采购接收应付业务和会计分录.docx
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采购接收应付业务和会计分录
内部文档
采购、接收、应付业务和会计分录
财务模块分录整理
文档作者:
巩学伟
创建日期:
2021-04-12
更新日期:
2021-04-12
文档编号:
当前版本:
1.0
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08/10/15
巩学伟
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企业采购业务
采购业务是一般企业都会有的业务，主要包括请购、采购、接收、入库、发票、付款几个步骤。
分别对应采购、库存、成本、应付以及总账模块。
Oracle是财务业务一体化的系统，只要录入了相应的业务，则会自动生成相应的财务信息。
本文档基于OracleEBSR12版本测试。
采购接收
采购模块主要功能是帮助业务部门管理采购订单，控制采购流程，审批层次，在请购单、和采购订单录入审批阶段是不产生财务信息的。
现假设企业采购两批原材料，价格50*2=100元。
企业当前的银行存款为100元，库存成本为0。
在采购订单接收时，实际上表示物料采购已既成事实，我们将因此产生一笔因采购产生的应计负债，同时记一笔帐到我们的采购接收帐户。
采购接收的会计分录为：
商品采购DR100￥
应付帐款-应付暂估CR100￥
商品采购和应付帐款-应付暂估都是中转科目，相关科目的余额变化如下：
科目初发生末
商品采购0+100100￥
应付帐款-应付暂估0+100100￥
入库和创建发票分录后，这两个科目余额将会结平为0。
这里为了更直观显示财务变化境况，而实时计算了各科目的余额，并同时假设所有科目的期初金额为0，这样做的目的仅仅是为了更好理解一些中转科目的余额变化情况，EBS实际业务中科目余额的变动都是要在子模块传送至总账，并过账以后才发生的。
具体的分录产生流程如下：
1）接收事务处理器
采购接收以后会自动运行“接收事务处理器”。
接收事务处理器会在rcv_receiving_sub_ledger中产生采购接收的会计分录。
11i和R12中都会在rcv_receiving_sub_ledger中产生分录，可以通过如下po_rcv_ledger.sql查询
。
这也就是我们“接收事务处理汇总”界面查看到的分录。
2）传送总账
此时，R12中运行“创建会计科目-成本管理”请求，会产生子模块的会计分录，可以通过如下po_rcv_xla_ledger.sql查询
。
再提交“将日记帐分录传送至GL-成本管理”请求，则会插入分录信息至总账接口，则可以导入日记账过账。
注意：
11i中，采购接收在总账日记账中的来源是“Purchasing”，类别是“Receiving”；而在R12中，采购接收在总账日记账的来源为“CostManagement”，类别是“Receiving”。
交货入库
采购接收以后则可以进一步交货入库。
同样会执行“接收事务处理器”，不过这一次做的事情更多，取成本（成本核算方式不同，取成本的逻辑亦不同），插入记录至mtl_material_transactions表等。
此时还不会立刻产生入库的分录，成本管理器运行以后，则会产生库存模块的分录,将商品采购科目的余额转移至库存成本帐户。
同时，如果采用标准成本，采购价格和入库成本的不同则可能产生PPV（采购价格差异PurchasePriceVariance）。
假设物料的成本为80￥，分录如下：
库存商品成本DR80￥
PPVDR20￥
商品采购CR100￥
相关科目的余额变化如下：
科目初发生末
库存商品成本0+8080￥
PPV0+2020￥
商品采购100-1000￥
中转科目商品采购科目的余额已结平为0。
具体如何查询分录参考如下sql。
1）子模块
所有的库存物料事务处理（包括采购收货、字库转移、组织间转移、销售发放等等）的会计分录信息都在mtl_transaction_accounts表中，采购收货的分录信息则可以如下查询。
po_rcv_inv_ledger.sql
。
同时，xla中的分录可以从如下sql查看。
