采购物流手册模板已完成.docx
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采购物流手册模板已完成
采购物流手册模板
（2）
目录……………………………………………………………………………………………………………………………………………………2
1商品采购…………………………………………………………………………………………………………………………………………3
1·1商品定位及品类组合……………………………………………………………………………………………………………...31.2商品开发…………………………………………………………………………………………………………………………………..3
1.3商品采购…………………………………………………………………………………………………………………………………..42商品价格管理…………………………………………………………………………………………………………………………………7
2·1新商品定价……………………………………………………………………………………………………………………………11
2·2商品价格变动管理·………………………………………………………………………………………………………………11
3供应商管理…………………………………………………………………………………………………………………………………11
3·1供应商准入制度……………………………….………………………………………………………………………………………12
3·2供应商动态评估…………………………………………………………….…………………………………………………………16
3·3供应商退出机制…..……………………………………………………………………………………………………………………17
4仓库作业管理……………………………………………………………………………………………………………………………….20
4·1仓库分区……………………………………………………………………………………………………………………………….20
4·2验货入库管理……………………………………………………………………………………………………………………….20
4·3出库管理……………………………………………………………………………………………………………………………….23
4·4退库管理……………………………………………………………………………………………………………………………….26
5仓库日常工作管理……………………………………………………………………………………………………………………..28
5·1仓库库存管理…………………………………………………………………………………………………………………………28
5·2仓库盘点管理…………………………………………………………………………………………………………………………28
5·3仓库日常维护…………………………………………………………………………………………………………………………32
6车辆管理……………………………………………………….……………………………………………………………………………..34
6·1车辆管理细则………………………………..……………………………………………………………………………………..34
6·2车辆管理工具表单………………………………………………………………………………………………………………..35
7第三方物流管理…………………………………………………………………………………………………………………………36
7·1第三方物流商准入制度…………………………………………………………………………………………………………36
7·2第三方物流动态评估…………………………………….………………………………………………………………………39
7·3第三方物流商退出机制…………………………………………………………………………………………………………41
1.1商品定位及品类组合
商品定位：
以进口食品为核心的高品质产品服务提供者。
商品结构：
以亚洲产品等为主销进口食品，并辅以部分国产高端产品共同构成，其中15-20%的产品为欧美
