行政事务管理制度.docx

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行政事务管理制度

XXX公司

行政事务管理制度

第一章总则

为进一步规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本规定。

本制度汇编了公司内部的行政事务类文件，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的工作局面。

第二章考勤制度

2.1考勤规定

公司员工应严格遵守早上8：

30至12：

00；下午2：

00至17：

30的作息时间，严格执行签到制度，不得无故迟到早退，有事须提前请假。

2.2迟到、早退、旷工的处理

2.2.1定义

1.未按上班时95F4到岗者，30分钟以内按迟到处理；

2.迟到30分钟以上者，以旷工半天论处；

3.未到下班时间而提前离岗者，30分钟以内按早退处理；

4.早退30分钟以上者，以旷工半天论处；

5.擅离职守超过30分钟以上，或未经批准而不到岗，以旷工一天论处；

6.旷工超过5小时按全天计算。

2.2.2处罚规定

1.迟到5分钟以内含，一次性扣款10元整；

2.迟到5分钟以上10分钟以内含，一次性扣款20元；

3.10分钟至30分钟，按3元/分钟累加。

4.每月迟到或早退五次以内者，部门领导给予批评教育；

5.迟到五次次或五次以上者，除迟到罚款外，再纳入当月或者年终绩效扣款；

6.员工旷工一天，按照本人日工资标准的200%扣减工资；

7.旷工每月超过3天，扣发当月绩效工资50%；

8.连续旷工3天或全年旷工累计超过5天（含5天），公司与该员工解除劳动合同。

2.3请假制度

2.3.1请假流程

由员工填写请假申请单，申请前都必须邮件发送上级主管，并抄送相关需要签字的领导，最后交由部门领导批准，按规定的审批程序批准后报人力资源部备案，然后完成流程，将数据发送给行政主管统计。

2.3.2请假制度

1.如需外出，须填写《外出登记表》和《人员外出单》。

考勤按《外出登记表》，便于公司统计考勤。

2.请假最少允许半天，不允许按小时请假，超过半天按一天处理;

3.请假天数2天以内含2天，须邮件征得上级主管同意；

请假天数3天以上含3天，7天以内的，上级主管同意后，再发送给总经理审批；

请假天数7天及以上的，总经理审批后，董事长审批，然后完成流程，将数据发送给行政主管统计。

如需休假且休假时间超过7天，需提前一个星期申请。

4.员工因病需休病假，如不能提前办理请假手续，应于休假当日早8：

30前通过电话或其他方式向部门主管请假，并在到岗后1日内填写《请假申请单》，后附相关凭证（挂号证、诊断书、医药费收据、休假证明）,经部门主管签批后，交人事行政部备案；

5.员工凡请病假须提交医院病情证明，否则按旷工处理；

6.事假扣除当天100%工资，一个月1天以内不影响当月绩效；

7.病假出具病假条，不扣除工资，不纳入绩效计算。

2.4休假制度

2.4.1婚假

1．法定结婚年龄（女20周岁，男22周岁）结婚的，可享受3天婚假。

2．符合晚婚年龄（女23周岁，男25周岁）的，可享受晚婚假15天（含3天法定婚假）。

3．婚假包括公休假和法定假。

4．再婚的可享受法定婚假，不能享受晚婚假。

5．审批流程：

经部门经理、分管总监、人力资源总监批准、备案。

2.4.2丧假

直系亲属亡故（包括父母、兄弟姐妹、子女、配偶）,公司给予带薪丧假3天。

经部门经理、分管总监、人力资源总监批准、备案。

丧假包括公休假和法定假。

2.4.3年假

加入本公司工作满一周年的员工可享受年假。

年假须提前15天按权限申请。

经部门经理、分管总监、人力资源总监批准、备案。

休假天数：

工作满1年不满10年的，年休假5天；工作满10年不满20年的，年休假10天；工作满20年，年休假15天。

第三章办公用品管理制度

2.1办公用品采购规定

1.日常需用办公用品每月月末最后一天集中采购一次；

2.办公用品管理人员根据各部门需求计划汇总申请表，并根据日常消耗量作出采购计划，填写《办公用品请购单》，并根据金额上报审核批准；

3.办公用品由综合管理部专人负责采购，采购时应坚持货比三家、优质优价的原则。

4.单价由总经理审批。

5.临时急用物品，应及时采购特殊情况特殊处理。

2.2办公用品领用规定

1.领取人填写《办公用品领用单》后交办公用品管理员领取所需办公用品，邮件发送上级主管，并在备注栏内注明领用的原因。

对于消耗品，实行按需采购、领用、节约使用的原则。

2.部门主管审核通过，才可办理，所有领用的办公用品都必须登记。

3.新进人员到职时向综合管理部领取相关办公用品，并列入领用表。

人员离职时，应将剩余办公用品一并交还综合管理部。

4.办公用品管理人员为领用办公用品人员建立《办公用品领用卡》。

第四章会议管理制度

1.公司会议主要包括总经理办公会议、各种专题会议、全体员工大会、部门会议、分支机构负责人会议、晨会及临时会议等。

2.公司级会议的组织者为综合部。

3.会议由综合部提供服务，会议召开应提供、做好会议通知、材料、会场、记录等各项服务，会议结束后，根据情况撰写会议纪要，必要时提供水果、茶水、录音、摄像、投影等服务。

