酒店采购计划.docx
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酒店采购计划
酒店采购计划
明康汇生态农业集团有限公司
2015年2月
酒店采购管理方案
事项
内容与要求
工具
主责
参与
审批
酒店前期成本管理
1.酒店负责人到位后1个月内完成HOE产品清单编制；
附件1：
《酒店开业HOE类别清单》
附件2：
《酒店开业HOE采购计划表》
附件3：
《酒店开业HOE采购计划审批表》
酒店
酒店现场管理团队
酒店负责人
集团负责人
2.酒店根据开业HOE清单编制HOE预算，并报集团审批；
3.酒店开业HOE预算批复后，酒店现场管理团队启动HOE采购计划及审批。
酒店HOE标准配置
1.酒店各部门参与编制HOE标准配置表，并报集团领导审批通过后执行；
附件1：
《酒店HOE类别清单》
附件2：
《酒店HOE标准配置清单》
酒店
酒店现场管理团队
酒店负责人
成本控制中心
集团负责人
2.酒店HOE标准配置作为酒店开业HOE清单编制和审核的重要依据。
酒店HOE招标采购
1.酒店筹建开业HOE采购按计划应在拟开业时间前3个月启动；
附件1：
《邀标单位资质审批表》
附件2：
《招标文件与招标合同审批表》
附件3：
《定标审批表》
附件4：
《中标通知书》
酒店采购组
酒店现场管理团队
酒店负责人
成本控制中心
集团负责人
集团招标采购部
内控审计部
2.单项预算3万元以上必须由集团采购部执行采购，3万元以下可由酒店现场采购团队呈报集团并完成审批后执行采购；
3.采购执行按照招标前准备-入围单位选择-招标文件起草审批-发标、回标、开标-评标-澄清及洽商-定标的流程执行；
4.定标后按合同由集团采购部执行签署。
酒店采购管理方案
事项
内容与要求
工具
主责
参与
审批
酒店供方合同全程管理
1.酒店类物品采购合同需编制标准版本，应含通用条款、专用条款、产品清单及技术标注三部分，标准版本合同经审批后执行；
附件1：
《招标文件与招标合同审批表》
附件2：
《酒店类物品采购合同管理台账》
附件3：
《酒店类物品采购标准合同》
附件4：
《酒店类物品战略采购协议标准版本》
酒店采购组
酒店现场管理团队
酒店负责人
成本控制中心
集团负责人
集团招标采购部
2.招标文件应包含合同一并发出，定标后采购执行单位负责起草和传递合同审批；
3.合同签订后，由集团采购部留存合同并建立合同台账，跟踪流转合同付款，并如实记录。
酒店现场管理团队需及时备案合同复印件,协助跟进合同管理进程.
酒店供方战略采购
1.实施战略采购前，需完成各酒店物料使用情况调研，并作汇总分析；
附件1：
《酒店类物品战略采购协议标准版本》
酒店采购组
酒店现场管理团队
酒店负责人
成本控制中心
集团负责人
集团招标采购部
内控审计部
2.采购执行按照招标前准备-入围单位选择-招标文件起草审批-发标、回标、开标-评标-澄清及洽商-定标的流程执行；
3.定标后由集团采购部签订战略采购协议，酒店可根据协议与合作单位签订采购订单；
4.酒店定期对各酒店战略采购事项执行情况做稽核，每年回顾战略采购协议到期情况，并完成协议更新。
酒店采购管理方案
事项
内容与要求
工具
主责
参与
审批
酒店HOE采购样品管理
1.酒店HOE采购启动前需明确样品报送要求，连同招标文件一起发出；
附件1.：
《样品接收/退还记录表》
附件2：
《酒店HOE采购封样记录表》
酒店采购组
酒店现场管理团队
无
2.样品接收、评价、退还均需留有书面记录，并按实清点；
3.采购定标后，酒店现场需与招标单位逐项确认供货样品，并封样，封样需留存封样记录作为合同补充文件；
4.酒店筹建HOE采购结束后，酒店方需建立HOE样品库，统一陈列，并造册登记。
酒店日常营运采购监管
1.酒店日常营运采购监管分为采购数据监控和采购实施定期稽核两种方式；
附件1：
《酒店营运重点产品采购月报表》
