行整理、汇编，结合公司运营发展需，进行必要的修订，完善培训制度，优化培训流程。
第五、培训评估系统建设。
对于每一项培训，根据授课内容，进行不同层级的评估。
培训结束后，培训人员对于培训建议与意见，反馈培训课程、讲师情况，首先做好反应层面的评估；对于培训课程进行考试或让员工来谈心得体会，做好学习层面的评估；培训结整一段时间后，检查参训人员行为、绩效是否是改变或提升，进行行为层面的评估；对于培训后，公司运营、发展是否起到了积极的影响，从而进行结果的评估。
第六、建立健全培训档案。
员工培训档案是员工晋升、年终考评、防范劳动纠纷的重要依据。
根据管理效率，可进行人人建档或按月建档，确保员工培训档案的完整性。
5、强化执行力、推进绩效薪酬体系运行
绩效薪酬体系依佐尚管理公司对公司进行岗位调查、工作分析、岗位评估的基础上确定的，其形成时间长、动员人员多、制作成本高。
人力资源部协助管理加大推行力度，做好绩效访谈、跟踪、效果评估及考核结果的应用。
一是加大检查、追踪力度，确保绩效指标数据来源的准确真实性；
二是对于各项考评指标，力求量化衡量，不能量化，评估方法要科学，指标定义要界定明确；
三是绩效考评过程，要做到公平、公正；绩效结果一定要反馈到个人，确保被考评人员了解自身不足，下步知道工作如何进行改进。
四是结合考评过程跟踪、辅导，了解人员需求，进行人员培训课程开发。
6、其它方面
指导下属做好员工关系管理，一是社保年度审核；二是员工档案管理；三是劳动合同管理；四是部门人员下基层进行必须的员工访谈，并有记录；五是人事报表提交完整性；六是工作计划总结规范等员工关系、人事事务工作开展与完成。
由于入职时间短，看到的、听到只是工作中的参考，对于大量信息一是要消化，二是要分析，了解信息中关键因素及背景，通过表面了解更深层的原因，力求解决就要见效。
【篇二：
人力资源规划方案】
人力资源规划是一种战略规划，着眼于为未来的企业生产经营活动预先准备人力，持续和系统地分析企业在不断变化的条件下对人力资源的需求，并开发制定出与企业组织长期效益相适应的人事政策的过程。
它是企业整体规划和财政预算的有机组成部分，因为对人力资源的投入和预测与企业长期规划之间的影响是相互的。
人力资源规划一般包括人员总规划、职务编制规划、人员配置规划、人员需求规划、人员供给规划、人员补充规划、人员考核规划、薪酬规划、人才分配规划、人力资源管理政策规划、投资预算规划等等。
制定人力资源规划必须遵循的几个原则。
第一，必须充分考虑内部、外部环境的变化。
人力资源规划只有充分地考虑了内外部环境的变化，才能适应需要，真正做到为企业发展的目标服务。
为了更好地适应这些变化，在人力资源规划中应该对可能出现的情况作出预测包括风险和变化，最好能有面对风险的应对策略。
第二，明确人力资源规划的根本目的，确保企业的人力资源。
企业的人力资源保障问题是人力资源规划中应解决的核心问题。
只有有效地保证了对企业的人力资源供给，才可能去进行更深层次的人力资源管理与开发。
第三，人力资源规划的最终目的是使企业和员工都得到发展，取得预期目标。
人力资源规划不仅要面向企业规划，而且要面向员工规划。
企业的发展和员工的发展是互相依托、互相促进的关系。
如果只考虑企业的发展需要，而忽视了员工的发展，则会有损企业发展目标的实现。
优秀的人力资源规划，一定是能够使企业的员工实现长期利益的规划，一定是能够使企业和员工共同发展的规划。
第四，优质的人力资源规划是企业内部相关人员共同完成的，而绝非人力资源部单独所能够解决的问题。
因此，人力资源部在进行人才资源规划时，一定要注意充分吸收各个部门以及高层管理者的参与，只有这样，人力资源规划才能够符合企业实际并落到实处。
在年度或季度结束时编制相应人力资源规划体系，步骤如下：
首先是根据企业的发展规划，结合企业各部门的人力资源需求报告进行盘点，确定人力资源需求的大致情况。
结合企业现有人员及职务人员，职务可能出现的变动情况，职务的空缺数量等，掌握企业整体的人员配置情况，编制相应的配置计划。
