会计电算化操作管理制度.docx

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会计电算化操作管理制度

会计电算化操作管理制度

为了加强我局财务微机管理工作,保证会计软件的正常运行和会计信息的安全、完整，落实各岗位职责，防止操作事故发生，特制定本制度。

一、计算机系统使用管理

1、计算机必须由培训合格的操作员操作，XX人员严禁上机操作。

各操作人须设置6位以上的开机密码（采取字母、数字混合，不用生日和电话号码），并且不定期更换密码。

2、各岗位操作人员必须按正常操作程序进入和退出软件，严禁带电插拔电缆或任何部件。

3、外来磁盘未经许可不能上机操作，禁止使用盗版软件。

4、配备相应的杀毒软件，并及时升级，以经常检查微机内有无病毒。

5、任何人不得利用微机打电子游戏和做非会计业务的操作。

二、上机操作：

操作人员必须按照《会计电算化岗位责任制》中明确的职责范围进行会计软件的操作。

严禁越权操作，具体操作如下：

1、会计主管根据事业单位会计制度和相关核算要求，进行初始化设置，主要包括：

分配操作岗位、进行操作授权、设置会计科目、报表格式等。

2、数据录入员将出纳传递来的原始凭证进行真实性、完整性审查，按照有关财务制度规定和核算要求进行业务处理：

规范、简明扼要未老先衰摘要、附件等要素，准确录入数据；填制的记账凭证应连续编号。

输入完毕后应进行自检核对工作，核对无误后交审核人员，对审核人员提出的错入应及时修改。

录入人员不进行审核操作。

每次操作完成后必须及时做好备份并妥善保管。

3、审核人员负责对录入的记账凭证进行逐一审核，对需要修改的错误必须通知操作员进行修改，待修正后再进行审核签字。

审核人员不进行凭证修改操作。

4、记账人员将审核后的凭证登记入账，并核对无误。

每月至少记账一次，月末将当月所有凭证登记入账。

每次操作完成后应及时备份并妥善保管。

5、如审核过账后仍有需调整事项，应经会计主管签字认可的更正说明做为附件，另填制凭证进行有痕迹修改，禁止使用返过账。

6、软件操作人员按《规范。

要求规格打印输出记账凭证、账薄。

输出的单据要经制单、审核、记账人员确认、签章，才能装订成册保管。

7、记账凭证必须每月打印输出，总账、明细账平时可以只打印满页的账薄，但每年年末必须将全部帐薄打印输出，用编号机编号装订成册。

8、审核人员每应核对一次总账，若发现银行存款月末余额与银行对账单不符，应查明原因，属未达账项的应编制银行存款余额调节表。

9、会计主管负责“上机日志”管理，并每月打印输出上机操作记录、操作故障，列为会计档案进行管理。

10、会计主管在期末结账后打印输出会计报表，利用相关资料进行综合分析，定期向单位负责人报告。

禁止使用反结账。

11、系统维护员除实施数据维护时，一般不允许随意打开数据库进行操作，其他人员一律不能进行数据库操作。

12、相关操作人员操作会计软件后，应先执行相应命令退出会计软件，再离开机房。

并各自设置6位以上的屏保密码（采用数字、字母混合），且不定期更换。

13、操作过程中如遇故障时，不得随意重新启动计算机，应由专业维护人员负责排除，会计主管应作好异常问题的记录。

电算化会计档案管理制度

为确保电算化会计档案的安全、完整，加强会计电算化档案的科学管理，特制定本制度。

一、贯彻执行国家《会计档案管理办法》的规定，根据我局的实际情况，财务科确定专人负责会计档案的管理。

二、我局的电算化会计档案，包括硬盘数据、磁盘、光盘、打印出来的记账凭证、会计账簿、会计报表等。

三、保管要求

（一）以局面形式存在的会计数据

1、会计凭证类：

每月在记账后打印出来，并由有关人员确认签字，在次月15日前原始凭证一起装订成册。

2、会计账薄类：

一般账薄可根据实际需要按季打印，发生业务少的满页打印，年终必须全部完整打印并编号，确认签字后装订成册保管。

现金日记账和银行存款日记账仍使用订本手工账。

3、财务报告：

由计算机自动生成会计报表，期末结账后由会计主管按要求打印。

4、其他类：

银行对账单、银行存款余额调节表、其他应保存的专业资料（包括上机日志）、档案保管清册、档案移交清册、档案销毁清册。

5、保管期满后，与档案室人员按档案管理要求程序共同进行处理。

（二）磁性介质或光盘存储的会计数据

1、与书面形式的档案一并进行归档管理，保管期限符合国家规定。

2、各操作人员在每次操作完成后都应进行最新内容的USB移动磁盘和光盘备份，年末在会计主管监督下必须建立完整的光盘、USB移动硬盘备份，检查备份成功与否后，存放在不同地方（档案室、财务科或财务科不同地点）。