附件2：
《酒店营运采购稽核检查大纲》
酒店现场管理团队
集团招标采购部
集团财务部
酒店负责人
集团招标采购部
集团财务部
内控审计部
2.酒店每月5日前填写酒店营运重点产品采购月报表，报至酒店，酒店针对异常情况出具改进意见,所有记录报备集团财务部及采购部;
3.集团每季度做一次日常营运采购稽核检查，稽核评价报告经集团负责人签批后反馈至酒店；
酒店采购管理方案
事项
内容与要求
工具
主责
参与
审批
酒店成本计划管理
1.酒店成本计划分为日常工作计划和专项工作计划；
无
酒店现场管理团队
集团招标采购部
酒店负责人
2.酒店成本日常工作计划纳入酒店年度、月度工作计划范围内；
3.专项工作预计持续时间1个月以上，工作计划应在专项工作启动前1周完成编制及审批，持续时间1个月以下的，计划应在启动前3天完成。
酒店HOE采购数据库管理
1.酒店HOE采购数据含酒店筹建期HOE预算清单中所有类目合同签约产品及其详细数据；
附件1：
酒店HOE采购数据入库模板
附件2：
酒店HOE采购数据移交记录
附件3：
酒店HOE采购数据查询申请
酒店采购组
成本控制中心
集团招标采购部
酒店现场管理团队
酒店负责人
成本控制中心
集团负责人
集团招标采购部
2.酒店HOE采购数据由酒店采购组统一汇总归集，并提交供应商及合同管理组及酒店现场管理团队备案；
3.酒店HOE采购数据库系统管理由公司成本控制中心统一控制，并分级设定查阅权限。
酒店成本垂直管理与考核
1.酒店成本管理工作在业务上纳入成本垂直管理体系，管理条线为：
财务管理中心——成本控制中心——酒店现场采购团队；
无
酒店现场管理团队
成本控制中心
成本控制中心
集团招标采购部
集团财务部
2.酒店采购部的采购管理和成本控制工作在业务体系上纳入公司成本控制中心的垂直管理；
3.酒店采购管理团队工作纳入集团招标采购部监管和评价范围，并通过集团负责人实施垂直管理。
酒店采购管理方案
事项
内容与要求
工具
主责
参与
审批
酒店采购后评价管理
1.酒店HOE采购后评价在酒店HOE采购结算完成后2个月内组织开展；
附件1：
酒店HOE采购后评价模板
酒店采购组
集团招标采购部
集团财务部
酒店现场管理团队
质量管理/稽查部
集团负责人
2.酒店HOE采购后评价由集团招标采购部、集团负责人/财务代表、酒店现场管理团队共同参与；
3.酒店HOE采购后评价实地调研工作完成后编制后评价报告，并报送相关单位作为改进HOE采购工作的指导文件。
酒店类供应商资源管理
1.酒店类供应商开发由酒店现场管理团队配合酒店采购组完成；
附件1：
供方现场考察评估表
附件2：
邀标单位资质审批表
附件3：
供方履约评估表
酒店采购组
酒店现场管理团队
酒店负责人
集团负责人
集团招标采购部
质量管理/稽查部
2.酒店采购组负责建设和完善供应商库；
3.供应商资格审查应通过完整供应商准入流程完成准入程序；
4.酒店类采购所用供方必须选择供应商库中的合格供方，填写《邀标单位资质审批表》报批之后才可启动招标采购工作；
5.供方履约评价小组在所有供方合同约定的工作完成后3个月内安排一次履约评价，根据需要可在供方质保期结束前3个月安排一次履约评价。
酒店采购管理方案附件目录
附件1
酒店HOE类别清单
部门
主类别
分类别
编制：
审核：
时间：
时间：
附件2
酒店开业HOE采购计划表
序号
使用部门
HOE
类别
预算金额
采购执行单位
HOE采购计划
确定入围单位
招标启动
开标
定标
合同签订
到货
总计
-
-
-
-
-
-
-
编制：
审核：
时间：
时间：
附件3
酒店开业HOE采购计划审批表
酒店名称
酒店开业HOE
采购计划
酒店开业时间
HOE采购启动时间
HOE采购完成时间
采购计划说明
酒店负责人
审核
集团负责人
审核
集团招标采购部
审核
酒店负责人
审批
注：
审批表后须附酒店HOE采购计划清单。
附件4
