采购接收应付业务和会计分录.docx

1、采购接收应付业务和会计分录内部文档采购、接收、应付业务和会计分录财务模块分录整理 文档作者: 巩学伟创建日期: 2021-04-12更新日期: 2021-04-12文档编号: 当前版本: 1.0Note:审批签字:Note:Note:文档控制变更记录日期作者版本变更说明08/10/15巩学伟1.0初版审阅姓名职位分发拷贝编号姓名位置/岗位1234Note:Note:企业采购业务采购业务是一般企业都会有的业务，主要包括请购、采购、接收、入库、发票、付款几个步骤。分别对应采购、库存、成本、应付以及总账模块。Oracle是财务业务一体化的系统，只要录入了相应的业务，则会自动生成相应的财务信息。本文档

2、基于Oracle EBS R12版本测试。采购接收采购模块主要功能是帮助业务部门管理采购订单，控制采购流程，审批层次，在请购单、和采购订单录入审批阶段是不产生财务信息的。现假设企业采购两批原材料，价格50*2=100元。企业当前的银行存款为100元，库存成本为0。在采购订单接收时，实际上表示物料采购已既成事实，我们将因此产生一笔因采购产生的应计负债，同时记一笔帐到我们的采购接收帐户。采购接收的会计分录为：商品采购 DR 100￥应付帐款-应付暂估 CR 100￥商品采购和应付帐款-应付暂估都是中转科目，相关科目的余额变化如下：科目 初 发生 末商品采购 0 +100 100￥应付帐款-应付暂估

3、 0 +100 100￥入库和创建发票分录后，这两个科目余额将会结平为0。这里为了更直观显示财务变化境况，而实时计算了各科目的余额，并同时假设所有科目的期初金额为0，这样做的目的仅仅是为了更好理解一些中转科目的余额变化情况，EBS实际业务中科目余额的变动都是要在子模块传送至总账，并过账以后才发生的。具体的分录产生流程如下：1)接收事务处理器采购接收以后会自动运行“接收事务处理器”。接收事务处理器会在rcv_receiving_sub_ledger中产生采购接收的会计分录。11i和R12中都会在rcv_receiving_sub_ledger中产生分录，可以通过如下po_rcv_ledger.s

4、ql查询。这也就是我们“接收事务处理汇总”界面查看到的分录。2)传送总账此时，R12中运行“创建会计科目 - 成本管理”请求，会产生子模块的会计分录，可以通过如下po_rcv_xla_ledger.sql查询。再提交“将日记帐分录传送至 GL - 成本管理”请求，则会插入分录信息至总账接口，则可以导入日记账过账。注意：11i中，采购接收在总账日记账中的来源是“Purchasing”，类别是“Receiving”；而在R12中，采购接收在总账日记账的来源为“Cost Management”，类别是“Receiving”。交货入库采购接收以后则可以进一步交货入库。同样会执行“接收事务处理器”，不过

5、这一次做的事情更多，取成本（成本核算方式不同，取成本的逻辑亦不同），插入记录至mtl_material_transactions表等。此时还不会立刻产生入库的分录，成本管理器运行以后，则会产生库存模块的分录, 将商品采购科目的余额转移至库存成本帐户。同时，如果采用标准成本，采购价格和入库成本的不同则可能产生PPV（采购价格差异Purchase Price Variance）。假设物料的成本为80￥，分录如下：库存商品成本 DR 80￥PPV DR 20￥商品采购 CR 100￥相关科目的余额变化如下：科目 初 发生 末库存商品成本 0 +80 80￥PPV 0 +20 20￥商品采购 100

6、-100 0￥中转科目商品采购科目的余额已结平为0。具体如何查询分录参考如下sql。1）子模块所有的库存物料事务处理（包括采购收货、字库转移、组织间转移、销售发放等等）的会计分录信息都在mtl_transaction_accounts表中，采购收货的分录信息则可以如下查询。po_rcv_inv_ledger.sql。同时，xla中的分录可以从如下sql查看。po_rcv_inv_xla_ledger.sql。2）总账提交请求“将日记帐分录传送至 GL - 成本管理”，将子模块分录传送至总账。此时总账将生成来源为je_source=Cost Management and je_category=