3、保管会计数据的各种备份盘，做到标识清楚，注意防磁、防火、防盗。

4、不得对硬盘和软（光）盘上的会计数据进行任何非法操作。

恢复系统数据必须使用最新的备份。

5、若需删除硬盘上的会计数据，必须做好其备份工作后才能进行，不能删除未做备份的硬盘数据。

清理硬盘要由系统维护人员来操作，其他人员不得操作。

6、对磁盘或光盘保存的会计档案，要定期检查、定期复制。

（三）安全措施

1、存档的会计资料要检查录入人员、审核人员、会计主管人员的签名、盖章。

2、对打印出的记账凭证、账簿、报表以及备份的磁盘等会计资料，必须进行整理分类、核对、编制保管清册，妥善保管，防止丢失损坏；对备份的磁盘还应注明备份的年、月时间。

3、档案不得随意堆放，应保证其安全、完整、查阅方便。

4、会计资料未经单位领导同意，不得外借。

经领导同意借阅的会计资料应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。

磁性介质的会计资料借阅归还时，还应认真检查防止病毒感染。

5、打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，操作人员在该页面上注明，会计主管签字认可。

当年的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务科保管一年，期满后编制移交清册，移交档案室保管。

6、上机日志由财务负责人打印并妥善保管，年终装订成册，和其他会计档案一同移交档案室保管。

岗位交接制度

1、会计人员调动工作，必须与接管人员办理交接手续，未办理清手续的不予办理相关手续。

2、移交现金要当面点清，账、实相符后才能移交。

3、银行存款余额要与银行对账单核对一致后才能办理交接，有借款、欠款等事项须了结后才能办理相关手续。

4、经管的印章、收据、空白支票等物品必须交结清楚。

5、人员变动后，由会计主管重新设置电算化岗位、分配操作权限。

6、一般会计人员办理移交，由财务负责人监交；财务负责人办理移交，由单位负责人监交。

交接应按移交清册逐一清点核对，并由三方人员签字存档。

财务计算机硬、软件和数据管理制度

为了保证我局财务微机的正常运行和会计数据的安全、完整，防止事故发生。

根据财政部有关规定的要求，并结合我局实际情况，特制定本制度。

1、开时，先打开稳压电源，待电压稳定之后再打开外部设备（打印机、显示器），最后开主机电源。

2、计算机开机自检正常后，才能进行操作运行，在运行过程中要注意微机状态显示的运行状态，尽量减少失误。

3、关机时，先关主机，再关外部设备，最后关UPS电源。

4、不要频繁开关电源，关机后要3-5分钟才能开机。

5、微机系统所有地电位置必须接地，严禁带电插拔电费或任何部件。

6、爱护微机及其外部设备，经常对有关设备进行保养，保证硬件系统正常运行。

7、微机设备不得放置湿的、带磁性的、易燃易爆物品，严防大头针等掉入机器内。

8、操作中发现问题，维护人员应及时排除故障，或求助于专业维护人员。

9、不得使用盗版软件和非正式渠道取得的软件。

10、每次必须进行备份，避免数据的丢失。

对备份磁盘要保存双份。

11、备份软盘应存放在干燥、防磁、安全的地方，并定期进行复制，发现坏盘及时更换。

12、严禁对会计数据和软件程序进行非法修改和删除。

13、不准私自拷贝微机内的文件和非法文件进入微机，外来磁盘未经许可不能上机操作。

14、配备相应的杀毒软件，保持动态监测并及时升级，以经常检查微机内有无病毒。

会计核算办法

为了规范单位会计核算，保证会计质量信息，根据《会计法》、《行政事业单位会计准则》，结合本单位实际情况，特制定本办法。

一、核算原则

1、本单位的各项资金和财产均应纳入单位的会计核算。

2、会计核算工作必须遵守国家的有关法律、法规的规定,以实际发生的经济业务为依据,客观真实地记录、反映各项收支情况和结果。

3、坚持以收定支，收支平衡，不编赤字预算。

4、力求节俭，挖掘内部潜力，增收节支，提高资金使用效益。

5、会计期间以公历日期来划分为年度、季度、月份，分期结算账目和编制会计报表。

6、以人民币为记账本位币，采用借贷记账法、收付实现制进行会计核算，会计处理方法应前后各期保持一致，不能随意变更。

7、采用事业单位通用会计科目，并根据本单位实际设置明细科目，及时按《政府预算收支科目》修改科目。

二、核算要求

