采购供应中心.docx
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采购供应中心
梦想集团运营中心
采购供应中心预算管理
编制时间：
2014年6月
一、采购供应中心组织架构
1、采购供应中心组织架构图
2、采购供应中心岗位分布图
3、采购供应中心职责分布图
二、采购供应中心各岗位职责
1、采购供应中心副总监岗位职责
2、采购部经理的岗位职责
3、采购主管的岗位职责
4、招标主管的岗位职责
5、采购内勤的岗位职责
6、供应部经理的岗位职责
7、供应主管的岗位职责
8、材料库主管的岗位职责
9、材料库专员的岗位职责
三、采购供应中心的工作流程
1、采购工作流程图
2、供应商合同签订流程图
3、原材料入库流程图
3、原材料出库流程图
4、招标主管的工作流程图
四、采购供应中心的管理制度
1、采购部管理制度
2、供应部管理制度
五、采购供应中心工作常用表单
1、
第一部分
采购供应中心组织架构图
一、采购供应中心组织架构图
二、采购中心岗位岗位分布图
三、采购中心职责分布图
第二部分
采购供应中心各岗位职责
一、采购中心副总监职位说明书
采购中心副总监_职位说明书
职位名称
采购中心副总监
职位代码
职等职级
副总监级
所属部门
运营中心
岗位定员
1
直接上级
运营中心总监
直接下属
采购部经理1人，供应部经理1人
间接下属
采购主管、招标主管、采购内勤、材料库主管、供应主管
所辖人员
13人
分析日期
2014.6.25
本职目的:
全面负责采购中心工作，组织开发战略供应商，组织制定采购计划，及时采购生产所需各类原辅材料，保障生产正常进行，监控管理各类原辅材料采购及供应工作。
职责与工作任务
职
责
1
职责表述：
采购管理
工作任务
1、组织建立科学、完整有效的采购供应流程和采购管理体系；
2、原辅材料市场的考察、战略供应商的开发及供应商的资格审查；
3、大宗物资、原辅料市场考察，价格谈判，采购合同的审核与批准；
4、严格管理所采购原辅材料的质量，确保入库合格率100%；
5、组织制定中长期采购计划及资金预算，报财务部门审核；
6、严格控制各项采购费用，控制采购预算；
职
责
2
职责表述：
供应管理
工作任务
1.组织制定供应部各项内部管理制度并监督检查执行情况
2.定期监督检查原材料库各类进、出、存账目报表
3.定期组织材料库的盘点，总结管理中的问题并监督整改
职
责
3
职责表述：
团队建设及管理
工作任务
1.组织建立采购中心内部各项管理制度，并监督实施；
2.监督及考核各部门人员的日常工作；
3.采购中心各岗位专业技能培训的组织；
权力
1.中心各项管理、流程的制定权、推进权和监督权。
2.采购中心各部门人员管理，绩效评定考核，先进人物、集体的评选的建议权和审核权。
3.各项材料考察和供应商开发，大宗原料谈判、合同签订、原料采购的审核。
4.采购部各种数据、报表、计划、方案、订单文件和票据、结算单据审核权
5、各项采购预算、资金预算的提出权；
6、对采购部人员日常工作管理和违犯公司相关制度事宜的处罚权
工作关系
所施监督
采购主管、招标主管、采购内勤、供应主管。
所受监督
运营中心总监，运营中心总裁
职位
关系
可直接升迁的职位
运营中心总监
可相互转换的职位
可升迁至此的职位
采购部经理、供应部经理
工作协作关系
内部协调关系
采购部、供应部
外部协调关系
供应商等业务相关客户
任职资格
教育
背景
最低学历
专业
其他说明
大专
所需技能培训
培训时间
培训科目
所需经验
5年以上相同岗位工作管理经验。
技能技巧
熟练掌握采购管理和采购流程操作技巧和工作经验。
了解国家相关法律法规，财务、经济等相关方面知识
具备建立企业采购、流程、团队组建的实际工作经验。
具备良好的内外部沟通协调，各方关系平衡和独立自控能力。
具备综合素质、熟练使用办公软件，具有学习阅读和创造力。
个人素质
基本素质
工作作风严谨、娴熟掌握采购管理知识、有战略思维及洞察力。
具有优秀的领导能力、出色的人际交往和社会活动能力；