食品，45%-55%的产品为东南亚及东亚等食品，20-25%的国产精品以及5-10%的其他产品构成。
品类组合：
糖果等口感体验类产品为主品牌形象产品占40%左右；饼干等休闲类产品为主销售产品占30%
左右；休闲零食类产品为辅助销售产品占20%左右；其他为补充产品约占10%。
新品开发流程
商品部
运营部
其他相关部门
总经理
开始
N
商品淘汰
Y
商品信息收集
商品信息研究与分析报告
商品规划报告
采购样品
样品审核
审核结果
商品采购计划
商品采购流程
结束
N
Y
转交《商品市调（新品建议引进）》
Y
N
N
市场信息收集
审批
审批
Y
审批
1.2商品开发
1.21商品开发流程
步骤
步骤描述/操作规范
责任部门/岗位
工具表单
商品信息
收集
1）建立信息来源渠道，渠道来源包括供应商及其网络、各大名牌的产品发布会、全国及世界范围内的糖酒会
2）商品部人员阅读休闲食品行业的报刊、杂志、网络信
息等，收集商品信息
3）商品部人员搜集各供应商、商品信息以及休闲食品市
4）商品部人员及门店员工搜集消费者的消费动态、购物
形态的转变、受社会议题的影响造成的消费心理趋势
等信息
5）各门店要主动将顾客的消费偏好＼消费需求等信息与
商品部人员沟通，反馈门店的商品需求，市场行情及
竞争信息
6）商品部人员及时将各信息资料分类、汇总、整理、分
析，并存储，定期进行更新、整理
◆工作重点
建立有效的信息收集渠道
商品部、
门店、
其他相关部门
《商品市调（新
品建议引进）表》
商品信息
研究和分
析
1）根据商品部／其他部门提供的商品信息，对消费者的
消费动态、消费口味的转变消费心理趋势等进行分
2）根据门店提供的《商品市调（新晶建议引进）表》对
行业的流行口味等进行分析；重点是对竞争者的畅销
品、赢利商品进行分析。
◆工作重点
商品部人员依据收集到的商品信息进行分析，以找到市场
的热点，对消费者进行针对性的商品开发，以迎合消费者
口味。
商品部
商品规划
报告
根据上一步的信息研究与分析结果，并参考运营部等部门
的意见，制定商品规划报告，主要是对目前市场趋势进行
分析预测；并针对《商品市调（新品建议引进）表》建议
引入的商品给出分析结论，决定是否引入商品体系中，规
划商品的价格带等。
◆工作重点
准确预测市场趋势、制定合理的新品价格带
商品部
《商品规划报告》
采购样品
依据审批后的《商品规划报告》，确定样品评审的方式及
样品采购数量。
商品部
◆工作重点
确定样品数量及评审方式等
样品评审
1）样品评审的方式：
◆商品部组织人员进行试吃，依据试吃人员的反馈
意见决定评审结果。
◆商品部通过门店进行消费者试吃调查，依据消费
者的反馈意见决定评审结果。
◆商品部通过门店进行样品的试销，依据试销情况
决定评审结果
2）在试销的过程中，注意进行成本的核算，以确定合理
的商品价格，为商品的正式引进确定依据。
◆工作重点
样品评审反馈意见的收集，这些信息是评审的主要依据。
商品部
《样品评审报告》
商品采购
计划
商品引入评审通过后，制定商品采购计划，主要确定商品
的供应商、商品的采购批量、商品物流方式等。
◆工作重点
品类、价格带、数量、采购时间规划
商品部
1.3商品采购
1.31商品采购流程
新商品采购流程
信息管理部
商品部（采购部）
供应商
商品部（配送中心）
财务部
新商品信息及价格
录入信息系统
结束
开始
编制采购单
新商品信息及价格制定
供应商谈判
签订采购协议
商品开发流程
供应商准入流程
N
接受退回商品
赔偿违约损失并及时阻止运送新一批商品
商品送货
Y
商品检验
商品入库流程
付尾款
预付付款
商品补货流程
商品部（采购部门）
供应商
商品部（配送中心）
财务部
编制采购单
供应商评估
结束
开始
N
商品送货
接收退回商品
赔偿违约损失并及时组织新一批商品
Y
商品检验
商品入库流程
付款付款
付尾款
商品采购依据供应商的来源可以分为国内采购和国外采购；依据采购商品的批次可以分为新商品采购
和商品补货采购。
●国内商品采购是指商品的供应商在中国大陆范围内的商品提供者，国外商品的中国大陆代理商也属于
国内商品采购。
●国外商品采购是指商品的供应商在中国大陆范围之外（包含港澳台地区）的商品提供者，国外供应商
