湖北数字档案馆建设指导规程.docx

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湖北数字档案馆建设指导规程

湖北省数字档案馆建设指导规程

2016年4月

前言

数字档案馆是依存和依附于传统实体档案馆的一种现代化升级形式，旨在运用信息化技术，为源源不断产生的数字档案资源提供一个可以长期保存和方便利用的场所和环境。

数字档案馆是新型档案馆建设的主要内容，也是我国档案事业的发展方向，同时又是未来智慧档案馆建设的基础。

本规程的编制以国家档案局编制的《数字档案馆建设指南》和《数字档案馆系统测试办法》等相关标准规范为基本依据，以数字档案馆建设的理论与技术为指导，综合借鉴了兄弟省市数字档案馆建设的经验与成果。

在本规程的编制过程中，广泛征求了各界意见，对主要问题进行了专题论证，并就具体内容进行了反复讨论、修改、完善，最终形成定稿。

本规程由湖北省档案局负责解释。

各单位在执行过程中发现的问题和提出的意见建议，请随时反馈给湖北省档案局电子档案管理处（地址：

武汉市武昌区洪山路87号，邮政编码：

430071）。

本规范起草总负责人：

吴绪成。

本规范主要起草人：

金萍、丁梅君、项敏刚、刘红、童英、汪明、牛渭涛。

1范围

本规程规定了数字档案馆建设的基本目标、建设内容、功能配置和软硬件基础设施设备配备，适用于湖北省县级以上国家综合档案馆的数字档案馆建设。

湖北省各专业档案馆的数字档案馆建设可参照执行。

2引用标准

下列文件对于本规程的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本标准。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本规程。

DA/T18-1999档案著录规则

GB/T18894电子文件归档与管理规范

DA/T46-2009文书类电子文件元数据方案

DA/T47-2009版式电子文件长期保存格式需求

DA/T48-2009基于XML的电子文件封装规范

DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范

DA/T31纸质档案数字化技术规范

DA/T43-2009缩微胶片数字化技术规范

DA/T15磁性载体档案管理与保护规范

GB50174－2008电子信息系统机房设计规范

GB50311综合布线系统工程设计规范

GB17859-1999信息安全技术计算机信息系统安全保护等级划分准则

GB/T24363-2009信息安全技术信息安全应急响应计划规范

GB/Z24364-2009信息安全技术信息安全风险管理指南

GA/T671-2006终端计算机系统安全等级技术要求

厅字〔2009〕39号《电子文件管理暂行办法》

档办〔2010〕116号数字档案馆建设指南

档发〔2012〕7号《电子档案移交与接收办法》

档办发〔2014〕6号数字档案馆系统测试办法

3术语和定义

下列术语和定义适用于本规程。

3.1数字档案馆

是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对数字档案资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案资源进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息共享服务的档案信息集成管理系统。

3.2数字档案资源

是指以电子存储介质作为载体、以数字信息作为存储与传输方式，通过计算机、数码设备及网络等信息化设施设备进行记录、传输、存储和利用的文字、图表、图形、图像、多媒体和数据等档案信息的统称。

3.3原生电子档案

原生电子档案又称原生数字档案。

是指由计算机、数码相机及其它数字设备和办公自动化系统生成，并按档案管理规范进行归档管理的文字、图表、图形、图像、多媒体和数据等各种原始电子记录。

原生电子档案的初始形态是数码形态，依存的环境是电子环境，包括其从产生形成到归档管理、长期保存和提供利用的全生命周期，都是依存、依附于数码形态和电子环境，并以此区别于传统载体档案数字化成果。

