国立台湾师范大学总务处.docx
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国立台湾师范大学总务处
國立臺灣師範大學總務處
文件名稱：
文件與資料管理程序書
文件編號：
002-2-001
制定單位：
總務處文書組
制定日期：
91年11月08日
修訂紀錄
修訂日期
單據編號
修訂內容摘要
頁次
版本
1目的：
為有效規範本處之各項文件及資料之管理，特制定本程序書。
2範圍：
凡屬本處之文件與資料製作時，均適用之。
3定義：
3.1文件管制中心及各組文件管制人員：
為確保文件與資料管制系統之有效運作及管理，文件管制中心設於文書組，本處各組應指派適任人員，負責該單位之文件管制作業，稱文件管制人員，並負責該單位網頁之維護。
3.2品質系統文件：
本處品質系統文件係指品質手冊、程序書、作業規範及與本處品質系統文件有關之法規、辦法等，簡稱為文件。
3.3品質資料：
凡與品質系統有關之書信、公文、備忘錄、簽呈、契約書、標準表單等，均屬品質資料，簡稱為資料。
3.4文件與資料之管制：
文件與資料遇有制定及修訂作業時，業務承辦單位應隨時提請網頁維護人員刊登於網頁上，以保持最新版之文件與資料。
對於過時與廢止之文件與資料，網頁維護人員應同時予以辦理移除作業。
4作業內容：
4.1其流程圖如下述：
4.1.1文件制定、修訂作業流程（如附件一）
4.1.2文件廢止作業流程（如附件二）
4.2品質系統文件之制訂、修正、廢止權責：
權責
文件類別
擬辦
審核
核定
品質手冊
文書組
管理代表
總務長
程序書
本處各組
各單位主管
總務長
作業規範
本處各組
各單位主管
總務長
表 單
本處各組
各單位主管
總務長
4.3文件編碼之共同原則：
4.3.1單位別代碼為3碼，以文書組所提供之國立臺灣師範大學總務處各單位代號表（如附件三）所規定之代碼為原則。
4.3.2類別代碼為1碼，其編碼規定如次：
1.品質手冊；2.程序書；3.作業規範。
4.3.3表單別代碼為1碼，依制訂程序之順序依次編定（例：
1、2、3、、、）。
4.4品質系統文件編碼原則：
除依5.3.1、5.3.2、5.3.3之規定外，有關版次別之編碼規定如次：
制訂之原案（初稿）為01版，修訂時版本依次遞增（如02、03、04、、、），已使用版次編碼不得重複使用。
4.4.1
品質手冊
品質手冊編號：
○○○－1－○○○
（單位別）（類別）（流水號）
4.4.2程序書
程序書編號：
○○○－2－○○○
（單位別）（類別）（流水號）
程序書表單編號：
○○○－2－○○○－○○○○
4.4.3作業規範
作業規範編號：
○○○－3－○○○
（單位別）（類別）（流水號）
作業規範表單編號：
○○○－3－○○○－○○○○
4.5內部公文編號原則：
各單位之內部文件均須由各單位文件管制人員依文件編碼原則管理，其編碼原則如下：
內部文件（公文稽催系統）：
□□－□□□－□□□□
（年份別）（單位別）（流水號）
年份別之代碼為2碼，依當年年份編定。
流水號之代碼為4碼，依文件之先後次序編定。
會計系統：
□□－□□□－A－□□□
（年份別）（單位別）（類別）（流水號）
年份別之代碼為2碼，依會計年度編定。
類別代碼為1碼英文大寫字母其編寫規定如次：
A.人事費；B、C.零用金；G.業務費；F.設備費；H.維護費。
流水號之代碼為3碼，依文件之先後次序編定。
4.6外部公文編碼原則：
外部收文及發文之編碼之原則以文書處理手冊及檔案法法規彙編為準。
4.7文件制定、修訂、廢止作業：
4.7.1文件制定作業（如附件一）：
依組織任務與管理運作之需求，由業務承辦單位依規定使用文件標準格式「封面」及「內頁」，草擬文件內容制定文件，並由文件管制人員依文件編碼原則賦予編號，並登錄於「文件管理彙總表」上，送陳權責主管審核及核定。
在文件審核及核定階段，若有任何意見得送回原承辦單位修改之，必要時得召開會議研擬辦法。
4.7.2文件修訂作業（如附件一）：
文件若須要修改、增訂時，應由業務承辦單位提出研擬修改要求。
文件修訂完成後，須於文件管理彙總表之文件發行日期註記修訂後之發行日期及更換版本。
再由業務承辦單位文件管制人員將新文件直接張貼於網頁舊文件上完成換版作業。
4.7.3文件廢止作業（如附件二）：
文件之廢止，得由業務承辦單位提出申請，經權責主管核定後廢止。
經廢止之文件編碼不得重複使用。
4.7.4文件公告作業（如附件一）：
經核頒（包括制定或修訂）之文件，各單位文件管制人員應填寫「文件核定公告表」經相關單位主管會簽後，請網頁維護人員上網公告。
4.7.5移除作業（如附件二）：
網頁維護人員對舊版或經廢止之文件應逕行由網頁中移除。
4.7.6經管文件應列入業務移交範圍。
4.8文件與資料管理注意事項
4.8.1文件管制人員對於發行之文件應建立「文件管理彙總表」，以管制文件發行數量及方便查閱之用。
4.8.2文件管制人員之文件管理應納入內部品質稽核項目，以確保文件管制系統之正確運作。
4.8.3程序書或作業規範內所附之表單可直接列印使用，舉凡各式表單（標準表單、創稿、簽、書函、會議紀錄、開會通知、公告等）均應在相關程序書、作業規範內載明，惟以不重複編號為原則。
4.8.4收受各項傳真資料，一律影印後依收文程序處理。
4.8.5逾期保存之資料，得由保存單位檢討後自行銷燬。
4.8.6文件與資料之收、發登錄除可參考本程序書之公文處理登記簿登記外，亦可由各單位文件管制人員自行訂定收發方式，惟以能控制為原則。
4.9其他
4.9.1文件收發編碼一覽表：
詳參文書處理手冊及檔案法法規彙編。
4.9.2管制文件：
所有有關人事之陞遷、獎懲、工程預算、底價等重要文件或註明機密文件者，均屬管制文件應予列管，簽核過程應由原承辦人親送，以收管制功效。
4.9.3契約書、工程圖說等資料因性質不同且數量龐大，得由權責單位分別建檔保管。
一般收發之公文原件或函稿皆送交文書組歸檔及集中保管。
4.9.4編寫程序書及、作業規範等之系統架構規定如次:
1.