善于协调、沟通，责任心、事业心、执行力强；
亲和力、判断能力、决策能力、计划能力、谈判能力强；
良好的敬业精神和职业道德操守。
个性特征：
认真负责，踏实肯干、善于与他人沟通协作。
体能要求：
身体健康，能承受快节奏、满负荷的工作，每天工作8-10小时以上。
工作条件
工作环境
安静、明亮。
使用工具/设备
计算机、一般办公设备、交通及通讯设备。
工作时间特征
每日8小时
所需记录文档
采购计划、采购预算、订单合同函件、供应商资质等相关文件资料。
审核
岗位责任人确认
二、采购部经理职位说明书
_采购部经理__职位说明书
职位名称
采购部经理
职位代码
职等职级
经理级
所属部门
运营中心
岗位定员
1
直接上级
采购中心总监
直接下属
采购主管1人，招标主管1人，采购内勤1人，
间接下属
所辖人员
3名
分析日期
2014.6.25
本职目的:
按时按质按量完成生产所需原辅料的采购任务，保障食品公司生产任务按时完成，不断降低成本，为公司创造更大的利润和效益。
职责与工作任务
职
责
1
职责表述：
完成食品公司各项生产所需原材料采购工作，保障生产生产所需原材料的供应。
工作任务
1、建立科学，完整有效的采购供应流程和采购管理体系；
2、组织制定长短期采购计划和任务分解，提交采购资金计划，上报领导审批；
3、对采购目标、市场变化进行预测分析，制定采购材料预算、资金预算；
4、根据采购计划和材料消耗情况安排采购任务并监督执行，确保材料供应；
5、大宗物资、原辅料市场考察，价格谈判，合同签订；
6、与财务部门沟通，合理安排采购资金；
职
责
2
职责表述：
供应商管理及采购物资质量管理
工作任务
1、组织开发合格的供应商、对所有供应商进行验厂审核和定期访问，通过现场审核表、供方能力调查表、合格供方评价表对供方进行评价和筛选。
2、组织建立供应商档案，加强供应商管理，定期组织评估筛选，淘汰更新；
3、根据企业标准和国家标准、法律法规，严格审核采购合同，按合同管理流程与供应商签订各类采购合同，及时准确核对供应商应付账款；
4、建立采购部质量管理和食品安全等各项认证管理体系，协助相关部门对原材料进行现场检验，保证原辅材料入库质量合格率100%；
5、加强日常质量管理监督，组织建立原材料质量档案；
职
责
3
职责表述：
管理预算，控制各项采购成本及费用支出。
工作任务
1、根据年度、月份、每周生产订单、合理准确制定材料预算和资金预算。
2、及时掌握原材料价格信息，分析市场价格趋势，上报公司领导并提出解决方案；
3、规范采购管理和采购方式，采用集中采购、招标等方式降低采购成本；
4、根据安全库存，控制采购批次和数量，避免超期材料库存；
5、合理分配，控制各项采购物流、调拨等日常费用支出在预算之内；
职
责
4
职责表述：
采购部团队建设及管理
工作任务
1.建立各项内部管理制度，工作流程，认证体系，并监督执行；
2.监督采购内勤对部门相关报表、订单合同、和内外部文件资料、档案的管理；
3.组织、参加各项管理和采购知识技能培训，不断提高部门人员专业知识和综合能力，对部门人员的日常工作进行指导、监督、考核；
4.采购部急事件和突发事件的快速反应处理。
权力
1.采购管理、流程的推进权和监督权。
2.采购部人员人事管理，绩效评定考核，先进人物、集体的评选的建议权和审核权。
3.各项材料考察和供应商开发，大宗原料谈判、合同签订、原料采购的审核。
4.采购部各种数据、报表、计划、方案、订单文件和票据、结算单据审核权、审批权
5、各项采购预算、资金预算的提出权；
6、对采购部人员日常工作管理和违犯公司相关制度事宜的处罚权
工作关系
所施监督
采购部主管、招标主管、采购内勤。
所受监督
采购中心总监，运营中心总监、运营中心总裁
职位
关系
可直接升迁的职位
采购中心（副）总监
可相互转换的职位
供应部经理
可升迁至此的职位
采购主管、招标主管
工作协
作关系
内部协调关系
供应部
外部协调关系
供应商等业务相关客户
任职资格
教育
背景
最低学历
专业
其他说明
大专
