普通发票管理系统操作说明书.docx

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普通发票管理系统操作说明书

广东省普通发票管理系统操作说明书

一、广东省普通发票管理系统升级操作说明3

二、系统简介8

三、系统流程9

1、发票填开9

2、手工票管理和导出手工发票数据操作流程10

四、程序的安装10

五、功能说明13

1、程序的启动13

2、第一次登陆系统14

3、操作员设置（操作员即用户）14

4、纳税人资料设置15

5、用户密码修改（当前使用者密码的修改）17

六、购进发票录入18

七、机打票管理20

1、通用机打发票（平推式）21

2、打印格式调整22

3、通用机打发票（平推式）营改增1+6填开23

4、通用机打发票（卷式）开票打印26

5、广东省出口商品销售统一发票26

6、广东省收购统一发票开票打印28

7、作废发票29

8、开具红字票30

八、开票常用资料设置31

1、货物或应税项目维护31

2、客户资料维护33

3、设置常用开票备注33

4、广东省出口商品销售统一发票设置34

九、手工票管理35

1、一次录入36

2、二次录入38

3、两次录入对碰38

十、发票数据导入39

TXT文件格式说明40

十一、发票数据导出41

1、发票数据导出模块各按钮功能说明42

十一、数据管理模块46

1、数据查询46

2、数据统计47

十三、数据库管理48

1、初始化数据48

2、数据库备份49

3、数据库恢复49

十四、版本、技术支持信息50

十五、技术支持50

纳税人普通发票管理系统使用说明

一、系统安装或升级步骤：

1、双击“广东省普通发票管理系统9.exe”进入程序安装界面，见下图：

2、【点击】下一步，程序进入安装路径选择：

如果检测到已安装广东省普通发票系统低版本时则安装路径默认为原来路径，不允许用户修改，见下图：

3、【点击】安装按钮进入安装状态，如下图：

4、安装完毕后点“完成”完成程序安装，如下图：

二、系统新增或优化功能：

1、9时，第一次进入系统后，将会弹出一个“纳税人资料设置”窗口，请准确选择你当前所在的所属城市后点确定。

如果选择的城市有误，可以通过“系统设置------纳税人资料设置”进行修改（见下图）。

2、区域选择说明：

当用户所属区域选择为“广州市”时，在“系统设置----出口商品发票设置”菜单下多了一项“商品代码库维护”，（见下图一）里面已经导入了海关商品编的相关商品的标准编码、名称、单位、启用时间（商品信息及编码的启用时间）、停用时间（商品信息及编码的停用时间）、等，商品编码库分为左右两栏窗口，左边栏为商品编码族，商品编码族分为三级树状。

右边栏是自定义商品信息栏，每一个下级编码都有一个商品，企业可以根据自身的情况去选择对应的编码，再对自己的商品进行添加、修改、删除，添加进去的商品程序自动勾选设置为常用商品编码，同时也可以自定义商品编码的简码，（见下图二）方便在填开发票时查询选用。

（图一）

（图二）

3、商品代码库使用：

在填开“通用机打票开票（平推式）、（卷式）开票打印”、“出口商品发票开票打印”、“收购开票打印”界面中有多了一列“简码”，企业可以根据自己在“商品代码库”中定义的简码进行输入，系统自动带出相关的商品信息，用户也可以点击项目说明进行选择或手工输入。

区别的是“出口商品发票开票打印”品名规格只能通过编码库进行选择，不能编辑。

4、出口发票填开界面修改内容：

加入是必填项的控制，名称的后边带“*”号的为必填项。

5、出口发票打印：

新版修正后在品名规格栏加入是商品编码，也就是当发票打印出来时在商品的前边会有一个编码，显示的格式为：

商品编码加商品名称，例：

。

6、出口商品信息维护—贸易方式：

贸易方式维护企业只需要找到自己的对应项目，在选择项打上勾就可以了，打上勾的为常用方式，如果一个都不勾选，在填开发票界面贸易方式栏会显示所有固定栏目，见下图：

7、手工发票录入：

当所属区域选择“广州市”时，用户的手写发票不能通过原一次录入，二次录入功能界面进行录入，只能通过“手工票管理-手写发票”界面录入，录入时系统同时校验录入记录的商品明细信息，确保该部分发票采集信息的完整性（见下图）。

