综合档案管理办法.docx
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综合档案管理办法
综合档案管理办法
广东科诺勘测工程有限公司质量、环境和职业健康安全管理体系
综合档案管理办法
受控状态:
受控□非受控
2019-10-28发布2019-01-01实施
目次
前言
1范围
2规范性引用文件
3术语和定义
4职责
5内容与要求
5.1档案管理程序
5.2归档要求
5.3档案保护及利用
5.4档案销毁与作废
6附录
科技档案案卷封面式样（附录A）
备考表式样（附录C）
档案销毁清册（附录D）
工程技术原始文件材料归档移交清单（表号：
KN/R—）
科技文件材料归档移交清单（表号：
KN/R—）
借阅档案资料申请单（表号：
KN/R—）
文件材料归档范围和保管期限表（表号：
KN/R—）
资料归档移交清单（表号：
KN/R—）
科技资料、图书采购申请单（表号：
KN/R—）
文件修订记录表（表号：
KN/R—）
设备仪器资料归档移交清单
参考文献
前言
为加强综合档案管理，保护和利用档案信息资源，为公司发展及各职能部门需求特制定本办法。
本文件由综合部提出。
本文件由技术质安部归口
本文件起草人：
刘婉华
本文件校核人：
邹艳丽
本文件审核人：
胡毅莫树光
本文件批准人：
马海毅
1范围
本办法适用于全公司各部门档案管理工作，各部门及个人均应遵守本办法。
2规范性引用文件
《文件控制程序》KN-P.001-2019
《记录管理程序》KN-P.002-2019
《电力工程勘测设计科技档案分类编号办法》（DLGJ86-96）
《电力工程勘测设计图纸管理办法》（DLGJ28—94）
《企业文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（10号令）
3术语和定义
综合档案是指在公司日常工作中直接形成的具有保存查考价值的各种文件资料、图表、声像（软盘、光盘）等不同形式的历史记录，包括文书档案、科技档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、工程档案等。
其中工程档案包括工程技术管理资料、工程质量控制资料、工程质量验收资料及竣工图等。
4职责
4.1综合部主任对贯彻落实本规定的各项要求负责。
4.2档案管理专责负责资料档案管理具体工作。
4.3各部门主任应安排、督促和检查各工程负责人、商务经理、管理专责完成按本规定要求的归档工作。
4.4工程项目负责人负责成品科技文件材料的委托出版和归档工作，并负责原始科技文件材料的收集、立卷、归档工作，并对归档的完整性，案卷质量和及时性负责。
4.5质安部负责监督、检查资料档案管理工作。
5内容与要求
5.1档案管理程序
5.1.1各部门应遵守本公司管理制度，包括文件材料归档制度，档案保管、保密利用、销毁等制度，开展档案立卷工作。
5.1.2各部门及员工在工作中形成的文件材料必须收集齐全和立卷，并填写相应的《文件材料归档移交清单》及时提交档案管理专责。
5.1.3档案管理专责必须按照规定要求对各专业资料验收，及时进行档案编录入库。
5.1.4各部门必须在每个工程完工后一个月内完成档案归档、编目和入库工作。
5.1.5技术质安部负责监督、检查档案归档质量是否满足体系文件的要求，并形成记录，每月安部在《质量安全月报》上通报。
5.2归档的要求
5.2.1工程、科技档案
5.2.1.1成品归档资料包括：
岩土工程勘察设计、工程测量、工程物探、工程水文、岩土工程检测试验、岩土工程施工、钻探工程等专业在各阶段完成的勘测设计图纸、说明书、勘测报告、工程总结、工程竣工报告等。
5.2.1.2原始资料归档范围
各设计阶段的地形、地质、地震、水文气象等自然条件勘测的原始记录；
1）各种合同、协议、工程开工报告相关资料、工程竣工报告；
2）为改扩建而收集的以往原始资料；
3）调研报告、专题研究报告；
4）勘测、施工过程中形成的技术数据；
5）勘测、施工的质量控制文件和记录应包括：
a）勘测、施工过程中与有关单位的来往文件；
b）工程联系单、工地修改通知单、修改图及计算书及与工程有关的各种会议文件；c）勘测大纲、技术组织措施、工程创优措施；