其次是编制职务计划。
企业发展过程中，除原有的职务外，还会逐渐有新的职务诞生，因此，在编制人力资源计划时，不能忽视职务计划。
编制职务计划要充分做好职务分析，根据企业的发展规划，综合职务分析报告的内容，详细陈述企业的组织结构、职务设置、职位描述和职务资格要求等内容，为企业描述未来的组织职能规模和模式。
第三是合理预测各部门人员需求。
在人员配置和职务计划的基础上，合理预测各部门的人员需求状况。
在做人员需求预测是，应注意将预测中需求的职务名称、人员数量、希望到岗时间等详细列出，形成一个标明有员工数量、招聘成本、技能要求、工作类别，及为完成组织目标所需的管理人员数量和层次的分列表，依据该表有目的地实施日后的人员补充计划。
第四是确定员工供给状况。
人员供给主要有两种方式，一是公司内部提升，二是从外部招聘。
如果采取第一种方式，人力资源部经理要求充分了解公司各部门优秀员工，了解符合提升的条件的员工数量、整体质量等，也可与各部门经理联系，希望他们推荐。
内部提升是一种比较好的方式，因为被提升的员工基本上已经接受了公司的文化，省去了文化培养的程序。
其次是通过提升使员工得到某种满足，更易激发工作的热情和积极性。
外部招聘相对来说比内部提升效果要差一些，但也不是全部，如果能够从外部招聘优秀人才并留住人才，得以发挥其作用，也是很好的。
在确认供给状况时要陈述清楚人员供给的方式、人员内外部的流动政策、人员获取途径和获取实施计划等。
第五是制定人力资源管理政策调整计划。
该计划中要明确阐述人力资源政策调整的原因、调整步骤和调整范围等。
人力资源调整是一个牵涉面很广的内容，包括招聘政策调整、绩效考核制度调整、薪酬和福利调整、激励制度调整、员工管理制度调整等等。
人力资源管理政策调整计划是编制人力资源计划的先决条件，只有制定好相应的管理政策调整计划，才能更好地实施人力资源调整，实现调整的目的。
第六是编制人力资源费用预算。
费用预算包括招聘费用，员工培训培训费用，工资费用，劳保福利费用等等。
有详细的费用预算，让公司决策层知道本部门的每一笔钱花在什么地方，才更容易得到相应的费用，实现人力资源调整计划。
第七是编制培训计划。
对员工进行必要的培训，已成为企业发展必不可少的内容。
培训的目的一方面是提升企业现有员工的素质，适应企业发展的需要，另一方面是培养员工认同公司的经营理念，认同公司的企业文化，培养员工爱岗敬业精神。
培训计划中要包括培训政策、培训需求、培训内容、培训形式、培训效果评估以及培训考核等内容，每一项都要有详细的文档，有时间进度和可操作性。
最后，在编写人力资源规划时，还要注意防止人力资源管理中可能会遇到的风险，比如优秀员工被猎头公司相中、新的人力政策导致员工情绪不满、内部提升遇到阻力、外部招聘失败等等。
这些潜在的风险有些甚至会影响到公司的正常运作，甚至造成致命的打击。
规避这些风险是人力资源部的一项重要职责，在编写人力资源计划时要结合公司实际，综合职务分析和员工情绪调查表，提出可能存在的各种风险及应对办法，尽可能减少风险带来损失。
人力资源规划是一个动态的过程，必须关注影响人力资源规划的各种因素。
实践中，我们发现，一些企业在人力资源开发与管理中，往往缺乏动态的人力资源规划和开发观念，它们把人力资源规划理解为静态地收集信息和相关的人事政策信息，无论在观念上还是实践上都有依赖以往规划，一劳永逸的思想。
这是一种有害的错误观念。
因为这种静态观念与动态的市场需求和人才自身发展的需求是极不适应的，造成人力资源得不到合理的利用，甚至严重地影响了人力资源的稳定性，造成优秀人才的流失，对企业的发展壮大极为不利。
所以，企业在做人力资源规划时，必须坚持动态的规划，必须密切关注影响人力资源规划的一些重要因素。
真正做到人尽其才，才尽其用，使人才真正成为公司最宝贵的资源。
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