4.会议通知形式主要为电话通知和文件通知，分公司负责人、部门经理及以上人员应通知到本人，其他人员通知到部门，由各部门自行通知。

5.与会人因故不能参加会议的，必须亲自向综合部说明理由。

6.会议决议事项，与会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事。

7.各分公司、各部门要把每次会议精神传达到基层，也可根据自己部门的实际情况，定期召开部门级会议传达会议精神。

8.部门有关会议如需综合部协助的应提前通知综合部，以便做出统一安排。

9.会议不得无故缺席、迟到。

迟到每次50元，无故缺席每次100元。

第五章电话管理制度

为了提高公司办事效率，节约办公经费，保证通讯联络，结合公司实际，特制定本规定：

1.公司电话主要用于办公业务。

使用电话通话要言简意赅，禁止在电话中闲聊，严禁拨打声讯和信息电话。

2.各处室负责人及员工要切实负起责任，以主人翁的态度管好、用好电话。

员工因公或特殊情况需要拨打长途电话者，统一到办公室登记后，方可拨打。

3.由财务室定期到电信局对各处室及部门电话使用情况进行查询监督，并予以公布。

第六章档案管理制度

6.1查（借）阅制度：

1.查阅单位应填写《查阅档案审批表》，按照查阅档案的规定办理审批手续。

不得凭借调查证明材料介绍信查找档案；

2.管理单位要根据规定，确定是否提供和提供什么材料；

3.档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经过分管领导批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人；

4.任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案；

5.借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容，因工作需要从档案中取证的，必须请示分管领导审查批准复制（拍摄）。

6.2收集制度

6.要经常通过有关股室收集财政预决算、干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩调资等资料。

7.保管预决算及其他资料，为国家积累档案史料；

8.办理各类档案的查阅、借阅和传递；

9.登记干部职务、工资的变动情况；

10.有关部门提供财政预决算、会计资料；

11.好财政会计档案的安全、保密、保护；

第七章公文收发传阅管理制度

7.1公文撰写

1.公文草拟。

根据需要和领导指示初步拟定文稿。

公司发文由综合部草拟，涉及各处室职责，需要由公司统一行文的，由各处室、部门草拟文稿。

2.公文审核。

指对草拟文稿的审核，由综合部负责。

审核的主要内容是：

看是否的确需由公司统一行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。

不需由公司统一行文的公文，由各处室、部门自行发文。

3.公文复核。

指公文正式印制前对文稿的校对、核稿，重点是看：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

4.公文签发。

将经审核的文稿交领导签字，批准发文。

公司级公文由总经理签发，各处室、部门或某特定业务范围的行文，由处室、部门负责人签发。

5.公文的印刷、用印。

经审核无误后的公文即可印刷与装订。

如需加盖公章的按《印章管理办法》加盖公章。

7.2公文发放和归档

1.由综合部统一发放到相应的部门和分公司。

2.公司发文由综合部及时归档，填写《文件归档登记表》。

各分公司、各部门自行发放的文件，如有必要应及时报送综合处归档。

7.3公文的传阅

1.接收的文件需由多部门阅看时，经总经理在《文件批阅卡》上审批后，原文件附《文件批阅卡》交由相关处室、部门阅看，阅看人员签字确认。

第八章车辆管理制度

1.由综合处长统一负责公司办公车辆、司机的管理及交通安全教育，单位所有的车辆及司机出车由综合处长统一安排、调度。

2.汽车要定人、定车、定期保养、定期维修，使车辆经常保持良好的运行状态，单位因公用车要随叫随到，保证准时出车，不得延误工作。

3.公司汽车一般用于领导外出办公，取送机要文件，财务取送款项，护送工伤和急病号，处室、部门联系业务、单位组织的事项和对单位个别体弱领导的接送等。

一般用车要提前预约（通常提前半天时间），特殊情况急需用车时，经领导批准方可用车。

4.司机出车统一由总经理室批准。

凡私自用车要追究责任，所造成的一切车辆人身事故由责任人负责，单位概不负责。

5.司机要建立行车记录，车辆维修保养记录，内容包括：

车辆行驶里程、技术状况、维修保养日期，大、中、小修日期，车辆损坏程度及原因，零件更换情况，维修费用等。

6.为了降低维修费用，单位车辆实行定点维修，车辆送修需要开具修车单，一式两份，证明修理内容，单位与修理厂凭修车单结算，外出遇急需修理时，可先与修理厂联系修理，回公司后，及时补办修车单。

第九章保密制度

9.1保密范围

1.凡属保监会及有关部门的重大决策，已确定传达范围和要求的秘密事项；

2.公司董事会重大决策中的秘密事项；

3.公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营发展规划、经营项目及经营决策；

4.内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、重要会议记录；

5.凡涉及公司的业务情况、财务计划、财务预决算和各类财务、统计报表；

6.员工人事档案、工资性、劳动性收入及资料；

7.公司领导的内部讲话；

8.其他应该保密事项。

9.一般性的决定、决议、通告、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。

9.2密级的规定

1.公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

属于保密范围的文件、资料，应标明密级，并确定保密期限。

保密期限届满，自行解密。

2.直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级；

3.公司的规划、财务、统计报表、重要会议记录、公司经营情况为机密级；

4.人事档案、合同、协议、员工工资、劳动性收入、公司领导内部讲话为秘密级。

9.3保密制度

1.不看；不在私人通信中涉及秘密；不在移动电话中谈论公司秘密；不在非保密本上记录秘密；不在非保密场所谈论秘密；不私自录制、复印、拍摄、摘抄、收藏秘密。

2.对违反保密规定造成损失的，要给予处分。

3.公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时，应立即采取补救措施并及时报告公司。

4.秘密以上文件的外借，需经总经理室批准。