集团签批管理制度.docx
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集团签批管理制度
集团签批管理制度
第一部分签批管理原则
第一章总则
集团签批流程是集团的基本管理制度，修订时必须经过集团职能部门或各公司提议，相关职能部门沟通，报内控部审核，经内控部提交决策委与总裁审批同意后，由内控部发文公布实施，并由信息部将签批系统中的帮助系统内容与本制度保持一致。
第二章签批基本设置
1、签批层级：
坚持民主集中与三级责任制结合的签批原则，确定需求部门负责人、单位负责人、集团职能部门负责人等三级签批，费用申请增加集团财务部主管负责人。
2、设置责任人和监督人两条线分别、同时签批。
责任人以审批签批为目的，对报告的执行和实施起决定作用，对报告的执行及结果负责；监督人以监督审阅为目的，对审批事项承担监督管理责任，监督人对报告整体有效性不具有否决权。
3、同一人在同一报告中因兼职原因涉及多个签批位置的，只可签批一次，在报告提交时按责任人优先的原则选择；对于个别事务无明确分工又涉及正副职多人的，按照“部长负责制”和“单位负责人负责制”的原则，由部门负责人或单位第一负责人签批；所有分公司的报告，要添加单位第二负责人都作为监督人签批，如果已做为责任人签批，不再同时签批；总部部门没有设置正部长（或主任）的，就由副部长（或主任）代理，部门分第一负责人与第二负责人权限的，部门第一负责人履行部长职责。
4、对生产经营过程中产生的成本费用可控性和重要性等特点，集团的各项费用支出划分为经常性项目支出和审批性项目支出两大类别，实行分类别、分级次的审批管理。
1）经常性项目支出：
不需要上报审批，直接作支付证明单报销支付，主要有铁路运费、短运费、装卸费、叉车费、过磅费、提货费、转运费（通过其他公司发货）、路桥费、油费、伙食费、购发票（支票）支出、汇款手续、税款、水电费、电话费，以及属于分权手册上规定范围内的授权开支。
2）审批性项目支出：
事前需先在网上电子签批信息系统提交申请报告，获得批准同意后方可支付，并在成本费用报销时将已获签批同意的申请报告作为支付证明单附件，再按支付证明单签字审核程序报销。
5、在分权手册范围内的事务，不必提交申请报告，但要作好统计，禁止故意违规化整为零。
6、所有的费用类报告需在监督人签批环节中上行至集团总裁签阅。
7、所有单项费用发生金额超过10万元的项目，在责任人里增加集团决策委员会常委和总裁签批。
8、对任何事务不知如何走签批流程的，不知应由谁组成项目小组的，均可将需求交至总裁办，由总裁办协调各部门提交报告确认方式方法。
第三章签批报告的提交
1、所有报告在提交前必须在本公司或本部门内部充分沟通，达成一致；对于较为复杂或影响重大的事项需要集团总部签批的，还要事前取得有关职能部门、监管部门以及总裁的同意后，方可提交报告，报告提交人尽量在报告中将沟通情况加以说明。
2、所有非因正常失效而重新提交的报告，必须说明报告重新提交的原因和修改的地方，否则应追究报告提交人的责任；
3、报告申请人应及时跟进签批情况，提醒签批权限人签批，从而便于及时发现签批人错误或签批人已变更的情况。
报告申请人与部门负责人必须跟进报告签批后的执行情况，严格按照所申请批准同意的报告执行。
对监督人签批不同意单位负责人签批同意的报告，签批不同意的集团领导要跟进单位负责人的执行情况。
报告申请人对于报告里签批的不同意意见和有条件同意意见，要在签批后的24小时内与签批领导沟通。
4、签批报告提交时间：
（1）月度报告：
每月1～5日前提交下一月度的计划报告
（2）季度报告：
每季度最后一个月1～5日前提交下一个季度的报告
（3）日常报告：
根据需要可随时提交。
5、签批报告编制遵循原则：
（1）预算准确，单项费用申请与实际支出差异不得超过10%，超过则报告失效；
