大型会议会展策划方案2篇.docx
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大型会议会展策划方案2篇
大型会议会展策划方案2篇
Largescaleconferenceandexhibitionplanningscheme
编订：
JinTaiCollege
大型会议会展策划方案2篇
前言：
策划书是对某个未来的活动或者事件进行策划，是目标规划的文字书及实现目标的指路灯。
撰写策划书就是用现有的知识开发想象力，在可以得到的资源的现实中最可能最快的达到目标。
本文档根据不同类型策划书的书写内容要求展开，具有实践指导意义。
便于学习和使用，本文档下载后内容可按需编辑修改及打印。
本文简要目录如下：
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1、篇章1：
大型展会策划方案
2、篇章2：
大型展览会活动策划方案
篇章1:
大型展会策划方案
一、确定举办目的
举办一场展览会，首先要确定其目标。
活动项目能准确达到目标的展览会议服务才是成功的。
通常我们的目标为：
宣传公司形象、促进产品的销售、展示新产品、密切联系用户、对市场的信息动态和市场需求的深度把握等。
二、选择适合场地
选择合适的场地是参展计划中重要的一部分，首先须考虑的是人群流动的方式，了解人潮在整个展览会场移动的方向，再依此挑选摊位。
是否将摊位设在竞争对手隔壁引起颇多厂商的争论，厂商可将这样的摊位有效利用，积极展示自己产品优于竞争者的地方。
如果在展览期间须要使用悬挂牌示或罩盖，则须选择有足够高度的地点，避免挡住可见度。
三、参展背景分析
例如：
专业性、品牌性、权威性、国际性
四、参展安排
（一）、展前准备：
1.参展主题的确定；
2.展位的确定；
3.展台设计与搭建；
明确的参会主题、优质的展位就一定能达到我们预期的效果吗？
[键入文字]
如果没有专业细致的展位布置，怎样体现出专业性、品牌性、权威性、国际性？
大家参展的目的都是一样的,参加展览会是提升企业知名度，宣传与推介新产品或服务的好机会，而参加展览会也已成为部分企业经营战略的一部分，如何有效地充分利用展览会，让展览会成为现代企业最佳的销售与营销工具，实现企业的长期经营目标，则是许多企业关注的核心问题。
在展台设计与搭建时就要围绕这个中心，总结如下：
展台的设计要突出主题、强调个性，同时要在空间和气氛上给观众一种亲和力而且要方便交谈。
充分利用各种可能的要素，例如，展台的形成、材料、音响、光线、色彩和其他装潢用品，不断给观众以新鲜感，刺激其好奇心，使他们对展台产生兴趣，进而产生与展览者谈话的愿望。
通常，“展位布置”我们会外包给专业的AV设备租赁公司，选择信誉好、责任心强、价格合理的租赁公司会给我们减少很多工作量。
我们公司通常外包给光点（北京）传媒，xxxxxxx可以咨询一下。
4．如何有效的邀请准客户：
①尽量早一些通过发送邀请函的方法约准客户参加，便也对方安排日程。
会展开始前一天进行提醒。
②准备一些可以一分为二的礼品，并印有公司标志（等于许多流动的广告牌在免费为公司作宣传），把其中之一在展前先随邀请函寄给准客户，让他们必须到展位上才能凑成完整的一份礼品。
[键入文字]
（二）、展中促销
1．产品促销活动：
当场签订合同的客户给予一定的优惠或给予有分量的礼品，促使有意向（犹豫）的客户当场签单，毕竟夜长梦多。
2．展中的注意事项
细节决定成败，在参展过程度需要注意一些细节。
①参展人员除统一着装和佩带公司标识的胸牌外，需特别注重自己的形象。
给客户不好的印象。
只要能到你展位驻足一下，起码他还是有一定的兴趣，你就应主动表示欢迎。
②主动拜访一下这些同行，这里指的同行，并非指同一种产品的企业，而是指同一类产品的企业。
向他们推荐你的产品，将样本留给他们几份，也向他们索取样本，起到资源互补共享的效果。