8、未开发票作废：

“机打票管理---购进发票录入”中增加“作废”按钮。

选择需要作废的未开发票记录，点击“作废”会弹出一个窗口，录入需要作废的未开发票号码段，点“确定”，系统自动登记该未开发票号码为作废记录，金额自动登记为0（见下图）。

9、对手写发票、印有企业名称发票、定额发票在程序里放开了购票使用时间，企业自行根据税务机关售票的有效规定使用时间验旧核销发票。

10、记录分段导出：

当用户发票核销导出文件中记录数据超出3000条时，程序自动生成多个dbf文件。

名称格式为6位纳税人编码+文件数+第几个文件.dbf（见下图），导出记录中包含发票明细数据。

广州市万鸿计算机科技有限公司

2013年5月31日

一、系统简介

普通发票管理系统是纳税人使用的单机企业版发票管理系统，本系统提供了广东省国家税务局统一印制的通用机打发票（包括营改增1+6类行业发票）、省出口商品统一发票、省收购统一发票等发票的开具打印功能，以及普通发票数据（含通用手工发票、定额普通发票等）的录入、导入和导出，发票数据查询统计等功能。

系统运行环境：

WindowsXP或以上。

二、系统流程

1、发票填开

使用本系统可开具广东省国税通用机打发票（新增1+6行业分类发票）、省出口商品统一发票、省收购统一发票。

基本操作流程如下：

1）在“系统维护”菜单中的操作员管理设置操作操作员和权限

2）在“系统设置”》“纳税人资料设置”模块录入纳税人基本资料。

4）可先进入“系统设置”模块的“客户资料维护”、“货物或应税项目维护”、“设置常用开票备注”、“广东省出口商品销售统一发票设置”等模块中录入顾客、商品、备注信息以及广东省出口商品销售统一发票里常用的一些开票信息；

5）进入“机打票管理”-〉首先进行购进发票录入；纳税人从税务机关购买发票后，进入“购进发票录入”模块录入购进的发票记录；发票购进记录保存后，选择对应的发票打印类型，进入“通用机打发票（卷式）开票打印”、“通用机打发票（卷式）开票打印”、“广东省出口商品销售统一发票”、“广东省收购统一发票开票打印”模块进行开票和打印。

6）通过手工票票管理录入并对碰手工发票或定额发票数据。

7）通过”数据管理”》发票数据导出模块导出发票数据提交税务机关。

2、手工票管理和导出手工发票数据操作流程

1）进行手工发票数据采集。

手工发票数据的采集可分为下面几种方式：

手工发票数据采集在本系统中录入发票数据的方式进行采集，此采集方式适用（包括手写普通发票、定额普通发票），采集步骤如下：

A、从税务机关购买发票后，进入手工票管理“购进发票录入”模块录入购进的发票记录。

B、进入“手工票管理”》模块下“一次录入”和“二次录入”（如果号码段是定额发票，在一次录入和二次录入模块，系统会自动填入开票金额和开票日期）。

C、进入“两次录入对碰”模块，进行两次录入对碰，修改对碰不符或录入错误的数据。

采用导入数据的方式采集普通发票数据。

此采集方式适用于使用其他系统开具或录入普通发票数据，以及使用“总局机动车销售统一开票软件”的企业。

采集步骤如下：

A、进入“数据管理”》“发票数据导入”模块，导入从其他系统中导出来的发票数据文件（具体文件格式见附录说明）或导入从“总局机动车销售统一开票软件”导出的发票数据备份文件。

B、保存导入的发票数据

4）进入“发票数据导出”模块，点击“未导出清单”，选择要导出的发票数据后，点击“导出”按钮进行导出。

三、程序的安装

1）双击“广东省普通发票管理系统.exe”进入安装界面，见下图：

2）【点击】下一步，进入安装路径选择，见下图：

3）【点击】下一步，进入安装界面，如下图：

4）【点击】安装按钮进入安装状态，如下图：

5）对使用原普通发票管理系统的用户，在安装过程最后一步程序自动检测，系统自动弹出对话窗口，需要数据迁移的用户请选择“将该系统的基础资料复制到本系统，选择后点击确定，系统自动完成旧系统的数据迁移工作，主要迁移信息包括：

