人事档案管理制度及登记表.docx
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人事档案管理制度及登记表
公司人事档案管理制度
第一章总则
第一条为了将企业人事档案管理工作制度化、规范化，维护人事档案材料
完整，防止档案丢失、损坏。
便于相关人事档案材料的借阅和使用。
特制订本制度。
第二条档案与借阅的定义。
档案是指公司从事经营、管理工作中形成的，对企业和社会有利用
与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历
史记录。
借阅是指本流程所指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等利
用方式。
第三条本制度适合公司总部及各办事处及分支机构。
第二章人事档案分类
第四条员工人事档案具体分为分四大类：
即入职档案、职位档案、薪酬考核
档案、其他档案。
第五条入职档案。
1.个人简历、员工入职登记表、面试评价表、身份证、户口本、学历
学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等
个人入职基本信息。
2.动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。
第七条职位档案。
职位说明书、职务说明书、职务任命书。
职务变动申请、职位职务变
更记录。
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第八条薪酬考核档案。
试用期考核表、员工试用期总结表。
季度/年度考核记录表、考核成
绩、考核面谈记录。
工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。
第九条其他档案。
个人党、团相关资料。
各类奖励、处罚记录。
离职申请、离职工作交
接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、其他协议
第三章档案的归档、核对与传递
第十条归档的程序如下：
首先，对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。
其次，
按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。
登记《人事档案登
记表》，见附件 1。
最后，在目录上补登材料名称及有关内容。
将新材
料放入档案盒中，同时备份电子版。
第十一条人事档案的核查核对。
检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。
检查的内容是
多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，
虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环
境是否良好，有无其他存放错误等。
第十二条检查核对一般要定期进行。
但在下列情况下，也要进行检查核对：
第十三条突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。
对有些档案发生疑
问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
发现某些损害之后，如发
现材料变霉，发现了虫蛀等。
第十四条人事档案的转递。
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档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下：
⑴取出应转走的档案。
⑵在档案底账上注销。
⑶填写《转递人事档案材料的通知单》。
⑷按发文要求包装、密封。
在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。
另
外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
第四章人事档案的利用
第十五条人事档案的利用有以下三种方式：
即查阅、借出使用、出具证明材
料。
第十六条查阅。
设立档案查阅资料室以供利用查阅。
相关权限人员可以到人事档案
管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。
档案管理部门要
做好查阅的资格审查及登记工作。
第十七条借出使用。
相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采
用的方式。
借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一
周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长
借阅手续，并到期归还。
见附件
第十八条出具证明材料。
一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案
管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出
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具证明材料。
出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，
加盖公章后方能生效。
第五章人事档案的管理
第十九条在通过以上方式管理人事档案时，必须符合一定的手续。
这是维护
人事档案完整安全的重要保证。
具体分为以下三种：
第二十条查阅手续。
查阅手续包括以下内容：
首先，由申请查阅者填写《档案利用申
请表》，见附件 2。
在申请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人
的概况等情况；其次，查阅部门负责人签字；最后，由人事档案部
门审核批准。
人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手
续齐全，则给予批准。
第二十一条外借手续。
首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似；其次，
借档人员（部门）盖章，负责人签字；再次，人事档案部门对
其进行审核、批准然后，进行借档登记。
把借档的时间，材料
名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字；最后，归还时，
及时在外借登记上注销。
第二十二条出具证明材料的手续。
单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行
以下手续：
首先，由有关人员（部门）提出申请，说明要求出具证
明材料的理由；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者
的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领
导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
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第六章人事档案保密规定及保存期限
第二十三条公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各
类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不
得扩散。
第二十四条公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人
员的个人档案，自员工离职之日起 3 年后方可销毁。
附件 1
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姓名
性别
出生日期
民族
身高
体重
政治面貌
籍贯
婚否
最高学历
毕业院校
所学专业
身份证号
户口所在
码
现住址
邮编
联系电话
教育经历
（从最高
学历开始）
起止时间
学校名称
所学专业
学历
工作经历
起止时间
公司名称
职位
联系电话
照
片
人事档案登记表
一、基本情况
6
家庭情况
姓名
与本人关系
所在单位
职务
联系电话
其他技能
汽车驾驶
□A 照 □B 照 □C 照 □其他 驾龄：
年
计算机操作
会实用软件：
□word□excel□photoshop 其他：
熟练程度：
□差□一般□熟练□精通 打字速度：
字/分钟
语言能力
外语语种：
口语能力：
□差 □一般 □熟练 □精通
证书
听写能力：
□差 □一般 □熟练 □精通
应聘人员申请表
人员档案登记表
试用期人员转正定级审批表
身份证复印件
学历证书复印件
劳动合同
所属部门
担任职务
正式入职时间
转正时间
备注
三、档案所含资料
7
档案查阅申请单
申请人
所属部门
柜 号
卷名
份 数
文件类型
份 页
□原件 □ 复印件
文件名称
查阅事由
档案密集
□普通 □密 □机密 □ 绝密
查阅方式
□借出本单位 □借阅 □查阅
□摘记 □复印 □其他
查阅日期
预计归还日期
部门主管审批 ：
档案所属部门审批：
总经理审批：
实际归还签章
档案室确认签收
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二、员工变动审批表
姓名：
到职日期：
在职部门：
现任职务：
调动事项：
公司内调职□辞职□薪金调职
公司间调职□辞退□其他
调职专用：
岗位变动：
由公司岗位至公司岗位
薪金变动：
由元/月至元/月
其他补助：
生效日期：
备注：
离职专用：
离职原因：
员工签字确认：
通知日期：
最后工作日：
当月累计天考勤
备注：
审批：
直属上级：
行政部/人力资源：
财务部：
总经理：
董事长：
日期：
______年____月___
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姓名
入职日期
部门
岗 位
奖惩事由：
奖惩依据：
奖惩决定：
人力资源意见：
副总经理意见：
总经理意见：
被奖惩人签收：
签收日期：
被奖惩人拒签（复议）签字：
签字日期：
复议：
签字：
日期：
三、员工奖惩记录表
填表日期：
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