③展会上经常会碰到同行中的探子，他们扮作客户来套你的价格和技术甚至客户资料，所以要保持警惕。
④每天参展结束后，要对当天的客户进行归类整理，并将谈话要点记录下来。
另外，根据客户谈话中所提出的需求判断今年的产品流行趋势，展后和公司决策层讨论新产品的.开发及推广。
3．每日工作流程
7:
30：
早饭后，负责人安排当日工作，各人领取当日所用物质8:
30：
准时到达布展地点
9:
00--11:
30：
招商工作进展
11:
30--13:
00：
负责人安排轮值午餐
13:
00--17：
00：
招商工作进展
17:
00：
清理物资及时递交日总结报告，填写报表
18:
30：
自由活动，或根据公司安排其他工作
4．展示会中的接待步骤
1、登记（客户的姓名、单位部门、联系电话、落实责任人等）
2、现场演示
3、介绍公司及产品背景
4、展示其他样机
5、将意向客户请至洽谈区促成成交
6、如有客户当场签单，尽力渲染，制造高-潮
7、发放资料、礼品
8、礼貌周到地送客户出门，并预约下次拜访时间
9、到签到处记下客户意向及责任人
5．媒体报导：
①公司网站进行同步报道。
②深圳、北京等国内和国外行业媒体报道。
③各大行业网站论坛/BBS/博客的宣传。
6．调动展位现场人气的活动策划：
展会上人流量大，加上人都有喜欢向人多的地方聚集的习惯，好的现场造势能吸引人群进入展厅，增加展厅人气，有人气才有财气。
例如烤面包、抽奖、发放小礼品、免费样品检测、有奖知识问答、成交锣、文艺表演、LED广告宣传片+活动主题播放、拍卖等。
因展会是众多品牌聚集在一起“打擂台”，进行终端拦截就显得尤为必要和重要，展会期间要做到及时掌握竞争对手动态，确保1-2小时更新一次，并迅速做出调整。
如聘请临时导购在展馆入口处、竞争对手展厅附近派发单张与举牌游-行进行拦截效果十分明显。
（三）、展后
1．代理商的追踪跟进。
2．把在展会上的火热场面刻成光盘，进行形象整合、再包装。
3.网站的后续报道。
篇章2:
大型展览会活动策划方案【按住Ctrl键点此返回目录】
一、参展时间：
20xx年12月31日-20xx年1月2日每天上午9点-下午5点
二、地点：
杭州和平会展中心
三、活动主创：
主办方：
浙江省服装协会
杭州市女装发展领导小组
承办方：
xxx有限公司
协办方：
杭州志愿者协会
四、展会背景分析：
服饰的变迁是一部历史，是一个时代发展的缩影。
它是这个时代进步、文明、兴旺发达、繁荣昌盛的象征。
它在记录历史变革的同时，也映衬着一种民族的精神，传承着当地的历史文化，女装更是其中不可缺少的一部分。
女装品牌与款式的多元化推动了时装的发展。
女装使女人倍添姿彩，女装为产业增添亮点。
20xx年，我国居民消费价格比上年上涨5.4%，工业生产者购进价格比上年上涨9.1%，在物价全面上涨的大环境下，居民实际购买力有所下降，而20xx年品牌服饰价格的明显上涨进一步压缩了居民对于服装的消费空间，使得全年大型零售企业服装销量增速呈现明显下滑态势。
监测数据显示，20xx年1-11月全国重点大型零售企业女装零售额同比增长24.34%，比20xx年全年增速低3.35个百分点;零售量同比增长6.52%，增速比20xx年全年低5.78个百分点，同时也是20xx年以来的最低增速。
20xx年，全国重点大型零售企业高档女装零售额同比增长20.0%，明显低于上年水平，并且相比20xx年整体女装市场零售额增速也处于较低水平。
20xx年，高档女装零售额占女装零售总额的比重平均为17.93%，相比20xx年下降了2.34个百分点。
从20xx年一季度的监测数据来看，服装企业今年的形势并不容乐观。
除去春节等不可比因素，20xx年1-2月份全国百家重点大型零售企业服装类商品零售额累计同比增长6.10%，较20xx年同期增速下降22.13个百分点，为近5年来新低。
受服装价格上涨、部分地区持续阴雨以及天气回暖较晚影响春装销售等因素影响，20xx年1-2月份全国百家重点大型零售企业各类服装零售量累计同比下降4.23%。
