国立台湾师范大学总务处.docx

1、国立台湾师范大学总务处國立臺灣師範大學總務處文 件 名 稱：文件與資料管理程序書文 件 編 號：002-2-001制 定 單 位：總務處文書組制 定 日 期：91年11月 08 日修 訂 紀 錄修訂日期單據編號修訂內容摘要頁次版本1 目的：為有效規範本處之各項文件及資料之管理，特制定本程序書。2 範圍：凡屬本處之文件與資料製作時，均適用之。3 定義：3.1 文件管制中心及各組文件管制人員：為確保文件與資料管制系統之有效運作及管理，文件管制中心設於文書組，本處各組應指派適任人員，負責該單位之文件管制作業，稱文件管制人員，並負責該單位網頁之維護。3.2 品質系統文件：本處品質系統文件係指品質手冊、

2、程序書、作業規範及與本處品質系統文件有關之法規、辦法等，簡稱為文件。3.3 品質資料：凡與品質系統有關之書信、公文、備忘錄、簽呈、契約書、標準表單等，均屬品質資料，簡稱為資料。3.4 文件與資料之管制：文件與資料遇有制定及修訂作業時，業務承辦單位應隨時提請網頁維護人員刊登於網頁上，以保持最新版之文件與資料。對於過時與廢止之文件與資料，網頁維護人員應同時予以辦理移除作業。4 作業內容：4.1 其流程圖如下述：4.1.1 文件制定、修訂作業流程（如附件一）4.1.2 文件廢止作業流程（如附件二）4.2 品質系統文件之制訂、修正、廢止權責：權責文件類別擬 辦審 核核 定品質手冊文 書 組管理代表總務

3、長程 序 書本處各組各單位主管總務長作業規範本處各組各單位主管總務長表單本處各組各單位主管總務長4.3 文件編碼之共同原則：4.3.1 單位別代碼為3碼，以文書組所提供之國立臺灣師範大學總務處各單位代號表（如附件三）所規定之代碼為原則。4.3.2 類別代碼為1碼，其編碼規定如次：1.品質手冊；2.程序書；3.作業規範。4.3.3 表單別代碼為1碼，依制訂程序之順序依次編定（例：1、2、3、）。4.4 品質系統文件編碼原則：除依5.3.1、5.3.2、5.3.3之規定外，有關版次別之編碼規定如次：制訂之原案（初稿）為01版，修訂時版本依次遞增（如02、03、04、），已使用版次編碼不得重複使用。

4、4.4.1 品質手冊品質手冊編號： 1 (單位別) (類別) (流水號)4.4.2 程序書程序書編號： 2 (單位別) (類別) (流水號)程序書表單編號： 2 4.4.3 作業規範作業規範編號： 3 (單位別) (類別) (流水號)作業規範表單編號： 3 4.5 內部公文編號原則：各單位之內部文件均須由各單位文件管制人員依文件編碼原則管理，其編碼原則如下：內部文件（公文稽催系統）： (年份別) (單位別) (流水號)年份別之代碼為2碼，依當年年份編定。流水號之代碼為4碼，依文件之先後次序編定。會計系統： A (年份別) (單位別) (類別) (流水號)年份別之代碼為2碼，依會計年度編定。類別

5、代碼為1碼英文大寫字母其編寫規定如次：A.人事費；B、C.零用金；G.業務費；F.設備費；H.維護費。流水號之代碼為3碼，依文件之先後次序編定。4.6 外部公文編碼原則：外部收文及發文之編碼之原則以文書處理手冊及檔案法法規彙編為準。4.7 文件制定、修訂、廢止作業：4.7.1 文件制定作業（如附件一）：依組織任務與管理運作之需求，由業務承辦單位依規定使用文件標準格式封面及內頁，草擬文件內容制定文件，並由文件管制人員依文件編碼原則賦予編號，並登錄於文件管理彙總表上，送陳權責主管審核及核定。在文件審核及核定階段，若有任何意見得送回原承辦單位修改之，必要時得召開會議研擬辦法。4.7.2 文件修訂作業

6、（如附件一）：文件若須要修改、增訂時，應由業務承辦單位提出研擬修改要求。文件修訂完成後，須於文件管理彙總表之文件發行日期註記修訂後之發行日期及更換版本。再由業務承辦單位文件管制人員將新文件直接張貼於網頁舊文件上完成換版作業。4.7.3 文件廢止作業（如附件二）：文件之廢止，得由業務承辦單位提出申請，經權責主管核定後廢止。經廢止之文件編碼不得重複使用。4.7.4 文件公告作業（如附件一）： 經核頒（包括制定或修訂）之文件，各單位文件管制人員應填寫文件核定公告表經相關單位主管會簽後，請網頁維護人員上網公告。4.7.5 移除作業（如附件二）：網頁維護人員對舊版或經廢止之文件應逕行由網頁中移除。4.7