d）勘测任务书、成品校审单及评分表等质量控制记录；
e）工程质量控制文件和质量信息反馈；
6）对外接口资料：
专业、外专业互提单；
7）其他材料如：
工程回访报告、创优报优材料、各种资质证、获奖证等；
5.2.1.3工程勘测、岩土设计、施工活动中形成的工程成品电子文件，即工程负责人员完成的CAD图和文本报告、工程测量自动电子记录等原始记录必须归档。
5.2.1.4工程资料立卷归档要求
1）工程文件材料的收集、整理
为使工程档案案卷质量得到保证,工程文件在形成过程中，项目负责人（立卷人）应认真履行职责，按照科技文件材料归档范围作好科技文件材料的收集和整理工作，在工程项目结束后一个月内按时归档。
2）立卷归档的其他要求
归档资料要求必须使用公司规定的统一格式、统一标识，主要质量记录用公司统一表格。
归档成果资料必须为原件，原件责任表中的工程技术负责、校核、审核、批准人和图件、表格中的签字全部实行亲笔签名制度；图纸材料必须按标准化制作。
如归档的文件材料不完整、不齐全或不符合案卷质量标准的立卷人必须给予补全，待案卷整理合格后方可归档。
交接时双方应履行交接手续，按专业、工程填写移交清单，具体是《工程技术原始文件材料归档移交清单》或《科技文件材料归档移交清单》。
5.2.1.5组卷
案卷内科技文件应齐全、完整、签章手续完备，案卷不宜过厚,数量较多时可以拆开组成若干卷（册）。
原始科技文件材料应按照《电力工程勘测设计科技档案分类编号办法》（DLGJ86-96）分类组卷。
卷内文件材料的排列和编号
1）排列的方法
排列的方法有如下几种：
a）按重要程度排列，重要的排在前面,一般的排在后面；
b）按时间先后排列，即按文件产生的时间先后次序排列；
c）来往文件排列，批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；打印件在前，原稿在后；文字材料在前，图样在后；联络单在前，附图在后；
2）编号的方法
为了固定卷内文件排列的顺序和统计页数，便于保存和查找利用，每卷均应从头至尾、从“1”开始，顺序编上页号。
5.2.1.6归档材料的书写要求
1）凡是需要归档的科技文件材料应做到书写材料规范、字迹工整,图样清晰，有利于长期保存；
2）除野外现场作业记录可使用铅笔外，卷内文件材料和卷内目录、备考表必须用钢笔书写或黑色签字笔书写；
3）采用耐久的墨汁、碳素墨水或蓝黑墨水书写，也可用计算机打印，严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久，易磨损材料书写；
4）如需要复印、复写，应用单面复写纸或复印机复印。
5.2.1.7案卷封面的填写
为便于检索和利用，案卷标题要求简明扼要地表明卷内文件材料的成份与内容。
科技档案案卷封面式样（见附录A）。
标题写在封面中央的横线上。
5.2.1.8填写备考表
每卷卷尾必须附上备考表，备考表的作用是记述卷内文字材料的页数、图纸张数和在组卷或案卷使用过程中需要说明的问题。
备考表上，立卷人、审核人和验收人必须签字，以示对案卷质量负责。
卷内备考表式样（见附录C）。
成品文件材料无需另行填写备考表。
5.2.1.9档案整编、入库上架
1）档案管理专责接收归档资料后，按《电力工程勘测设计图纸管理办法》（DLGJ28—94）、《电力勘测设计科技档案分类编号办法》（DLGJ86-96）的规定，查核工程编号及目录与图纸、文件的一致性，填写档案袋、做到字迹清晰、工整。
2）编制档案号：
应按公司代号、工程类别、顺序号进行。
然后将编制好的档案入库上架，提供借用。
编制档案号如下图：
、变电站（B）、线路（S）等）
3）工程、科技档案需要长期保存。
5.2.2文书档案
5.2.2.1文件材料的收集范围
凡本公司在经营、管理活动中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
1）企业内部形成的文件材料，如红头文件、白头文件、原始记录（会议记录、管理性台帐）。
2）本公司参与的合作项目，合作单位按要求应向本公司提交的文件材料。
3）本公司执行、输的外来文件材料。
