行政部门管理制度.docx

1、行政部门管理制度行政部规范化管理全攻略目 录第一章 行政部组织结构与责权一、行政部组织结构图二、行政部职责三、行政部权力四、行政总监岗位职责五、行政经理岗位职责第二章 前台接待管理一、接待主管岗位职责二、接待专员岗位职责三、客人来访登记表1公司前台来访客人登记表2前台接待来访记录表3物业公司前台来客登记表四、前台接待日志表五、函件收发登记表1信函与快件签收登记表2信函与快件寄送登记表六、前台接待管理流程1预约客人来访接待工作流程2来电转接流程七、收发文件管理流程1信函收发工作流程2接收信函、快件工作流程3寄送信函、快件工作流程4传真发文工作流程5传真收文工作流程6收文背签流程八、前台接待流程九

2、、来电处理流程第三章 办公事务管理一、办公事务主管岗位职责二、办公事务专员岗位职责三、行政办公秘书岗位职责四、办公用品订购审批单五、办公用品台账六、报废物品清单七、办公用品领用表八、办公设备登记表九、办公文书会签单1文件会签单2行文单3目录表十、印章使用登记表印章使用审批表印章使用登记表十一、文书档案借阅审批表十二、办公用品管理流程1办公用品购买流程办公用品领用流程十三、办公设备购买流程办公设备购买审批流程办公设备询价流程办公设备比价流程办公设备采购流程十四、文书档案管理流程发文管理流程2收文管理流程3档案归档流程4档案借阅归还流程5档案销毁流程十五、往来信件管理流程十六、公司印章管理流程1制

3、刻申请流程2使用流程十七、公司证照管理流程第四章 行政人事管理一、行政主管岗位职责二、行政人事管理专员职责三、费用报销标准四、员工考勤登记表五、年度考勤汇总表六、员工请假申请单七、员工加班申请表八、员工出差申请表九、差旅费报销清单十、公司会议记录表1公司会议记录表一2公司会议记录表二十一、提案管理记录表十二、员工提案评定表十三、员工奖惩记录表十四、员工违纪处理表十五、会议管理流程十六、出差管理流程十七、提案管理流程十八、会议工作评估表第五章 安全保密管理一、安全主管岗位职责二、安全专员岗位职责三、电梯设备巡视记录表四、电梯维修保养记录1电梯月维修保养记录2电梯季维修保养记录3电梯年维修保养记录

4、五、值班登记日志表六、保安执勤日志表七、外出员工登记表八、来宾出入登记表九、安全状况检查表十、防火设施检查表十一、安全事故报告书十二、突发事故报告表十三、事故统计汇总表十四、人员出入管理流程十五、消防安全管理流程十六、安全检查管理流程十七、突发事件处理流程第六章 车辆管理一、车辆主管岗位职责二、司机岗位职责三、车辆登记表四、车辆检查表1车辆检查日志2车辆检点表五、车辆请修表六、保养记录表七、车辆加油表1车辆加油申请表2车辆加油记录表八、用车申请表1用车申请表2车辆使用申请表九、派车记录单十、车辆事故单1车辆事故现场记录单2车辆事故报告单十一、用车记录表1司机用车记录表2车辆使用日志表3车辆使用

5、状况月报表十二、车辆费用表1车辆费用报销单2车辆费用月度统计表十三、事故处理流程十四、车辆管理流程1车辆使用流程2车辆加油管理流程3车辆安全管理流程十五、肇事处理流程图十六、车辆费用额度控制程序图第七章 总务后勤管理一、总务后勤主管岗位职责二、总务后勤专员岗位职责三、宿舍管理专员岗位职责四、食堂管理专员岗位职责五、保洁人员岗位职责六、绿化人员岗位职责七、食堂卫生检查表八、住宿人员管理表1住宿申请表2住宿人员资料卡3宿舍分配申请表4住宿登记表5宿舍检查登记表6宿舍物品借用卡九、清洁卫生管理表1卫生区域划计划表2清洁工作安排表3卫生状况检查表4清洁卫生评分表十、员工宿舍管理流程1宿舍管理方案制定流

6、程2员工入住宿舍管理流程十一、员工食堂管理流程十二、清洁卫生管理流程十三、企业绿化管理流程第八章 公关事务管理一、公关事务主管岗位职责二、公关事务专员岗位职责三、商务接待安排表四、公务接待审批表五、公关活动策划表六、危机预警处理表七、危机记录分析表八、重要接待流程九、危机处理流程十、媒体宣传流程十一、接待规格表十二、例外事项工作安排表第一章 行政部组织结构与责权一、行政部组织结构图车辆主管 二、行政部职责负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作三、行政部权力依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力四、行政总监岗位职责审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年度计

