预算单位财务服务平台账务及报表管理操作手册.docx

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预算单位财务服务平台账务及报表管理操作手册

预算单位财务服务平台

账务及报表管理操作手册

北京中科江南信息技术股份有限公司

第一部分账务处理

1业务概述

2基本概念

期初数录入

会计科目的年初余额录入。

机制凭证

通过财政财务一体化接口，下载业务单据，根据系统设置的凭证模板自动生成的凭证。

冲销凭证

生成一张与被冲销凭证金额相同，但借贷方向相反的凭证。

自动转账

年终核算终了，将本年的收入支出转结余。

结转余额

年终核算终了，将本年的结余转入下年的期初。

3业务过程

略

4操作指南

4.14基础数据

基础数据，主要是添加本账套自己使用的会计科目、项目分类、指标类型、指标来源、功能分类、经济分类、预算单位、预算项目、资金性质、支出类型、部门、往来等数据。

登录系统，选择【账务处理】|【基础数据管理】菜单即可进行基础数据维护。

4.14.2增加基础数据

单击【增加】、【增加下级】按钮，系统弹出增加基础数据对话框。

如图4.1.1-1所示：

图4.1.1-1增加基础数据

【增加】按钮和【增加下级】区别是前者增加当前科目的同级科目，后者增加当前科目的下级科目。

如果没有选择科目则是添加一级科目。

单击【确定】按钮则完成操作返回主界面，单击【继续添加】按钮则可以继续添加当前科目的兄弟科目，单击【取消】按钮放弃操作返回主界面。

若基础数据已使用，则不允许增加其下级数据。

4.14.3修改基础数据

单击【修改】按钮，系统弹出基础数据修改对话框。

如图4.1.2-1所示：

图4.1.2-1修改基础数据

修改基础数据的操作参考【4.1.1-1增加基础数据】操作。

4.14.4删除基础数据

选择要删除的基础数据，单击【删除】按钮。

非末级基础数据不允许删除，如果基础数据公用而且选择的基础数据已经在系统中使用，也不允许删除。

4.14.5会计科目管理

登录系统，选择【账务处理】|【会计科目管理】菜单即可进行会计科目维护。

增加、修改、删除同上；统一维护方式下的会计科目不可以进行增删改操作，下级扩展的会计科目只可以增加下级和补挂辅助要素；参照维护方式下的会计科目可以自由进行增删改和挂辅助要素。

