英文书信格式及范文.docx
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英文书信格式及范文
英文书信格式及范文之阿布丰王创作
时间:
二O二一年七月二十九日
一、英文书信的结构
二、书信作文的出题形式和写作要领
三、书信作文练习及其参考范文
书信是重要的交际工具.英文书信分为两年夜类:
公务信件和私人信件.公务信件是单元与单元或单元与个人之间来往的书信,可能是推荐信、求职信、入学申请书、邀请信,或询问、回答、反映意见(如投诉信)等的信件.私人信件是指亲戚朋友之间的通信.这两类书信各有自己的格式.一般说来,私人信件不拘形式,信文多用手写,也可打印;公务信件要求比力严格,必需遵循一定的格式,信文一定要打印.
第一节英文书信的结构
英文书信一般由以下六部份组成:
信头、信内地址、称号、正文、结尾、签名.
5.1.1信头(Heading)
信头是指发信人的地址和日期,通常写在第一页的右上角.行首可以齐头写,也可以逐行缩进写.地址的书写顺序由小到年夜:
门牌号、街道、城市、省(州)、邮编、国名,最后写发信日期.私人信件一般只写寄信日期即可.例如:
123TianheRoad
TianheDistrict
Guangzhou510620
GuangdongProvince
P.R.C.
Jan.8,2010
5.1.2信内地址(InsideAddress)
信内地址要写收信人的姓名和地址.在公务信件中要写明这一项,在私人信件中,这一项经常省略.该项写在写信日期下一行的左上角,格式与寄信人地址一样.
5.1.3称号(Salutation)
称号是对收信人的称呼,应与左边线对齐,写在收信人姓名、地址下面1-2行处.在称号后,英国人经常使用逗号,美国人则经常使用冒号.在私人信件中可直呼收信人的名字,但公务信件中一定要写收信人的姓.年夜部份信件在称号前加“Dear”.如:
DearProfessor/Prof.Bergen:
DearDr.Johnson,
对不相识的人可按性别称号:
DearSir:
或DearMadam:
DearLadies.
如果不知收信人的性别则可用DearSirorMadam:
5.1.4正文(BodyofLetter)
正文是书信的主体.与中文信件分歧的是,英文书信的正文的开头不是先写一些问候语,再说明写信的目的,而是直接说明写信人的身份及写信的目的,然后提出写信人的情况、想法或要求,并加以需要的解释或说明.英文书信陈说目的时,应该直截了当,意思明确,条理清楚,言简意赅.
书信正文的第一句话或第一段,通常被称为起首语.一般说来,人们习惯用一些客套的写法作为书信正文的起始,即先将对方来信的日期、主题加以简单描述,以便使对方一看便知该信是回答哪一封信的.如果是第一次给他人写信,也可用开头语作需要的自我介绍,并标明自己写信的主要目的.
5.1.5结尾礼词(ComplimentaryClose)
公务信件的结尾礼词包括两部份:
发信人的结尾套语与署名.结尾套语写在签名上面一行,第一个字母要年夜写,套语结尾后面要加逗号.在公务信件中,发信人经常使用的结尾套语有:
Yourstruly,Yourssincerely,Respectfullyyours,Cordiallyyours,Yourscordially等.
私人信件中,发信人经常使用的结尾套语有:
Sincerelyyours,Lovelyyours,Yourlovely,Yourlovingson/daughter等.
5.1.6签名(Signature)
写信人的签名常位于结尾礼词正下方一二行.除非是给很熟悉的人写信,签名一般须写出全名.签名经常较潦草,不容易识别,因此在签名的正下方须打印出全名.