酒店HOE标准配置清单
HOE类别：
客房毛巾（例）
序号
品名
每床配置量
PAR
说明
大床
标床
1
FaceTowel
面巾
2
3
2.5
100%combedcotton;lockstitchedhems;doubleloopconsturction;white13"x13"（33x33cm）,56g/pc（516gms/m2）
100%精梳棉，（3针5线）锁边，单螺旋结构，白色，尺寸33x33cm，56g/pc（516gms/m2）
2
HandTowel
手巾
2
3
2.5
100%combedcotton;lockstitchedhems;herringbonebanding;plainborder;singleloopconsturction;white16"x30"（41x76cm）,160g/pc（513gms/m2）
100%精梳棉，（3针5线）锁边，单螺旋结构，鱼尾文缎档2CM宽度距底边7cm，白色，尺寸41x76cm，,164g/pc（513gms/m2）
3
BathTowel
浴巾
2
3
3
100%combedcotton;lockstitchedhems;herringbonebanding;plainborder;singleloopconsturction;white30"x60"（76x153cm）,790g/pc（676gms/m2）
100%精梳棉，（3针5线）锁边，单螺旋结构，鱼尾文缎档3CM宽度距底边10cm，白色，尺寸76x153cm，790g/pc（676gms/m2），
4
BathMat
地巾
1
1
2.5
100%combedcotton;lockstitchedhems;herringbonebanding;plainborder;singleloopconsturction;white20"x34"（51x86cm）,397g/pc（905gms/m2）
100%精梳棉，（3针5线）锁边，双螺旋结构，十字缝法镶边（不确定），白色，尺寸51x86cm，398g/pc（905gms/m2）
5
TerrySlippers
毛巾拖鞋
2
2
18
Onesizefitsall,通码，不需要LOGO.半包头，需经多次洗涤
6
Bathrobe-（orWaffleWeave）
浴袍
2
2
3
100%cottonvelour;shawlcollar;hippockets;400gms/m2132length;white.
100%全棉割绒，青果领，带口袋，400克/平方米，132cm长度，白色，180CM,上衣口袋不需要，胸绣徽标（左边）
附件5
邀标单位资质审批表
招标内容
项目：
标段：
标书编号
邀
请
投
标
单
位
单位名称
联系人
职位
联系电话
招标工作小组
招标领导小组
注：
该审批表审批完毕1个月内有效。
附件6
招标文件与招标合同评审审批表
编号：
年月日
合同双方
甲方
签约人
乙方
签约人
文件类型
□招标文件（含合同版本，标书编号：
______）□正式合同
合同
主要
内容
内容：
交期
范围/数量：
预估合同价款
付款方式：
招标采购部
审核
法务部
审核
内控审计部
审核
财务管理中心
审核
廉政监察部
审核
（根据需要）
成本控制中心
审核/审批
合同审批人
审批
附件7
定标审批表
编号：
年月日
招标内容
项目：
内容：
范围\数量：
计价模式：
按货品单价及数量计算
付款方式：
中标单位
推荐中标
理由
招标部门负责人：
中标价
（万元）
标底
（万元）
单方造价
招标工作小组
招标领导小组
附件8
中标通知书
公司：
我公司招标项目，经评标委员会评审，确定有贵公司中标。
请贵公司收到本通知后小时内与我公司（接洽部门）接洽合同事宜。
本次投标中标价为元整（RMB）。
本通知书一式两份，请贵司签署后返还我公司一份。
公司：
年月日
