质量记录及档案管理操作指导书.docx
《质量记录及档案管理操作指导书.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《质量记录及档案管理操作指导书.docx（24页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
质量记录及档案管理操作指导书
质量记录及档案管理操作指导书
编辑日期
审核日期
批准日期
修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
1目的
规范公司质量记录及档案的管理，确保质量记录保持清晰、易于识别及检索以提供符合要求和保证质量管理体系有效运行的证据。
2适用范围
适用于质量记录及档案的收集、分类、标识、利用、销毁及归档。
3术语和定义
3.1质量记录：
阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的文件。
3.2档案：
公司日常经营管理工作中形成的具有保存和利用价值的资料总称。
3.3项目部：
代表发展商进行现场施工过程监督管理，产品中心现称为“项目部”，分公司现称为“工程部”。
在本工程管理制度中统称为“项目部”
3.4设计管理部：
负责项目的概念设计、规划设计、施工图设计、景观设计、室内设计，以及负责与图纸有关的技术管理工作。
产品中心现称为“产品技术部”，分公司现称为“技术部”。
在本工程管理制度中统称为“设计管理部”
3.5成本管理部：
全面负责项目的建安成本管理，包括目标成本的制定、动态成本管理、工程结算、合同管理等。
产品中心现称为“合同造价部”，分公司现成为“预算部”。
在本工程管理制度中统称为“成本管理部”。
3.6营销管理中心：
负责所有项目营销策划和销售管理
3.7物资公司：
负责材料采购管理
3.8行政部：
负责公司行政管理、文件及档案管理等
4职责
4.1各部门
4.1.1负责本部门质量记录及档案资料的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档。
4.1.2向行政部移交记录或档案。
4.1.3行政部负责对应归档质量记录及档案资料的接收、标识、整理、保存和管理。
4.2各部门经理：
批准对质量记录的处置。
4.3行政部总经理：
批准对公司档案及记录的处置。
5工作程序
5.1质量记录及档案资料的收集
5.1.1各部门负责对本部门日常工作中形成的质量记录及档案资料进行收集，并编制部门《质量记录目录》。
5.1.2按《文件归档范围、移交时间、保管期限及密级一览表》（附表二）中的规定按时进行处理。
5.2需要控制的质量记录
5.2.1所有体系文件中产生的质量记录均需要受控。
5.2.2质量记录的形式，可以是纸质文件或电子文件。
5.3质量记录及档案资料的标识
5.3.1行政部及各部门负责对各自保管的质量记录及档案资料编号，编号规则见《技术文件控制操作指导书》。
5.4质量记录及档案资料的日常管理：
5.4.1质量记录要登记详细信息，并编制《质量记录目录》，以便检索利用。
5.4.2质量记录及档案资料要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。
5.4.3公司档案原则上只对公司内部人员按级别开放，查询及利用质量记录及档案资料原件需先由借阅人填写《档案原件借阅申请表》，经相关人员审批（参见附表一）同意后，方可进行查阅及利用。
附表一：
档案利用审批权限一览表：
资料类别
内部借阅
外部借阅
外部借用
部门质量记录
部门资料负责人员
部门经理
经行政部分管领导批准。
公司档案资料
行政部经理
行政部负责人
5.5质量记录的清理、移交及销毁
5.5.1各部门在收到质量记录时按《文件归档范围、移交时间、保管期限及密级一览表》的规定进行处理，表中移交范围外的质量记录，由各部门自行编号保管，并分年度整理立卷，以备查考。
5.5.2各项目部保存的质量记录和档案在项目结束后进行系统清理，编制《文件交接登记表》，移交物业公司（部门）存档。
5.5.3行政部对保存的质量记录及档案资料确定保管期限，在达到保管期限时，组织鉴定，无保存价值的，编制《文件销毁审批清单》，经行政部主管领导批准后方可销毁，审批清单作为永久档案保管。
6支持性文件
6.1《质量体系文件控制规程》
7相关记录及表格
7.1《文件归档范围、移交时间、保管期限及密级一览表》
7.2《质量记录目录》
7.3《文件交接登记表》