（一）原始凭证要求

1、从外单位取得的原始凭证进行完整性审查要注意：

填制日期、项目内容、大小写金额相符、填制单位财务章、经办人和单位领导的签字，购买实物要有保管验收。

2、对外开出的收据必须用复写纸套写，按收据的要素完整填写，作废时须一式三联齐全并注明“作废”。

3、借款凭据联必须附记账凭证后，结算借款时，填制另外联次，不退还原借款收据。

4、有批文的事项，应将批文复印件作为原始凭证。

5、原始凭证不能挖补、涂改。

有错处的应重新开具。

（二）记账凭证填制要求

1、填制凭证时，必须齐备以下内容：

填制日期、编号连续、编号连续、摘要简明扼要、正确使用科目、金额准确无误、所附原始凭证张数，填制人签章。

2、除计提和转账业务外，其他记账凭证须附原始凭证，更正凭证附有更正说明。

（三）账簿

设置总账、明细账、银行存款日记账、现金日记账，按规定实施建账监管。

启用账簿时，完整填写账簿扉页，按《会计基础工作规范》登记账簿，月末进行对账，保证账证、账账、账表相符。

（四）会计报告

会计报表应全面反映事业单位的财务收支情况及其结果，按有关规定要求及时报送财务报告。

三、核算办法

1、“现金”：

收到现金，借记本科目，贷记有关科目；支出现金，借记有关科目，贷记本科目。

出纳根据原始凭证逐笔登记现金日记账，并结出余额，与库存现金核对，做到账款相符。

2、“银行存款”：

款项存入银行时，借记本科目，按银行帐号设置二级明细科目；支出、提出存款时，借记有关科目，贷记本科目。

出纳根据收付款凭证逐笔顺时登记，如有差错应找出原因；属未达账项的款项，由会计主管编制“银行存款余额调节表”，调节相符。

3、“其他应收款”：

对借出款项，借记本科目，贷记有关科目；收回款项时，借记有关科目，贷记本科目。

4、购建固定资产：

根据规定的固定资产标准作为核算依据。

购入时，将买价、运费、安装、车辆购置税计入原值；发生改、扩建固定资产，按改扩建发生的支出减去变价收入的净值记入原价。

增加固定资产时，借记本科目，贷记固定基金，同时，按资金来源借记“事业支出”相关明细科目或“专用基金——修购基金”，贷记“银行存款”。

发生报废、毁损的固定资产，按规定程序审批后，以原值借记“固定基金”，贷记本科目，按变价、出售收入借记“银行存款”，贷记“专用基金——修购基金”。

5、单位代收、应付其他单位或个人的款项，列入“其他应付款”进行核算，按业务内容设置明细科目，发生时借记相关科目，贷记本科目；结算时，借记本科目，贷记相关科目。

6、设置“应缴财政专户款”，核算预算外收入。

收到预算外资金时，借记“银行存款——收入过渡户”，贷记本科目；上缴财政专户后，借记本科目，贷记“银行存款”。

7、设置“事业基金——一般基金”核算单位滚存结合资金。

年终，将未分配结余转入本科目贷方；用该基金弥补收支差额时，借记本科目，贷记“事业结余”。

8、设置“固定基金”核算固定资产增、减变动所形成的基金。

新建、购入、盘盈、接受捐赠时，借记“固定资产”，贷记本科目；出售、报废、盘亏时，借记本科目，贷记“固定资产”。

9、设置“专用基金”核算按规定提出的专用资金的收、支、存情况。

计提职工福利基金时，借记“事业支出”、“结合分配”，贷记本科目；支用时，借记本科目，贷记相关科目。

提出修购基金时，借记“事业支出”、“结合分配”，贷记本科目；报废固定资产变价款贷记“银行存款”，贷记本科目；支付购置款、发生固定资产清理费用时，借记本科目，贷记“银行存款”。

代扣房租、住房基金账户利息收入，记入“专用基金——住房基金”贷方。

10、设置“事业结余”科目核算当年收支相抵后的余额。

年末，将收入类科目余额转入本科目贷方，将支出类科目余额转入本科目借方；本科目贷方余额为当年结余，年末全部转入“结余分配”贷方；本科目借方余额为超支差额，年末以“专用基金——一般基金”来弥补。

11、设置“财政补助收入”科目，核算由财政拨入的各类事业经费。

12、设置“上级补助收入”科目，核算由上级单位拨入的补助资金。

13、设置“事业收入”科目，核算单位开展专业活动所取得的收入、收到的从财政专户核拨的预算外资金。

14、设置“其他收入”科目，核算除主业收入以外的收入。

在收到款项时，借记“银行存款”，贷记收入类科目；发生退费时，贷记收入科目。

15、设置“事业支出”科目核算单位开展业务活动发生的实际支出。

并根据《政府预算收支科目》来设置二、三级明细科目。