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
致：
公司
我公司同意接受贵公司关于招标项目的招标文件、往来函件及本中标通知书之内容，并按此接受贵公司委托为此项目的供货/承包方。
将于年月日前与贵公司接洽合同签署事宜。
公司：
盖章：
法定代表人或授权代表签署：
日期：
附件9
采购申请号
合同审批流程编号
合同编号
甲方
乙方
类别/项目名称
规格
单位
数量
单价
总价
付款记录
日期
金额
酒店类物品采购合同管理台账
附件10
酒店类物品采购标准合同
合同编号：
采
购
合
同
1.酒店项目地点：
2.签约地点：
3.签约日期：
年月日
4.供货单位：
采购合同
合同编号：
需方：
公司（以下简称甲方）
供方：
公司（以下简称乙方）
根据《中华人民共和国合同法》规定，甲、乙双方本着平等互利、诚实信用的原则，经协商一致，就甲方向乙方订购（以下简称“产品”或“货物”），用于甲方的酒店项目，双方同意签订如下采购合同条款并共同遵守：
1.货物描述、数量及价格：
货币单位：
人民币（元）
产品
型号
规格尺寸
图片
数量
单价
总金额
合计
注：
单价均已包含材料费、生产、检验、技术资料、包装、运输至甲方酒店指定地点、装卸到位、指导安装、税金等最终交货验收前的所有费用及保修费用，还包括因质量问题引起的维修和更换、技术指导和培训等费用，但上述货物数量及总价款仅为暂定，实际合同总价款应按照甲方实际要求采购的数量计算。
2.质量标准及保证
2.1质量标准
2.1.1质量标准：
本合同产品应按照国家或行业最新适用标准、规范生产、交货，并须严格按照本合同要求（详见本合同附件1）及经甲方书面确认的技术参数及要求进行生产、交货。
如双方另有封样的样板，则要依照执行。
如上述质量标准或要求不一致的，以要求最高最严格者为准。
如发现乙方违反的，甲方有权拒收、部分拒收、退货、部分退货直至解除本合同，因此造成的一切损失均由乙方承担，且乙方应按本合同条款承担违约责任。
2.1.2乙方必须保证所交付产品的各项性能不得低于上述标准。
甲方保留在例行送检之外随时抽检的权利，检验机构为政府法定检验机构及双方认可且符合资质的第三方检测机构。
2.1.3乙方保证采用先进的技术、优质的材料和零部件、一流的工艺，保证对所供的设计、采购、制造、检验、包装各个环节进行严格的质量管理和质量控制，以为甲方提供技术先进、质量上乘、外表美观并完全符合合同规定的质量、规格、性能要求的产品。
2.2质量保证
2.2.1乙方保证其供应的产品为原厂生产，没有贴牌或外包生产现象，所生产的产品为符合国家或行业标准的优等品。
同时保证所交付的技术资料、图纸应清晰、完整、统一、准确、正确，并能满足洁具的设计、安装、调试、运行和维修的要求。
2.2.2产品在安装或使用期间，若产品有缺陷和（或）由于乙方技术人员指导或乙方提供的技术资料错误，造成工程返工或产品报废或造成甲方损失的，乙方应立即无偿更换。
乙方应负担由此产生的到安装现场换货的一切费用，且甲方有权要求乙方支付违约金及因此造成实际用户的其他诸如工期、返工等损失直至解除本合同。
2.2.3乙方保证所提供的产品是全新的、未被使用过的，在交付时没有设计、材质或工艺上的瑕疵或缺项且符合或优于本合同约定的技术质量标准及规范；乙方应保证其出售的产品可供正常恰当的使用。
2.2.4乙方在供货中提出的合理化建议涉及到对产品的更改及换用，须经甲方同意。
未经同意擅自更改或换用时，乙方承担由此发生的费用，并赔偿甲方的有关损失。
2.2.5合同履行中甲方要求变更产品的质量标准或发生其他实质性变更的，另行协商解决。
3.包装标准
3.1产品的包装为包装，由乙方负责，按符合国家规定、适合长途运输、搬运及仓储的方式设计，费用已包含在本合同货物单价中。
3.2乙方交付的所有产品的包装应根据材料特点具备防潮、防雨、防震、防晒及防粗暴装卸等功能，乙方对包装的风险负责，因包装设计、制作、质量等原因造成货物破损、锈蚀、失缺、损坏或变形等损失的，由乙方承担责任。