5.2.2.2文书档案移交
办理完毕的电子文件每季度须向综合部移交一次。
纸质文件要求在本年年底或第二年初移交。
各管理专责和商务经理必须按照《管理部门文件材料归档范围和保管期限
表》（表号：
KN/R—114）规定的归档范围进行文件资料移交，移交时必须填写《资料归档移交清单》（表号：
表号：
KN/R—094）并签字确认。
5.2.2.3归档方法与时间
1）顺其自然，单件归档。
即顺应文件形成时的本来状况，以自然件为保管单位逐件归档
2）专业类别及代字
01行政工作02人事工作03经营工作
04技术质量管理工作05档案工作
5.2.2.4文件材料的排列编号
文件材料的排列采用：
类别—年度—件号流水的方式保管。
5.2.2.5卷内文件的编号
卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。
装订的案卷，应在有字迹和图表的材料正面的右下角和背面的左下角填写页号。
5.2.3合同档案
5.2.3.1管理原则
1）合同档案由公司档案管理专责集中管理，以确保合同档案的完整、齐全和有效利用。
2）商务经理负责建立合同文档，包括其形成、整理、编号、归档工作。
5.2.3.2合同文档的移交归档
1）商务经理在合同项目完工后将全套合同资料（正本原件）汇总成册，向档案管理专责移交。
2）移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
3）合同移交采取随时进行的方式，即合同签订完毕后，可随时移交给公司档案管理专责。
4）合同文档移交时，必须按照《资料归档移交清单》（表号：
KN/R—094）编制合同档案移交清册并当面清点，以双方签字认可后方为完成交接手续。
5.2.3.3合同文档的管理办法
1）合同文档实行以年度、项目性质为主、编制流水号为辅的方法进行分类编号。
2）保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
3）档案管理专责应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
5.2.4设备仪器档案
5.2.4.1归档范围：
接收归档本公司单价二千元以上的各类设备申请订购的文件，订货单，随机的全部技术文件；
5.2.4.2收集与整理，分类，组卷
1）收集：
设备档案的建立由设备管理专责负责收集齐全，主要包含：
审批表，设备及其软件的名称，制造商名称、型式标识、系列号或其他唯一性标识，对设备符合规范的核查记录，当前的位置，制造商的说明书（如果有），或指明其地点，所有检定/校准报告或证书，设备接收/启用日期和验收记录，设备使用和维护记录（适当时），设备的任何损坏、故障、改装或修理记录。
2）分类整理，组卷按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位，卷内文件排列按照设备材料的自然形成过程排列；一个保管单位编一个流水号，一件编一个件号。
5.2.4.3按照公司年度固定资产采购计划在本年度最后一个月内分类别向档案管理专责移交本年度所有的设备档案资料，并填写《设备仪器资料归档移交清单》（表号：
KN/R—214）
5.2.4.4设备档案的保管期限为长期。
5.2.5电子档案
5.2.5.1收集原则：
1）凡是反映本公司工作活动，具有查考利用价值的电子文件，相关人员信息的更正或调整及相关。
2）对在各种数字环境下产生的不同的电子文件，收集过程中，应注明该电子文件的存储格式、软硬件环境、相关数据及各数据使用时的专用或通用环境。
3）归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描
述上保持一致。
4）文字型电子文件以TXT、RTF、WPS、WORD、EXCEL等通用格式。
5）图像型电子文件以JPEG、PDF、TIFF等通用格式。
6）音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
7）视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
