大型会议会展策划方案2篇.docx

1、大型会议会展策划方案2篇大型会议会展策划方案2篇Large scale conference and exhibition planning scheme编订：JinTai College大型会议会展策划方案2篇前言：策划书是对某个未来的活动或者事件进行策划，是目标规划的文字书及实现目标的指路灯。撰写策划书就是用现有的知识开发想象力，在可以得到的资源的现实中最可能最快的达到目标。本文档根据不同类型策划书的书写内容要求展开，具有实践指导意义。便于学习和使用，本文档下载后内容可按需编辑修改及打印。本文简要目录如下：【下载该文档后使用Word打开，按住键盘Ctrl键且鼠标单击目录内容即可跳转到对应篇

2、章】 1、篇章1：大型展会策划方案 2、篇章2：大型展览会活动策划方案篇章1:大型展会策划方案 一、确定举办目的 举办一场展览会，首先要确定其目标。活动项目能准确达到目标的展览会议服务才是成功的。通常我们的目标为：宣传公司形象、促进产品的销售、展示新产品、密切联系用户、对市场的信息动态和市场需求的深度把握等。 二、选择适合场地 选择合适的场地是参展计划中重要的一部分，首先须考虑的是人群流动的方式，了解人潮在整个展览会场移动的方向，再依此挑选摊位。 是否将摊位设在竞争对手隔壁引起颇多厂商的争论，厂商可将这样的摊位有效利用，积极展示自己产品优于竞争者的地方。如果在展览期间须要使用悬挂牌示或罩盖，则

3、须选择有足够高度的地点，避免挡住可见度。 三、参展背景分析 例如：专业性、品牌性、权威性、国际性 四、参展安排 （一）、展前准备： 1.参展主题的确定； 2.展位的确定； 3.展台设计与搭建； 明确的参会主题、优质的展位就一定能达到我们预期的效果吗？ 键入文字 如果没有专业细致的展位布置，怎样体现出专业性、品牌性、权威性、国际性？ 大家参展的目的都是一样的,参加展览会是提升企业知名度，宣传与推介新产品或服务的好机会，而参加展览会也已成为部分企业经营战略的一部分，如何有效地充分利用展览会，让展览会成为现代企业最佳的销售与营销工具，实现企业的长期经营目标，则是许多企业关注的核心问题。 在展台设计与

4、搭建时就要围绕这个中心，总结如下： 展台的设计要突出主题、强调个性，同时要在空间和气氛上给观众一种亲和力而且要方便交谈。充分利用各种可能的要素，例如，展台的形成、材料、音响、光线、色彩和其他装潢用品，不断给观众以新鲜感，刺激其好奇心，使他们对展台产生兴趣，进而产生与展览者谈话的愿望。通常，“展位布置”我们会外包给专业的AV设备租赁公司，选择信誉好、责任心强、价格合理的租赁公司会给我们减少很多工作量。我们公司通常外包给光点（北京）传媒，xxxxxxx可以咨询一下。 4如何有效的邀请准客户： 尽量早一些通过发送邀请函的方法约准客户参加，便也对方安排日程。会展开始前一天进行提醒。 准备一些可以一分为

5、二的礼品，并印有公司标志（等于许多流动的广告牌在免费为公司作宣传），把其中之一在展前先随邀请函寄给准客户，让他们必须到展位上才能凑成完整的一份礼品。 键入文字 （二）、展中促销 1产品促销活动： 当场签订合同的客户给予一定的优惠或给予有分量的礼品，促使有意向（犹豫）的客户当场签单，毕竟夜长梦多。 2展中的注意事项 细节决定成败，在参展过程度需要注意一些细节。 参展人员除统一着装和佩带公司标识的胸牌外，需特别注重自己的形象。给客户不好的印象。只要能到你展位驻足一下，起码他还是有一定的兴趣，你就应主动表示欢迎。 主动拜访一下这些同行，这里指的同行，并非指同一种产品的企业，而是指同一类产品的企业。向