（2）控制得当，任何项目都要先立项，各公司（职能部门）制定的月度资金计划预算准确率需达到90%以上；（3）支出真实，不得弄虚作假，不得虚列开支。
第四章报告有效性规定：
1、所有报告不得违反以下规定方可有效：
不违反集团制度规定（注意特批的除外）；流程规定的责任人和监督人无一遗漏；责任人全部同意。
2、突发事件来不及等待签批完毕再处理的，必须经口头请示终批人同意后方可先行支付，但必须在事后3日内补提报告，并在申请报告中说明已请示情况。
口头请示要求：
金额在2000元[含]以下由申请部门负责人口头请示单位负责人和财务部常务副部长即可，金额在2000元以上的由分公司财务负责人口头请示集团财务部常务副部长同意后，分公司财务负责人直接向总裁请示。
3、报告有效期限：
普通报告自终批之日起30天内有效；长期报告在12个月内有效；商业折扣与折让报告有效期为六个。
第五章签批质量规定
1、签批权限人应每天早上和晚上都查看一次签批系统。
签批权限人收到签批报告后24小时内须完成签批，特殊情况在向总裁办备案后，不得超过48小时，由总裁办定期考核。
2、报告签批权限的授予，是集团对签批责任人和监督人的信任，是集团管理方式中的权力象征。
对签批人来讲，签批权限的拥有，是一种荣耀，是一种神圣使命，所有签批人都应珍惜这一使命，严谨履行这一职责！
严禁由他人代签，包括请假、休息都不准代签，特殊情况下需要申请移交签批权限的，必须征询内控部负责人许可后，才能提交申请报告。
这里的“特殊情况”，仅指生病住院或较长时间到偏远无网络地区休假或出差。
3、签批应严格把关，充分理解和了解报告内容，履行好签批责任，严禁为完成签批任务而草率签批，严禁内容都没有看完就一闪而过的签批方式。
4、签批权限人必须严格按照与公司签订的《岗位责任书》中授予的权限签批文件。
每个环节的签批权限人对所签批报告的内容和结果负责，并对本职能部门的签批负主要责任。
5、凡是在签批系统签批栏中“同意”、“不同意”的具体指向为对该报告的主体意见，对于签批意见为“不同意”的，需明确述明不同意的理由；对于时间要求紧急或项目极其重要的报告，要求在签批不同意后，及时通知报告提交人或其所在公司的有关领导。
签批“同意”，但有条件或有建议的，也应在备注栏中具体注明。
6、报告已签批后，原则上不得对提交情况和签批情况修改，当事人不得私自通知信息部更改，特殊情况下，由当事人向总裁办申请，总裁办审核申请并在《签批报告更改记录表》中登记，总裁办审核同意后按程序办理。
7、签批权限人应每月至少更改登录密码和签批口令各一次。
对由于自身账号密码保管不善，且未按照规定时间要求进行登录密码和签批口令的变更，造成别人的盗用产生的后果，其由本人承担。
第六章签批监管与责任追究
第一节监管规定
一、各部门、各公司的监管
1、对签批时限的监管：
总裁办负责在每月15日前，根据系统签批时间对签批权限人在规定期限内不能完成签批，且没有备案的情况进行一次通报、处理，同时也接受和查核类似投诉；
2、总裁办负责对各职能部门提交的签批报告的代签情况、签批质量以及报告的执行情况定期与不定期进行监督检查，重点是签批质量和报告的执行结果，定期检查每月不少于两次，每月15日前将各职能部门签批报告的检查和处理结果汇总报内控部备案。
3、各公司行政人事部负责定期与不定期的对本公司签批报告的流程情况、代签情况、签批质量、执行情况进行监督、检查，重点是对普通报告、合同/制度类报告、客户折扣审批、采购类报告、理赔报告及二次责任划分报告等报告的签批流程正确性和签批人的批注落实情况，定期检查每月不少于两次，查出问题，及时追究处理。
每月10日前将本公司的签批报告的检查情况和处理结果汇总报人力资源部。
人力资源部检查各公司行政人事部自查结果汇报情况，将分公司汇报情况综合并及时给予指导，涉及流程需要修改或优化的地方，及时向内控部提出，在每月15日前报内控部备案；