其中，女装零售情况相对较好，同比增长4.29%。
在此形势下，女装企业更应该及时把握市场动态，积极学习新的商业模式，以应对潜在风险，助力企业持续发展。
杭州的人文山水孕育了温婉秀媚的江南丝绸文化，这成为杭州这座历史文化名城的独特气质。
正是杭州这份独特的女儿气质，孕育催生了独具江南风韵的杭州女装，从九十年代初开始，经过多年的发展，杭州女装逐渐在国内服装界浮出水面，杭州女装的影响力与日俱增。
杭州女装具有“清新而不张扬，休闲而不轻浮，婉约又融合着时尚”的独特风格，这一点已经被国内消费者所接受，杭州女装产业进入一个迅速发展的时期。
杭州市政当局看到了这一趋势，为发展这一与杭州的城市品格相适应的都市型工业，培育杭州新的经济增长点，杭州市政府顺势提出打造“中国女装之都”的战略，决心塑造“中国女装看杭州”的城市品牌。
为此专门成立了女装产业发展领导小组，负责制定、实施杭州女装发展战略。
自从20xx年杭州女装整体亮相北京引起世人关注之后，杭州女装整体形象
的打造就如火如荼，也取得很大的成效，杭州女装的知名度越来越高。
五、参展商构成：
各地女装品牌销售商及品牌服装加工厂，主要围绕杭州、深圳、广州、常州等地的女装品牌
六、参展目的：
1．拓展杭州女装在国内销售渠道
2．宣传杭州女装品牌
3．拓展杭州女装在国内的终端客户
4．将杭州女装新产品推向市场
5．此次杭州女装展是对市场的信息动态、国家政策、市场需求的深度把握
七、参展安排：
（一）、展前：
{具体安排详见附件一}
1、展位准备：
①参展主题的确定：
魅力女装，风卷杭城
②展位的确定：
标准展，一楼杭州女装馆、二楼广州女装馆、三楼深圳及其他女装馆各展区的选择通过洽谈商定
③展位的布置；20xx年12月24号开始布置场馆，搭建各标准展区，预计4天完工。
20xx年12月28号各参展商开始驻馆
2．客户邀请及策略：
展会的举办由xxx有限公司全权负责，20xx年6月中旬通过发送邀请函的方法约好各参展商参加展会。
邀请函中告知各参展商在参会之前可以参加抽奖获得：
数码摄像机和手机等奖品，前三十名签订合同的参展商可以提供20xx年12月30日、20xx年12月31日和20xx年1月1日三天如家快捷酒店朝晖店标准间一间。
（二）、展中：
1．人员调配
展会期间协调人员安排由杭州市志愿者协会安排，听从xxx有限公司管事的支配。
①门口售票12名，每天4名（暂定）
②门口检票15名，每天5名（暂定）
③现场发放宣传手册和维护秩序15名，每天5名（暂定）
④机动人员10名
2．媒体报导：
①网站进行同步报道。
②杭州、广州、深圳等国内及行业媒体报道。
③各大行业网站论坛、BBS、博客的宣传。
3．调动展位现场人气的活动策划：
有奖知识问答（详细活动方案见附件二）
（三）、展后：
1．xxx有限公司对本次参展商和观众进行相关调查并总结（详细调查报告见附
件三）
2．xxx有限公司人员把在展会上的火热场面刻成光盘，进行形象整合、再包装赠送给各参展商
3、媒体和网站的后续报道
八、参展物料：
1．宣传资料：
①代理商邀请函
②海报宣传
③宣传册
④赠品
2、洽谈资料：
①名片
②相关合同书3．现场用品：
①客户资料统计表
②嘉宾签到簿
③名片夹：
一是放置本公司工作人员的名片，另外是放置各参展商名片。
九、参展费用预算
1．展厅租赁费用200000元
2．展示厅的搭建费100000元
3．宣传物品的制作费用35000元
4．相关礼品的准备500005．媒体费用6000元
6．参展人员的住宿和饮食费用80000元
7．预备应急资金100000元
小计：
xxxxxxx
十、温馨提示：
1．展示期间关注笔记本摆放和演示，防止被人偷窃。
2．关注被邀请代理商、客户的行踪，何时到达并及时接待。
3．在展会期间，参展工作人员不能在现场吃东西，只能在餐厅就餐，要体现出一个国际品牌的水平要求来，保持展厅干净整洁。