1.1
1.1.1
1.1.1.1
4.9.5所有作業流程所附之流程圖應當作附件一、附件二，…等附於內文之後。
4.9.6所有文件使用之表格應於該單（A4直式）左上角加註係表一、表二…等。
4.9.7附件表格如非屬本處制定者可不予編訂表單編號，但可視需要訂定保存年限。
如為連續性電腦報表（非格式化之報表）可不予編訂表單編號及保存年限，但可視需要自行保存或歸檔。
4.9.8內部公文由各單位文件管制中心視管制需要予以編碼控管。
4.9.9外來文件如ISO9000條文、教育、審計、公務人員任用法規等應由編務單位每年主動獲得最新版六法全書等，期能維持文件之最新版本。
5相關文件
5.1品質手冊
5.2其他有關公文處理、文件保存、稽催等作業應參照文書處理手冊及檔案法法規彙編。
5.3國立臺灣師範大學總務處各單位代號表（如附件三）
6使用表單：
6.1文件制定、修訂標準表封面（如表一）
6.2文件制定、修訂標準表內頁（如表二）
6.3文件流程圖（如表三）
6.4文件管理彙總表（如表四）
6.5文件核定公告表（如表五）
附件一文件制定、修訂作業流程
權責
作業流程
執行時間
產出表單
各業務承辦單位
各業務承辦單位
依5.2之權責
各業務承辦單位
各業務承辦單位
網頁維護人員
否
公告
編號
登錄
是
即時
申請表
標準表封面及內頁
各單位編號一覽表
文件管理彙總表
附件二文件廢止作業流程
權責
作業流程
執行時間
產出表單
各業務承辦單位
依5.2之權責
各業務承辦單位
各業務承辦單位
各業務承辦單位
網頁維護人員
否
登錄
移除作業
銷毀作業
是
即時
申請表
文件管理彙總表
附件三國立臺灣師範大學各單位代號表（3-1）
編號
單位名稱
發文代號
代碼
1
總務處
師大總字
001
2
文書組
師大總文字
002
3
事務組
師大總事字
003
4
出納組
師大總納字
004
5
營繕組
師大總營字
005
6
保管組
師大總保字
006
7
採購組
師大總採字
007
8
理學院事務組
師大理事字
008
9
駐衛警察隊
師大總衛字
009
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
表一
國立臺灣師範大學總務處
文件名稱：
文件編號：
制定單位：
制定日期：
修訂紀錄
修訂日期
單據編號
修訂內容摘要
頁次
版本
表單編號：
002-2-001-0101
國立臺灣師範大學總務處
表二
文件編號
版本
制定單位
頁數
1.目的：
2.範圍：
3.定義：
4.作業內容：
5.相關文件：
6.
表單編號：
002-2-001-0201
使用表單：
國立臺灣師範大學總務處
文件編號
002-2-001
文件名稱
版本
01
制定單位
總務處文書組
文件與資料管理程序書
頁數
8/14
附件一文件制定、修訂作業流程
各業務承辦單位
各業務承辦單位
依5.2之權責
各業務承辦單位
各業務承辦單位
網頁維護人員
是
登錄
否
公告
編號
即時
申請表
標準表封面及內頁
各單位編號一覽表
文件管理彙總表
國立臺灣師範大學總務處
文件管理彙總表
□品質手冊及程序□外部文件
□作業規範□表單年月日
項次
文件名稱
文件編號
版本
制訂單位
□文件發行日期
□紀錄保存期限
製表人：
※文件發行日期：
係指文件上網之生效日期。
※紀錄保存期限：
係指表單成為紀錄之後，此紀錄需保存多久之日期。
國立臺灣師範大學總務處文件
核定公告表
制訂單位
制訂日期
年月日
文件名稱
文件編號
申請項目
□制定□修訂□廢止
上網生效日期
會簽單位
會簽勾選
單位名稱
簽名
備註
會簽勾選
單位名稱
簽名
備註
核
定
審
核
申
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