提供的商品都需要通过中国海关进入内地市场。
●新商品采购是指在体系中首次引入某一新种商品，寻求供应商、供应商谈判及商品送货的过程。
●商品补货是指在与供应商签订采购协议之后，依据仓库的实际需求，向供应商要求补货：
Ø新商品采购规范
步骤
步骤描述/操作规范
责任部门/岗位
工具表单
供应商谈判
1）根据商品开发流程中所制订的采购计划，以及
供应商准入选择流程选择至少2-3家合适的供
应商，与之进行谈判
2）采购人员在谈判过程中的内容包括：
询价、议
价、定价、质量、交货时间、供货能力等
◆工作重点
与供应商的谈判技巧
商品部（采购部
门）
《商品采购谈判记录表》
编制商品采购购
采购人员根据需要制定商品采购单，需包括：
商品
品名称、采购数量、规格、单价、商品总金额等细
节内容
◆工作重点
在充分考虑门店数量和对新商品的销售预测基础
上编制商品采购单
商品部（采购部
门）
《商品采购单》
付预付款
1）付款方式依据签订的采购协议确定，常用的方
式有：
●现金支付，即在购买商品之前将货款先行
支付给供应商。
●预付定金，即在购买商品之前先行缴纳一
部分定金给供应商，待商品到仓之后在交
付尾款，完成货款支付。
●货款月结，即在签订采购协议之后，供应
商按采购商的采购单供货，以月度为结算
周期进行货款的支付。
结算周期一般有30
天，60天，90天。
2）商品部依据付款方式，要求财务部协助完成货
款的支付。
目前阶段由于采购量限制多采用现
金支付方式。
◆工作重点
依据签订的付款方式，及时完成货款支付，与供应
商形成良好的合作关系
商品部、财务部
新商品信息及定价
在新款商品到总仓之前，制定好商品信息及定价信
息及时知会运营部和商品部配送中心信息人员，以
便提高作业效率。
◆工作重点
新款信息及定价及时知会相关部门
新商品信息
及定价录入
将商品部（采购部门）制定好的新商品信息录入信
息系统中。
◆工作重点
保证信息录入的准确性
信息管理部
商品送货
1）商品送货方式依据签订的采购协议确定，常用
的方式有：
供应商送货，即供应商送货到采购商的仓
库或是送达指定的门店。
采购商取货，即采购商去供应商处取货，
商品部、供应商
物流费用由采购商承担。
第三方物流，指由第三方物流负责将商品
由供应商处送达采购商处。
第三方物流的
费用依据签订的采购协议确定。
2）目前由于采购量的限制多采用自取货及第三
方物流的方式，承担物流费用。
◆工作重点
无论采取何种物流方式，首要确保的是商品按时按
质按量到库
商品检验
结合的实际情况及商品情况，采取抽检方式。
抽检
指对到仓的商品随机抽取部分进行检验，这种检验
方式所需人力、时间较少，但是存在检验不到位的
情况。
◆工作重点
商品检验严格按照检验流程进行，确保入库商品的
质量、数量等满足入库要求。
商品部（配送中
心）
供应商评
估、资料归
档
1）供应商评估办法详见下文供应商管理
2）交货完成后，要将所有采购相关资料进行归
档，需要存档的资料：
供应商报价单，采购申
请单、采购合同。
其中，采购合同交给总经办
保存正本，商品中心及财务部相关人员保留复
印件供以后参考查询。
◆工作重点
及时对供应商的合作情况进行评估
商品部（采购部
门/配送中心）
《供应商评审表》
Ø商品补货规范
商品补货流程是新品采购流程的一个简化，节省了供应商谈判和商品信息制定环节。
付款、商品送货、商
品检验等环节可以参照《国内新品采购规范》执行。
2商品价格管理
2.1新商品定价
新商品的价格参考竞争对手价格、超市价格等情况制定。
●竞争对手有的商品定价=竞争对手的价格
●超市有的商品定价
超市有的商品（价值低于20元的）定价=超市价格+（3-4元）浮动
●自己独有的商品定价=进价／（1-毛利率）
加盟商销售的商品必须按照总部制定的价格统一销售。
2.2商品价格变动管理
Ø主动促销变价
●竞争变价：
由于市场竞争的原因，商品部对相应的商品进行售价的调整
●季节变价：
由于季节的变换，商品部对相应的商品进行进价及售价的调整
●企划促销变价：
商品部根据企划的促销方案对商品价格进行价格调整
Ø被动清仓变价
●临期商品变价：
对于滞销临期的商品进行进行降低价格，清仓处理，直至售完为止。
●瑕疵商品变价：