7、划方案五、行政经理岗位职责行政管理方针、政策和制度。指定人事管理和办公、行政管理的有关规章制度第二章 前台接待管理一、接待主管岗位职责负责前台接待突发事件及公司领导临时交办事件的处理二、接待专员岗位职责完成领导交办的其他或临时工作三、客人来访登记表1公司前台来访客人登记表年 月 日序号姓名所在单位来访人数是否预约被访人事由时间备注姓名部门到达离开12345编制： 审核：2前台接待来访记录表来访人姓 名来访人单 位来访时间接待人接待内容简况处理意见：处理结果：编制： 审核：3物业公司前台来客登记表年 月 日序号姓名所在单位来访人数联系方式是否预约被访单位及被访人姓名来访事由时间备注进入离开123

8、45编制： 审核：四、前台接待日志表日期年 月 日 记录人考勤记录姓名签到时间姓名签到时间收发记录接待记录电话记录备注编制： 审核：五、函件收发登记表1 信函与快件签收登记表日期来件单位编号数量密（速）级接受部门签收人（签字）编制： 填表人：2 信函与快件寄送登记表日期送寄部门编号数量密（速）级送达单位接收人送寄人（签字）编制： 填表人：六、前台接待管理流程1预约客人来访接待工作流程存档2来电转接流程留言记录七、收发文件管理流程1信函收发工作流程各职能部门2接收信函、快件工作流程各职能部门前台接待专员前台接待主管外部单位记录存档3寄送信函、快件工作流程接到服务要求4传真发文工作流程员工5传真收

9、文工作流程各部门或员工6收文背签流程各部门或员工八、前台接待流程结束九、来电处理流程电话记录归档 第三章 办公事务管理一、办公事务主管岗位职责完成公司领导临时交办事件的处理二、办公事务专员岗位职责完成领导临时交办的其他工作三、行政办公秘书岗位职责完成领导临时交办的其他工作四、办公用品订购审批单部门使用人填表时间序号物品名称规格数量单位特殊要求需求时间订购原因：部门主管审批意见： 行政部门审批意见： 签字： 年 月 日如果金额超过审批权限请行政总监签批意见： 签字： 年 月 日五、办公用品台账 项 目物品名称编号数量单价入库时间备 注编制：行政部 填写人（签字）：六、报废物品清单物品编号物品名称

10、数量单价出厂时间使用时间报废类型报废原因以上物品本部门申请报废处理意见： 部门主管（签字）办公事务专员同意报废处理 不同意报废处理 办公事务专员（签字）：办公事务主管同意报废处理 不同意报废处理 办公事务主管（签字）：七、办公用品领用表 年 月 日部门领用人核发序号物品名称规格数量单位用途单价总价领用人： 主管： 保管员：八、办公设备登记表 年 月 日设备名称编号厂名或品牌出厂时间购买时间使用年限规格颜色附属设备价格存放地点环境要求主要用途简介：管理部门负责人使用部门责任人九、办公文书会签单1文件会签单发文单位发文文号发文日期年 月 日时限普通件急件特急件密级普通秘密机密绝密标题会签顺序单位收

11、文时间发文时间会签人（签字）1月日时月日时2月日时月日时3月日时月日时备注注：会签文件附在会签单后。对外行文单编号：日 期拟稿人职务、姓名行文字号行文标题内容简介经济审核人法律审核人行政部经理总 经 理备 注发文目录表文件号文件标题领导签发拟稿部门密级发放范围份数登记日期发出日期封号明细帐页备注十、印章使用登记表印章使用审批表编号用章部门盖章时间公章类别盖章次数文件发文号文件名称备注：用章人（签章）批准人（签章）注：请在备注栏中简要说明盖章用途。印章使用登记表盖章时间文件名称发文号公章类别盖章次数使用人批准人备注十一、文书档案借阅审批表编号文书档案名称密级起草人起草部门起草日期归档日期借阅原因

12、： 借阅人（签字）： 年 月 日行政部意见： 主管（签字）： 年 月 日批准人意见： 批准人（签字）： 年 月 日十二、办公用品管理流程办公用品购买流程行政部办公用品领用流程相关部门行政部结束信息存档是十三、办公设备购买流程采购人员行政总监行政部相关部门办公设备购买审批流程结束办公设备询价流程行政总监结束办公设备比价流程行政总监办公设备采购流程资料存档十四、文书档案管理流程发文管理流程否2收文管理流程资料存档3档案归档流程结束4档案借阅归还流程办理注销5档案销毁流程信息存档十五、往来信件管理流程结束十六、公司印章管理流程相关部门行政总监行政部印章制刻申请流程否2印章使用流程资料归档十七、公司证

