油站现金管理手册新0729.docx
《油站现金管理手册新0729.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《油站现金管理手册新0729.docx（13页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
油站现金管理手册新0729
文件名称：
油站内部控制手册-现金管理制度
版本号
V1.0
更改号
第1次更改
部门
财务部&运营部
文件编号
Sitecontrol01
更改记录：
版本
日期
修改人
更改章节
批准人
生效日期
1.1
2011
0729
20110826
目录
第一节概述.......................................................................................................................3
目的.......................................................................................................................3
适用范围...............................................................................................................3
第二节油站现金管理职责说明.......................................................................................3
第三节油站收款管理.......................................................................................................4
油站收款类别.......................................................................................................4
油站收款程序.......................................................................................................4
第四节油站投币管理.......................................................................................................5
现金投币限额.......................................................................................................5
现金投币程序.......................................................................................................6
《保险柜投币记录》管理....................................................................................6
其它收款管理.......................................................................................................7
第五节油站点款管理.......................................................................................................8
保险柜开启与清点................................................................................................8
保险柜密码和钥匙管理........................................................................................9
第六节银行收款管理.....................................................................................................10
银行收款资料管理.............................................................................................10
银行收款程序….................................................................................................11
银行封包收款长短款处理…….........................................................................11
第七节加油站现金管理的其它规定.............................................................................12
第八节加油站找零备用金管理.....................................................................................12
第九节与油站系统有关的现金管理.............................................................................13
第一节概述
目的
为加强油站的现金管理，规范油站的现金操作行为，结合本公司实际情况，特制定本制度。
应用范围
1）零售业务各合资公司及其子公司的加油站现金收存管理；
2）现金收入包括：
加油站油品及便利店商品的现金收入；
加油站油品及便利店商品的刷卡收入；
加油站油品及便利店商品的支票及银行转账收入；
加油站预收客户充值收入；
加油站商务油收入。
第二节油站现金管理职责说明
油站经理
负责每日清点前一天营业款，并确保现金实际缴存银行金额与油站系统班结现金数据及手工报表数据核对一致；
负责与银行收款人员进行营业款的交接，并确保按照公司规定按时准确全额地缴存营业款；
确保油站营业款的清点、保险柜开启和与银行的交接必须在办公室摄像下进行。
确保油站的所有收入是以真实交易为基础，绝对禁止对油站不同结算类型收入之间混淆记录和利用此种方式进行套现、积分兑换、索取折扣，公司一旦发现将对当事人和油站管理责任人严肃处理。
负责保管保险柜密码，并按照现金管理制度执行保险柜密码管理；
负责管理商务油收入，确保其各环节操作符合公司规定，并准确记录及时上报；
负责解释说明油站的现金损溢和长短款并承担责任；
确保油站的现金操作符合公司HSSE规定;
确保油站的现金、支票、银行转账及银行卡操作符合公司现金管理规定，并负油站管理责任。
油站统计员（或公司指定授权人员）
负责与油站经理共同清点每日营业款，并确保现金实际缴存银行金额与油站系统班结现金数据及手工报表数据核对一致；
协助油站经理与银行收款人员进行营业款的交接，并确保按照公司按时准确全额地缴存营业款；
协助油站经理确认银行长短款情况，并及时进行原因调查处理并通知公司；
负责保管保险柜钥匙，并按照现金管理制度执行保险柜钥匙管理；
负责统计客户交来的银行支票收入，并确保与油站系统、手工报表核对一致；
负责统计银行刷卡收入，并确保与油站系统、手工报表、银行刷卡小条核对一致；
负责统计商务油收入，并确保与油站系统、手工报表核对一致；
负责油站找零备用金的管理，并确保操作符合公司规定。
特别说明：
日销量〈25K的非独立报税油站不设油站专管统计员，可以采取一拖二形式或指定授权专人。
油站班长
负责监督当班现金投币符合公司规定，并确认填写投币记录；
确保当班所收各项现金收入（现金、银行刷卡等）与油站系统一致；
负责复核当班的交接班报表，确保准确性。
油站收银员
负责辨别假币/残币；
负责执行当班现金投币操作，并确保操作规范和准确填写现金投币记录；
负责准确填写当班手工交接班报表，并确保交接内容（现金、银行刷卡、车队卡）与油站系统一致。
公司财务部资金团队
负责与收款银行沟通油站收款安排，并以书面形式将银行收款人员信息发至油站，作为油站收款的备查资料；
负责及时准确记录油站上报的所有现金、支票、刷卡及银行转账形式的各项收入；
负责每天向油站发送银行收入到账明细。