对于外包装有破损但是不影响商品品质的商品进行降价处理，尽可能降低损耗。
Ø成本节约变价
●进价降低商品变价：
由于体系不断壮大与发展，在销售谈判中的话语权增强，商品进价降低，同
步的将商品的零售价格降低。
●物流成本节约商品变价：
物流渠道的改善，物流费用在商品成本中的比例降低，从而商品零售价
格降低。
2.2.2商口价格变动规范
●变价前必须做好准确的商品盘点，确保该商品库存的准确性。
●商品价格调整方案确定后，信息管理人员必须价格信息无误的录入到信息系统中。
门店收银员必
须严格按照收银流程，在打开收银机的第一时间查询有无商品变价信息。
督导人员必须注重重视
终端门店的零售系统是否正确变价，如果没有，即时采取补救措施。
●变价商品必须有醒目的POP，价格标志明显，以达到吸引顾客和渲染门店气氛的目的。
●除清仓降价、季节性降价、成本节约变价外，其它的降价方式应在降价结束后的第一时间内恢复
原来价格。
3供应商管理
3.1供应商准入制度
●依法成立，具有法人资格，有独立承担民事责任的能力；
●遵守国家法律、法规，具有良好商业信誉和纳税记录；
●具有良好的资金，财务状况；
●通过ISO质量管理体系认证；
●供应商具备长期供货能力；
●供应商客户服务意识强烈，能及时有效的沟通，满足食品连锁要求。
供应商需向商品部提供真实的企业资料，方便公司进行供应商档案管理
●营业执照，税务登记证
●营业许可证
●银行资信证明
●供应商基本信息
●商品画册等
●商品部负责对供应商的信息资料进行初步审核，符合条件的统一备案，进入供应商评估程序。
●公司对进入供应商评估程序的厂商：
属于制造企业的，运用《供应商准入评估表一制造商>进行
评估，评估项目为管理能力、员工能力、工艺技术能力、品质、供货能力、价格，满分100分；
属于代理公司的，运用《供应商准入评估表一代理商》进行评估，评估项目为管理能力、客户服
务能力、商品丰富度、品质、供货能力、价格，满分100分；
●由商品部、运营部配合共同打分，厂商综合得分70分以上，“品质”和“供货能力”两项总得分
24分以上，可以通过准入评估。
●公司商品部经理、运营部经理共同组成评估小组，对供应商资格做出最终认定，由总经理审批。
供应商准入流程
信息管理部门
总经理
商品部（采购部门）
运营部
供应商
N
N
潜在供应商资料建档
合格供应商资料建档
N
审批
收集供应商基本信息
Y
Y
Y
开始
能否满足得力臣需求
索取供应商资料
供应商评估
评估是否通过
合作关系确定
供应商管理
结束
配合完成供应商评估
提供供应商资料
3.1.3供应商准入规范
步骤
步骤描述/操作规范
责任部门/岗位
工具表单
获取供应
商信息
1）获取供应商信息
2）获取供应商信息的方法：
自行搜集、供应商投递、第
三方介绍
3）自行搜集供应商的渠道有：
网络、黄页、电话、报刊、
行业杂志等媒介
◆工作重点
供应商信息多渠道收集
商品部（采购
部门）
供应商初
步甄别
1）了解、核实供应商信息是否真实有效，一般通过电话、
网络等
2）对供应商信息进行甄别：
主要是甄别供应商提供商品
与品牌定位、商品规划是否一致。
3）符合商品需求的，进入初步洽谈；不符合需求的，暂
时终止，归入潜在供应商资料库
◆工作重点
核实供应商的基本情况
商品部（采购
部门）
索取供应
商资料
1）索取供应商资料，包括供应商企业简介及资信证明、
产品介绍、联系人、联系方式等
2）填写《供应商基本资料卡》
◆工作重点
初步洽谈，了解供应商企业及产品信息
商品部（采购
部门）
《供应商基本资
料》
评估与审
核
1）结合与供应商的访谈情况，调查供应商核实其提供资
料的真实性
2）商品部与运营部一起对供应商进行综合评估，填写
《供应商准入评估表》
3）对供应商进行评估审核，填写《供应商评审表》
《供应商评审表》
4）通过评估审核的供应商可以与建立合作关系；未通过
审核的，归入潜在供应商资料库，以备需要时调用
◆工作重点
评估工作真实有效，减少评估人员的主观性干扰
商品部、运营
部
《供应商准入评估表-制造商》
《供应商准入评估表-代理商》
《供应商评审表》
建立合作
关系
1）商品部与通过评估、审核后的供应商建立业务合作关
系
2）把供应商的资料整理、归档，进行合作供应商管理