3.4档案数字化

是指采用扫描仪或数码相机等数码设备将传统方式记录的档案转化为可被计算机识别和处理的数字档案信息的过程。

档案数字化包括纸质、照片、模拟录音录像带、缩微胶片等各类档案的数字化。

3.5档案级光盘

是指耐久性达到特定要求、各项技术指标优于工业标准的可记录光盘。

档案级光盘归档寿命大于20年。

3.6在线存储

是指数据存储于在线运行的服务器及其他存储设备中，可供用户随时读取，满足计算平台对数据访问速度要求的一种存储方式。

3.7近线存储

主要定位于在线存储和离线存储之间的应用。

指将不经常访问的数据存放在性能较低的存储设备上,但同时对这些设备又要求寻址迅速、传输率高。

因此，近线存储对性能要求相对不高，但又要求具备相对较好的访问性能。

同时，多数情况下由于不常用的数据比重较大，也就要求近线存储设备容量较大。

3.8离线存储

用于对在线、近线存储的数据进行备份，以防范可能发生的数据灾难。

离线存储的数据不常被调用，不需要实时读取，一般也远离系统应用。

3.9元数据

是指描述描述文件的背景、内容、结构及其管理过程的数据。

3.10三员管理

"三员"即系统管理员、安全管理员、审计员。

通过将相应的权限分配给系统管理员、安全管理员、审计员，形成"三员"相互独立、相互制约的格局，再配合制度建设，可以有效地加强信息系统安全保密管理，降低系统风险。

4基本目标与建设内容

4.1基本目标

数字档案馆建设的基本目标是：

依托国家和当地信息化基础设施建设环境，充分利用互联网、政务网、办公自动化局域网等网络平台，以先进理念为指导，以信息化技术为手段，集成建设满足数字档案资源“收、管、存、用”全生命周期管理，又能确保安全的档案信息管理系统，加速推进数字档案资源的自动化管理以及分层次多渠道开发利用和共享服务。

充分利用微信、APP等移动智能平台，作为数字档案馆建设的有机组成部分和有益补充，面向社会公众推介开放档案信息。

4.2建设内容

数字档案馆建设内容主要包括：

基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、安全保障体系建设、规章制度建设和人才队伍建设等。

建设工作要坚持目标导向，加强顶层设计，深耕功能需求，着眼全程管理，综合运用先进方法和多种措施，保障数字档案资源的真实、完整、可用和安全。

坚持发展导向，注重前瞻性、可拓展性和升级换代，最大限度地降低系统对特定软硬件的过分依赖。

坚持利用导向，针对不同对象和权限，通过不同渠道和方式，提供多种类型的数字档案资源，方便快捷地满足各类用户的档案检索和查阅意愿。

具备条件的档案馆，可向物联网、大数据、智能馆库等更高层次的目标发展，为未来智慧档案馆建设打下坚实基础。

5基础设施建设

基础设施是数字档案馆的物质构成和基本保障。

主要包括中心（数据）机房建设、硬件设施建设和系统软件建设。

要按照数字档案馆建设的基本目标，建设配备满足当前馆藏档案数字化全部数据和今后一个时期增长数据管理与服务双重需求的软硬件基础设施。

5.1中心（数据）机房建设

中心（数据）机房是数字档案馆的物理空间和第一道安全屏障。

主要包括机房选址和机房建设两大内容。

5.1.1机房选址

机房选址应远离强电磁场、强振动源、强噪声源及粉尘、油烟、易燃、易爆等场所和区域，避免在卫生间、厨房、动力站房及实验室等区域的垂直上下方，且不宜在有水、有火等隐患房间的隔壁及建筑物的顶层和底层。

对设在多层或高层建筑物内的机房，确定位置和面积时，应对管线敷设、设备运输、结构荷载、雷电感应和人员办公等因素进行综合分析和性价比较。

5.1.2机房建设

机房建设应符合《电子信息系统机房设计规范》（GB50174－2008）规定的B级要求，充分考虑安全需要。

机房的机器设备用房与人员办公用房应合理分开。

机房的墙面或顶面应有防水汽设施，地面应做防水和防静电处理。

机房应配备防盗门窗及门禁设施、视频监控设施和环境监控报警系统等。

消防系统可选择洁净气体灭火系统，供电系统应采用双路供电并配备不间断电源。

机房内应配备专用空调，温湿度应控制在开机温度18-28℃、湿度35%-75%，关机温度5-35℃、相对湿度20%-80%的范围内。

5.2硬件设施建设

硬件设施是数字档案馆的主体骨架和经脉系统。

主要包括硬件设备和网络构成。

5.2.1硬件设备

硬件设备主要包括网络设备、存储备份设备、音视频设备、安全设备、档案数字化设施设备等。

具体配置可根据档案业务需要合理选择。

5.2.1.1网络设备

网络设备主要包括交换机、路由器、服务器等。

交换机的主要功能是网络数据交换。

二层交换机没有路由功能，三层交换机具有简单的路由功能，所面对的主要环境是简单的局域网连接，路由路径远没有路由器复杂，在局域网中的主要用途是提供快速数据交换功能，满足局域网数据交换频繁的应用特点。

