行政部门管理制度.docx

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行政部门管理制度

行政部规范化管理全攻略

第一章行政部组织结构与责权

一、行政部组织结构图

二、行政部职责

三、行政部权力

四、行政总监岗位职责

五、行政经理岗位职责

第二章前台接待管理

一、接待主管岗位职责

二、接待专员岗位职责

三、客人来访登记表

1．公司前台来访客人登记表

2．前台接待来访记录表

3．物业公司前台来客登记表

四、前台接待日志表

五、函件收发登记表

1．信函与快件签收登记表

2．信函与快件寄送登记表

六、前台接待管理流程

1．预约客人来访接待工作流程

2．来电转接流程

七、收发文件管理流程

1．信函收发工作流程

2．接收信函、快件工作流程

3．寄送信函、快件工作流程

4．传真发文工作流程

5．传真收文工作流程

6．收文背签流程

八、前台接待流程

九、来电处理流程

第三章办公事务管理

一、办公事务主管岗位职责

二、办公事务专员岗位职责

三、行政办公秘书岗位职责

四、办公用品订购审批单

五、办公用品台账

六、报废物品清单

七、办公用品领用表

八、办公设备登记表

九、办公文书会签单

1．文件会签单

2．行文单

3．目录表

十、印章使用登记表

１．印章使用审批表

２．印章使用登记表

十一、文书档案借阅审批表

十二、办公用品管理流程

1．办公用品购买流程

２．办公用品领用流程

十三、办公设备购买流程

１．办公设备购买审批流程

２．办公设备询价流程

３．办公设备比价流程

４．办公设备采购流程

十四、文书档案管理流程

１．发文管理流程

2．收文管理流程

3．档案归档流程

4．档案借阅归还流程

5．档案销毁流程

十五、往来信件管理流程

十六、公司印章管理流程

1．制刻申请流程

2．使用流程

十七、公司证照管理流程

第四章行政人事管理

一、行政主管岗位职责

二、行政人事管理专员职责

三、费用报销标准

四、员工考勤登记表

五、年度考勤汇总表

六、员工请假申请单

七、员工加班申请表

八、员工出差申请表

九、差旅费报销清单

十、公司会议记录表

1．公司会议记录表一

2．公司会议记录表二

十一、提案管理记录表

十二、员工提案评定表

十三、员工奖惩记录表

十四、员工违纪处理表

十五、会议管理流程

十六、出差管理流程

十七、提案管理流程

十八、会议工作评估表

第五章安全保密管理

一、安全主管岗位职责

二、安全专员岗位职责

三、电梯设备巡视记录表

四、电梯维修保养记录

1．电梯月维修保养记录

2．电梯季维修保养记录

3．电梯年维修保养记录

五、值班登记日志表

六、保安执勤日志表

七、外出员工登记表

八、来宾出入登记表

九、安全状况检查表

十、防火设施检查表

十一、安全事故报告书

十二、突发事故报告表

十三、事故统计汇总表

十四、人员出入管理流程

十五、消防安全管理流程

十六、安全检查管理流程

十七、突发事件处理流程

第六章车辆管理

一、车辆主管岗位职责

二、司机岗位职责

三、车辆登记表

四、车辆检查表

1．车辆检查日志

2．车辆检点表

五、车辆请修表

六、保养记录表

七、车辆加油表

1．车辆加油申请表

2．车辆加油记录表

八、用车申请表

1．用车申请表

2．车辆使用申请表

九、派车记录单

十、车辆事故单

1．车辆事故现场记录单

2．车辆事故报告单

十一、用车记录表

1．司机用车记录表

2．车辆使用日志表

3．车辆使用状况月报表

十二、车辆费用表

1．车辆费用报销单

2．车辆费用月度统计表

十三、事故处理流程

十四、车辆管理流程

1．车辆使用流程

2．车辆加油管理流程

3．车辆安全管理流程

十五、肇事处理流程图

十六、车辆费用额度控制程序图

第七章总务后勤管理

一、总务后勤主管岗位职责

二、总务后勤专员岗位职责

三、宿舍管理专员岗位职责

四、食堂管理专员岗位职责

五、保洁人员岗位职责

六、绿化人员岗位职责

七、食堂卫生检查表

八、住宿人员管理表

1．住宿申请表

2．住宿人员资料卡

3．宿舍分配申请表

4．住宿登记表

5．宿舍检查登记表

6．宿舍物品借用卡

九、清洁卫生管理表

1．卫生区域划计划表

2．清洁工作安排表

3．卫生状况检查表

4．清洁卫生评分表

十、员工宿舍管理流程

1．宿舍管理方案制定流程

2．员工入住宿舍管理流程

十一、员工食堂管理流程

十二、清洁卫生管理流程

十三、企业绿化管理流程

第八章公关事务管理

一、公关事务主管岗位职责

二、公关事务专员岗位职责

三、商务接待安排表

四、公务接待审批表

五、公关活动策划表

六、危机预警处理表

七、危机记录分析表

八、重要接待流程

九、危机处理流程

十、媒体宣传流程

十一、接待规格表

十二、例外事项工作安排表

第一章行政部组织结构与责权

一、行政部组织结构图

车辆

主管

二、行政部职责

负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作

三、行政部权力