公司财务部会计团队
负责每天将公司账面记录的银行收入与银行实际到账情况进行核对和跟进，并将核对结果发给油站；
负责每月编制银行余额调节表。
公司财务部内控团队
负责与运营部共同制定和完善《油站现金管理制度》；
负责对油站的现金管理执行情况进行抽查，并将抽查结果报送运营部和公司管理层，同时跟进油站整改情况；
负责对现金管理执行不到位的油站进行专项审计并将审计结果报送公司管理层。
公司运营部
负责与财务部共同制定和完善《油站现金管理制度》；
负责与油站沟通协调银行上门收款安排，并与财务部共同确定银行收款工作；
负责对油站的现金管理执行情况进行定期检查；
负责对财务部完成的银行收入核对结果进行原因说明和解释，并修改结果及时报送财务部；
负责每天核对油站系统上传的现金损溢，每月将当月现金损溢报告报送财务部。
第三节加油站收款流程管理
一、收款类别
加油站收款类别分为：
1）便利店内收银员收款；2）站区内加油员挎包收款。
二、收款程序
1、便利店内收银员收款：
顾客将现金加油款交至银台收银员处。
当班银台收银员在收到加油员或客户交来的现金时要清点货币，过验钞机验伪。
2、站区内加油员挎包收款：
加油员在向顾客收取现金加油款时，应清点无误和辨别假币/残币。
在加油
员挎包内现金达到公司规定限额时，加油员将现金交给收银员。
收银员清点
货币，过验钞机验伪。
3、收款责任：
如由于加油员未能及时与顾客沟通更换假币/残币由此产生的损失应由加油员承担责任。
第四节加油站投币流程管理
一、现金投币限额
1、现金投币限额的确定
油站投币标准的确定应考虑多方面的因素，主要包括：
各站实际销量、市场零售价格、油站所处的地理位置、所处时间段、周边治安状况等。
HSSE根据集团加油站部的治安标准，参考油站所处的地理位置、时间段和周边治安状况每年对油站进行治安风险评级，确定每个油站的安全评级系数。
安全级别类型包括高、中、低三档。
时间段：
白班系数――― 1
夜班系数――― 0.2－0.5
安全评级系数：
安全评级
Ｈ（高）
Ｍ（中）
Ｌ（低）
系数
0.6
1.0
1.3
2、投币限额的计算
油站投币限额＝实际现金量×时间段×安全评级系数
投币限额与现金量参照表：
本表依据目前各站实际执行的投币限额进行综合测算得出。
白班
序号
投币限额
白班现金量
1
6000
25万元以上
2
5000
20万元-25万元
3
4000
10万-20万元
4
3000
5万-10万元
5
2000
2万-5万元
6
1000
2万元以下
夜班
序号
投币限额
夜班现金量
1
3000
10万元以上
2
2000
5万元-10万元
3
1000
1万-5万元
4
500
1万元以下
3、现金投币限额的申请流程
1）油站经理填写现金投币限额审批单（格式见附件）后；由运营区域经理、和财务部资金经理审核批准后生效。
2）已开业油站正常情况下每半年进行一次现金投币限额的回顾调整；对于新开业的油站，在油站正式开业前，区域经理根据该站预计销量情况申请现金投币限额，开业后油站经理再根据实际销量情况进行现金投币限额的调整申请审批。
3）如油站遇到突发事件造成对油站现金量的较大影响，例如零售价格调整、周边道路施工等，公司应及时对油站的现金投币限额进行回顾和更新。
二、现金投币程序
1、当收银机内现金达到公司规定限额时，收银员清点现金，并将现金装入信封，在信封上登记日期、投币时间、班号、当班投币次数、金额后，收银员签字确认。
班长（或油站经理指定监督人）再次复核信封内现金，同时在信封上签字确认。
2、收银员负责登记《保险箱投币记录本》，将投币袋放入保险柜中。
投币过程中，必须有班长或油站经理指定人员监督，确认信封已进入保险柜中不可撤出。
同时，收银员需要将整个投币过程在闭路电视监控器下进行，直至投币结束。
3、为准确反映油站收入，每班交接班时必须遵循先投币、后结报表的流程，严
禁人为调整操作顺序。
收银员应将交接班前收银机内的现金、支票等，扣除
找零备用金，放入投币袋内，并将支票金额登记在投币袋上，并填写《保险
柜投币记录本》。
4、投币责任说明
1）收银员为收款、登记投币记录、投币工作、假币的直接责任人。
2）收银员与班长（或油站经理指定监督人）共同承担投币过程的短款责任。
三、《保险箱投币记录本》管理
1、《保险箱投币记录本》登记内容：
日期、投币时间、班号、当班投币次
数、现金金额、支票金额，双方签字。
2、《保险箱投币记录本》应保证清洁完整，严禁涂改，作为油站班报表附
件留存于加油站备查，如有涂改需有当事双方人员签字确认。