po_rcv_inv_xla_ledger.sql
。
2）总账
提交请求“将日记帐分录传送至GL-成本管理”，将子模块分录传送至总账。
此时总账将生成来源为je_source=’CostManagement’andje_category=’Inventory‘的日记账分录。
到这里，东西已经买到并入库计入成本，接下来到付钱了。
应付发票
应付发票可以手工录入。
与采购有关的发票需要通过匹配采购订单生成应付发票。
根据采购项目的税码，会自动或手工产生税行。
如果收到的发票价格与采购价格有差异，还将产生IPV（发票价格差异InvoicePriceVariance）。
这里我们假设供应商给我们开出发票的价格为80￥，与我们的采购价格产生了20￥的IPV。
税码为VAT17。
因此采购匹配的应付发票会计分录为：
应付帐款-应付暂估DR100￥
暂估与发票差异（IPV）DR-20￥
进项税DR80*0.17￥
应付帐款-发票款CR93.6
相关科目的余额变化如下：
科目初发生余额
应付帐款-应付暂估100-1000￥
暂估与发票差异（IPV）0-20-20￥
进项税0-13.6-13.6￥（应交税费属于负债类科目）
应付帐款-发票款0+93.693.6￥
中转科目应付帐款-应付暂估科目的余额已结平为0。
同时，由于供应商开出的发票价格为80，存在-20的IPV，因此我们实际的应付账款为80+80*1.17。
1）录入发票
AP发票的分配记录了所有应付暂估和预付款核销的科目，再加上应付发票本身的应付账款科目，此时可以如下查询分录：
ap_inv_ledger.sql
。
2）创建会计分录
创建会计分录后，会在xla中产生分录信息，可以通过如下sql查询：
ap_inv_xla_ledger.sql
3）传送总账
接下来，运行请求”将日记帐分录传送至GL”，将在总账产生日记账分录。
来源为je_source=’Payables’andje_category=’PurchaseInvoices‘。
应付贷项通知单
应付贷项通知单与应付借项通知单与对应应收的概念并不等同，可以参照我之前的<<应收业务与会计分录>>文档。
应付贷项通知单，指供应商开给我们的表示应付减少的通知，负数，冲原始发票，可用0支付结清
应付贷项通知单常用于做采购退货业务，发生采购退货业务后，在应付录入应付贷项通知单，同时匹配退货生成贷项通知单行。
为了更容易理解，我们结合整个退货流程来认识贷项通知单业务。
退货流程：
1）接收->退货
假设我们交货后发现2批原材料中一批由于某种原因需要退货，通过接收->退货导航录入采购订单，执行退货业务。
保存以后触发接收事务处理器，生成如下分录（与采购接收的分录方向恰恰相反）：
商品采购CR50
应付帐款-应付暂估DR50
减少商品采购中转科目的余额，减少应付暂估中转科目的余额。
相关科目的余额变化如下：
科目初发生余额
商品采购0-50-50￥
应付帐款-应付暂估0-50-50￥
以上分录可以通过前面的po_rcv_ledger.sql和po_rcv_xla_ledger.sql查询。
同时，在成本管理器运行以后，退货产生库存成本变动的分录，如下（与采购接收入库的分录方向恰恰相反）：
库存商品成本CR40￥
PPVCR10￥
商品采购DR50￥
减少库存成本和PPV，增加商品采购，相关科目的余额变化如下：
科目初发生余额
库存商品成本80-4040￥
PPV20-1010￥
商品采购-50+500￥
中转科目商品采购科目的余额已结平为0。
以上分录可以通过前面的po_rcv_inv_ledger.sql和po_rcv_inv_xla_ledger.sql查询。
2）贷项通知单匹配退货
通过应付款发票界面录入类型为贷项通知单的应付发票，然后通过匹配采购退货产生贷项通知单行。
对于采购退货业务的分录如下（与应收发票的分录方向恰恰相反）：
应付帐款-应付暂估CR50￥
暂估与发票差异（IPV）CR-10￥
进项税CR40*0.17￥（应交税费属于负债类科目）
应付帐款-发票款DR93.6/2￥
相关科目的余额变化如下：
科目初发生余额
应付帐款-应付暂估-50+500￥
暂估与发票差异（IPV）-20+10-10￥
进项税-13.6+6.8-6.8￥
应付帐款-发票款93.6-46.846.8￥