所需技能培训
培训时间
培训科目
所需经验
5年以上工厂、超市、公司等负责采购工作管理经验。
技能技巧
熟练掌握采购管理和采购流程操作技巧和工作经验。
了解国家相关法律法规，财务、政治、经济等相关方面知识
具备建立企业采购管理制度体系、流程、团队组建的实际工作经验。
具备良好的内外部沟通协调，各方关系平衡和独立自控能力。
具备综合素质、熟练使用办公软件，具有学习阅读和创造力。
个人素质
基本素质
工作作风严谨、娴熟掌握采购管理知识、有战略思维及洞察力。
具有优秀的领导能力、出色的人际交往和社会活动能力；
善于协调、沟通，责任心、事业心、执行力强；
亲和力、判断能力、决策能力、计划能力、谈判能力强；
良好的敬业精神和职业道德操守。
个性特征：
认真负责，踏实肯干、善于与他人沟通协作。
体能要求：
身体健康，能承受快节奏、满负荷的工作，每天工作8-10小时以上。
工作条件
工作环境
安静、明亮。
使用工具/设备
计算机、一般办公设备、交通及通讯设备。
工作时间特征
每日8小时
所需记录文档
采购计划、采购预算、财务资金表，订单合同函件，等相关文件资料。
审核
岗位责任人确认
三、采购主管职位说明书
采购主管职位说明书
职位名称
采购主管
职位代码
职等职级
所属部门
采购部
岗位定员
1
直接上级
采购经理
直接下属
间接下属
所辖人员
分析日期
2014.6.25
本职目的:
独立完成每月采购计划，保证产品价格合理，及时到库，保障生产使用。
职责与工作任务
职
责
1
职责表述：
根据采购计划制定采购订单并跟踪至原辅材料质量合格入库
工作
任务
1.根据采购计划，选择供应商，制定原辅材料采购订单；
2.拟定采购合同，交上级领导审核批准后执行；
3.将订单发给各供应商，确定采购周期及数量；
4.确认、安排发货及时跟踪到货日期，确保货物按时到货、入库；
职
责
2
职责表述：
市场信息收集、上报和建议，降低综合采购成本
工作
任务
1.协助采购经理搜集、分析、汇总原辅材料市场信息，价格趋势，异常情况及时上报；
2.收集、整理个原辅材料供应商信息，考察评估并上报部门负责人；
3.每月对所采购的材料价格和供方能力做出市场调查分析报告，提出择优选取供应商的建议，降低采购成本；
4.每批次择优选择采购方式和运输方式，降低物流成本；
职
责
3
职责表述：
采购原辅材料质量保证
工作
任务
1.每月向供应商索取各种资质证书、证件，建立原辅材料质量档案；
2.及时收集企业三证及内、外检验报告；
3.按采购材料质量标准订立采购合同，确保采购材料质量达标；
4.配合相关部门做好每批次原料入库前的质检验收工作，确保入库质量合格率100%；；
职
责
4
职责表述：
配合采购内勤做好采购档案管理
工作
任务
1.建立并完善供应商管理档案，移交采购内勤管理；
2.采购过程中涉及的合同、质量标准、检验证书、资质文件等的整理归档；
职责5
职责表述：
完成公司交给的其他工作任务。
权力
1.未有采购计划，不予执行采购的权力；
2.有按照月采购计划表进行采购执行权；
3.质检人员是否按时验货的监督权；
4.有对采购工作提出合理化建议权。
工作关系
所施监督
食品公司各部门人员
所受监督
采购经理以及食品公司各领导
职位
关系
可直接升迁的职位
采购主管
可相互转换的职位
可升迁至此的职位
工作协作关系
内部协调关系
食品公司各部门、各车间
外部协调关系
各种原材料的供应商
任职资格
教育
背景
最低学历
专业
其他说明
大专
市场营销，仓储管理等相关专业
所需技能培训
培训时间
培训科目
受过采购管理，生产作业管理，市场营销等方面培训。
所需经验
2年以上工作经验或1年以上采购相关工作经验
技能技巧
1.语言沟通、表达能力；
2.逻辑思维能力；
3.自我学习意识和学习创新能力；
4.服务意识和团队合作能力；
5.适应变化能力；
6.领导能力；
个人素质
基本素质
1.具有大专及以上学历或者同等文化程度；
2.了解经济合同法、食品安全法等法律法规；
3.能看懂原材料的中英文标识及说明；