3、《保险箱投币记录本》妥善保管，如有丢失现象,由油站收银员负主要责任，公司不定期检查该记录本使用情况。
4、油站经理和统计员在转天清点保险柜内营业款时，与报表、油站系统数据核对无误后，需在对应的《保险箱投币记录》上签字确认。
四、其它收款管理
1、支票管理
1）油站经理（或公司指定授权人员）在收到车队卡客户（预收客户）提供的支票后，应填写《银行收入统计表》，同时妥善保管支票并及时填写支票收款抬头。
收取支票时应注意支票的大小写金额、日期、印鉴等是否规范。
2）油站经理或统计员要根据实际收到支票情况逐笔录入油站系统（包括支票号码、金额等）,及时将支票交给公司财务部出纳。
3）合资公司出纳收到支票后，须与油站提供的《银行收入统计表》中进行逐笔核对，核对无误后，签收确认。
公司出纳负责将交来的支票背书签章后送交银行。
4）油站经理在收到公司财务部每天发出的银行对账单，确认相关款项到账后，方可在系统中为车队卡充值。
2、银行卡收款管理
1）对于所有银行刷卡结算业务，收银员必须仔细将客户签字与银行卡背面预留签字进行核对，核对无误后方可确认收款完毕。
2）在公司与各家银行合作的刷卡结算优惠活动期间，油站经理应将每笔刷卡优惠交易凭证集中管理，即每笔交易应将银联POS小票和BPOS打印的销售小票一并由客户签字确认，装订后妥善保管用于备查。
3）收款后，收银员必须将POS小票，银联客户签字联等凭证妥善存放。
4）收银员必须于每班结束时将所有银行卡收款凭证上交油站经理或统计员，并妥善保管，油站不得有丢失银联票据现象发生。
5）统计员（或公司指定授权人员）根据银行卡收款凭证录入刷卡明细表。
6）油站经理每天根据银行发送的本站银行卡刷卡明细进行自查，对于单笔卡号刷卡次数异常和刷卡时间异常的银行卡进行原因调查，并将调查结果上报公司运营部和财务部。
7）油站经理确保油站所有的银行卡刷卡结算是以真实的交易行为为基础的，禁止以银行卡刷卡进行套取现金、兑换积分、索取折扣的行为。
同时，公司财务部会定期核对每笔刷卡记录以检查是否有以上违规行为，一旦发现，公司将给予严肃处理。
8）公司财务部每天根据油站系统HOS报告核对油站收入与银行入账情况，对于差异，油站经理需配合公司查清原因，并提供合理说明。
9）公司财务部会以不定期到站抽查或在后台核查油站刷卡情况，对于异常刷卡的交易，公司将要求油站经理提供相应卡号的银联POS小票和BPOS销售小票用以进行核查。
3、商务油收款管理
1）油站的商务油业务，油站经理需要事先填写《油站配送业务申请表》，根据商务油定价流程，在权限范围内经过运营经理、采购经理、财务经理和总经理审核后方可实施。
2）商务油销售的收款条件一般为预收款方式。
如客户交来的是现金，油站统计员清点无误后装入信封，同时填写现金投币记录和《现金缴款单》，油站经理和统计员同时签字确认，并将现金投入保险柜；如客户交来支票，统计员确认支票填写信息无误后，填写支票收款台头和支票进账单，并将支票妥善保管。
如客户以电汇方式预付公司油款，油站统计员需向客户收取银行电汇单据回单，并以此录入油站系统，同时将银行电汇回单及时交到公司财务部出纳。
3）统计员根据预收款金额填写《银行收入统计表》，并注明商务油收入。
4）油站经理确认预收款到账后，将预收金额录入车队卡系统中的专用商务油车队卡，并通知公司相关部门进行油品配送业务。
第五节加油站点款管理
一、保险柜开启与清点
1、油站经理和统计员（或公司指定授权人员）在每个工作日完成清点前一天营业款的工作，如有特殊情况未能完成清点营业款工作需事先向公司运营经理及财务经理汇报。
2、油站经理和统计员（或公司指定授权人员）共同开启投币式保险箱，油站经理掌握密码，统计员（或公司指定授权人员）掌握钥匙。
开启保险柜时应请其他人员回避，并将办公室门反锁，两人共同点款。
3、设立《保险柜开启记录表》，该记录平时放在保险箱内，每次开箱时应在记录上登记开箱日期、时间、清点金额、开箱人签名，复核人签名以及开箱目的（清点现金、银行收款、例行检查等）。
4、开启保险柜后，取出投币袋及清点现金的全过程必须在摄像能摄到的范围内进行。
如未执行此程序，出现不明因短款，站长和统计员（公司指定授权人员）应共同承担短款的责任。
5、油站经理和统计员（或公司指定授权人员）清点现金应首先将保险柜内投币袋数及其记录内容与《保险箱投币记录本》核对相符，随后清点每袋现金实际数目，实际数目油站系统班结核对相符后将实际现金数记录在《保险柜开启记录表》上，双方签名。
6、现金清点完毕后应整齐摆放在保险柜中。
同一面值的钞票，十张一卡，百张成把，十把成一捆。
7、油站经理休假/开会，应授权公司指定的运营助理或班长，填写授权书。