13、照管理流程是第四章 行政人事管理一、行政主管岗位职责根据公司绩效管理政策，对本部门人员进行绩效考评二、行政人事管理专员职责负责文件、报刊、杂志等的收发管理三、费用报销标准单位：元 职别费用标准总经理副总经理各部门经理及主管一般员工交通费实报实报软卧实报或者飞机票价的%硬卧实报每日住宿费实报实报1经济特区元以内2一般地区元以内1经济特区元以内2一般地区元以内每日餐费早 餐实报实报1经济特区元以内2一般地区元以内1经济特区元以内2一般地区元以内午餐、晚餐实报实报1经济特区元以内2一般地区元以内1经济特区元以内2一般地区元以内每日杂费实报实报元以内元以内业务必要的开支实报实报实报实报四、员工考勤登记

14、表 填表日期：姓名所属部门月 日月 日月 日 月 日月 日星期一星期二星期三星期四星期五上班时间下班时间上班时间下班时间上班时间下班时间上班时间下班时间上班时间下班时间五、年度考勤汇总表姓名所属部门出勤天数应出勤天数请假（天数）迟到、早退备注事假病假婚假产假其他迟到累计时间早退累计时间六、员工请假申请单姓名所属部门填表日期请假类别事假 病假 婚假 产假 丧假 其他（请注明）请假事由请假时间 年 月 日 年 月 日部门意见人力资源部意见总经理意见七、员工加班申请表姓名所属部门填表日期加班时段工作日加班 周末假日加班 法定节日加班预定加班时间 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分加班事由加班工作

15、内容加班地点部门审批人力资源部审批总经理审批八、员工出差申请表姓名所属部门职务出差事由出差时间出差地点出差期间工作安排出差办理事项简述出差费用预算列明细部门意见人力资源部意见总经理意见九、差旅费报销清单姓名职务所属部门出差时间出差时间累计费用项目金额（单位：元）交通费餐费住宿费通讯费业务支出其他合计十、公司会议记录表1公司会议记录表 一时间地点主持人填写日期会议名称会议组织部门会议内容概要参会人员缺席人员会议发言记录会议成果记录人2公司会议记录表二会议名称会议召开时间地点会议主持人会议记录人参会人员缺席人员人员统计1应到人、实到人2缺席人员情况说明会议内容1公司相关信息通知2工作总结与评估部门

16、主要内容发言人3会议讨论或决议的事项（1）讨论的内容（2）决策的事项会议形成的决议十一、提案管理记录表提案编号提案人所属部门提案类别技术工艺 设备 行政人事 其他（请注明）提案事项审核结果试用 可以考虑 不佳实施结果奖励情况十二、员工提案评定表提案人所属部门提案日期评定日期提案名称及内容概要提案评定评定标准评审意见评分经济效益应用范围成本收益分析其他审核小组综合意见总经理意见十三、员工奖惩记录表姓名所属部门奖惩事项描述奖励惩处表扬奖金记功其他警告罚款记过其他十四、员工违纪处理表姓名所在岗位所属部门入职时间主要违纪事实所在部门意见及处理办法部门领导签字：日 期： 年 月 日 人力资源部门意见部门

17、领导签字：日 期： 年 月 日相关领导意见部门领导签字：日 期： 年 月 日十五、会议管理流程会后管理十六、出差管理流程审批十七、提案管理流程公司高层十八、会议工作评估表评估内容评估意见会议准备1时间安排的合理性2会场布置（1）灯光效果（2）音响效果（3）座次安排3邀请函的制作会议进行1准时开会2议题明确3会议气氛议题明4后勤服务供应（1）茶水、饮料供应（2）人员就餐安排（3）休息室的安排（4）住宿安排5临时突发性状况的处理会后工作1会议决策拟草的及时性2会议决策的执行3费用开支4其他第五章 安全保密管理一、安全主管岗位职责进行员工出入管理，保障员工安全二、安全专员岗位职责 制定人员出入管理规

18、定，保障员工工作时间内的人身安全三、电梯设备巡视记录表巡 视 时 间备 注电 梯 编 号序号运行监控项目1机房温度、湿度2曳引电动机温度、润滑油、紧固情况3减速箱油位油色、连轴器紧固情况4限速器、机械选层器运行情况5控制柜的继电器工作情况6制动器7变压器、电抗器、电阻器8对讲机、警铃、应急灯9轿箱内照明、风扇10厅外轿内指层灯及指令按钮11厅门及轿门踏板清洁12开关门有无异常13井道底坑情况14各种标示物及救援工具情况15电梯运行舒适感电梯值班员：负责人：四、电梯维修保养记录1电梯月维修保养记录维修保养项目清理检查调查记录不良情况部分记录及处理结果机房1曳引轮清洁2限速器及电器接点检查3制动闸瓦磨损检查4选层器详查5控制柜各机电接点清洁，各接触器、继电器电阻机