7、Inventory的日记账分录。到这里，东西已经买到并入库计入成本，接下来到付钱了。应付发票应付发票可以手工录入。与采购有关的发票需要通过匹配采购订单生成应付发票。 根据采购项目的税码，会自动或手工产生税行。如果收到的发票价格与采购价格有差异，还将产生IPV（发票价格差异Invoice Price Variance）。这里我们假设供应商给我们开出发票的价格为80￥，与我们的采购价格产生了20￥的IPV。税码为VAT17。因此采购匹配的应付发票会计分录为：应付帐款-应付暂估 DR 100￥暂估与发票差异(IPV) DR -20￥进项税 DR 80*0.17￥ 应付帐款-发票款 CR 93.6相关

8、科目的余额变化如下：科目 初 发生 余额应付帐款-应付暂估 100 -100 0￥暂估与发票差异(IPV) 0 -20 -20￥进项税 0 -13.6 -13.6￥（应交税费属于负债类科目）应付帐款-发票款 0 +93.6 93.6￥中转科目应付帐款-应付暂估科目的余额已结平为0。同时，由于供应商开出的发票价格为80，存在-20的IPV，因此我们实际的应付账款为80+80*1.17。1）录入发票AP发票的分配记录了所有应付暂估和预付款核销的科目，再加上应付发票本身的应付账款科目，此时可以如下查询分录：ap_inv_ledger.sql。2）创建会计分录创建会计分录后，会在xla中产生分录信息，

9、可以通过如下sql查询：ap_inv_xla_ledger.sql3）传送总账接下来，运行请求”将日记帐分录传送至 GL”，将在总账产生日记账分录。来源为je_source= Payables and je_category=Purchase Invoices。应付贷项通知单应付贷项通知单与应付借项通知单与对应应收的概念并不等同，可以参照我之前的文档。应付贷项通知单，指供应商开给我们的表示应付减少的通知，负数，冲原始发票，可用0支付结清应付贷项通知单常用于做采购退货业务，发生采购退货业务后，在应付录入应付贷项通知单，同时匹配退货生成贷项通知单行。为了更容易理解，我们结合整个退货流程来认识贷项通

10、知单业务。退货流程：1)接收-退货假设我们交货后发现2批原材料中一批由于某种原因需要退货，通过接收-退货导航录入采购订单，执行退货业务。保存以后触发接收事务处理器，生成如下分录（与采购接收的分录方向恰恰相反）：商品采购 CR 50应付帐款-应付暂估 DR 50减少商品采购中转科目的余额，减少应付暂估中转科目的余额。相关科目的余额变化如下：科目 初 发生 余额商品采购 0 -50 -50￥应付帐款-应付暂估 0 -50 -50￥以上分录可以通过前面的po_rcv_ledger.sql和po_rcv_xla_ledger.sql查询。同时，在成本管理器运行以后，退货产生库存成本变动的分录，如下（与

11、采购接收入库的分录方向恰恰相反）：库存商品成本 CR 40￥PPV CR 10￥商品采购 DR 50￥减少库存成本和PPV，增加商品采购，相关科目的余额变化如下：科目 初 发生 余额库存商品成本 80 -40 40￥PPV 20 -10 10￥商品采购 -50 +50 0￥中转科目商品采购科目的余额已结平为0。以上分录可以通过前面的po_rcv_inv_ledger.sql 和po_rcv_inv_xla_ledger.sql 查询。2)贷项通知单匹配退货通过应付款发票界面录入类型为贷项通知单的应付发票，然后通过匹配采购退货产生贷项通知单行。对于采购退货业务的分录如下(与应收发票的分录方向恰恰

12、相反)：应付帐款-应付暂估 CR 50￥暂估与发票差异(IPV) CR -10￥进项税 CR 40*0.17￥（应交税费属于负债类科目） 应付帐款-发票款 DR 93.6/2￥相关科目的余额变化如下：科目 初 发生 余额应付帐款-应付暂估 -50 +50 0￥暂估与发票差异(IPV)-20 +10 -10￥进项税 -13.6 +6.8 -6.8￥应付帐款-发票款 93.6 -46.8 46.8￥中转科目应付帐款-应付暂估科目的余额已结平为0。这样，退货的最终结果就是使库存成本和应付账款-发票款相应减少。可以通过上面ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查