中转科目应付帐款-应付暂估科目的余额已结平为0。
这样，退货的最终结果就是使库存成本和应付账款-发票款相应减少。
可以通过上面ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查询贷项通知单有关的分录信息。
应付借项通知单
借项通知单，指我们自己开出的表示应付减少的通知，同样是负数，冲原始发票，可用0支付结清。
我个人的理解是，应付借项通知单，适用于发票做错后的反冲。
功能上它与贷项通知单基本相似。
也可用于退货业务。
在采购退货界面有是否生成借项通知单的复选框，通过采购系统选项控制是否启用。
付款
发票生成并验证通过以后，可以对发票进行付款。
可以在发票界面通过快速付款，付款界面录入人工付款，或者进行批付款对发票进行批量付款。
批付款常应用于员工报销付款。
在付款界面，将蓝票（应付发票）和红票（贷项通知单）选入到同一个付款，进行付款。
对发票付款，实际上就是用现金支付应付欠款，现金与应付款都减少，由于我们产生过退货业务，因此，产生分录如下：
应付帐款-发票款DR46.8￥
银行存款CR46.8￥
相关科目的余额变化如下：
科目初发生余额
应付帐款-发票款46.8-46.80￥
银行存款100-46.853.2￥
可以看到，经过各个阶段的业务流程，最终形成的分录实际上等效于如下分录，在企业仅上线财务而没上线业务模块的时候，需要手工做如下分录，由此可见，财务业务一体化提供了很大的便捷性：
库存商品成本DR40￥
PPVDR10￥
IPVDR-10￥
进项税DR6.8￥
银行存款CR46.8￥
最后，到月底，企业结账，手工做如下两笔分录调整IPV和PPV差异
1）
库存商品成本DR10￥
PPVCR10￥
2）
库存商品成本CR10￥
IPVDR10￥
调整后PPV和IPV分别结平为0。
1）对发票付款
创建会计分录以后，可以通过如下sql查询到分录信息。
ap_pay_xla_ledger.sql
2）传送总账。
接下来，运行请求”将日记帐分录传送至GL”，将在总账产生日记账分录。
来源为je_source=’Payables’andje_category=’Payments‘。
其他应付业务
其他应付业务，以及部分FA业务。
费用报表
费用报表是网上报销模块导入的一种类型的应付发票，当网上报销流程结束并审核通过后，可以通过请求“导入费用报表”导入应付发票。
除了与标准应付发票的科目有所不同。
其他作用等同于标准应付发票。
企业报销的分录通常如下：
员工报销科目DR
其他应付款-报销CR
具体如何查询分录信息参考前面标准发票通过ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查询。
手工应付发票
应付除了用于与采购模块集成外，还可以通过应付发票做些其他的杂项业务。
记录些与采购无关的业务。
例如，企业招待客户时，员工张某代为支付客户招待费100元，为了之后偿还该员工供应商张某这100元，可以如下建应付发票：
直接用手工录入发票分配：
招待费100元；并指定负债帐户为：
其他应付款。
产生分录如下：
招待费DR100￥
其他应付款CR100￥
未上线网上报销模块时常常如上手工建立应付发票实现员工报销。
具体如何查询分录信息参考前面标准发票通过ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查询。
应付发票导入固定资产
应付发票可以成批增加为固定资产。
有两种方式建立应付发票：
1）直接定义固定资产型物料，其属性不可库存，并制定它的销售费用科目为固定资产中转科目。
该种类型物料接收、交货通常不会产生会计分录，然后通过正常采购并匹配应付发票。
这时候，应付发票的分录应为：
DR固定资产中转
CR应付帐款
它的分录信息可以通过上面的ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查询。
2）手工录入应付发票，并指定发票分配科目为固定资产中转科目。
它的分录同上。
最后，在应付模块提交请求“创建成批增加”后，则可以在FA模块成批增加资产。
最终过账后，会形成如下分录。
DR固定资产
CR固定资产中转
固定资产中转科目结清为0.