4、信息部利用科技手段，每月至少进行三次系统签批权限的监控，重点对同一IP地址，同时登录多个系统账号；或同一账号在同一时间段在跨度较大的地域内登录系统等情况，对发现的异常情况，及时报集团内控部进行进一步的查实。
5、集团所有员工有监督、举报的权利和义务，集团总裁办、内控部为举报受理部门。
二、内控部门的监管
内控部安排专人，每月对签批报告的质量、流程是否正确、执行情况以及集团领导签批不同意而分公司签批同意的报告要进行例行检查；重点对责任人与监督人签有不同意见的报告以及重复提交的报告进行复查，对于流程错误的报告给予报账的财务人员进行相应处罚。
同时在签批过程中发现问题，及时调查处理。
对于所有涉及资金的签批报告，在审计、监察过程中，凡发现所涉资金有被浪费、挪用、转作其他用途、使用效益低下或是申报理由存在弄虚作假的，将对相关责任人进行严肃处理并通报。
第二节责任追究
各公司行政人事部门、总裁办、内控部对签批报告行使监督权，对签批失误给公司造成损失的，由总裁办、内控部根据查明的事实予以处罚。
1、对签批时限的责任追究：
（1）单位负责人、副部长及以上人员:
单位负责人、副部长及以上人员延迟签批报告数量每满10个，折算计入“管理人员日常行为考评”违规一次，处罚措施按《远成集团职业经理人基本行为规范准则及考核办法》规定执行。
（2）其他人员：
A、以时间计算
①、签批超过24小时的，给予100元处罚。
②、签批超过48小时的，给予200元处罚。
③、签批超过72小时的，给予300元处罚。
如同时出现1、2、3项，以签批超过最高时限的处罚金额计算。
B、以次数计算：
签批超过24小时次数达到10次的，给予100元处罚；达到20次的，给予200元处罚；并依此类推。
（签批超过48小时与72小时的，不以次数进行累计，仅以超时情况进行计算）
个人处罚金额的确定：
以上两类合计即为某签批责任人的应罚金额。
2、对代签报告的责任追究：
擅自交由他人代签报告的，一经发现，立即停职。
3、对报告内容把关不严的责任追究：
报告签批权限人在签批报告时，对于报告内容里的明显错误没有指出而签批同意，没有造成损失的，给予50－300元处罚；造成损失的，责任人和监督人按7：
3承担签批损失责任，签批人内部按5：
3：
2或4：
3：
2：
1的比例承担签批责任，同时给予相应的行政处罚。
“特殊情况”下的授权代签，如发生以上情况，被代签人与代签人按7：
3承担责任。
4、报告签批不同意而未说明理由的责任追究：
凡是在签批结果为“不同意”的，必须明确说明不同意的理由；如果签批不同意的理由是“请重提交”、或“不同意”、或“？
？
”等不能明确表达原因的，也属于违反此规定。
违则按每次50－200元处罚。
5、不按规定变更登录口令及签批口令的责任追究：
对将登录或签批密码提供给他人使用，或密码简单被他人识别，或未按照规定修改登录密码和签批口令的，给予100元处罚，如果造成损失的，同时承担他人盗用造成的责任范围内的损失。
第二部分各分类项目签批流程
本制度里各项签批流程的分类，为便于查询和管理，按职能部门为主要分类线索设计。
本制度设计的基本流程如下：
第一章财务事务流程
一、费用支付类（含借支和保证金）报告基本流程
1、分公司：
（1）支付金额在3万元以内的：
责任人：
相关人员提交申请→部门负责人→分公司财务负责人→单位负责人
监督人：
集团分管职能部门部长、集团财务部常务副部长、内控部副部长、总裁
（2）支付金额在3-10万元的：
责任人：
相关人员提交申请→部门负责人→分公司财务负责人→单位负责人→资金结算与成本控制中心主任→分管职能部门部长→集团财务部常务副部长
监督人：
内控部副部长、总裁
（3）10万元以上
责任人：
相关人员提交申请→部门负责人→分公司财务负责人→单位负责人→资金结算与成本控制中心主任→分管职能部门部长→集团财务部常务副部长→总裁
监督人：
内控部副部长、决策委员会各常委
2、总公司：
责任人：