路由器的主要功能是实现不同类型网络之间的互联，如局域网与广域网之间的连接、不同协议的网络之间的连接等。

路由器路由功能强大。

交换机和路由器是主要的网络设备。

三层交换机适用于数据交换频繁、路由需求简单的局域网中；路由器适合于数据交换不是很频繁的不同类型网络的互联，如不同类型的局域网之间、局域网与互联网的互联。

服务器的配置一般包括网络服务器、应用服务器、存储服务器三种类型。

网络服务器包括内网服务器、外网服务器等；应用服务器包括办公自动化系统服务器、档案管理系统服务器、档案查询利用系统服务器等；存储服务器包括各类档案数据库服务器和双机热备服务器等。

服务器的类型、数量和品质，取决于系统布局和实际需要，可根据网络架构、数据规模、应用层次、用户数量及访问量和系统安全性、稳定性等因素综合确定。

5.2.1.2存储备份设备

主要包括存储服务器、磁盘阵列、移动硬盘、磁带及档案级光盘等。

其中，存储服务器、磁盘阵列一般用于数据存储，适用于数据量较大的单位。

移动硬盘、磁带、档案级光盘等一般用于数据备份。

在目前技术环境下，从保管期限比较，在标准保存环境下，档案级光盘保管期限最长，移动硬盘和磁带次之；从使用便利性和读取速度比较，移动硬盘最优；从容量比较，移动硬盘容量最大，磁带次之，档案级光盘最小；从单位价格容量比比较，移动硬盘最高。

但移动硬盘有保管期限不长，相对容易损坏等缺点。

备份介质的选择应当遵循国家相关标准，并进行定期检测和数据迁移。

5.2.1.3音视频设备

音视频设备适用于多媒体档案信息的采集、转换、处理等工作。

主要包括数码相机、数码摄像机、磁带录音机、磁带录像机、底片扫描仪、模拟音视频采集转换设备、编辑设备等。

5.2.1.4安全设备

安全设备主要包括防火墙、入侵防御系统、漏洞检测系统、安全审计系统、网络行为管理系统和无线安全管理、保密安全管理设施设备等。

数字档案馆建设要遵循信息安全保护的要求，配备必要的安全设备，并配合必要的人防、技防措施。

要通过防火墙、入侵防御等保障数字档案馆系统及其数据不被非法入侵和窃取，通过安全审计系统对网络行为进行跟踪审计和管理，通过双机热备增加系统运行的稳定性、容错性和安全性。

5.2.1.5档案数字化设施设备

档案数字化工作用房不宜设在地下室等低洼潮湿地带，应选择人员往来不频繁的地方。

室内应配备不间断电源、消防设施、防盗门窗、档案存放框架、工作人员随带物品存放框架等；档案数字化扫描设备及存储设备应当指定专人管理，拒绝与任何外网相互连接，并采用相应的技术和管理措施，确保档案信息安全可控；数字化加工场所应实行封闭管理，配备相应的门禁系统和视频监控系统等安全管理系统。

外来人员参观访问的线路要科学规划和周密安排，并配备相应的设施设备，堵塞安全漏洞和隐患。

采取政府购买服务的方式进行档案数字化加工，应在合同中加强对设施设备和加工场所管理的约定，严格遵守相关规定，确保档案实体安全和档案信息安全。

5.2.2档案信息网络

档案信息网络主要由局域网、电子政务网、互联网档案网站等组成。

按照安全保密的要求，涉密网与非涉密网必须实行物理隔离。

互联网档案网站可自主建设、自行管理，也可委托建设、委托管理。

局域网：

档案馆的内部网络，可分为内网和外网。

内网与互联网必须实行物理隔离。

档案馆的基础数据库平台应部署于内网，独立建设，并与其他应用系统分开，实行专人封闭管理模式，满足数字档案资源入库、整理、提取等日常管理的需要；档案馆应根据不同需求从基础数据库平台提取相应的档案数据为不同的网络平台提供分层次、多渠道的共享服务。