会计科目已经使用的不可以再修改。

4.14.6二级项目维护

说明：

二级项目维护，增加，删除，修改同上；添加项目时，有两个信息项“指标控制方式”和“资金控制方式”，如图4.1.5-1所示：

图4.1.5-1项目维护界面

控制方式有四种：

严格控制、预警、不控制、默认控制方式

作用：

控制凭证的录入、支付申请、借款申请、单位报账

指标控制方式：

（1）设置为“严格控制”，则保存凭证时会做校验，如果超出了可用指标额度，则不允许保存。

（2）设置为“预警”，录入的凭证如果超出了可用指标额度，仍允许保存，会弹出警告信息。

（3）设置为“不控制”，则超出指标额度，仍允许保存，也不会弹出警告信息。

（4）设置为“默认控制方式”，则按【指标管理】-【指标控制方式】设置的控制方式进行控制。

资金控制方式和指标控制方式处理一致，区别是判断依据为是否超出了可用指标/资金额度。

4.14.7银行账户对会计科目关联关系设置

银行账户对会计科目关联关系设置主要是启用特定银行账户下的会计科目。

登录系统，选择【账务处理】|【银行账户对会计科目关联关系设置】菜单，进入银行账户对会计科目关联关系设置主界面，如图4.1.11-1所示：

图4.1.11-1银行账户对会计科目关联关系设置界面

点击【修改】按钮，在上级元素列表中选择一个银行账户，然后对应在下级元素列表中勾选该银行账户下要启用的会计科目，点击【保存】按钮即可。

4.15期初数录入

期初数录入用于维护会计科目的期初余额，登录系统，选择【账务管理】|【期初数录入】，进入期初录入界面，如图所示：

图期初数录入主界面

白色背景为无辅助核算的末级科目。

例如101现金；

浅蓝色背景的为非末级科目，用户只需要录入其科目的末级科目的期初数，系统便会根据级次自动计算出数值，不需录入，例如401财政补助收入；

深灰色背景相对应的是带有辅助核算项的会计科目，例如：

40101基本支出。

点击【增加】按钮，录入会计科目期初余额，弹出界面如图所示：

图期初余额录入界面

点击会计科目，选择要录入期初余额的科目。

若选择的会计科目无辅助核算，则直接录入年初余额（若账套的建账日期不是年初，需录入借方累计和贷方累计金额。

），按【确定】按钮即可。

若继续录入，则按【继续添加】按钮。

若选择的会计科目为数量或外币核算科目，则如图所示：

图数量科目期初余额录入界面

除录入金额外，还要录入数量的年初及借、贷方累计数。

若选择的会计科目为辅助核算科目，则根据科目绑定的辅助核算类创建相应的录入界面。

如图所示：

图辅助核算科目期初余额录入界面

除录入金额外，还要选择对应的辅助要素明细信息。

点击辅助要素后面的按钮，即可弹出辅助明细选择界面。

如图所示：

图辅助要素选择界面

在主界面（如图）点击【修改】按钮，可以修改增加的期初，操作同增加期初。

在主界面（如图）点击【删除】按钮，删除期初。

（只能删除末级科目的期初）

全部科目的期初余额录入完毕后，点击【试算平衡】按钮，来查看借贷双方是否试算平衡，只有借贷双方数值一致，方可进行下一步的初始化确认操作。

如图所示：

图试算平衡

全部期初余额录入完成并进行试算平衡通过后，点击【初始化确认】按钮进行确认期初余额数据。

初始化确认后，期初余额将不允许修改、删除。

如果要继续修改期初，需要先撤销初始化确认，点击【撤销初始化】按钮，撤销初始化确认。

点击【导出】按钮，可将期初数导出excel表格；

点击【导入】按钮，可将excel、txt格式的期初导入到系统中；

在主界面（如图）辅助信息部分点击【增加明细】按钮，弹出如图所示：

图辅助信息增加界面

选定功能分类和预算项目并设定年初金额后点击【确定】按钮，或点击【继续添加】按钮，继续添加辅助信息。

在主界面（如图）辅助信息部分点击【修改明细】按钮，可对辅助信息进行修改。

在主界面（如图）辅助信息部分点击【删除明细】按钮，可删除辅助信息。

在主界面（如图）辅助信息部分点击【查找明细】按钮，将弹出”查找明细”框，可对编码、名称、金额进行模板查询。