发票购买信息、已开发票信息、系统配置信息、产品信息和客户信息等。

见下图：

6）安装完毕后点“完成”完成程序安装，如下图：

[注]：

程序的默认安装路径为：

C:

\ProgramFiles\广东省普通发票管理系统。

四、功能说明

1、程序的启动

双击桌面的“普通发票管理系统”图标（图4-1）启动程序。

（图4-1）

或者选择“开始-〉程序-〉普通发票管理系统-〉广东省普通发票管理系统”启动程序。

或者直接进入安装目录，双击Receipt.exe文件启动程序。

2、第一次登陆系统

使用用户名admin，密码123456登陆。

3、操作员设置（操作员即用户）

1）进入系统后，选择导航图按钮或菜单“系统维护”-〉“操作员管理”进入操作员管理界面，如图4-2所示。

（图4-2）

2）进入界面后点击新增用户界面如图4-3所示：

（图4-3）

3）新增用户：

在操作员管理界面（图4-3）点击“新增”按钮，进入操作员设置界面，输入用户名、姓名、密码（需输入两次），双击选择相应的权限后按“保存”按钮进行保存。

4）删除用户：

在操作员管理界面，选中需要删除的用户后点击“删除”按钮进行删除。

5）退出操作员管理界面：

在操作员管理界面点击“退出”按钮

[注]：

admin用户不能删除,但可以修改admin用户的密码。

4、纳税人资料设置

1）进入系统后，选择导航图按钮或菜单“系统设置”-〉“纳税人资料设置”进入纳税人信息维护、修改界面，如图4-6所示。

纳税人信息维护、修改界面如图4-7所示，部分资料为出口商品统一发票中使用的资料。

（图4-6）

（图4-7）

2）直接在图4-7的界面输入纳税人的各项信息后按“保存”按钮进行存盘。

按“取消”按钮返回系统主界面。

3）注意，一定要确认输入的信息正确无误。

纳税人编码12位码，如。

税号系统自动校验15、17、18或者20位长度，不符合则不给保存。

4）[注意]录入完信息按了保存，则不能修改纳税人编码和税务登记号！

”保存后这两个字段自动会变成灰色，（图4-8），此时如要修改纳税人编码，必须先进入导航图上的“系统维护-〉初始化数据”，或菜单栏的“系统维护-〉数据库管理-〉初始化数据”模块进行数据初始化，数据初始化会清空所有的数据。