档案馆的

现场查阅平台，应部署于内网，检索界面应当采用智能搜索模式（如“XX搜索”），为查档人员提供服务。

档案馆的办公自动化平台应与数字档案馆平台同步规划、同步建设。

电子政务网：

电子政务网是连接党政机关的网络平台，一般分为电子政务内网和电子政务外网。

档案馆应依托电子政务内网，部署电子档案移交管理系统，在线接收各立档单位已经归档、按规定应当移交进馆的电子档案并提供相应服务；应依托电子政务外网提供非涉密档案信息共享服务。

互联网档案网站：

互联网档案网站是档案馆依托互联网实现档案公共服务的有效窗口和重要平台，应当坚持以用户需求和主动推介档案信息为导向。

社会公众“足不出户、轻点鼠标”可以通过互联网档案网站检索和查阅档案信息。

档案馆也可以通过互联网档案网站，宣传档案工作，普及档案知识，弘扬档案文化，彰显档案价值，实现档案工作社会效益的最大化。

互联网档案网站应当坚持“内容为王、界面友好，依法依规、开放共享”的建设原则，最大限度地满足社会公众对于档案资源和档案文化的双重需求。

5.3系统软件建设

数字档案馆的系统软件，主要包括计算机操作系统和应用系统如数据库管理系统、备份恢复系统、相关中间件、应用支撑系统等。

数字档案馆建设单位可根据数字档案馆的功能需求和相关部门的工作要求配备相应的系统软件。

如电子政务应用系统等。

6应用系统建设

应用系统是数字档案馆实现工作目标的工具、窗口和灵魂。

主要是开发或购买相应的应用软件，实现数字档案资源管理与服务的网络化、自动化、智能化。

档案应用系统应当根据数字档案资源“收、管、存、用”4项基本功能，以及系统日志管理、用户权限管理、数据备份与恢复、系统及数据安全维护等保障功能，统一规划，科学配置，构成链条，形成闭合和完整体系。

档案应用系统还应具备良好的可拓展性，便于根据社会信息化的发展程度和档案管理的实际需求，不断更新升级，提档增效。

6.1收集功能要求

收集功能主要是指档案馆对立档单位移交数字档案及其元数据的接收。

同时可以满足档案馆对于社会散存数字档案及相关重大专题数字档案的收集。

内容包括传统载体档案数字化成果、依托计算机和办公自动化系统生成的原生电子档案、依托其他数码设备生成的多媒体档案及档案数据库的接收、征集和采集。

6.1.1应当根据立档单位移交数字档案及其元数据的类型和规模，在档案馆建立有序衔接接收机制的基础上，构建整个移交和接收过程责权明晰、程序规范、手续完备、可以追溯的全程跟踪管理体系，从源头上保障数字档案资源的真实、完整、可用和安全。

6.1.2应当根据网络条件、档案移交接收战略及工作人员业务熟练程度，提供在线移交接收和离线移交接收两种选择方式。

6.1.3应当能够方便快捷地实现批量数据导入或导出。

6.1.4应当能够实现对接收数字档案资源真实性、完整性、可用性和安全性的验证。

6.1.5应当具备多种数字档案资源的自动化或人工采集、分离和挂接。

6.2管理功能要求

管理功能是指能够辅助档案馆实现对移交接收的各类数字档案资源进行整理、分类、排序、著录、检索和统计等操作，并能辅助实体档案管理，最大限度地降低人工成本，提高工作效率和精准度。