注意：

试算平衡后一旦点击【初始化确认】按钮，年初数及辅助信息都不能增、删、改。

4.16凭证录入

系统支持手动记账和机制凭证自动生成两种方式。

机制凭证自动生成就是直接将下载下来的业务单据根据模板自动生成凭证。

手动录入凭证

登录系统，选择【账务处理】|【凭证录入】菜单，进入录入界面，如图4.6.1-1所示：

图4.6.1-1凭证录入主界面

界面左边显示当前会计期间的凭证列表，右边上半部分显示当前会计凭证明细分录，右边下半部分显示分录的辅助信息。

点击灰框所示的箭头按钮可隐藏或展现左侧的凭证列表。

点击红框所示“+”按钮可在凭证主表增加行数。

点击红框所示“×”按钮可在凭证主表删除行数。

点击蓝框所示向上、向下“箭头”按钮可调整主表数据显示顺序。

点击黄框所示复制按钮可在凭证主表复制当前行。

在凭证录入主界面（如图4.6.1-1）点击模板明细中【科目余额】按钮，可查看对应的科目余额界面，如图所示：

图4.6.1-2科目余额界面

在科目余额界面（如图4.6.1-1）中点击【查余额表】按钮，可查看对应的科目余额表，如图所示：

图4.6.1-3科目余额表界面

在凭证录入主界面（如图4.6.1-1）点击模板明细中【辅助余额】按钮，可查看对应的辅助余额界面，如图所示：

图4.6.1-4辅助余额界面

在辅助余额界面（如图4.6.1-4）点击【查余额表】按钮，即可查询辅助余额表，如图所示：

图4.6.1-5辅助余额表界面

在凭证录入主界面（如图4.6.1-1）点击【新增】按钮，进入录入状态，输入相关内容后，点击【保存】按钮或按“Ctrl+S”键保存该凭证，如图所示：

图4.6.1-6新增凭证状态界面

凭证录入操作：

（1）支持全键盘操作，录入完每一项可以敲回车键自动跳到下一项的录入

（2）摘要录入，输入摘要编码，回车后自动带出摘要内容，双击摘要框，可弹出摘要框，对常用的摘要进行维护，录入完当前分录，回车后，摘要信息会自动带入下行分录中。

（3）会计科目录入：

输入科目编码，回车后自动带出科目名称，也可通过设置按钮设置快捷键，默认点击回车会计科目自动弹出。

（4）录入金额后，系统自动找平金额。

（5）系统支持临时保存凭证，下次进入系统时可以调入临时凭证继续编辑。

（6）系统支持保存凭证模板，调入模板加快凭证录入速度。

录入会计科目后，如果科目挂有辅助核算，则自动弹出辅助核算录入窗体，如图4.6.1-7所示：

图4.6.1-7录入辅助核算界面

界面中辅助要素项，输入编码会自动带出名称，也可以通过点击右侧的选择按钮来选择要素。

录入完毕点击【确定】按钮，完成辅助核算录入，或点击【继续添加】按钮继续录入辅助核算。

4.14.2.1如何增加摘要模板

新增凭证时，双击摘要单元格，弹出选择摘要窗体，如图4.6.1.1-1所示：

图4.6.1.1-1选择摘要窗体界面

点击【增加】按钮，增加摘要，如图4.6.1.1-2所示：

图4.6.1.1-2增加摘要界面

摘要编码：

系统自动生成，也可以修改。

输入摘要内容，点击【确定】按钮，保存当前摘要信息，或点击【继续添加】按钮，继续添加新摘要。

4.14.2.2如何临时保存当前录入的凭证

条件：

当前处于新增凭证状态

在凭证录入主界面，点击【其他】|【本地保存】菜单即可，如图4.6.1.2-1所示：

图4.6.1.2-1本地保存菜单

下次进入凭证录入界面，点击【调本地】菜单，就可以将之前临时保存的凭证调出，直接进入新增凭证状态，可以继续编辑。

4.14.2.3如何保存凭证模板及调用模板

点击左侧凭证列表中某张凭证，然后点击【其他】|【存模板】菜单，进入保存模板界面，录入模板名称，点击【保存】按钮。

如图4.6.1.3-1所示：

图4.6.1.3-1凭证录入模板界面

下次新增凭证时，可以点击【其他】|【调模板】菜单，进入选择模板界面，选择一个凭证模板，点击【调用】按钮，就把模板凭证生成一张新凭证，进入待保存状态，编辑后保存，就完成一张新凭证的录入。