对甲方造成工程工期、人力资源浪费或其他损失等情况的，甲方有权提出索赔。
3.3每一包装物内必须附有装箱清单。
包装物上必须标注产品名称、合同号、收货人、到达站或到货地点、品目号和箱号、外形尺寸（长×宽×高，以厘米计）、毛重、净重（公斤）、规格、型号、颜色、数量、重量、产品等级、货号、堆放要求、保存环境要求、生产商等资料标识，包装箱内和捆内的各散装部件应予以标记，同时记录在包装箱上。
因标示缺少或不清导致施工、堆放、保管错误并造成的损失，乙方负责赔偿，对甲方造成工程工期、人力资源浪费或其他损失等情况的，甲方有权提出索赔。
3.4备品备件及专用工具应单独包装。
对裸装货物应以金属标签或直接在货物本体上作上述标识；大物货物应标明起吊位置并应带有足够的货物支撑或垫木。
乙方应根据产品特点在包装箱上标明“小心轻放”“请勿倒置”“防潮”等字样和吊装标记。
3.5考虑对环境的保护，如甲方提出要求，乙方应负责包装物的回收。
4.交货期限及交货地点
4.1交货期限
4.1.1本合同所订购的产品如需分批供应，具体货到现场时间、型号、数量以甲方书面供货通知到为准，即乙方应在收到甲方书面供货通知之日起[ ]天内（书面供货通知另有供货时限要求的，则按书面供货通知的要求执行）按供货通知的要求的货物交货至供货通知要求的交货地点。
乙方应严格按照甲方的书面供货通知供货，否则甲方有权拒收货物，并且甲方有权要求乙方承担违约责任。
如乙方未收到甲方书面供货通知即已供货或者未按甲方书面供货通知要求的产品供货，而甲方予以暂时接收的，不能视为甲方已同意乙方的供货行为，甲方仍有权依据其实际需要拒收部分或全部该部分货物，且乙方须承担该部分货物的所有仓储保管责任及费用。
4.1.2如货物需有其他部件、零件、工具及备件等方能正常使用的，乙方所交付的货物必须是可供甲方完整安装及使用的包含该等部件、零件、工具及备件等在内的全部货物。
4.1.3乙方应按国家有关规定在货到交货地点时向实际用户提供一套完整随货文件。
产品合格证应提供给甲方。
4.1.4乙方每次发货前应提前24小时通知甲方，以便甲方指定专人负责初步验收。
4.1.5甲方发出书面供货通知后，乙方接受甲方对交货期调整、暂停供货、恢复供货的要求，具体方式为：
甲方提前[]天发出书面通知，乙方进行书面确认后即可执行。
甲方对此不承担违约责任。
4.2交货地点
甲方酒店项目所在地的甲方指定地点。
5.交货运输及保险
5.1本合同约定的交货方式为乙方送货，除不可抗力因素外，乙方必须按合同及书面供货通知规定的地点、时间安排交货。
乙方不能按时交货，应当于不迟于书面供货通知约定的交货日期前十天，以书面形式向相应甲方提出延期交货的理由和要求。
相应甲方同意后，交货期相应顺延。
甲方不同意延期要求或乙方未在规定时间内提出延期交货要求的，交货期不予顺延。
甲方未同意而乙方未按时交货的，甲方有权解除本合同，同时甲方有权向乙方索赔违约金及因此造成的损失。
5.2货物在装运前由乙方投保，一旦货物在装车、运输、卸车过程中发生损坏或短缺，由乙方负责索赔；甲方予以必要的协助，但无论乙方索赔成功与否，乙方均不能以办理索赔为由而延迟交货或安装。
5.3乙方保证在确认货物因装卸、运输中发生损坏或短缺后，在不影响安装进度的前提下尽快给予调换和补齐缺件，不管其造成的原因如何，也不能以办理索赔为由而延迟交货或安装。
6.付款方式
6.1甲方按照月结方式与乙方结算货款。
6.2乙方每月初与甲方核对上月经最终验收合格的供货情况，并根据上月最终验收合格的货物金额向甲方开具提供符合税务部门要求的货物正式发票。
6.3甲方在收到乙方发票后在每个月的24日完成付款。
7.乙方需提供的技术资料
包括但不
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