第二节书信作文的出题形式和写作要领
1990年到2002年1月之间的四级考试作文题中,书信作文共呈现两次(2001年6月和2002年1月).下面,我们先来看看2001年6月四级考试的作文题:
Directions:
Forthispart,youareallowedthirtyminutestowritealetter.SupposeyouareZhangYing.WritealettertoXiaoWang,aschoolmateofyourswhoisgoingtovisityouduringtheweek-longholiday.Youshouldwriteatleast120wordsaccordingtothesuggestiongivenbelowinChinese:
1.暗示欢迎
2.提出对度假安插的建议
3.提醒应注意的事项
ALettertoaSchoolmate
June23,2001
DearXiaoWang,
__________________________________
__________________________________
__________________________________.
Yours,
ZhangYing
从上面的例子可见,书信作文不单给出正文部份的内容的提纲,而且还给出版信各部份的结构的框架.也就是说,我们只要考虑如何表达提纲部份的内容,而不用考虑书信的结构.
在写书信作文时,首先要把书信正文的提纲内容细化,扩展成更细的英文提纲,然后用简洁、明了、礼貌、正确和得体的语言表达出细化了的提纲内容.例如前面的那封信就可以列出下面的提纲:
Topic:
ALettertoaSchoolmateQuestion:
Whataretheholidayarrangementsandpointsforattention?
Outline:
I.ExtendingmywelcomeII.Holidayschedule1.1stday–campus2.2ndday–theartgallery&musichall3.3rdday–mountainclimbing4.next3days–otherplacesofinterest(SwanCave,GoldenLake…)5.Lastday--departureIII.Pointsforattention1.Trainnumber&timeofarrival2.SunglassesIV.Lookingforwardtoseeingyou.IntroductionBody1Body2Conclusion
范文:
ALettertoASchoolmate
June23,2001
DearXiaoWang,
I’mverygladtolearnthatyou’regoingtovisitmeduringtheweek-longholiday.Myparentswillalsobehappytoseeyouagain.Iamsureyouwillenjoyeveryminutehere.
Ihavearrangedourschedulefortheholidayasfollows.Onthefirstdayyouarrive,I’llshowyouaroundourcampus.Onthesecondday,we’llvisittheartgalleryandthemusichall.Nextday,we’llclimbahillinthenortheasternpartofthecity.Onthetopofthehill,wecanhaveawonderfulbird’seyeviewofthecity.Duringthenextthreedays,we’llmakesomeshorttripstosomeplacesofinterestnearby,suchastheSwanCave,theGoldenLake,etc.Onthelastday,I’llseeyouoffattherailwaystation.
PleaseremembertocallandtellmeyourtrainnumberandtimeofarrivalsothatIcanmeetyouattherailwaystation.Bytheway,it’sveryhothereandwehavealotofsunshine,sodon’tforgettowearyousunglasses.
I’mlookingforwardtoseeingyousoon.
Sincerelyyours,
ZhangYing
写信日期称号正文第一段:
暗示欢迎正文第2段:
活动安插第一天的安插第二天的安插第三天的安插第4-6天的安插第七天:
送行正文第三段(注意事项):
注意事项一注意事项二结束语结尾礼词签名
上面举的是私人信件的例子,下面我们再来看一封投诉信(LetterofComplaint).
投诉信的目的是为了让收信人读信后同情你的遭遇,解决你所遇到的问题.所以写投诉信时应该实事求是地反映情况,注意措辞,不使用过多的讽刺或责备的语言,也不要因为发泄怒气而离题,以防止引起收信人的不信任或反感.
一般而言,投诉信包括以下内容:
提出要求和理由;解释详细的情况;把请求具体化以及希望收信人采用行动的日期等.例如:
September1,2001
DearSirorMadam:
I’mwritingtocomplainaboutatypewriterIboughtsevenmonthsago.
InFebruaryof2001IboughtaJonesTypewriter,PortableSpecialModel,atABCStore,Ihaduseditonlyafewdayswhenthespacebarbroke.
Itookittoalocalshop,theytoldmeitwasfactorydefectandsuggestItakeitbacktoABC.ABCacceptedthemachineandsentthepartin.Iwaitedthreemonths,andsinceyourcompanydidnotsendaWordStrment,theyletmehavethespacebarfromanothertypewriter.