关系
◆工作重点
把供应商资料归档，注意供应商的维护工作
商品部（采购
部门）
供应商基本资料卡
填卡日期：
编号：
1
企业名称：
企业性质：
2
地址：
邮政编码：
3
电话：
传真：
4
负责人或联系人姓名：
移动电话：
5
营业执照号码：
注册资金：
6
开户银行：
账号：
税务账号：
7
企业成立时间：
8
员工总数：
技术人员：
检验人员：
管理人员：
9
产品品类规格
产品执行标准
10
年产量：
年产值（万元）：
11
小批量订货供应周期：
12
生产特点：
口成批生产口流水线生产口单台生产
13
主要生产几检测设备名称
规格型号
生产厂商
拥有数量
备注
14
工艺文件：
口齐备口有一部分口没有
16
主要客户（公司/行业）：
17
新产品开发能力：
口能够开发创新产品口能开发简单产品
口没有自行开发能力
18
国际合作经验：
口是外资企业口是合资企业
口与外资企业合作生产部分/全部产品口无对外合作经验
19
职工培训情况：
口正规培训口偶尔开展培训口基本不培训
20
是否经过产品和质量管理体系认证：
口是口否
通过的认证（体系或标准）
填写人：
注：
本表格由商品部填写并备案管理
供应商评审表
评审日期：
年月日
供应商名称：
电话：
地址：
联系人：
在行业地位
口具权威性口具较高知名度口一般知名度
口不知名
综合评估得分
品质和供货能力得分
评审意见
口通过口不合格，拒绝
口不合格，可再次补充评审
评审部门
商品部
运营部
核准
注1：
供应商综合得分70分已上，“品质”和“供货能力”两项总分24分以上，确认供应商
资格。
注2：
本评审表由商品部与运营部配合完成填写，并由商品部备案管理。
3.2供应商动态评估
为了保证供应商的供应能力的稳定，对通过公司供应商准入制度成为公司正式供应商的制造商或代理
商要进行动态评估，以此对供应商进行监督、考核。
所有的供应商，按照五星制动态评估。
3.2.1评估标准
●销售数量品类占有率
供应商所提供的商品销售金额占商品商品销售金额的80%（含）以上获得一星，小于80%将不能获得
一星。
供应商所提供产品在该品类商品销售金额占该类商品销售金额的80%（含）以上获得一星，小于80%
将不能获得一星。
说明：
此评级项目星级不能兼有
●结算方式
供应商的商品结算周期，结算周期在一个月以上的，并且有销售发票的供应商可以获得一星，否则不
能获得星级。
●交货准时率和缺货率
以评估周期为单位，交货准时率达到100%且缺货率为O时，供应商可以获得一星，否则不能获得星级。
●供应商广告宣传支持
供应商对自身商品有大力的广告宣传，并且能够配合做一定的商品广告支持（试吃、促销、海报等），
供应商可以获得一星，否则不能获得星级。
●售后服务
对于客户（包括）每次提出的商品售后服务需求响应及时并且能够妥善解决需求的供应商可以获得一
星，否则不能获得星级。
动态评估每季度进行一次，由公司商品部完成，运营部、商品部（配送中心）、门店店长等配合。
3.3供应商退出机制
3.3.1供应商退出原因
在供应商动态评估过程中如有下列情况的，要求供应商退出：
●次被评为一星，公司将由商品开发部通知供应商退出。
●一次被评为二星，公司将警告该供应商整顿（整改期限为1个月，整改期满，公司派遣专人对该
供应商进行重新评估，要求配合评估）。
●连续二次被评为二星，公司将由商品开发部通知供应商退出。
●连续三次被评为三星，公司将警告该供应商整顿（整改期限为1个月，整改期满，公司派遣专人
对该供应商进行重新评估，要求配合评估）。
供应商由于自身的一些原因主动提出退出合作的，在保障双方合作利益的基础上，可以根据实际情准
许其退出。
3.3.2供应商退出流程
供应商退出流程
信息管理部门
商品部
供应商
财务部
录入终止合作供应商资料库
Y
继续合作
是否还可以合作
签订退出协议
双方终止合作后续事宜处理
双方财务核算
结束
开始
通知评估结果并要求退出
供应商维护人员与供应商沟通
N
主动申请退出
财务清算
步骤
步骤描述/操作规范
责任部门/岗位
工具表单
供应商退
出原因
1）供应商没有通过的供应商商评估，被要求退出
2）供应商由于自身原因申请退出
◆工作重点
要讲评估结果通知给供应商。
主动申请退出的需要
升级会员 