相关人员提交申请→提交人所在职能部门负责人→集团分管职能部门部长→（3万元以上增加资金结算与成本控制中心主任）→集团财务部常务副部长→（10万元以上时增加总裁）
监督人：
总公司会计、内控部副部长、（10万元以上决策委员会常委）、总裁
二、资金安排
1、月度资金收、支计划：
责任人：
分公司财务部门提交→集团财务部资金调拨专员→资金结算与成本控制中心主任→总裁
监督人：
集团财务部常务副部长、内控部副部长
2、资金内部调拨：
责任人：
资金需求公司财务负责人→集团财务部资金调拨专员→资金结算与成本控制中心主任
监督人：
双方分公司单位负责人、集团财务部常务副部长
三、借支流程
1、分公司
责任人：
有关部门负责人或专职岗位人员提交申请→申请部门负责人→分公司财务负责人→单位负责人→（1万以上的增加财务部常务副部长）→（5万以上的增加总裁）
监督人：
集团财务部常务副部长、内控部副部长、总裁
2、总公司
责任人：
借支人员提交申请→申请部门负责人→总裁办副主任→集团财务部常务副部长（→5万以上的增加总裁）
监督人：
总公司会计、内控部副部长、总裁
3、出差或执行任务过程中异地办理借支（含司机）签批流程：
由借支人所在公司有关人员提交，在上述流程基础上，在监督人里增加对方公司财务负责人和单位负责人
四、工资发放申请
责任人：
单位财务负责人提交→单位负责人→集团人力资源部部长→资金结算与成本控制中心主任→集团财务部常务副部长
监督人：
集团内控部副部长、总裁
五、销售提成发放申请
责任人：
单位财务负责人提交→单位负责人→集团市场营销部部长→资金结算与成本控制中心主任→集团财务部常务副部长
监督人：
集团人力资源部部长、集团内控部副部长、总裁
六、司机提成发放申请
责任人：
单位财务负责人提交→单位负责人→集团运作管理部副部长
（2）→资金结算与成本控制中心主任→集团财务部常务副部长
监督人：
集团人力资源部部长、集团内控部副部长、总裁
七、业务招待费
不得提交签批报告，由需求人口头请示单位负责人→告知财务负责人（仅限电话或传真）→集团财务部常务副部长（编表）→总裁
八、受理单冲红业务类型签批流程
提交人：
分公司客服员
责任人：
二级分公司经理→分公司运作部或营销部负责人或财务责任人（涉及到称重量方的由运作部负责人签批；涉及到价格、运费、服务方式改变的由营销部负责人签批；涉及财务金额和结算方式变化的由财务负责人签批）→单位负责人→现场客服员（冲红执行人）
监督人：
分公司质控员
九、各类滞纳金及其罚款
运费、税金、话费滞纳金等，不论金额大小：
责任人：
分公司财务负责人→单位负责人
监督人：
集团财务部常务副部长、内控部副部长、总裁
铁路部门对火车车皮装载及货场站管理方面的罚款和交警、路政部门对汽运车辆进行的罚款，分别由运作管理人员和车辆管理人员提交，不按此流程。
十、呆、坏帐目的冲销
单项损失金额在5000元以上的，必须书面报经内控部分管法务人员审核签字同意后，方可提交报告，流程如下：
责任人：
有关部门负责人提交→分公司财务负责人→单位负责人→集团分管职能部门负责人→集团财务部常务副部长
监督人：
集团财务部核算中心负责人、内控部副部长、总裁
备注：
单项损失金额在10万元以上的按签批层级设置原则在责任人里增加集团决策委常委和总裁签批，以下的所有流程均同，不再累加备注。
十一、资本运作（上市、投资、并购）款项支付
责任人：
相应人员提交申请→投资发展副总经理→内控部部长→总裁
监督人：
财务部部长
十二、监管、质押
责任人：
相应人员提交申请→资金结算与成本控制中心主任→内控部部长→总裁
监督人：
财务部部长
十三、成本费用往来内部转账
成本费用和往来账务在各公司间转账时间逾期超过两个月（含）以上的：
责任人：
会计提交→财务负责人→对方公司财务负责人
监督人：
集团财务核算中心负责人
十四、预算管理计划签批流程
（1）年度预算计划的签批:
责任人：
预算编制人员提交→部门负责人→财务负责人→单位负责人→集团职能部门部长→资金结算与成本控制中心主任→集团财务部部长→决策委常委→总裁