详见“初始化数据”模块的说明。

纳税人资料设置中填入的资料（特别是纳税人编码）必须正确，否则不能正常开电脑票或导出来的数据是非法数据。

5、用户密码修改（当前使用者密码的修改）

进入系统后，选择菜单“系统维护”-〉“修改密码”进入修改密码界面（图4-9），输入旧密码和两次新密码后按“确认”按钮进行存盘。

（图4-9）

小提示：

通常使用Tab键或Enter键可以移动光标

由于admin用户权限较大，所以建议第一次使用admin用户登录后修改密码，同时建立普通用户时请注意修改使用权限。

纳税人资料设置中填入的资料（特别是纳税人编码）必须正确，否则可能会导致数据导出非法。

五、购进发票录入

当从税务机关购买发票后，要首先在购进发票录入模块录入发票购买信息。

1、操作说明

5）点击导航图或菜单栏上机打票管理菜单上的“购进发票录入”菜单进入购进发票录入界面。

如图5-1所示：

（图5-1）

6）进入购进发票录入窗口，点击“新增”按钮后在上面的列表中进行购进发票的录入。

录入完一项后，按回车（Enter）或Tab键程序自动将光标移至下一项。

购买日期默认为数据录入的当天，日期请按购买发票日期填写。

发票名称和份数这两项不需录入，系统会自动填入。

录入完毕后，按“保存”按钮进行保存。

提示保存成功后，系统会清空上面的录入表格。

在新增的录入过程中，可以用“删除”按钮删除购买记录行。

[注意]：

手写发票录入时发票号码起始号必须为整本发票的第一张，发票号码终止号必须为整本发票的最后一张。

（发票号码起止号码之间可以有连续的几本发票，并且发票号码起止的位数必须一致，否则不能保存。

）（省通用机打发票、省出口商品统一发票、省收购统一发票、印有企业名称普通发票（自印发票）和定额发票无此限制）

7）如要查找删除修改以前录入的发票购买数据，请先点击“查询”按钮。

可以按发票代码或购买日期进行查询，弹出的窗口如图5-2所示：

（图5-2）

B）输入查找条件后，点击“确定”按钮。

系统将会查找出符合条件的购买记录。

C）当购进发票为“印有企业名称”的发票时，窗口会在录入代码的后方提示选择项，如果企业不勾选“卷式”系统自动默认“平推式”，勾选“卷式”则为卷式发票。

见图5-3：

（图5-3）

D）如需删除，请先在上面的列表选中要删除的记录，然后点击“删除”按钮，系统弹出是否删除的确认按钮，点击确定则删除当前记录，点击取消则不做删除。

如图5-4：

（图5-4）

E）如需修改记录，请先在上面的列表中选中要修改的记录，然后点击“修改”按钮，对当前发票购买记录进行修改。

【注意】：

如果要删除或修改的记录包含已经进行了开票或发票录入的发票号码，将不能被删除或修改。

六、机打票管理

机打票管理模块的菜单如图6-1所示。

（图6-1）

该模块包括如下几个功能：

“通用机打发票（平推式）（新增1+6行业发票打印管理）”、“通用机打发票（卷式）打印”、“广东省出口商品销售统一发票打印”、“收购统一发票”、“开具红字票”。

1、通用机打发票（平推式）

通用机打发票开票打印模块的界面如图（6-2）所示：

（图6-2）

通用机打发票开票打印模块的使用操作步骤

a、点击通用机打发票开票打印（平推式），进入发票填开界面，系统默认为记录新增状态，并显示当前可以填开的发票代码和号码。

（系统会自动记住上一次录入的发票代码，在打开此界面时系统会自动录入发票代码，确认无误可直接录入其他发票明细信息）。

这里亦可通过鼠标点击下拉按钮来选择发票代码。

b、发票代码系统会自动根据购进发票记录的数据自动填入（取相应发票代码中号码未开具的最小的发票号码）。

c、根据实际开票内容选择相应的行业分类。

系统会自动记住上一次选择的行业分类，在打开此界面时系统会自动选择为上一次选择的行业分类。

d、在“顾客名称”处输入顾客的名称，在“及地址”处输入地址，亦可点击“选择顾客”按钮来选择顾客后自动填入顾客名称和地址。

（通过“选择顾客”按钮来选择填入可降低手工输入的麻烦，顾客资料的录入在“客户代码维护”模块。

详见下面“客户资料维护”的说明。

e、在中间的发票详细项目列表中会增加一行。

f、选择或输入“品名规格”。

（通过“选择顾客”按钮来选择填入可降低手工输入的麻烦，通过选择来输入商品名称，商品的单价、单位亦会自动填入。

商品资料的录入在“商品代码维护”模块。

详见下面“商品代码维护”的说明）。

g、输入商品单位，按回车（Enter）键或TAB键或上下左右键。

h、输入商品数量，按回车（Enter）键或TAB键或上下左右键。

i、输入商品单价，按回车（Enter）键或TAB键或上下左右键。

j、此时会新增一行（省通用机打发票为最多10行明细），如需继续录入商品信息，重复f至i的步骤；如需删除某行录入的明细数据，选中该行数据，然后点击“删除行”按钮。

k、录入发票备注（可不录入），上面一行是用来选择常用发票备注的（常用发票备注的录入详见“设置常用开票备注”的说明），亦可不通过上面一行的选择来填入，直接在下面的大框中录入发票备注。

l、开票人和收款人默认是登陆系统的操作员姓名，用管理员登录不可以进行发票填开工作。

m、按保存按钮进行保存。

[注]