4.能以身作则、遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律；
5.具有2年以上工作经验或1年以上采购相关工作经验；
6.最佳年龄25-40周岁。
个性特征：
为人正直严谨、诚实守信、活泼开朗、亲和力强。
体能要求：
身体健康，能承受快节奏、满负荷的工作
工作条件
工作环境
办公室
使用工具/设备
电脑，电话，打印机，交通工具，U8软件，计算器等
工作时间特征
每日8小时。
所需记录文档
每月小料/纸箱采购订单、上月度原材料采购汇总表和税票到位登记表
审核
岗位责任人确认
四、招标主管职位说明书
招标主管职位说明书
职位名称
招标主管
职位代码
职等职级
所属部门
运营中心中心
岗位定员
1
直接上级
采购部经理
直接下属
间接下属
所辖人员
分析日期
2014.6.25
本职目的:
根据公司要求制定招标管理制度，组织有效实施招标工作，以保障以高效率、高质量、低价格完成原材料采购工作。
职责与工作任务
职
责
1
职责表述：
负责制定招标管理制度
工作任务
1.根据公司要求制定招标管理制度
2.贯彻实施招标管理制度，确保招标工作有序进行
职
责
2
职责表述：
负责招标计划的制定
工作任务
1.对生产公司需求计划进行汇总
2.根据汇总结果制定招标计划
3.将招标计划报上级审批
职
责
3
职责表述：
负责招标项目的组织实施
工作任务
1.发布招标公告
2.收集投标公司文件
3.组织召开招标会议
4.在招标会议结束3日内公布招标结果
5.向中标方发布中标通知书
职
责
4
职责表述：
协助采购人员完成合同条款的订立
工作任务
1.根据招标要求协助采购人员完成合同条款的订立
职
责
5
职责表述：
定期对供应商进行考评，并根据考评情况出具分析报告，报上级领导
工作任务
1.定期了解供应商产品、服务情况，并出具分析报告
2.将分析报告报上级领导
权力
1.对招标管理制度的制定、监督及检查权
2.对招标项目的组织权
3.对供应商选择的确定权
工作关系
所施监督
所受监督
采购经理
职位
关系
可直接升迁的职位
采购经理
可相互转换的职位
可升迁至此的职位
工作协
作关系
内部协调关系
采购部、供应部
外部协调关系
供应商
任职资格
教育
背景
最低学历
专业
其他说明
大专
不限
所需技能培训
培训时间
培训科目
所需经验
3年以上相关工作经验
技能技巧
1.熟练掌握招标流程
2.熟练应用办公软件
3.具有对招标项目的管控能力
个人素质
基本素质
1.具有较强的组织、沟通、分析能力
个性特征：
开朗、灵活
体能要求：
身体素质良好
工作条件
工作环境
环境良好无有害影响
使用工具/设备
计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、网络）、通讯设施。
工作时间特征
日常情况为白天上班，特殊情况需加班。
所需记录文档
招标管理制度、招标会议记录、合同条款订立
审核
岗位责任人确认
五、采购内勤职位说明书
采购内勤职位说明书
职位名称
采购内勤
职位代码
职等职级
所属部门
采购部
岗位定员
1
直接上级
采购经理
直接下属
间接下属
所辖人员
分析日期
2014.6.25
本职目的:
在采购经理的领导下，做好原辅材料市场信息管理、采购跟进、数据统计整理、供应商档案管理、财务手续办理等。
职责与工作任务
职
责
1
职责表述：
采购跟进及相关手续的办理
工作任务
1.协助采购主管做好采购的跟进工作，包括发货时间、数量、到货日期跟进，并登记以备查阅；
2.对所到物料建立分类管理台账；
3.涉及有关财务的资料及票据及时递交财务，做好部门间的衔接和沟通工作；
4.每月3日对供应商应付账款、验收单据、发票的收集、追踪、审核并与账务核对；
5.协助财务办理采购款项支付手续，并通知供方；
6.与财务核对每月采购资金流向，登记汇总并出具报表上报采购经理；
职
责
2
职责表述：
原辅材料市场信息管理
工作任务
1.及时收集、整理原辅材料市场价格信息，并汇总上报采购部经理；