监督人：
集团财务部常务副部长、人力资源部部长、内控部副部长
（2）月度预算计划的签批：
责任人：
预算编制人员提交→部门负责人→财务负责人→单位负责人→集团职能部门负责人→资金结算与成本控制中心主任→集团财务部部长
监督人：
集团财务部常务副部长、集团人力资源部部长、内控部副部长、总裁
第二章采购事务类
第一节采购报告提交原则
一、特殊物资（申领）
1、各公司及各部门对3万元以上特殊物资（指采购系统以外的物资）的采购需求，须提交物资需求方案（需求方案内容要求至少应包含以下内容：
费用预算、完成时间、需要采购物资的详细技术资料及质量验收标准）；
2、需求方案由集团分管职能部门和采购管理部审核，交决策委进行讨论通过后，再由需求部门提交电子签批报告；3万元（含）以下的特殊物资和3万元以上的日常物资的采购，直接提交电子签批系统进行签批；
3、对单项采购物资金额超过3万元以上的申领，需由决策委员会常委签批同意方可采购；对单项金额超过10万元以上的物资的申领，增加总裁签批；
4、报告签批同意后，需求部门需将纸质的签批报告呈采购管理部，由采购部组织实施采购；3万元（含）以下的物资采购管理部可授权相关需求部门进行实际采购；
5、所有特殊物资的需求报告，均以普通报告形式提交；
6、对属定制或季节性强的特殊物资的需求申请，应给采购管理部留出充足的组织采购的时间（一般应提前1-2个月），必要时还应考虑物资的生产、加工周期。
7、采购周期为系统签批同意后至物资发放给需要部门的时间，包含采购、检验、运输时间在内。
8、采购管理部对申领类特殊物资的采购需求报告签批，主要是对以下三个方面进行把关：
A、交货期；B、制作可行性；C、规格明细等技术资料全面性；
二、日常物资（含申领申购）
1、申领类：
分公司需提前一月申请，副总经理以上公司在每月的1至5号提交申领报告，其余公司均在每个季度的最后一个月的1-5日提交下个季度的报告；印刷品类（宣传品除外），所有公司均按季度进行申领。
待报告全部签批同意后，采购管理部于15天内将物资发出。
2、申购类：
分公司需提前提交申购报告，并在报告全部签批完毕后，按申购报告内容进行实际采购，实际采购金额与报告金额的误差不得超过10%。
3、所有申领类物资均由采购管理部进行统一管理，各分公司在未经采购管理部授权下不得自行采购。
4、如需急件采购（汽配除外）的情况，原则上必须征得集团财务部负责人和采购部负责人的书面同意，才能进行实际采购，特殊情况下，需口头请示；并在3天内提交报告。
5、所有日常物资的采购均以表格报告形式提交。
注：
申领与申购的界定见采购管理部的相关文件规定。
12、所有的采购（车辆除外）、维修（工程除外），一律以表格报告递交，对于规格型号等相关参数必须详细注明，维修报告还要备注清楚是在哪家维修点维修的，并附上电话。
否则一律签批不同意，并纳入考核，对递交报告人员给予相应处罚。
第二节物资采购需求报告签批流程
一、申领类
1、汽车配件类：
责任人：
分公司车管部负责人→分公司行政负责人→单位负责人（分公司单位负责人权限内到此为止）→集团运作管理部副部长
（2）（→3万以上的增加集团财务部常务副部长）
监督人：
集团车管经理、集团采购经理（负责汽配类）、集团内控部副部长、集团财务部常务副部长、总裁
2、生产物料类（生产设备/物资/运营类印刷品）
责任人：
分公司运作部负责人→分公司财务负责人→单位负责人（分公司单位负责人权限内到此为止）→集团运作管理部副部长
（1）（→3万以上的增加集团财务部常务副部长）
监督人：
集团运作经理、集团人力资源部行政经理、集团采购经理（负责非汽配类）、集团内控部副部长、集团财务部常务副部长、总裁
3、办公物资类（办公用品、设备、耗材、办公用印刷品或宣传礼品）
责任人：
分公司行政人事部负责人→分公司财务负责人→单位负责人（分公司单位负责人权限内到此为止）→集团人力资源部副部长（→3万以上的增加集团财务部常务副部长）