6.2.1应当按照设定的分类方案，将数字档案资源存储到相应的档案管理系统之中，并可根据管理要求进行适当调整。

应当具备多种分类方式、数据组织功能及数字档案编目功能，并可定制、可扩展。

6.2.2应当能够实现对冗余档案数据的过滤。

6.2.3应当能够实现数字档案资源抽取和添加元数据等操作。

6.2.4应当能够辅助人工完成对数字档案资源的鉴定。

6.2.5应当能够建立数字档案内容数据及其元数据等相关数据的持久性联系，方便形成长期保存数据包和多种形式利用数据包。

6.2.6应当能够实现对不同类型、数量、保管期限、形成单位、形成时间等相关元素按照设定的要求进行统计、打印输出的功能。

6.2.7应当能够辅助完成调卷、出入库登记、档案位置指示、保管状况描述等辅助实体档案管理。

6.2.8应当能够定制档案业务流程或进行业务流程再造。

6.3保存功能要求

保存功能旨在实现数字档案的长久保存和安全可用。

主要包括两个方面要素：

一是长久保存策略的确定；二是存储架构的选择。

6.3.1长久保存策略

档案馆应当重视研究并实施数字档案资源的长久保存策略。

包括数字档案存储格式的选择，及数字档案备份、检测和迁移等技术方法的采用等。

6.3.1.1数字档案长久保存策略应当坚持安全可靠和经济可行的原则。

6.3.1.2数字档案存储格式应当符合国家标准。

国家暂时未制定标准的，应当选择开放格式或主流格式。

纸质档案数字化副本应采用TIFF或JPEG格式，原生电子档案应采用PDF格式，档案数据的封装应采用基于XML的方式。

6.3.1.3档案馆应当根据数字档案资源的重要程度以及管理和利用需要，科学布局在线、离线、异质、异地备份方式，还可选择近线及分级等其他备份方式。

要指定专人加强对备份介质及其软硬件环境的监督、测试，发现问题，及时解决。

要确保备份数据在需要时能顺利恢复。

采用光盘备份时，应当选用档案级光盘。

6.3.1.4计算机软硬件以及技术或标准规范发生重大变化或发生重大事件时，应当对所存储（备份）的数字档案资源及其元数据采取数据迁移等方式进行技术处理，以保证其长期可读、可用和安全。

6.3.2存储架构选择

存储架构是指采取什么样的模式和方式存储数字档案资源及其元数据。

应当根据馆藏档案数据规模、类型和不同的管理目的，选用不同的存储架构并配备相应的设施设备。

安全性、稳定性、便利性是选择存储架构的首要条件。

在数字档案馆建设过程中，档案馆应根据覆盖全部馆藏、方便档案管理和满足用户需求的原则，在保障合理存储空间和较快传输速度的前提下，选择适当的存储架构和技术方法，构建适用的网络平台。

数据量大、利用频繁、利用点多的档案馆，可选择SAN、NAS、IP-SAN、虚拟存储等方式；反之，可选择DAS等方式。

6.4利用功能要求

利用功能是实现数字档案馆建设的终极追求和最高目标。

数字档案馆系统应当具备利用功能，面向用户提供档案检索和查阅服务。

6.4.1应当针对不同的网络平台和利用对象分别部署。

针对依托互联网档案网站的利用功能，应面向用户提供政府公开信息、开发档案目录及开放档案全文的检索和查阅服务，应当放在互联网档案网站首页的突出显眼位置，并配备相应的检索利用说明；针对电子政务网的利用功能，应当由电子政务网建设主管部门部署建设，档案馆可以提供指导，配备相应的档案检索和利用指南；针对档案馆现场查阅平台的利用功能，检索和查阅内容应包括档案目录及档案全文，控制信息要通过审批后方可查阅。

6.4.2应当秉承着眼用户、方便快捷、界面友好的原则，运用先进成熟的技术方法，提供多样化的检索利用工具，最大限度地满足利用者通过网络平台检索和查阅利用数字档案资源的需要。

6.4.3应当具备档案利用登记注册、利用审核审批、目录和全文检索、数据打印、非开放数据控制利用、利用过程记录监控，以及利用人次、目的、效果、件次、时间等统计和用户使用评价功能。