5.2.5.2收集范围：
1）文本文件：
用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件等。
2）图像文件：
用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。
3）用视频设备和数字音频设备获得的动态影像文件和音频文件等多媒体文件，通用格式如MPEG、MP3、MP4等。
4）用数据库系统制作的数据文件，用能以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换。
5）用各种专业的设计软件制作的各种类型的分析、计算、测试、设计参数等数据文件，如DWG、DGN文件。
5.2.5.3为保证电子文件的完整、真实和有效利用，各部门电子文件从制作形成到归档管理的过程，均应严格按照制度规范登记、明确职责、责任到人，保证电子文件从产生、运转、处理和移交归档过程中完全处于受控状态。
5.2.5.4电子公文的正、草稿发送须严格按公文处理规定，落实必需的签字手续，明确拟稿、核稿、签发等环节的责任者。
制作部门应定期将具有重要凭证性、依据性的电子文件脱机卸载制作备份。
需永久、长期保存的电子文件档案应制作纸质版本与电子文件一并移交归档。
5.2.5.5电子文件制作部门或操作人员在产生归档电子文件的过程中应按规定及时写入相应标记。
5.2.5.6根据集中统一归档立卷原则，各管理部门必须认真负责做好本部门所形成的各类电子文件的承办、运转和整理工作，并按时移交归档。
5.2.5.7电子文件的移交归档
1）制作完成后，并经鉴定确认具有保存价值时，在确保电子文件的完整性和准确性后，应由专人负责将整理完毕的电子文件及时移交给综合部档案库房。
2）部门和档案管理专责在移交过程中应检查确认归档电子文件的真实性与完整
性，做到移交及时、数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚。
5.2.5.8存储电子数据的计算机软件和硬件系统必须采取安全保密防护措施，设置进入登陆密码和屏幕保护密码，密码应超过八位；安装加密防毒软件。
涉密计算机及信息系统应采取物理隔离措施，不得与互联网、外部网络相联，不使用无线网卡等无线联网装置。
涉密计算机和载体介质未经批准不得带出综合部档案室。
使用和维修计算机系统，须有档案管理专责监督。
5.2.5.9电子文件归档前，制作部门或操作人员负有对光盘、磁盘等介质载体进行病毒检查和清除并做好明显标记的责任。
5.2.6科技资料、图书的采购与管理
5.2.6.1各部门如需购买科技图书、科技资料、规程、规范、标准，应提出申请，填写“科技资料、图书采购申请单”（表号：
KN/R—198）送质安部。
5.2.6.2技术质安部应根据自身掌握的信息，结合公司的实际情况，编制购买科技图书、科技资料、规程、规范、标准的汇总清单。
5.2.6.3经技术质安部审定需购买的科技图书、科技资料、规程、规范、标准，由质安部书面通知综合部。
5.2.6.4综合部收到质安部的通知后，应及时通知综合部采购专责通过各种渠道去采购，并负责入库和发放工作，以满足工程技术人员的要求。
5.2.6.5其它不属于科技图书、科技资料、规程、规范、标准等书籍，如需购买，由各部门提出申请，经公司分管领导批准后，送综合部统一购买。
5.2.6.6经批准委托个人购买的科技资料和图书，应连同单据和资料一并交综合部有关管理人员、综合部主任验收签字后，到财务部门办理报销手续。
5.2.6.7外单位寄来的交流资料、会议交流资料应交给综合部统一管理。
5.2.6.8购买的技术资料和科技图书，均应及时整编加盖公司图书公章上架，以满足工程设计人员及管理人员的使用需要。
5.3档案保护及利用
5.3.1档案保护应采取不定期检查的管理方式和技术手段来维护档案的安全。
5.3.1.1档案专责对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架，并进行妥善保管。
5.3.1.2维护档案的安全，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防光、防尘、防高温