7.4《档案原件借阅申请表》
7.5《技术文件销毁审批清单》
质量记录目录
存档部门
编号
质量记录名称
文件交接登记表
卷号
编号
名称
页数
移交人：
接收人：
交接日期：
档案原件借阅申请表
申请人
部门
借阅档案名称
1．
档案编号
页数
2．
3．
借阅性质
□查阅□复印□外借□替换□其他
借阅日期
归还日期
借阅用途说明：
部门经理审批：
日期：
分管副总审批：
日期：
备注：
说明：
1、档案编号与页数由档案管理员进行填写。
2、借阅人需详细填写该表各相关栏目，档案利用审批权限如下：
资料类别
内部借阅
外部借阅
外部借用
部门质量记录
部门资料负责人员
部门经理
经行政部分管领导批准。
公司档案资料
行政部经理
行政部分管领导
3、备注栏由档案管理人员填写档案借阅完成情况。
技术文件销毁审批清单
申请人
部门
申请日期
需销毁技术文件目录
文件名称
文件编号
文件发布日期/版本
销毁理由：
部门经理审批：
日期：
文件归档范围、移交时间、保管期限及密级一览表
序号
类别
文件范围
保管期限
责任部门
移交时间规定
备注
1
公司管理类文件
各类公司级通知、通报，年终工作总结，重大的会议纪要、备忘录等
事务性通知文件
永久
临时
行政部
办理或公布完毕
2
各类公司级奖惩、任免、晋级等文件
永久
行政部
办理或公布完毕
3
公司各级经营计划指导书
永久
行政部
发布或修订完毕
4
公司经营资质文件，包括营业执照、税务登记证、机构代码证、统计证、资质证书等
永久
行政部
办理完毕即交
5
公司刊物及宣传印刷品，包括楼书
永久
行政部、营销管理中心
与销售有关印刷品由市场营销管理中心自行编号保存
6
财务审计报告、投资验证报告等资料
永久
财务部
成文后移交一份行政部保存
7
组织架构、人员名单、培训资料、招聘录用、考勤考核等
人力资源报表、员工薪酬福利、员工社会保险
永久
行政部
由行政部自行编号保存
8
客户投诉、工程维修、客户赔付等资料：
重大事件及赔付资料
投诉及处理情况
普通投诉资料
永久
营销管理中心
安排专人自行管理。
9
合同
公司管理业务合同
永久
行政部/经办部门
合同正式签订并由各合约方盖章后，移交合同正本、合同审批表及相关附件。
10
项目土地权属、合作开发等相关合同
永久
行政部/经办部门
11
合同
工程建设有关合同，包括设备材料采购、设计、监理等
永久
行政部/项目部/物资工程、成本管理部
12合
营销类合同，包括万客会合同、商铺租赁合同
永久
行政部/营销管理中心
13
房地产买卖合同及小业主购房相关文件资料
永久
营销管理中心
项目结束移交档案馆寄存
14
项目资料
研发
与销售
项目研发成果，包括可行性报告等
永久
营销管理中心
15
项目营销策划方案、市场调研报告
永久
营销管理中心
由营销管理中心自行编号保存
16
项目广告，包括公司整体形象广告及相关报道，载体形式包括剪报、刊物、录音、录像、光盘等。
永久
17
各项目销售价格方案、销售手册、销售分析、销售总结
永久
18
宗地情况（自然条件、社会条件、竞争楼盘信息）
永久
19
预决算资料
工程三算审查表
永久
成本管理部
由成本管理部自行编号保存
20
工程预、结算书
永久
21
设计变更及工作联系单
永久
并入工程预、结算书附属资料归档和保管
22
经济签证
永久
23
项目资料
预决算资料
限价资料
永久
24
中标价格资料（网上投标报价或工程投标报价）
永久
25
甲供材料收货单
永久
26
各项扣款单
永久
27
设计资料
项目规划设计草案相关文件
永久
项目部
正式成文后，电子文本与纸质文本一同归档。
资料变更后第一时间归档。
28
概念设计相关文件及项目设施指导书
永久
29
方案设计文本及相关文件
永久
30
销售用方案设计资料
永久
31
施工图设计任务书
永久
32
各项目基础图、方案图、施工图、效果图、景观图、室内设计图、销售包装图
永久
图纸定稿后移交项目部归档，如有版本变化，需及时归档，项目完工后一次性移交物业公司。
33
各项目模型、设计修改通知，及项目设计有关的基本资料
永久
34
报建验收
项目各类政府批文，重要的往来文件，报建图纸（详见下）
事务性往来函件
（注：
要同时保存公司的请示、报告、去函等资料）
永久
报建负责部门
报建负责部门
发文审批用印后与审批表一同移交；
收文收到后即交。
35
项目资料
项目报建验收
用地蓝线图或用地红线图
永久
必须在办理完毕后第一时间移交归档
36
与合作方往来文件
永久
37