6、他们推荐你的产品，将样本留给他们几份，也向他们索取样本，起到资源互补共享的效果。 展会上经常会碰到同行中的探子，他们扮作客户来套你的价格和技术甚至客户资料，所以要保持警惕。 每天参展结束后，要对当天的客户进行归类整理，并将谈话要点记录下来。另外，根据客户谈话中所提出的需求判断今年的产品流行趋势，展后和公司决策层讨论新产品的.开发及推广。 3每日工作流程 7:30：早饭后，负责人安排当日工作，各人领取当日所用物质 8:30：准时到达布展地点 9:00-11:30：招商工作进展 11:30-13:00：负责人安排轮值午餐 13:00-17：00：招商工作进展 17:00：清理物资及时递交日总结报告

7、，填写报表 18:30：自由活动，或根据公司安排其他工作 4展示会中的接待步骤 1、登记（客户的姓名、单位部门、联系电话、落实责任人等） 2、现场演示 3、介绍公司及产品背景 4、展示其他样机 5、将意向客户请至洽谈区促成成交 6、如有客户当场签单，尽力渲染，制造高-潮 7、发放资料、礼品 8、礼貌周到地送客户出门，并预约下次拜访时间 9、到签到处记下客户意向及责任人 5媒体报导： 公司网站进行同步报道。 深圳、北京等国内和国外行业媒体报道。 各大行业网站论坛/BBS/博客的宣传。 6调动展位现场人气的活动策划： 展会上人流量大，加上人都有喜欢向人多的地方聚集的习惯，好的现场造势能吸引人群进入

8、展厅，增加展厅人气，有人气才有财气。 例如烤面包、抽奖、发放小礼品、免费样品检测、有奖知识问答、成交锣、文艺表演、LED广告宣传片+活动主题播放、拍卖等。因展会是众多品牌聚集在一起“打擂台”，进行终端拦截就显得尤为必要和重要，展会期间要做到及时掌握竞争对手动态，确保1-2小时更新一次，并迅速做出调整。如聘请临时导购在展馆入口处、竞争对手展厅附近派发单张与举牌游-行进行拦截效果十分明显。 （三）、展后 1代理商的追踪跟进。 2把在展会上的火热场面刻成光盘，进行形象整合、再包装。 3.网站的后续报道。篇章2:大型展览会活动策划方案【按住Ctrl键点此返回目录】 一、参展时间： 20xx年12月31

9、日-20xx年1月2日 每天上午9点-下午5点 二、地点： 杭州和平会展中心 三、活动主创： 主办方：浙江省服装协会 杭州市女装发展领导小组 承办方：xxx有限公司 协办方：杭州志愿者协会 四、展会背景分析： 服饰的变迁是一部历史，是一个时代发展的缩影。它是这个时代进步、文明、兴旺发达、繁荣昌盛的象征。它在记录历史变革的同时，也映衬着一种民族的精神，传承着当地的历史文化，女装更是其中不可缺少的一部分。女装品牌与款式的多元化推动了时装的发展。女装使女人倍添姿彩，女装为产业增添亮点。 20xx年，我国居民消费价格比上年上涨5.4%，工业生产者购进价格比上年上涨9.1%，在物价全面上涨的大环境下，居

10、民实际购买力有所下降，而20xx年品牌服饰价格的明显上涨进一步压缩了居民对于服装的消费空间，使得全年大型零售企业服装销量增速呈现明显下滑态势。监测数据显示，20xx年1-11月全国重点大型零售企业女装零售额同比增长24.34%，比20xx年全年增速低3.35个百分点;零售量同比增长6.52%，增速比20xx年全年低5.78个百分点，同时也是20xx年以来的最低增速。20xx年，全国重点大型零售企业高档女装零售额同比增长20.0%，明显低于上年水平，并且相比20xx年整体女装市场零售额增速也处于较低水平。20xx年，高档女装零售额占女装零售总额的比重平均为17.93%，相比20xx年下降了2.3

11、4个百分点。 从20xx年一季度的监测数据来看，服装企业今年的形势并不容乐观。除去春节等不可比因素，20xx年1-2月份全国百家重点大型零售企业服装类商品零售额累计同比增长6.10%，较20xx年同期增速下降22.13个百分点，为近5年来新低。受服装价格上涨、部分地区持续阴雨以及天气回暖较晚影响春装销售等因素影响，20xx年1-2月份全国百家重点大型零售企业各类服装零售量累计同比下降4.23%。其中，女装零售情况相对较好，同比增长4.29%。在此形势下，女装企业更应该及时把握市场动态，积极学习新的商业模式，以应对潜在风险，助力企业持续发展。 杭州的人文山水孕育了温婉秀媚的江南丝绸文化，这成为杭