4．每天闭馆后要及时开总结会，总结一天的工作，发现问题及时解决，整理代理意向书，重要的大客户尽量当天晚上就约见。
5．参展工作人员要统一穿工装，体现出公司的良好的精神面貌，和国际品牌的操作要求。
附件二：
有奖知识问答活动策划方案一、活动目的：
1．提高展会现场的人气、制造展位的火爆场面；2．让更多的观众了解和认识各大女装品牌二、活动时间：
展会期间每天上午一次，每次持续时间1小时，具体时间暂时确定为：
上午10：
30——11：
30（具体时间可根据实际情况临时调整）。
三、活动地址：
和平广场门口北侧
四、执行方案：
（一）、活动的宣传方案：
1．海报宣传
海报内容：
①海报标题：
惊喜等你来拿②海报正文：
活动形式：
中国各大女装品牌有奖知识问答出题范围：
见宣传手册和现场展会时间：
每天上午10：
30——11：
30地点：
本展位
奖品：
数码相机、MP3、各大女装品牌优惠券
获奖条件：
只要您答对一道题即可参与抽奖一次，100%中奖
③海报落款：
浙江省服装协会、杭州市女装发展领导小组主办xxx有限公司承办杭州志愿者协会协办2．现场工作人员口头传播
①工作人员现场宣讲
②与参展商的一对一口头传播3．邀请函宣传
①国外代理商邀请函宣传②国内准客户邀请函宣传
（二）、活动的操作方案：
1．活动现场分工：
①主持人：
1—2名，负责知识问答活动的整个主持（开场白、有奖问答主持、场面气氛控制、抽奖主持、颁奖主持等）。
②抽奖箱控制：
1名，负责抽奖箱的上台和下台、抽奖监督、已抽奖品的去除、与主持人的密切配合。
③奖品控制：
1名，负责奖品的保管、抽奖核实、上台颁奖以及与主持人的密切配合。
④话筒传递：
1名，负责观众话筒的传递，如果只有1名主持人，则应配合主持人观察抢答观众的主举手以及先后。
⑤摄影、摄像师：
1—2名，负责知识问答活动及展会期间的全程摄影、摄像工作，捕捉住展会期间的精彩及火爆场面，为网站及媒体宣传和制作参展光碟宣传提供第一手素材。
2．活动操作流程：
①活动前半小时，音乐造势、主持人每隔五分钟预告一次；
②时间到，主持人宣布“有奖知识问答开始”；
③主持人致开场白；
④宣布抢答规则和奖品；
⑤出题抢答、抽奖与颁奖（每出一道题就抽奖和颁奖一次）并合影留念；⑥活动告一段落。
3．抢答规则：
①抢题方式：
举手抢答。
主持人念完题目后，要宣布抢答开始举手方有效；第一个举手者获得答题资格；如果有两人或多人同时举手，则先请离主持人距离最远的观众答题；同时举手的观众可按照离主持人由远至近的顺序上台抽题作答。
②答题方式：
话筒作答。
主持人示意工作人员将话筒传递给抢到答题资格的观众后方可作答，如果在此过程中有其他观众说出了答题，那么此题作废，但抢到的答题资格仍然有效，可由主持人重新出题作答。
③奖励方式：
每答对一道的观众均有一次抽奖的机会，即答即抽、即颁奖，中奖率100%。
④涉及奖品：
数码相机、MP
3、各大品牌女装优惠券。
4．抽奖方案：
抽奖箱内放置一百个标有数字的乒乓球，其中数字“1”对应的奖品为：
杭州女装品牌优惠
券、数字“2”对应的奖品为：
数码相机、数字“3”对应的奖品为：
MP3、数字“4”对应的奖品为：
广州女装品牌优惠券、数字“5”对应的奖品为：
深圳女装品牌优惠券。
根据抽中几号乒乓球即可获得与之对应的奖品，乒乓球抽出后不再投入抽奖箱，因为乒乓球与奖品之间是一对一关系。
五、问答题目：
主要围绕宣传册上灵活出题,由主持人提前一小时准备
附件三：
参展商/观众调查表
1．您是参展商还是观众？
A.参展商B.观众
2.对本次在杭州举办的参展活动是否满意？
A.非常满意
B.基本满意
C.很不满意
D.再接再厉
3．对本次场馆的选择是否满意？
A.非常满意
B.基本满意
C.很不满意
D.再接再厉
4．是否期待下一次展会的举办？
A.期待
B.不期待
C.没感觉
5．您认为本次参展活动还有什么值得改进的地方？
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