7、.6 經管文件應列入業務移交範圍。4.8 文件與資料管理注意事項4.8.1 文件管制人員對於發行之文件應建立文件管理彙總表，以管制文件發行數量及方便查閱之用。4.8.2 文件管制人員之文件管理應納入內部品質稽核項目，以確保文件管制系統之正確運作。4.8.3 程序書或作業規範內所附之表單可直接列印使用，舉凡各式表單（標準表單、創稿、簽、書函、會議紀錄、開會通知、公告等）均應在相關程序書、作業規範內載明，惟以不重複編號為原則。4.8.4 收受各項傳真資料，一律影印後依收文程序處理。4.8.5 逾期保存之資料，得由保存單位檢討後自行銷燬。4.8.6 文件與資料之收、發登錄除可參考本程序書之公文處理登

8、記簿登記外，亦可由各單位文件管制人員自行訂定收發方式，惟以能控制為原則。4.9 其他4.9.1 文件收發編碼一覽表：詳參文書處理手冊及檔案法法規彙編。4.9.2 管制文件：所有有關人事之陞遷、獎懲、工程預算、底價等重要文件或註明機密文件者，均屬管制文件應予列管，簽核過程應由原承辦人親送，以收管制功效。4.9.3 契約書、工程圖說等資料因性質不同且數量龐大，得由權責單位分別建檔保管。一般收發之公文原件或函稿皆送交文書組歸檔及集中保管。4.9.4 編寫程序書及、作業規範等之系統架構規定如次:1.1.11.1.11.1.1.14.9.5 所有作業流程所附之流程圖應當作附件一、附件二，等附於內文之後。

9、4.9.6 所有文件使用之表格應於該單（A4直式）左上角加註係表一、表二等。4.9.7 附件表格如非屬本處制定者可不予編訂表單編號，但可視需要訂定保存年限。如為連續性電腦報表（非格式化之報表）可不予編訂表單編號及保存年限，但可視需要自行保存或歸檔。4.9.8 內部公文由各單位文件管制中心視管制需要予以編碼控管。4.9.9 外來文件如ISO 9000條文、教育、審計、公務人員任用法規等應由編務單位每年主動獲得最新版六法全書等，期能維持文件之最新版本。5 相關文件5.1 品質手冊5.2 其他有關公文處理、文件保存、稽催等作業應參照文書處理手冊及檔案法法規彙編。5.3 國立臺灣師範大學總務處各單位代

10、號表（如附件三）6 使用表單：6.1 文件制定、修訂標準表封面（如表一）6.2 文件制定、修訂標準表內頁（如表二）6.3 文件流程圖（如表三）6.4 文件管理彙總表（如表四）6.5 文件核定公告表（如表五）附件一 文件制定、修訂作業流程權 責作 業 流 程執行時間產 出 表 單各業務承辦單位各業務承辦單位依5.2之權責各業務承辦單位各業務承辦單位網頁維護人員否公告編號登錄是 即時申請表標準表封面及內頁各單位編號一覽表文件管理彙總表附件二 文件廢止作業流程權 責作 業 流 程執行時間產 出 表 單各業務承辦單位依5.2之權責各業務承辦單位各業務承辦單位各業務承辦單位網頁維護人員否登錄移除作業銷毀

11、作業是 即時申請表文件管理彙總表附件三 國立臺灣師範大學各單位代號表（3-1）編號單位名稱發文代號代碼1總務處師大總字0012文書組師大總文字0023事務組師大總事字0034出納組師大總納字0045營繕組師大總營字0056保管組師大總保字0067採購組師大總採字0078理學院事務組師大理事字0089駐衛警察隊師大總衛字009101112131415161718192021222324252627282930313233表一國立臺灣師範大學總務處文 件 名 稱：文 件 編 號：制 定 單 位：制 定 日 期：修 訂 紀 錄修訂日期單據編號修訂內容摘要頁次版本表單編號：002-2-001-0101

12、國立臺灣師範大學總務處表二文件編號版 本制定單位頁 數1. 目的：2. 範圍：3. 定義：4. 作業內容：5. 相關文件：6. 表單編號：002-2-001-0201使用表單：國立臺灣師範大學總務處文件編號002-2-001文 件 名 稱版 本01制定單位總務處文書組 文件與資料管理程序書頁 數8/14附件一 文件制定、修訂作業流程各業務承辦單位各業務承辦單位依5.2之權責各業務承辦單位各業務承辦單位網頁維護人員是登錄否公告編號 即時申請表標準表封面及內頁各單位編號一覽表文件管理彙總表國立臺灣師範大學總務處 文件管理彙總表品質手冊及程序 外部文件 作業規範 表單 年 月 日項次文件名稱文件編號版本制訂單位文件發行日期紀錄保存期限 製表人：文件發行日期：係指文件上網之生效日期。紀錄保存期限：係指表單成為紀錄之後，此紀錄需保存多久之日期。國立臺灣師範大學總務處文件核定公告表制訂單位制訂日期年 月 日文件名稱文件編號申請項目制定 修訂 廢止上網生效日期會簽單位會簽勾選單位名稱簽名備註會簽勾選單位名稱簽名備註核定審核申請人