6.4.4应当能够为档案管理者和档案利用者提供在线互动、交流和远程共享。

6.4.5应当能够辅助利用者进行档案信息智能化编研和深度挖掘，开展数字档案增值服务。

6.4.7应当能够实现对用户、数据项、功能组件的角色授权。

6.5系统管理功能要求

系统管理功能是系统可靠、可控运行的保障。

6.5.1应当具备身份认证、用户设置与权限分配等用户管理功能。

6.5.2应当具备日志记录、操作审计功能。

6.5.3应当具备代码、数据字典管理功能。

6.5.4应当具备数字档案管理全要素业务流程管理与服务功能，并可随业务发展定制相关功能。

6.5.5应当具备档案数据导入、导出功能。

6.5.6应当具备档案数据库管理维护功能，如分库、合库、异构数据整合等功能。

7数字档案资源建设

数字档案资源建设是数字档案馆建设的动力源泉和价值取向。

目标是全面推进馆藏传统载体档案数字化，加快推进原生电子档案归档管理、规范移交和接收，构建覆盖全部馆藏的数字档案资源基础数据库（包括案卷级目录数据库、文件级目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库），分类推进各类专题档案数据库和开放档案数据库建设，促进各类数字档案资源应归尽归、应管尽管、应交尽交、应开放尽开放，努力实现数字档案资源管理和服务效益的最大化。

数字档案资源建设的主要构成对象包括传统载体档案数字化成果数据、原生电子档案等。

7.1档案数字化

7.1.1档案数字化是现阶段数字档案资源建设的基本来源和第一渠道。

档案馆应当加快馆藏档案全文数字化进程，实施档案数字化带动战略，促进传统载体档案的整理、鉴定、修复、统计、挖掘和保护等基础业务工作，全面提高档案管理水平和质量。

7.1.2要深入贯彻全面有选择的档案数字化方针。

对全部馆藏档案要分类排队，区分数字化和非数字化对象，制定档案数字化中长期规划和年度计划，按照利用优先、以用促建、边建边用、发挥实效的原则，分步有序推进全文数字化。

档案全宗、门类或专题较多的单位，应按全宗、门类或专题，有计划地整体推进档案数字化，防止遗漏、丢失、缺项或推倒重来。

档案全文扫描应符合《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31—2005）和《湖北省纸质档案数字化规程》（鄂档办[2014]56号）的要求，并要注重元数据的采集。

7.1.3档案馆推进馆藏档案数字化，应有针对性的目标。

馆藏档案最终应实现全部数字化。

现阶段，最低应达到以下要求：

馆藏纸质档案在50万卷以下的，档案馆全文数字化率应不低于70％；馆藏纸质档案在50-100万卷的，全文数字化率应不低于60％；馆藏纸质档案在100-150万卷的，全文数字化率应不低于50%；馆藏纸质档案在150万卷以上的，全文数字化率应不低于40％。

7.1.4档案数字化加工一般有自主加工和委托加工两种模式。

自主加工是指档案馆自行配备数字化加工设备，自行组织人力开展数字化加工。

这一模式适用于档案数量较少的单位和少量重要、机密程度高的档案数字化加工。

委托加工是指通过政府采购招标的方式，将计划数字化的档案委托专业公司实施加工。

这一模式的最大优势，是专业化程度较强，效率较高，适合规模化生产，适用于档案数量较多、种类较复杂的档案馆和立档单位。

需要注意的是：

档案馆数字化外包加工一定要加强合同约束、现场监管和流程控制，并加强对专业公司保密资质的审查备案，签订档案数字化保密协议，档案数字化相关人员要签订保密承诺书。

7.2电子档案收集

7.2.1档案馆应根据《电子档案移交接收办法》（档发[2012]7号）及相关法律、法规和规范性文件的要求,确定电子档案进馆范围、进馆时间、交接方式，建立、健全移交和接收的制度、机制；按照数字档案馆建设的基本技术要求，采用可靠的监管、控制措施和技术手段，确保电子档案的安全性、真实性、完整性、可用性。

7.2.2电子档案收集对象

7.2.2.1接收各级机关、团体、企事业单位根据电子文件管理规范要求，按照电子文件归档范围和保管期限表，对本单位职能活动中产生的电子文件进行归档后形成的电子档案；

7.2.2.2收集本地区重大活动、重大事件所形成的电子档案，收集其他具有保存、查考意义的电子档案或电子形式的记录（含网站和移动终端上产生的记录），接收有关机构、个人馈赠的电子档案等；

7.2.2.3应有针对性地与其他机构保存的电子档案进行交流、交换，以丰富馆藏、实现资源共享；

7.2.3收集电子档案时，可根据实际情况，采取在线或离线的方式。

档案馆应根据相关标准规范确定元数据构成、目录数据结构和全文格式。

格式不统一的，应设计插件或专门的数据转换程序进行