依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力

四、行政总监岗位职责

审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年度计划方案

五、行政经理岗位职责

行政管理方针、政策和制度。

指定人事管理和办公、行政管理的有关规章制度

第二章前台接待管理

一、接待主管岗位职责

负责前台接待突发事件及公司领导临时交办事件的处理

二、接待专员岗位职责

完成领导交办的其他或临时工作

三、客人来访登记表

1．公司前台来访客人登记表

年月日

序号

姓名

所在单位

来访人数

是否预约

被访人

事由

时间

备注

姓名

部门

到达

离开

…

编制：

审核：

2．前台接待来访记录表

来访人

姓名

来访人

单位

来访

时间

接待人

接待

内容

简况

处理意见：

处理结果：

编制：

审核：

3．物业公司前台来客登记表

年月日

序号

姓名

所在单位

来访人数

联系方式

是否预约

被访单位及

被访人姓名

来访

事由

时间

备注

进入

离开

…

编制：

审核：

四、前台接待日志表

日期

年月日

记录人

考

勤

记

录

姓名

签到时间

姓名

签到时间

收发记录

接待记录

电话记录

备注

编制：

审核：

五、函件收发登记表

1．信函与快件签收登记表

日期

来件单位

编号

数量

密（速）级

接受部门

签收人（签字）

编制：

填表人：

2．信函与快件寄送登记表

日期

送寄部门

编号

数量

密（速）级

送达单位

接收人

送寄人（签字）

编制：

填表人：

六、前台接待管理流程

1．预约客人来访接待工作流程

⑧存档

2．来电转接流程

⑦留言记录

七、收发文件管理流程

1．信函收发工作流程

各职能部门

2．接收信函、快件工作流程

各职能部门

前台接待专员

前台接待主管

外部单位

⑤记录存档

3．寄送信函、快件工作流程

⑤接到服务要求

4．传真发文工作流程

员工

5．传真收文工作流程

各部门或员工

6．收文背签流程

各部门或员工

八、前台接待流程

结束

九、来电处理流程

电话记录归档

第三章办公事务管理

一、办公事务主管岗位职责

完成公司领导临时交办事件的处理

二、办公事务专员岗位职责

完成领导临时交办的其他工作

三、行政办公秘书岗位职责

完成领导临时交办的其他工作

四、办公用品订购审批单

部门

使用人

填表时间

序号

物品名称

规格

数量

单位

特殊要求

需求时间

订购原因：

部门主管审批意见：

行政部门审批意见：

签字：

年月日

如果金额超过审批权限请行政总监签批

意见：

签字：

年月日

五、办公用品台账

项目

物品名称

编号

数量

单价

入库时间

备注

编制：

行政部填写人（签字）：

六、报废物品清单

物品编号

物品名称

数量

单价

出厂时间

使用时间

报废类型

报废原因

以上物品本部门

申请报废处理意见：

部门主管（签字）

办公事务专员

□同意报废处理□不同意报废处理办公事务专员（签字）：

办公事务主管

□同意报废处理□不同意报废处理办公事务主管（签字）：

七、办公用品领用表

年月日

部门

领用人

核发

序号

物品名称

规格

数量

单位

用途

单价

总价

领用人：

主管：

保管员：

八、办公设备登记表

年月日

设备名称

编号

厂名或品牌

出厂时间

购买时间

使用年限

规格

颜色

附属设备

价格

存放地点

环境要求

主要用途简介：

管理部门

负责人

使用部门

责任人

九、办公文书会签单

1．文件会签单

发文单位

发文文号

发文日期

年月日

时限

普通件

急件

特急件

密级

普通

秘密

机密

绝密

标题

会签顺序

单位

收文时间

发文时间

会签人（签字）

月

日

时

月

日

时

月

日

时

月

日

时

月

日

时

月

日

时

备注

注：

会签文件附在会签单后。

２．对外行文单

编号：

日期

拟稿人职务、姓名

行文字号

行文标题

内容简介

经济审核人

法律审核人

行政部经理

总经理

备注

３．发文目录表

文件号

文件标题

领导签发

拟稿部门

密级

发放范围

份数

登记日期

发出日期

封号

明细

帐页

备注

十、印章使用登记表

１．印章使用审批表

编号

用章部门

盖章时间

公章类别

盖章次数

文件发文号

文件名称

备注：

用章人（签章）

批准人（签章）

注：

请在备注栏中简要说明盖章用途。

２．印章使用登记表

盖章时间

文件名称

发文号

公章类别

盖章次数

使用人

批准人

备注

十一、文书档案借阅审批表

编号

文书档案名称

密级

起草人

起草部门

起草日期

归档日期

借阅原因：

借阅人（签字）：

年月日

行政部意见：

主管（签字）：

年月日

批准人意见：

批准人（签字）：

年月日

十二、办公用品管理流程

１．办公用品购买流程

行政部

２．办公用品领用流程