4.14.2.4冲销凭证

如果发现已经审核记账的凭证有错误或者需要核销凭证，可以在此处进行冲销处理。

系统会自动生成相应冲销凭证。

在凭证录入主界面，点击左侧凭证列表中准备冲销的凭证，点击【冲销】按钮，会生成一张与当前选择的凭证借贷方向相反的冲销凭证。

同时，左侧列表中，被冲销的凭证号显示时带“已冲销”字样。

4.14.2.1生成机制凭证

登录系统，选择【账务管理】|【凭证生成】菜单，进入机制凭证生成界面，如图4.6.2.2-1所示：

图4.6.2.2-1机制凭证生成界面

首先，进行凭证生成的设置，点击【设置】按钮，弹出设置界面，如图4.6.2.2-2所示：

图4.6.2.2-2凭证生成设置界面

在凭证生成设置界面，可以设置生成方式、是否预览、是否合并科目、辅助要素列等。

设置好后，点【确定】按钮，返回凭证生成主界面；支持按单据类型设置显示列。

设置了凭证生成模板以及凭证生成设置，就可以进行生成操作了。

在凭证生成主界面中，选择单据类型、单据状态（未生成）及单据日期，然后点击【查询】按钮，列表中显示出未生成凭证的单据记录，勾选单据，如图4.6.2.2-3所示：

图4.6.2.2-3机制凭证生成主界面

点击【生成凭证】按钮，如果设置中生成前要预览凭证，则弹出凭证录入保存界面，如图4.6.2.2-4所示：

图4.6.2.2-4凭证录入保存界面

点击【保存】按钮，该笔单据就生成了对应的凭证，支持单个保存、全部保存，同时支持拆分辅助录入。

对已生成的机制凭证，也可以撤销生成。

首先查询出状态为已生成的单据（也支持按凭证日期进行查询，点击单据日期的小三角，选择凭证日期进行查询）然后点击【撤销生成】按钮，即可删除该笔单据生成的凭证。

已生成凭证的单据也可以通过双击该笔单据，查看对应的凭证信息。

选择单据，点击指定关联凭证，弹出图4.6.2.2-5指定关联凭证界面，如图所示：

图4.6.2.2-5指定关联凭证界面

选择凭证号后点击确定，返回主界面，按凭证日期查询时显示已关联凭证的单据。

4.17凭证审核

登录系统，选择【账务管理】|【凭证审核】菜单，进入凭证审核界面，如图所示：

图凭证审核

界面有三个页签：

凭证列表、凭证信息、凭证视图，默认为凭证表表页签，用户可通过单击页签进行切换，如图：

图凭证审核-凭证信息

图凭证审核-凭证视图

列表界面中，将显示凭证总数、未审核、已审核、未记账、已记账凭证数；

点击【查询】按钮，可弹出凭证查询框，如图所示:

图凭证查询条件界面

点击【高级查询】按钮，界面会展开显示科目及要素查询条件，如图所示：

图高级查询界面

在凭证查询界面中，输入要审核的凭证的信息，可以快速定位到该凭证。

如果不输入任何条件或者默认系统选项，点击【确定】，则所有当前会计期间的凭证均会顺序列出。

点击会计期间下拉列表，即可按所选会计期间进行查询；

点击凭证状态下拉列表，即可按所选凭证状态进行查询，状态包括：

全部、未审核、已审核未记账、已记账；

点击凭证信息页签，即可查看该凭证明细，如图所示：

图凭证审核-凭证信息

在凭证信息页签界面，通过单击【首张】【上一张】【下一张】【末账】进行凭证定位；

选中未审核的凭证记录，点击【审核】按钮将选中的凭证进行审核，审核成功将弹出“审核成功”提示框，而且系统会自动更新凭证状态为已审核。

注意：

若为多条凭证同时审核，其中有不满足审核条件的凭证时，系统审核不通过。

对于已审核的凭证，点击【销审】使已审核凭证回到未审核状态。

【凭证批量审核】界面同凭证审核界面，支持不同制单人的单据同一人可以审核。

具体操作同凭证审核。

4.18凭证记账

登录系统，选择【账务管理】|【凭证记账】菜单，进入凭证记账界面，如图所示:

图凭证记账

点击【查询】按钮，可弹出查询框，参考凭证审核，图。

凭证记账的相关操作可以参考凭证审核。

选择状态为“已审核”的凭证，点击【记账】按钮，完成记账操作，凭证状态变为“已记账”

同样，选择状态为“已记账”的凭证，点击【反记账】按钮，可以重置凭证状态为“已审核”状态。

【凭证批量记账】界面同凭证记账，区别是可以一次性记账多笔单据，具体操作同凭证记账。

4.19凭证查询

登录系统，选择【账务管理】|【凭证查询】菜单，进入凭证查询界面，如图所示:

图凭证查询

点击凭证信息页签，可查看该凭证明细信息，如图所示；

图凭证查询信息

其他操作参考凭证审核；

注：

如当前登录用户是凭证的制单人，对查询后的凭证可直接进行修改；

4.20凭证调号

凭证调号是对某一会计月份的所有凭证按凭证日期顺序、按制单人调号、手工调号进行重新排号，可查重查漏、凭证对调、凭证移动、补空号使凭证号连续。

登录系统，选择【账务管理】|【凭证调号】菜单，进入凭证调号界面，如图所示：

图凭证调号界面

选择会计期间后，下方凭证列表会自动刷新，列出所选会计期间的凭证，点击【按日期顺序调号】按钮，自动生成新的凭证号，如图所示：

图凭证调号界面

点击【保存】按钮，保存调整后的凭证号；点击【取消】按钮，放弃调号。

点击【手工调号】，可选择将几月份的几号凭证调到几号凭证后面，也可选择自由调号，手工在凭证的新凭证号处录入新的凭证号，如图所示：

图手工调号

点击【保存】按钮，保存调整后的凭证号；点击【取消】按钮，放弃调号。

点击【查看重漏】，系统可检查当前会计期间，是否存在重号、漏号，如图所示：

图凭证重号漏号

点击【按制单人调号】，系统可按制单人的顺序进行排号；

点击【凭证对调】，系统将弹出凭证对调框，如图：

图凭证对调

【确定】后，将设定的两张凭证进行对调；

点击【凭证移动】，可将指定凭证移动到所设凭证的前面或后面，如图：

图凭证对调

点击【补空号】，当前界面变为可编辑状态，系统会自动在新凭证号处填充空号，用户检查后，可点击【保存】进行保存，点击【取消】按钮，取消本次操作，如图：

图补空号

4.21科目汇总表

登录系统，选择【账务管理】|【科目汇总表】菜单，进入凭证汇总主界面，如图所示：

图凭证汇总表主界面

通过设置汇总方式、凭证类别、会计期间以及凭证号然后点击【查询】按钮，即可查出汇总表的具体情况。

汇总方式：

凭证编号、日期范围；

4.22凭证打印

登录系统，选择【账务管理】|【凭证打印】菜单，进入凭证打印主界面，如图所示：

图凭证打印界面

点击【查询】按钮，可以查询需要打印的凭证。

格式设置

点击【格式】按钮，出现凭证格式设置的界面，如图所示：

图凭证格式设置

在凭证格式设置界面中，可以进行详细的设置，包括：

设置每页打印凭证数；

设置每页凭证分录数；

是否套打；

科目名称显示打印：

只显示末级、首级和末级科目等；

辅助要素是否打印，辅助要素打印的级次编码等；

可选择已存在的打印凭证模板，按照不同要求设置凭证模板格式。

设置完成后，点击【确定】按钮，即可按定义的格式显示打印凭证数据。

模板设计

系统默认常用的凭证模板文件。

若用户有特殊的打印要求，可通过模板设计进行自定义凭证的打印模板。

点击【模板设计】按钮进入模板设计器。

如图所示：

图模板设计界面

进入时默认显示为当前模板，用户可以通过对项目的增删，以及各项目的位置的移动调整来设计自己需要的凭证打印样式。

不过一般情况下，用户可以不用调整此处，可以采用系统默认的打印样式进行打印即可。

页面设置

在打印前可以对页面设置进行调整，点击【页面设置】按钮弹出页面设置对话框。

如图所示：

图页面设置界面

在页面设置中，可选择纸张大小、纸张来源、打印方向、页边距、切换打印机等。

凭证打印

点击【打印】按钮：

打印当前显示的此张凭证；

点击【批量打印】按钮：

打印选择的凭证或者当前列表的所有凭证；

点击【终止打印】按钮：

在开始打印后，可以终止打印过程。

打印机设置

对纸张大小和方向，打印机名称等的设置。

如图所示：

图打印设置界面

选择纸张大小的下拉菜单选择纸张大小，选择来源和方向，点击确定保存，即可打印。

4.23账簿查询

账簿查询提供了基本账簿的显示和打印，可按照不同条件定义账簿查询内容。

其中账簿主要包括总账、明细账、余额表、交叉统计表、多栏明细账、支出明细表、收入明细表、财务信息统计表。

账簿定义及基本操作

账簿中各种账表的使用操作是一样的，我们以明细账的定义及设置为例，登录系统，选择【账务管理】|【明细表】菜单，进入账簿查询页面，如图所示：

图账簿查询页面

（1）账簿定义：

点击【账簿】按钮，进行账簿定义，点击【添加】按钮，定义一个新的账簿查询，如图所示：

图账簿定义

在基本信息项目里录入账簿名称，选择账簿类型，选择支出科目是否显示功能分类，在分组要素里选择账簿的分组条件，如图所示：