FA创建会计分录后，有关固定资产的分录信息，可以通过fa_add_derp_ledger.sql查询。
预付款发票
预付款发票可以用以核销标准发票，他与标准发票的分录有所不同，不过技术实现上是一样的。
它的分录通常是：
DR预付账款
CR应付帐款
当核销时，他的分录为
DR应付账款
CR预付账款
它的分录信息可以通过上面的ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查询。
子模块追溯
R12
R12下总账追溯子模块比11i简单统一了很多，通过gl_import_reference表，如下蓝色部分sql为关键点：
SELECTh.je_source
h.je_category
fnd_flex_ext.get_segs（'SQLGL','GL#',50328,ael.code_combination_id）acct
xla_oa_functions_pkg.get_ccid_description（50328
ael.code_combination_id）acct_descr
ael.entered_dr
ael.entered_cr
FROMgl_je_headersh
gl_je_linesl
gl_code_combinationsgcc
gl_period_statusesgps
gl_import_referencesir
xla_ae_linesael
WHEREh.je_header_id=l.je_header_id
ANDl.code_combination_id=gcc.code_combination_id
ANDl.period_name=gps.period_name
ANDgps.application_id=101
ANDgps.set_of_books_id=2022
ANDh.actual_flag='A'
ANDh.period_name='2009-01'
ANDir.je_header_id=l.je_header_id
ANDir.je_line_num=l.je_line_num
ANDael.gl_sl_link_id=ir.gl_sl_link_id
ANDael.gl_sl_link_table=ir.gl_sl_link_table;
11i
附上以前写的一个11i的总账追溯子模块的三栏明细账的sql：
11i_gl_journal_drill.sql，11i下测试通过，可以参考。
附：
R12中子模块的帐是如何产生的。
1）在FORM:
ARXRWMAI的按钮SLACEXEC.OK_BP触发器中有提交创建的代码:
arp_sla_submit.which_case;
2）包arp_sla_submit在pll文件ARSLAOLS.pll中。
3）在arp_sla_submit.which_case中执行以下过程，将FORM界面上的信息传入过程
submit_xla_accounting
4）submit_xla_accounting过程调用以下数据库package创建会计科目
XLA_ACCOUNTING_PUB_PKG.accounting_program_document
5）在XLA_ACCOUNTING_PUB_PKG中根据p_offline_flag的取值，分别调用
xla_accounting_pkg.accounting_program_document
或者调用创建会计科目的请求
6）在xla_accounting_pkg中调用下面过程
xla_accounting_pkg.accounting_program_events
7）在events_processor在调用handle_accounting_hook调根据application_id分别调用
CASE
WHENp_application_id=200THEN
xla_ap_acct_hooks_pkg.main
WHENp_application_id=222THEN
xla_ar_acct_hooks_pkg.main
WHENp_application_id=140THEN
xla_fa_acct_hooks_pkg.main
WHENp_application_id=260THEN
xla_ce_acct_hooks_pkg.main
WHENp_application_id=555THEN
xla_gmf_acct_hooks_pkg.main
WHENp_application_id=801THEN
xla_pay_acct_hooks_pkg.main
ELSE
ENDCASE;
其中event_name为extract。
然后调用arp_xla_extract_main_pkg.extract来取子模块的分配。
其主要作用是将来自子模块的分配。
AR的发票、调整、收款、核销等子模块的帐的分配插入ar_xla_lines_extract临时表，在这个package中可以看到xla是如何从业务模块数据取数的。
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