计划立项批文
永久
38
投资许可证
永久
39
设计要点
永久
40
付清地价款证明
永久
41
房地产证
永久
42
命名（更名）复函
永久
43
建设用地规划许可证
永久
44
建筑设计中标方案和单位复函
永久
45
设计方案消防批复
永久
46
设计方案民防批复
永久
47
项目资料
项目报建验收
设计方案国土局审查意见书
永久
48
初步设计国土局审查意见书
永久
49
初步设计消防审查意见书
永久
50
初步设计民防审查意见书
永久
51
桩基础提前开工证明书
永久
52
总平面图（必须经国土局签署同意桩基础提前开工，并加盖公章，且由国土局测绘大队加盖公章）
永久
53
建设工程规划许可证
永久
54
施工图（原图）
永久
55
施工图消防审核意见
永久
56
施工图民防审核意见
永久
57
预售查丈报告
永久
58
预售许可证
永久
项目部
办理完毕后第一时间移交归档
59
项目资料
项目报建验收
外立面报建复函
永久
60
竣工查丈、测量报告
永久
61
规划验收合格证
永久
62
消防验收许可证
永久
63
向有关政府部门提交的其他报批报建文件
永久
64
招标、投标资料
永久
招标负责部门
项目结束后全部移交。
65
招投标报建过程中的审批资料及建设工程施工许可证
永久
66
设计要求
永久
成文后移交纸质及电子文档
67
外聘工程专家顾问咨询意见
永久
68
工程技术报告
永久
69
新技术、新材料分析报告
永久
70
项目工程评估报告
永久
71
项目资料
项目报建验收
建设工程桩基础提前开工许可证
永久
项目部
在完成相关手续后第一时间移交归档
72
建设工程施工许可证
永久
73
工程竣工核验证
永久
74
电梯验收合格证
永久
75
电梯验收合格证
永久
76
城建档案验收证
永久
77
城建档案移交书
永久
78
民防工程验收证
永久
79
燃气管道工程验收证书
永久
80
建设工程竣工验收证书
永久
81
工程质量核查报告
永久
82
临时路口报批复函
永久
83
项目资料
项目报建验收
施工场地临时排水许可证
永久
项目部
在完成相关手续后第一时间归档
84
基础工程验收意见书
永久
85
人防审图意见书工程验收证书
永久
86
申请施工用电资料
永久
87
供电局审图意见书
永久
88
变配电工程验收意见书
永久
89
发电机准用证
永久
90
环保降噪验收证书
永久
91
月计划供水执行单
永久
92
项目各工程验收证书
永久
93
其他报建报批文件资料
永久
94
小区电话管线验收合格证
永久
95
项目资料
项目报建验收
安全技术规范工程验收单
永久
96
消防工程验收证明
永久
项目部
97
桩基检测报告
永久
98
沉降观测报告
永久
99
工程地质勘察报告
永久
100
环境影响评估报告
永久
101
工程文明施工和施工安全竣工评价书
永久
102
工程质量监督报告
永久
103
工程竣工报告书
永久
104
每月工地用水用电抄表单
永久
105
施工组织设计方案
永久
项目部
成本管理部
项目竣工三个月后由项目部整理移交。
106
招投标资料
永久
107
项目资料
项目报建验收
设计变更、工作联系单
永久
108
业主变更
永久
109
经济签证
永久
成本管理部/项目
项目竣工三个月后由项目部整理移交。
110
联合通知
永久
111
会议纪要
永久
112
向政府部门提交的申请报告
永久
113
项目各项工程竣工资料
永久
114
施工单位、监理公司往来函
永久
115
图纸会审记录
永久
116
奖罚通知单
永久
117
对分布分项工程或施工方的定期评估报告
永久
118
监理月报
永久
119
项目资料
项目报建验收
施工图
永久
120
竣工图
永久
121
其他应该归档资料
永久
122
其他资料
公司车辆档案
永久
行政部
由车辆管理员负责管理。
车辆报废或转让后移交
123
公司办公设备使用说明书及保修卡
永久
各部门
设备运行后移交给行政部统一保管
124
人事档案
永久
行政部
根据公司规定管理
125
会计档案
永久
财务部
根据国家规范安排专人管理
126
声像档案
永久
各部门
形成后移交
127
实物档案
永久
各部门
128
各部门收集的其他公司资料，如楼书、企业刊物、剪报等
永久
各部门
各部门安排专人管理
129
会员档案资料
永久
营销管理中心
安排专人管理
130
质量记录（除表中已列出的之外）
永久
各部门
各部门安排专人管理，每年三月份前移交《质量记录目录》。
升级会员 