12、州这座历史文化名城的独特气质。正是杭州这份独特的女儿气质，孕育催生了独具江南风韵的杭州女装，从九十年代初开始，经过多年的发展，杭州女装逐渐在国内服装界浮出水面，杭州女装的影响力与日俱增。杭州女装具有“清新而不张扬，休闲而不轻浮，婉约又融合着时尚”的独特风格，这一点已经被国内消费者所接受，杭州女装产业进入一个迅速发展的时期。 杭州市政当局看到了这一趋势，为发展这一与杭州的城市品格相适应的都市型工业，培育杭州新的经济增长点，杭州市政府顺势提出打造“中国女装之都”的战略，决心塑造“中国女装看杭州”的城市品牌。为此专门成立了女装产业发展领导小组，负责制定、实施杭州女装发展战略。自从20xx年杭州女装整

13、体亮相北京引起世人关注之后，杭州女装整体形象 的打造就如火如荼，也取得很大的成效，杭州女装的知名度越来越高。 五、参展商构成： 各地女装品牌销售商及品牌服装加工厂，主要围绕杭州、深圳、广州、常州等地的女装品牌 六、参展目的： 1拓展杭州女装在国内销售渠道 2宣传杭州女装品牌 3拓展杭州女装在国内的终端客户 4将杭州女装新产品推向市场 5此次杭州女装展是对市场的信息动态、国家政策、市场需求的深度把握 七、参展安排： （一）、展前：具体安排详见附件一 1、展位准备： 参展主题的确定：魅力女装，风卷杭城 展位的确定：标准展，一楼杭州女装馆、二楼广州女装馆、三楼深圳及其他女装馆 各展区的选择通过洽谈商

14、定 展位的布置；20xx年12月24号开始布置场馆，搭建各标准展区，预计4天完工。 20xx年12月28号各参展商开始驻馆 2客户邀请及策略： 展会的举办由xxx有限公司全权负责，20xx年6月中旬通过发送邀请函的方法约好各参展商参加展会。邀请函中告知各参展商在参会之前可以参加抽奖获得：数码摄像机和手机等奖品，前三十名签订合同的参展商可以提供20xx年12月30日、20xx年12月31日和20xx年1月1日三天如家快捷酒店朝晖店标准间一间。 （二）、展中： 1人员调配 展会期间协调人员安排由杭州市志愿者协会安排，听从xxx有限公司管事的支配。 门口售票12名，每天4名（暂定） 门口检票15名，

15、每天5名（暂定） 现场发放宣传手册和维护秩序15名，每天5名（暂定） 机动人员10名 2媒体报导： 网站进行同步报道。 杭州、广州、深圳等国内及行业媒体报道。 各大行业网站论坛、BBS、博客的宣传。 3调动展位现场人气的活动策划： 有奖知识问答（详细活动方案见附件二） （三）、展后： 1xxx有限公司对本次参展商和观众进行相关调查并总结（详细调查报告见附 件三） 2xxx有限公司人员把在展会上的火热场面刻成光盘，进行形象整合、再包装赠送给各参展商 3、媒体和网站的后续报道 八、参展物料： 1宣传资料： 代理商邀请函 海报宣传 宣传册 赠品 2、洽谈资料： 名片 相关合同书 3现场用品： 客户资

16、料统计表 嘉宾签到簿 名片夹：一是放置本公司工作人员的名片，另外是放置各参展商名片。 九、参展费用预算 1展厅租赁费用 200000元 2展示厅的搭建费 100000元 3宣传物品的制作费用 35000元 4相关礼品的准备50000 5媒体费用6000元 6参展人员的住宿和饮食费用80000元 7预备应急资金100000元 小计：xxxxxxx 十、温馨提示： 1展示期间关注笔记本摆放和演示，防止被人偷窃。 2关注被邀请代理商、客户的行踪，何时到达并及时接待。 3在展会期间，参展工作人员不能在现场吃东西，只能在餐厅就餐，要体现出一个国际品牌的水平要求来，保持展厅干净整洁。 4每天闭馆后要及时开