等工作。
5.3.1.3档案库房温湿度标准为：
温度14℃-24℃，相对湿度45%-60%。
5.3.1.4保证档案库房内清洁，无非档案用品；档案排列科学，整齐美观，便于查找。
5.3.2档案利用是充分发挥档案作用，为档案利用者提供及时服务。
5.3.2.1任何档案资料（电子档案、工程科技档案、资质证书等）的借阅，借阅部门或员工都必须认真填写《借阅档案资料申请表》，并经部门主任及主管领导批准签字方可输借阅手续。
5.3.2.2因工作需要需借出合同档案的须经经营计划部主任及主管领导批准签字后，方5.3.2.3借出的档案不得私自转借、拆散、涂改，借阅人要负责保密和保管。
5.3.2.4档案、书籍的借期，一般不得超过三个月，借期已满仍需借用的应到综合部办理续借手续（借期不超过一个月）。
5.3.2.5员工调动工作或离职，必须将所借档案资料、工具书等清点归还。
5.3.2.6外单位借阅本公司档案须报请公司综合部主任和总经理批准，办理完借阅手续才予与借阅。
如发现在职员工私自向外提供我公司科技档案和资料的现象，要进行经济处罚。
5.3.2.7对于一些由我公司有偿自己收集、购买的资料（如区域地震资料、水文气象资料、规划图等）一概不予提供。
5.3.2.8档案管理专责应严禁外公司人员直接进入库房查找资料，需要提交的资料由相关部门负责提供清单，档案管理专责负责查找。
5.4档案销毁与作废
规范、规程因国家政策和标准修改而作废的应盖作废章。
经过鉴定后确认无保存价值需销毁的档案资料应提请总工批准后销毁，销毁资料须经专人清点、核对、登记、造册（填写“档案销毁清册”（见附录D）），由主管领导和综合部派员销毁。
对销毁的时间、地点、方式及销毁过程中存在的问题进行记录，与销毁清册、领导批示一并存档。
6附录
附录A科技档案案卷封面式样附录B技术档案卷内目录式样附录C备考表式样
附录D档案销毁清册
借阅申请单（表号：
KN/R—113）企业证书借出申请单（表号：
KN/R—182）
文件材料归档范围和保管期限表（表号：
KN/R—114）资料归档移交清单（表号：
KN/R—094）
科技资料、图书采购申请单（表号：
KN/R—198）文件修订记录表（表号：
KN/R—004）参考文献
无
部
工程名称
设计阶段
科技文件材料归档移交清单
卷册名称
总件数
表KN‐
备注
移交人:
档案专责：
移交日期:
年月日
工程技术原始文件材料归档移交清单表KN‐
部
序号工程编号
工程名称
设计阶段
文件名称
责任者
页数
产生日期
备注
移交人:
档案专责：
移交日期:
年月日
资料归档移交清单
部表KN‐序号
资料或文件编号
资料名称
文件份数
备注
移交人:
档案专责：
移交日期:
年月日
档案销毁清册表KN-
序号
案卷或文件题名
年代
流水号
卷册号
图纸张数或件数
保管期限
销毁原因
销毁日期
借阅档案资料申请单 表KN‐
姓 名 部门领导审批 借阅目的
借 阅 档 案
序号
归还日期
案 卷 或 文 件 题 名
目录号 经手人
卷号 （件号）
备注
所在部门
总经理审批
年 月 日
密 级 保管期限
广东科诺勘测工程有限公司
科 技 档 案
工程名称 设计阶段 专业 案卷题名
档 号
归档日期 年 月 日
卷 内 备 考 表
本卷 页，其中文字材料 页，图纸 张。
卷内文件材料需要说明的问题。
立 卷 主 检 查
人:
任:
人:
年 月
日
科技资料、图书采购申请单
修改码：
0表号：
KN/R—198序号标准、规范、专业技术书籍名称标准编号数量
备注
编制：
审核：
批准：
日期：
设备仪器资料归档移交清单
修改码：
0表号：
KN—
设备名称及型号 制造商名称 系列号或唯一标识号 当前位置 购置日期 序号 要求归档内容 1 2 3 4 5 6 7 8
审批表
是否归档
备注
固定资产验收记录出厂合格证使用说明书检定/校准证书维修记录
购置发票（复印件）其他应归档内容
设备专责：
部门主任：
档案专责：
文件修订记录表
修改码：
0表号：
KN/R—004
序号
修订内容
修改码 原
改后
原
页码 改后
修改人
批准人 批准日期
升级会员 