1、省通用机打发票根据不同票种有不同的限额，千位票及以下只限制开票的上限，不限制开票下限；万位及以上票同时限制开票的上、下限。

规则举例：

万位票最大开出金额为99999.99，最小开出金额为10000.00。

超出开票限额将不能保存。

2、备注信息可以打印98个汉字，也就是196个字节。

2、打印格式调整

打印前会有提示信息核对即将打印的发票代码号码与纸质票是否相符的提示，如果发现打印的格式位置不对，请通过“边距调整”进行打印格式的调整。

（正数为向下向右调整，负数为向下向左调整）如果想先保存，不立即打印，可通过“数据管理-〉“查询”模块查询出该发票点发票明细，然后点击【发票补打】。

图（6-3）

图（6-3）

输入保存打印完一张后，如需继续录入该发票代码地发票，则可点击“新建”按钮则开始下一张发票的录入打印。

3、通用机打发票（平推式）营改增1+6填开

在通用机打发票（平推式）增加了营改增1+6行业发票打印，营改增行业发票打印请参照通用机打发票开票打印模块的使用操作步骤，在行业分类里边选择对应的行业，系统自动判断填开界面录入窗口。

营改增增加了2大类32小类的行业发票打印，其中有三种行业格式是特殊格式，有28类行业为营改增通用格式。

以下列举一类营改增票种填开窗口：

1）营改增国际货物代理运输发票的录入填开界面如下图：

（图6-4）

进入填开界面，选择对应的发票号码，然后再选择对应的行业分类双击选中，程序自动切换填开界面录入内容信息。

如图（图6-5）所示是国际货物代理运输填开界面：

（图6-5）

在行业类别中选择“国际货物代理运输”付款方名称、纳税识别号、项目说明、数量、单价、金额和备注、在附注中录入对应的其他票面信息，包括航名/航班/航次/车次、开航日期、提（运）单号、起运港、目的港、卸货港、开户银行、帐号（附注资料的下方是开票人、收款人、开票单位详细信息）点击后进行保存或打印。

其他1+6类型填开方式一样。

小提示

1）付款方识别号只能输入15、17、18、20位限制，也可以为空。

2）第一次打印前请先在打印格式调整模块测试和调整打印格式。

3）客户（顾客）信息、商品名称（规格）、发票备注都是可以直接录入的。

如果不希望维护客户信息、商品信息、发票备注信息，可采用直接录入或导入方式来完成。

4）导入客户信息资料格式为TXT，排列的先后顺序为：

客户编码、客户名称、客户地址、联系电话、收款人、身份证号码、客户税号，字段与字段之间用Tab键分隔。

5）商品信息导入资料格式为TXT，排列的先后顺序为：

商品编码、商品名称

名称、单位、单价，字段与字段之间用Tab键分隔。

6）发票详细项目列表中如果有空行（即没有录入数据的行），可不用理会，保存的时候，会自动将空行删除。

7）对国际货物代理运输票、国际船舶代理运输票、国际海洋运输、国际航空旅客运输四种票样的录入，其序号由程序自动生成不需要手工输入，点击“增加明细”按键时自动生成根据明细从小到大顺序生成，要求明细内容“序号”最多为“5行”最少为“1”，每行可以输入信息和打印二行，其中国际航空旅客运输明细内容最多打印3行，最少为1行。