17、总结会，总结一天的工作，发现问题及时解决，整理代理意向书，重要的大客户尽量当天晚上就约见。 5参展工作人员要统一穿工装，体现出公司的良好的精神面貌，和国际品牌的操作要求。 附件二： 有奖知识问答活动策划方案 一、活动目的： 1提高展会现场的人气、制造展位的火爆场面； 2让更多的观众了解和认识各大女装品牌 二、活动时间： 展会期间每天上午一次，每次持续时间1小时，具体时间暂时确定为：上午10：3011：30（具体时间可根据实际情况临时调整）。 三、活动地址： 和平广场门口北侧 四、执行方案： （一）、活动的宣传方案： 1海报宣传 海报内容： 海报标题：惊喜等你来拿 海报正文： 活动形式：中国各大

18、女装品牌有奖知识问答 出题范围：见宣传手册和现场展会 时间：每天上午10：3011：30 地点：本展位 奖品：数码相机、MP3、各大女装品牌优惠券 获奖条件：只要您答对一道题即可参与抽奖一次，100%中奖 海报落款：浙江省服装协会、杭州市女装发展领导小组主办 xxx有限公司承办 杭州志愿者协会协办 2现场工作人员口头传播 工作人员现场宣讲 与参展商的一对一口头传播 3邀请函宣传 国外代理商邀请函宣传 国内准客户邀请函宣传 （二）、活动的操作方案： 1活动现场分工： 主持人：12名，负责知识问答活动的整个主持（开场白、有奖问答主持、场面气氛控制、抽奖主持、颁奖主持等）。 抽奖箱控制：1名，负责抽

19、奖箱的上台和下台、抽奖监督、已抽奖品的去除、与主持人的密切配合。 奖品控制：1名，负责奖品的保管、抽奖核实、上台颁奖以及与主持人的密切配合。 话筒传递：1名，负责观众话筒的传递，如果只有1名主持人，则应配合主持人观察抢答观众的主举手以及先后。 摄影、摄像师：12名，负责知识问答活动及展会期间的全程摄影、摄像工作，捕捉住展会期间的精彩及火爆场面，为网站及媒体宣传和制作参展光碟宣传提供第一手素材。 2活动操作流程： 活动前半小时，音乐造势、主持人每隔五分钟预告一次； 时间到，主持人宣布“有奖知识问答开始”； 主持人致开场白； 宣布抢答规则和奖品； 出题抢答、抽奖与颁奖（每出一道题就抽奖和颁奖一次）

20、并合影留念； 活动告一段落。 3抢答规则： 抢题方式：举手抢答。主持人念完题目后，要宣布抢答开始举手方有效；第一个举手者获得答题资格；如果有两人或多人同时举手，则先请离主持人距离最远的观众答题；同时举手的观众可按照离主持人由远至近的顺序上台抽题作答。 答题方式：话筒作答。主持人示意工作人员将话筒传递给抢到答题资格的观众后方可作答，如果在此过程中有其他观众说出了答题，那么此题作废，但抢到的答题资格仍然有效，可由主持人重新出题作答。 奖励方式：每答对一道的观众均有一次抽奖的机会，即答即抽、即颁奖，中奖率100%。 涉及奖品：数码相机、MP 3、各大品牌女装优惠券。 4抽奖方案： 抽奖箱内放置一百个

21、标有数字的乒乓球，其中数字“1”对应的奖品为：杭州女装品牌优惠 券、数字“2”对应的奖品为：数码相机、数字“3”对应的奖品为：MP3、数字“4”对应的奖品为：广州女装品牌优惠券、数字“5”对应的奖品为：深圳女装品牌优惠券。根据抽中几号乒乓球即可获得与之对应的奖品，乒乓球抽出后不再投入抽奖箱，因为乒乓球与奖品之间是一对一关系。 五、问答题目： 主要围绕宣传册上灵活出题,由主持人提前一小时准备 附件三： 参展商/观众调查表 1您是参展商还是观众？A.参展商 B.观众 2.对本次在杭州举办的参展活动是否满意？A.非常满意 B.基本满意 C.很不满意 D.再接再厉 3对本次场馆的选择是否满意？A.非常满意 B.基本满意 C.很不满意 D.再接再厉 4是否期待下一次展会的举办？A.期待 B.不期待 C.没感觉 5您认为本次参展活动还有什么值得改进的地方？- Designed By JinTai College -