图账簿分组条件设置

分要要素框中可通过上下箭头设置要素的显示顺序；通过设置扩展级次，决定要素的加载级次；

在条件要素里设置账簿查询筛选条件，如图所示：

选择某一条件要素后，在下方默认值处可以设置该条件的要素，设置后在账簿查询界面显示默认条件。

图设置账簿查询条件要素

设置好以上基本信息、分组要素及条件要素后，点【保存】按钮，完成账簿定义。

条件要素决定在账薄界面上，哪些要素可做为查询条件，方便查询定位；

（2）账簿格式设置：

在账簿查询界面，如图所示，点击【格式】按钮，进入格式设置界面，如图所示：

图账簿格式设置

（3）账簿页面设置：

在明细账主界面（图，点击【页面】按钮，可对打印内容、打印机、页眉页脚、页边距、表头表尾等进行设置。

如图所示：

图账簿页面设置

（4）账簿导出：

在明细账主界面（图，点击【导出】按钮，可将当前账簿数据导出为EXCEL文件进行保存。

如图所示：

图4.13.1-7账簿导出

在明细账主界面（图，点击【全部导出】，可弹出批量导出对话框，如图所示：

图批量导出

可指定会计科目，也可选择全部；

点击【浏览】选择导出文件存放地址；

点击【开始导出】按钮，进度条显示导出进度，日志列表框显示导出日志；

（5）账簿分页显示：

在明细账主界面（图，账簿可以设置分页显示方式，如图所示：

图账簿分页

分页：

用于设置账簿是否进行分页显示；

每页行数：

用于指定一页显示的数据行数，根据此行数进行分页；

页码：

用于指定当前显示的页码，也可以通过后面的按钮改变当前显示页码。

（6）账薄打印：

在明细账主界面（图，点击【打印】向下箭头，显示下拉列表如图所示：

图打印

点击【打印当前页】，将只打印当前选定科目的明细账；

点击【打印账薄启用表】，将弹出批量打印账薄启用表界面，如图所示：

图账薄启用表

在批量打印账薄启用表界面（图，点击【导出】按钮，可将账薄启用表导出为excel格式文件；

在批量打印账薄启用表界面（图，点击【打印】按钮，即可按页面设置的情况进行打印；

点击【打印账薄目录】，进入打印目录界面，如图所示：

图打印目录

在打印目录界面（图点击【定位】按钮，可弹出查找框，在查找框中输入内容，可实现快速定位；

点击【打印账薄】按钮，弹出批量打印框，如图所示：

图批量打印

在批量打印框中，设置打印范围、奇偶页及打印间隔时间后，点击【开始打印】即可打印，点击【终止打印】将终止正在进行的打印操作，点击【取消】按钮，取消当前操作，返回账薄主界面；

（7）打印范围设置

在明细账主界面（图，点击【打印范围设置】按钮，可弹出打印范围设置框，如图所示：

图打印范围设置

科目组合树中的底级科目:

组合树的中最末级科目；

科目组合树中的全部科目：

合树中所有要素科目；

科目组合树中的各要素的底级科目：

只打印组合对中各要素的末级科目；

（8）账簿自定义查询

如果页面显示的查询条件不符合用户需求，可以自定义账簿条件进行查询，自定义界面如图所示：

图自定义账簿界面

选择分组要素和条件要素后保存，在账簿界面点击查询，即按自定义条件进行查询。

总账查询

总账查询既可查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，也可查询所有明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。

登录系统，选择【账务管理】|【总账】菜单，进入总账窗体，如图所示：

图总账界面

查询条件：

（1）凭证类型：

可选择某一个凭证类别，为空时，系统认为是所有凭证类别；

（2）期间范围：

可选择某会计期间的科目总账情况；

（3）显示级次：

指定科目组织树的显示级次；

（4）余额方向：

默认、借方、贷方；

账簿联查：

双击总账表中月合计，可以查看对应的明细表。

明细账查询

登录系统，点击【账务管理】|【明细账】菜单项，弹出明细账的查询窗体，如图所示：

图明细账界面

双击明细账记录，可查看对应凭证明细信息；制单人可联查到凭证明细信息后，对凭证进行修改；

注：

选中分页复选框后，打印账薄启用表、打印账薄目录、打印薄才可用；

余额表查询

登录系统，选择【账务管理】|【余额表】菜单,如图

图余额表查询界面