监督人：
集团人力资源部行政经理、集团采购经理（负责非汽配类）、内控部副部长、总裁
4、IT设备类（电脑整机、配件）
责任人：
分公司行政人事部负责人→分公司财务负责人→单位负责人（分公司单位负责人权限内到此为止）→集团信息部部长（→3万以上的增加集团财务部常务副部长）
监督人：
集团人力资源部行政经理、采购经理（负责非汽配类）、集团人力资源部副部长、内控部副部长、总裁
5、特殊物资类（如车辆、软件、礼品等非日常物资）
责任人：
集团需求部门职能部长→集团市场营销部部长→集团采购管理部部长（→3万以上的增加集团财务部常务副部长）
监督人：
内控部副部长、总裁
二、申购类
1、汽车配件类：
（含外修及加工）
责任人：
分公司车管部负责人→分公司财务负责人→单位负责人（分公司单位负责人权限到此为止）→集团运作管理部副部长
（2）→集团采购管理部部长（→3万以上的增加资金结算与成本控制中心主任）
监督人：
分公司维修经理、集团车管经理、采购经理（负责汽配类）、集团财务部常务副部长、内控部副部长、总裁
2、生产物料类（生产设备/物资/辅料、含外修加工）
责任人：
分公司运作部负责人→分公司财务负责人→单位负责人（分公司单位负责人权限到此为止）→集团运作管理部副部长
（1）→集团采购管理部部长（→3万以上的增加资金结算与成本控制中心主任）
监督人：
集团运作经理、集团人力资源部行政经理、采购经理（负责非汽配类）、集团财务部常务副部长、内控部副部长、总裁
3、办公物资类（办公设备/耗材/维修/生活物资、含外修加工）
责任人：
行政人事负责人→分公司财务负责人→单位负责人（分公司单位负责人权限到此为止）→集团人力资源部副部长→集团采购管理部部长（→3万以上的增加资金结算与成本控制中心主任）
监督人：
集团人力资源部行政经理、采购经理（负责非汽配类）、集团财务部常务副部长、内控部副部长、总裁
4、IT设备类（电脑配件/软件/宽带上网、含外修加工）
责任人：
行政人事负责人→分公司财务负责人→单位负责人（单位负责人权限内到止为止）→集团信息部部长→集团采购管理部部长（→3万以上的增加资金结算与成本控制中心主任）
监督人：
集团人力资源部行政经理、采购经理（负责非汽配类）、集团人力资源部副部长、集团财务部常务副部长、内控部副部长、总裁
三、保险类
1、特殊岗位人员意外保险的申报签批流程：
A分公司
责任人：
分公司行政提交申请→单位负责人→采购管理部长（→3万以上的增加资金结算与成本控制中心主任）
监督人：
分公司财务负责人、意外保险经办人、分管采购经理（汽配类）、集团人力资源部部长、集团财务部常务副部长、内控部副部长、总裁
B总公司
责任人：
人力资源部提交申请→集团人力资源部部长→采购管理部长（→3万以上的增加资金结算与成本控制中心主任）
监督人：
总公司会计、意外保险经办人、分管采购经理（汽配类）、集团财务部常务副部长、内控部副部长、总裁
2、货运险：
责任人：
保险经理提交→集团市场营销部副部长→集团采购管理部部长（→3万以上的增加资金结算与成本控制中心主任）
监督人：
总公司会计、采购经理（非汽配类）、运作管理部副部长
（1）、集团财务部常务副部长、内控部副部长、总裁
3、车险：
责任人：
分公司行政、车管部负责人→分公司单位负责人→集团运作管理部副部长
（2）→集团采购管理部部长（→3万以上的增加资金结算与成本控制中心主任）
监督人：
分公司财务负责人、集团车管经理、采购经理（负责汽配类）、集团财务部常务副部长、内控部副部长、总裁
第三章行政人事事务类
第一节员工事务类
运作部门的员工和工人的人事事务全部由运作管理部副部长
（1）签批，财务部员工人事事务全部由集团财务部常务副部长签批。
一、员
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