裕丰集团费用报销制度及流程.docx

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裕丰集团费用报销制度及流程

一、主题内容及适用范围：

1-1、为了加强集团各成员公司内部管理，规范集团各成员公司财务结算流程,合理控制费用支出,提高财务基础管理水平，特制定本办法。

1-2、本办法属于集团强制执行文件。

二、管理职能：

2-1、【集团财务部】是制定财务结算管理办法、控制流程和业务经办机构。

2-2、【集团财务部部门】是开展具体业务的部门，必须严格按照财务费用报销支付流程开展相关业务。

三、报销制度（试运行）：

3-1、借支流程：

3-1-1、借款人按规定填写《借款单》（附件1），注明借款人姓名、部门、借款事由、借款人银行卡卡号、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改），原则上各项借款均采取网上银行支付。

3-1-2、出差人员凭审批后的《出差任务申请单》（附件2）按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

3-1-3、其他临时借款，如业务费、备用金等，借款人员应及时销帐，除备用金外其他借款原则上不允许跨月借支。

备用金在年度终了必须结清。

3-1-4、费用性借款实行前清后借原则，如前次借款未能结清，不予办理新借款，如遇到特殊情况需要借款时，经办人必须说明前次借款未清理由和清理期限，经部门及分管领导审批后方可执行。

3-1-5、借款销帐时应填写《差旅费报销单》（附件3）或《费用报销单》（附件4）据实报销，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣除。

3-1-6、普通员工由总经理签字，总经理及特殊情况借款由董事长签字。

3-2、日常费用报销流程：

3-2-1、费用报销的一般流程

3-2-1-1、日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费（填写招待费申请单）、车辆费、辅料等。

在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

超预算由部分由董事长签字。

备品备件、辅料由集团指定供应商采购，采购前需写采购申请单，由部门领导签字后方可采购，采购支付款在2000元以上由董事长签字后方可支付。

3-2-1-2、报销人必须取得相应的合法票据，合法票据需要粘贴在原始凭证《粘贴单》（附件5）上，注明数量和金额。

如果是实物资产采购，如移动硬盘等低值易耗品，则需要办理验收手续，在资产管理员处登记台账。

3-2-1-3、填写报销单应注意:

根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由，由总经理签字审批后方可支付。

3-2-2、差旅费报销流程

3-2-2-1、费用标准:

职务

住宿费

膳食费

交通费

非特区

特区

非特区

飞机

火车

汽车

总经理级

200元/天

300元/天

40元/天

经济舱

软卧（D车一等座/高铁二等座）

计程车

经理级

150元/天

200元/天

40元/天

视情况

硬卧（D车二等座）

计程车

一般职员

110元/天

150元/天

40元/天

硬卧（D车二等座）

视情况

特区指深圳、上海、北京、广州等地。

自驾车出差油费、过路费按实凭发票报销。

3-2-2-2、出差途中不得因私事或借故延长出差时间，否则除不予报销差旅费外，超出时间视同旷工处理。

3-2-2-3、出差补助按照途中实际天数结算，算头不算尾。

出差路线一般应选择最短且最方便的线路，合理统筹安排出差事项，应尽量减少出差所用时间，节省一切不必要的开支。

3-2-2-4、交通费、住宿费严格执行集团财务部规定的费用标准，超标自付，低于标准按实际金额报销。

3-2-2-5、日常接待客户和出差期间发生的业务招待费，应先向上级领导请示，征得同意后本着节俭的原则执行。

未经上级领导同意的业务招待费用一律不予报销。

3-2-2-6、凡参加各类商务会议，根据会议通知已交纳会务费的，在会议期间不享受膳食补助；仅享受往返途中膳食补助。

3-2-2-7、凡参加厂方组织的各类培训活动，根据会议通知需交纳培训费及资料费的，经集团各成员公司总经理核准后凭票据实报销，培训期间未享受膳食补助的方可享受膳食补助。