Now,sixmonthslater,ithasbrokenagain.ItookitbacktoABC.Theyarenolongercarryingyourtypewriter,buttheyassuredmethattheguaranteeisstillgoodandsuggestedthatIwriteyouforfurtherinstructionsastowhatstepstotake.
Iwillappreciateanythingyoucandotohelpusonthismatter.
Respectfully,
(Signature)
JamesBergen
写信日期称号正文第一段:
标明写信的目的正文第二段:
具体说明购买产物的时间、地址及呈现的问题第三段:
说明检验考试的解决方法第四段:
说明检验考试的解决方案无效,请求帮手结尾礼词签名打印的姓名
这是一封态度冷静、措辞有理、有节的投诉售后服务不周的信.由于这类信涉及经销商(厂家)和卖方,因此,投诉信中写明了以下详细的情况:
1)购物的时间:
InFebruaryof2001
2)购物地址:
atABCStore
3)产物型号:
JonesTypewriter,PortableSpecialModel
4)使用时间:
Ihaduseditonlyafewdays;sixmonthslater
5)主要问题:
Thespacebarbroke
6)发生问题的原因:
factorydefect
7)为什么向你方反映:
Theyarenolongercarryingyourtypewriter,buttheyassuredusthattheguaranteeisstillgoodandsuggestedthatIwriteyouforfurtherinstructionsastowhatstepstotake.(商店已没有贵公司的打字机,但他们让我相信,保修卡仍有效,并建议我写信给贵公司以寻求解决法子)
另外,写信人还用了礼貌的结束语:
Iwillappreciateanythingyoucandotohelpusonthismatter.(贵公司在这件事上给我的任何帮手都将令我不胜感激)
小结:
1)英文书信的结构;2)书信作文的出题形式;3)书信作文的写作要领.
下面我们进行写作练习.我将给年夜家一个作文题,请年夜家根据这一讲的内容,在30分钟内完成.年夜家在写作的过程中要注意审题,考虑文章的结构、采纳的起首语和结束语等.
练习五:
Directions:
Forthispart,youareallowedthirtyminutestowritealetter.SupposeyouareXiaoLi.WritealettertoXiaoZhang,aroommateofyourswhoisaheavysmoker.Youshouldwriteatleast120wordsaccordingtothesuggestiongivenbelowinChinese:
1.吸烟已成为宿舍的一年夜问题
2.吸烟的危害
3.建议戒烟
ALettertoaRoommate
March16,2002
DearXiaoZhang,
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
______________________________________________________.
Yourssincerely,
XiaoLi
参考文章:
ALettertoaRoommate
March16,2002
DearXiaoZhang,
RecentlyIhavenoticedthatyouhavebeensmokingheavily,whichisbecomingaseriousproblem.Aslongasyouarein,ourbedroomisfilledwiththatterriblesmell.Theashtrayalwaysoverflowswithcigarettebutts.
Yourareruiningyourhealth,destroyingbraincellswhichcanneverbeWordStrd,nottomentionthedamagetoyourlungsandwindpipes.Smoking,especiallyheavysmoking,correlateshighlywithlungcancer.Itispossiblethatyou'llbecaughtupwithit.I'mnotscaringyou.Besides,smokingisalsoharmfultothehealthofourroommatesandthefriendshipamongus.Theroommatesavoidbeinginthebedroomforfearofbeingpolluted.Asaresult,thebrotherhoodamongroommatesisgraduallyfading.
IfIwereyou,Iwouldtrytogetridofthebadhabit.Itisnotdifficulttobreakawayfromitifyouarereallydeterminedtoquit.Remember'Wherethereisawill,thereisaway'.Iwillalwaysbetheretohelp,ifyouneed.
Yourssincerely,
XiaoLi
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二O二一年七月二十九日