2.供应商信息的收集和整理，分类归档，供选择优秀供应商备用；
3.每天关注大宗材料市场价格变化和登记，并及时上报部门负责人；
职
责
3
职责表述：
部门内部资料管理
工作任务
1.每月4日对上月所有采购订单、采购报表、文件的收集、打印、编制并上报存档；
2.采购合同是否完整的整理、分类归档；
职
责
4
职责表述：
办公室日常工作等
工作任务
1.办公室电话、传真的接听及信息的记录；
2.日常来访客户的接待；
3.其它内部事务性工作及领导交办工作；
权力
1.部门内部档案、文件的管理权
2.采购工作的监督权；
3.采购工作改善的建议权；
工作关系
所施监督
所受监督
采购经理、
职位
关系
可直接升迁的职位
可相互转换的职位
可升迁至此的职位
工作协作关系
内部协调关系
供应部、采购部
外部协调关系
各种原材料供应商
任职资格
教育
背景
最低学历
专业
其他说明
大专
会计相关专业
所需技
能培训
培训时间
培训科目
所需经验
1年以上相关岗位工作经历或采购、文秘、财务、物流专业
技能技巧
1、语言沟通、表达能力；
2、熟练使用办公软件；
3、具备一定的财务基础知识；
4、服务意识和团队合作意识；
5、适应变化能力；
个人素质
基本素质
1、具有大专及以上学历或者同等文化程度；
2、爱岗敬业、诚实守信、认真负责、踏实努力；
3、能以身作则、遵纪守法、秉公办事；
个性特征：
为人正直严谨、诚实守信、活波开朗，亲和力强。
体能要求：
身体健康，能承受快节奏、满负荷的工作。
工作条件
工作环境
办公室
使用工具/设备
电脑、电话、打印机、交通工具、u8软件、计算器等
工作时间特征
每日8小时
所需记录文档
每天认真记录原辅材料市场价格变化，并关注其价格动态，每月采购订单整理并及时归档，税票的到位情况。
审核
岗位责任人确认
六、供应部经理职位说明书
供应部经理职位说明书
职位名称
供应部经理
职位代码
职等职级
所属部门
采购中心
岗位定员
1
直接上级
采购中心总监
直接下属
供应部主管、材料库主管
间接下属
材料库专员
所辖人员
10人
分析日期
2014.6.25
本职目的:
根据公司要求制定供应部管理制度，组织管理供应部人员，以确保高效率、高质量的完成原材料的供应工作，保障生产正常运营
职责与工作任务
职
责
1
职责表述：
组织制定供应部年度规划
工作任务
1.根据生产规划组织制定供应部年度规划、月度规划，保障生产正常运营
2.组织制定供应部预算，并监督管理部门费用严格按预算执行
职
责
2
职责表述：
组织制定供应部管理制度
工作任务
1.组织制定货物验收、货物存放管理、货物出库、内部人员管理等相关制度
2.组织监督检查制度的贯彻执行情况
职
责
3
职责表述：
组织进行货物进、出、存账目报表的制定
工作任务
1.组织进行货物进、出、存账目报表的制定
2.监督检查进、出、存账目报表的准确性
职
责
4
职责表述：
组织进行材料库盘点
工作任务
1.定期组织人员对材料库进行盘点
2.针对材料库盘点出现的问题进行分析、总结
职责5
职责表述：
完成上级领导安排的其它工作
权力
1.对供应部管理制度的审核权
2.对进出存账目报表的审核权
3.对下属的管理权
工作关系
所施监督
供应主管、材料库主管、材料库专员
所受监督
采购中心总监、运营中心总监、运营中心总裁
职位
关系
可直接升迁的职位
采购中心总监
可相互转换的职位
采购部经理
可升迁至此的职位
采购主管
工作协
作关系
内部协调关系
采购部、供应部
外部协调关系
任职资格
教育
背景
最低学历
专业
其他说明
大专及以上学历
财务管理相关专业
所需技能培训
培训时间
培训科目
所需经验
5年以上仓库管理经验
技能技巧
1.熟练掌握仓库作业流程
2.熟练使用办公软件（excel、word）
3.具备库存管控能力
4.具备部门统筹管理能力
个人素质
基本素质
1.具有较强的领导、判断、沟通及决策能力
个性特征
沉稳、谨慎、细心、果断
体能要求：
身体素质良好
工作条件
工作环境
良好，
升级会员 