3-2-2-8、员工差旅费应据实提交正规发票办理报销，如发现有虚报不实之事，本次不予报销，并视情节轻重酌予惩处。

3-2-3、办公用品、低值易耗品等报销流程：

3-2-3-1、此类费用由综合管理部统一网上采购（礼品类由综合管理部统一管理），集中购置，开具增值税专票,并指定专人负责。

3-2-3-2、财务部按月根据综合管理部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。

库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。

3-2-3-3、报销程序：

报销人先填写《费用报销单》（附件4）或《付款申请单》（附件6），将入库单据附后，经部门领导及总经理签字后办理付款或冲抵借支。

3-3、专项支出财务报销流程：

3-3-1、专项支出主要包括工薪福利及相关费用支出、软件及固定资产购置、咨询费用、会务费、培训费、广告宣传活动费及其他专项费用等。

3-3-2、工薪福利及相关费用支出流程

3-3-2-1、工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照工资核算相关规定执行。

3-3-2-2、工资支付流程：

每月5日前由各部门编制工资核算明细清单，并经相关部门审批后送交财务部审核，审核无误后交由总经理签字审批，由财务部每月15日-20日发放。

3-3-2-3、临时工资支付流程同工资支付流程。

3-3-2-4、社会保险支付流程：

（1）由综合管理部将审批后的支付标准交财务部进行备案；

（2）社会保险金由财务部协助综合管理部办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交综合管理部专人签字确认，若有差异应查明原因按实际情况进行调整。

3-3-3、软件及固定资产购置报销流程：

3-3-3-1、软件及固定资产范围

【固定资产】为生产商品、提供劳务、出租或经营管理的需要而持有的、使用期限超过一年、单位价值在2000元以上的资产。

【软件】购买软件产品后需要进行安装调试后才能使用的软件项目。

3-3-3-2、购置申请：

按集团各成员公司资产管理制度相关规定报批。

3-3-3-3、报销标准：

相关的合同协议及批准生效的购置申请。

3-3-3-4、结账报销:

（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料填写《付款申请单》（附件6），将《固定资产验收单》（附件7）附后，办理付款或冲抵往来。

3-3-4、其他专项支出报销流程：

3-3-4-1、其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、会务费、培训费、广告及宣传活动费、集团各成员公司员工活动费用、及其他专项费用）支出和基建工程支出付款。

3-3-4-2、此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向上级主管提交项目立项（含项目立项表、费用预算等），并经立项审批后，将项目立项预算审批表报财务备案后才能使用。

支付前需签订采购合同，进行合同审批。

3-3-4-3、上述专项项目支付报销时须填写已立项项目号，并附项目付款合同报财务备案，实际发生额需在项目预算内，如超出预算金额则还必须报董事长批准才能办理支付或报销。

3-3-4-4、签订合同：

由直接负责部门与合作方签订正式合作合同。

3-3-4-5、付款流程：

（1）由经办人整理发票等资料并填写《付款申请单》（已签订合同的需附合同复印件）或《费用报销单》（填写规范参照日常费用报销一般规定），立项项目需注明项目号及项目名称，若项目费用已完结需在付款单上注明“项目费用已完结”字样。

3-3-4-6、若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在项目结束后5个工作日内办理报销手续。

3-3-4-7、工程项目需及时取得发票交财务核销预付款，并于工程项目结束后及时办理项目结算手续，项目结算清单经上级主管审批后及时交财务部进行账务处理。

3-4、资金调度支付流程：

3-4-1、资金调度支付范围：

包括集团下属各成员公司间的资金拆借款项支付。

3-4-2、会计主管根据资金拆借计划填写《付款申请单》（附件6），上报财务总监审核、董事长审批后，交由财务人员结算支付款项。

四、费用报销付款审批流程：

五、报销时间的具体规定：

5-1、集团各成员公司财务部每周周二、周四为财务费用报销日，其余时间不办理费用报销手续。

5-2、为了便于财务部集中时间月末结账，每月25日后停止财务报销。

5-3、借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。

六、本规定自8月1日起正式实施，本文件最终解释权归集团管理部。

七、附件：

7-1、附件1：

《借款单》

附件2：

《出差任务申请单》

附件3：

《差旅费报销单》

附件:

4：

《费用报销单》

附件5：

《粘贴单》

附件6：

《付款申请单》

附件7：

《固定资产验收单》

附件8：

《业务招待费申请表》

附件1：

附件2：

附件3：

附件4：

附件5：

附件6：

附件7：

固定资产验收单

资产编号

资产名称

规格型号

分类名称

计量单位

单价

金额

预计使用年限

残值

购置日期

使用部门

管理人

备注：

验收人：

责任人：

主管部门：

购买人：

一式两份，一份财务，一份资产管理部门

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