8）备注字段采用文本窗口录入，每行明细项目录对应一行备注，也就是说备注信息最多可以输入10行。

附注：

附注信息可以打印98个汉字，也就是196个字节。

附注内容由企业自行录入，有录入附注信息打印时就打印出来，同时把附注信息保存到数据库。

9）开户银行、帐号：

这两个字段数据直接去取纳税人信息设置里边的开户银行、银行帐号，也可由企业自行录入。

10）收款人：

本字段采用下拉选项和手功录入两种模式，可在系统维护里边的操作员管理里边建立资料维护信息。

4、通用机打发票（卷式）开票打印

通用机打发票（卷式）开票打印模块的使用操作步骤

请参照“通用机打发票（卷式）的开票打印使用操作步骤”。

11）第一次打印前请先在打印格式调整模块测试和调整打印格式。

12）最多可添加12条明细数据

13）卷式发票的限位为10万位，即不能开超过或等于100万的发票。

界面如图（6-6）所示：

图（6-6）

5、广东省出口商品销售统一发票

广东省出口商品销售统一发票开票模块的使用操作步骤

请参照“通用机打发票的开票打印使用操作步骤”，操作界面如图6-7所示。

小提示

14）第一次打印前请先在打印格式调整模块测试和调整打印格式。

15）购货单位、贸易方式、收汇方式、发运港、转运港、目的港、运输工具、币别代码、备注、品名规格等资料可直接手工录入，亦可通过下拉窗口方式选择，这些资料可在“常用开票资料设置”模块里进行设置，请参见“常用开票资料设置”模块操作说明。

16）销货单位、地址、开户银行、帐号、电话、传真、英文地址可在“纳税人资料设置”进行录入。

17）录入明细时，可选择通过数量、单价计算销售总额或者是通过数量、销售总额计算单价，请在录入销售单价或销售总额前进行选择。

18）发票详细项目列表中如果有空行（即没有录入数据的行），可不用理会，保存的时候，会自动将空行删除。

19）币别代码、币别名称以及人民币汇率为必填内容，系统会自动在备注栏里填写人民币汇率和合计金额换算成人民币的金额。

20）导出发票数据时，按换算成人民币的合计金额进行导出。

21）录入运保费，系统会自动在备注里添加运保费信息。

22）最多可添加23条明细数据

图（6-7）

6、广东省收购统一发票开票打印

广东省收购统一发票开票模块的使用操作步骤

请参照“通用机打发票的开票打印使用操作步骤”。

操作界面如图（6-8）所示。

小提示

第一次打印前请先在打印格式调整模块测试和调整打印格式。

最多可添加9条明细数据

销货人（单位）、销货人身份证地址（销货单位地址）、收款人、收款人身份证号等信息可在“开票常用资料设置”-〉“客户资料维护”模块录入。

开票时选择销货人（单位），系统会自动将相应的销货人身份证地址（销货单位地址）、收款人、收款人身份证号等信息填入开票界面。

录入明细时，可选择通过数量、单价计算金额或者是通过数量、金额计算单价，请在录入单价或金额前进行选择。

图6-8

7、作废发票

如果一张电脑票已开出保存或不再使用需作废发票，请在机打票管理中作废功能发票模块作废该发票。

作废发票模块的界面如图（6-9）所示。

（图6-9）

作废模块的使用、操作步骤如下：

a、录入发票代码，点击确定。

如输入的发票代码正确，敲入回车键后在发票代码旁边将会显示发票名称。

如敲入回车后，提示“无此类发票信息”，则请检查录入的发票代码是否正确，重新录入后再按回车键。

b、输入发票号码，点击“确定”按钮后，将会在下面的空白中显示该发票的详细信息。

如果在“购进发票录入模块”中没有录入该发票的购买记录，请先在“购进发票录入模块”录入发票的购买记录。

详见“购进发票录入”的说明。

如果该发票已经做过导出，将会有提示告诉该发票已经做过导出，不能作废。

按回车键或点击“确定”按钮后，将会在下面的空白中显示该发票的详细信息。

c、点击作废按钮。

作废的处理方式是：

日期取系统时间（即当天），金额变为“0”（注：

作废后单据自动显示作废标记，并屏蔽当前发票号码的作废按钮）。

d、作废发票功能只能作废当月发票，跨月不能作废。

8、开具红字票

使用该模块通过查询蓝字票开具相应的红字票，界面如图6-10所示

（图6-10）

操作步骤如下：

1、录入蓝字发票的代码、号码，点击查询按钮

2、确认蓝字发票后点击“开具红字票”按钮

3、在弹出的窗口中录入红字票的相关信息

4、点击“保存红字票”