授权书按日期倒置顺序存档。
油站经理未提前书面授权，在清点现金时间又未能到达油站时，应电话授权指定人员清点现金。
油站经理到达后应马上修改原密码
8、油站经理或统计员（或指定授权人员）填写《现金缴款单》，并确认《现金缴款单》金额与实际清点的现金金额及油站系统中班结现金额核对相符。
9、油站经理和统计员（或指定授权人员）把清点好的现金与《现金缴款单》打包后放回到保险箱内。
关闭保险箱，油站经理打乱密码（至少三圈）。
10、《保险柜开启记录表》由加油站保险箱钥匙持有人负责保管，严禁涂改。
二、保险柜密码和钥匙管理
1、油站保险柜的密码由油站经理保管，钥匙由统计员（或公司指定授权人员）保管。
钥匙随身携带，密码定期更换。
2、油站保险柜的备用钥匙及密码密封后，由油站经理做上骑缝签字标记后，交公司财务部专人保管（子公司交由子公司财务人员管理）。
如须使用，应由公司派委托人到场开启，使用完毕，重新密封返回。
3、油站已有的非投币式保险柜严禁存放现金（如有必要存放现金须运营部经理与财务经理书面批准）
4、钥匙管理：
∙统计员休假时，如需清点现金，事先填写授权书授权油站经理指定人员，交接双方在《钥匙交接登记本》上进行交接登记并签字。
统计员上岗后要马上与授权人进行交回的交接工作，同时在《钥匙交接登记本》上登记并签字。
∙统计员休假时，如不需清点现金，在休假前一天油站经理应通知运营部主管人员休假，统计员应将钥匙带走。
第二天油站暂停清点油款，并通知银行第二天停止上门收款。
∙如统计员工作调整，有长于三天离开原所在油站时，应通知运营部派人交接钥匙并在《钥匙交接登记本》上进行交接登记并签字。
∙如遇特殊或紧急情况，油站经理不能到站进行保险柜密码交接或统计员不能到站进行钥匙交接，应由油站经理及时通知自己的运营区域经理，公司运营部应该优先指派油站备案人员和授权人取得联系，以取得保险柜密码或钥匙，并做好交接记录；
∙如果遇不可抗力，不能及时同授权人取得联系，公司应启用保险柜备用钥匙和密码。
由被授权人向公司财务部领取，同时做好交接记录。
∙保险柜钥匙应妥善保管，不要与居家钥匙放在一处携带。
如保险柜钥匙丢失，应有书面记录，并通知财务部，暂时启用备用钥匙，并立即更换密码和锁。
∙油站的《钥匙交接登记本》设有固定页数，要求油站连页使用，妥善保管，如有丢失或少页现象由油站经理负主要责任，公司财务部和运营部不定期检查交接登记本的使用情况。
5、密码管理：
∙油站经理对本站保险柜密码负有保密责任。
∙油站经理出差/休假，应对授权人进行培训后，填写授权书，双方在授权书上签字。
在交接前修改为临时密码。
油站经理上岗后要马上换回密码。
临时密码由授权人自定。
∙在出现以下情况时，需更换保险柜密码/钥匙：
A、油站经理岗位的变动（包括调换、离职等人员变动）；
B、密码/钥匙的丢失；
密码更换程序
（1）密码更换需事先报请财务部/运营部批准；
（2）油站经理安排具体更换时间，做好准备工作；
（3）更换密码需填写密码更换表，记录更换时间、更换油站、更换后密码；
（4）由油站经理对保险柜密码进行调试，将调试后的密码登记在密码更换记录中，公司指定人员、油站经理均在更换记录中签字确认；
（5）在密码调试过程中，无关人员不得在场；
（6）密码更换记录由公司指定人员交回公司财务部，交由财务部出纳放在保险柜内妥善保管。
第六节银行收款管理
一、银行收款资料管理
1、油站应存放收款银行发放的授权其银行工作人员为公司下属油站收款的证明，包括收款人员的照片、姓名、工作证副本复印件和加盖公章的收款人员清单，预留备查。
2、银行收款人员如有临时更换，须提前一天通知公司财务部，并将更换人员的工作证或身份证传真到公司财务部，经确认后由公司财务部书面通知各油站，并将更换人员工作证或身份证传真下发各油站。
二、银行收款程序
1、银行收款人员到达加油站时，应请银行的款车停在油站便利店门口。
油站经理应负责核对银行工作人员的工作证是否与加油站预留资料相符。
如资料不符时，应暂时停止现金交接工作，立即与合资公司财务部门负责此项工作人员进行联系，得到书面确认后再继续或终止现金缴款工作，并在现金缴款记录中予以记录备查。
2、油站经理和统计员打开保险柜，确认将已清点现金取出，关闭保险箱，登记保险柜开启记录。
3、如为封包形式收款，需将现金放入银行准备的专用收银箱里并上锁，然后和银行填写交接记录，交接记录内容包括收款时间、封包金额、油站人员签字和银行人员签字，双方在交接记录中签字确认，油站经理将交接记录存档备查。
4、如为当面清点的形式收款，银行人员当面清点油站营业款，
升级会员 