13、询贷项通知单有关的分录信息。应付借项通知单借项通知单，指我们自己开出的表示应付减少的通知，同样是负数，冲原始发票，可用0支付结清。我个人的理解是，应付借项通知单，适用于发票做错后的反冲。功能上它与贷项通知单基本相似。也可用于退货业务。在采购退货界面有是否生成借项通知单的复选框，通过采购系统选项控制是否启用。付款发票生成并验证通过以后，可以对发票进行付款。可以在发票界面通过快速付款，付款界面录入人工付款，或者进行批付款对发票进行批量付款。批付款常应用于员工报销付款。在付款界面，将蓝票（应付发票）和红票（贷项通知单）选入到同一个付款，进行付款。对发票付款，实际上就是用现金支付应付欠款，现金与应付款

14、都减少，由于我们产生过退货业务，因此，产生分录如下：应付帐款-发票款 DR 46.8￥银行存款 CR 46.8￥相关科目的余额变化如下：科目 初 发生 余额应付帐款-发票款 46.8 -46.8 0￥银行存款 100 -46.8 53.2￥可以看到，经过各个阶段的业务流程，最终形成的分录实际上等效于如下分录，在企业仅上线财务而没上线业务模块的时候，需要手工做如下分录，由此可见，财务业务一体化提供了很大的便捷性：库存商品成本 DR 40￥PPV DR 10￥IPV DR -10￥进项税 DR 6.8￥银行存款 CR 46.8￥最后，到月底，企业结账，手工做如下两笔分录调整IPV和PPV差异1）库

15、存商品成本 DR 10￥PPV CR 10￥2）库存商品成本 CR 10￥IPV DR 10￥调整后PPV和IPV分别结平为0。1)对发票付款创建会计分录以后，可以通过如下sql查询到分录信息。ap_pay_xla_ledger.sql2)传送总账。接下来，运行请求” 将日记帐分录传送至 GL”，将在总账产生日记账分录。来源为je_source= Payables and je_category= Payments 。其他应付业务其他应付业务，以及部分FA业务。费用报表费用报表是网上报销模块导入的一种类型的应付发票，当网上报销流程结束并审核通过后，可以通过请求“导入费用报表”导入应付发票。除了

16、与标准应付发票的科目有所不同。其他作用等同于标准应付发票。企业报销的分录通常如下：员工报销科目 DR其他应付款-报销 CR具体如何查询分录信息参考前面标准发票通过ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查询。手工应付发票应付除了用于与采购模块集成外，还可以通过应付发票做些其他的杂项业务。记录些与采购无关的业务。例如，企业招待客户时，员工张某代为支付客户招待费100元，为了之后偿还该员工供应商张某这100元，可以如下建应付发票：直接用手工录入发票分配：招待费 100元；并指定负债帐户为：其他应付款。产生分录如下：招待费 DR 100￥其他应付款 CR 100

17、￥未上线网上报销模块时常常如上手工建立应付发票实现员工报销。具体如何查询分录信息参考前面标准发票通过ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查询。应付发票导入固定资产应付发票可以成批增加为固定资产。有两种方式建立应付发票：1）直接定义固定资产型物料，其属性不可库存，并制定它的销售费用科目为固定资产中转科目。该种类型物料接收、交货通常不会产生会计分录，然后通过正常采购并匹配应付发票。这时候，应付发票的分录应为：DR 固定资产中转 CR 应付帐款 它的分录信息可以通过上面的ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查询。2）

18、手工录入应付发票，并指定发票分配科目为固定资产中转科目。它的分录同上。最后，在应付模块提交请求“创建成批增加”后，则可以在FA模块成批增加资产。最终过账后，会形成如下分录。DR 固定资产CR 固定资产中转固定资产中转科目结清为0.FA创建会计分录后，有关固定资产的分录信息，可以通过fa_add_derp_ledger.sql查询。预付款发票预付款发票可以用以核销标准发票，他与标准发票的分录有所不同，不过技术实现上是一样的。它的分录通常是：DR 预付账款CR 应付帐款当核销时，他的分录为DR 应付账款CR 预付账款它的分录信息可以通过上面的ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla

19、_ledger.sql查询。子模块追溯R12 R12下总账追溯子模块比11i简单统一了很多，通过gl_import_reference表，如下蓝色部分sql为关键点：SELECT h.je_source ,h.je_category ,fnd_flex_ext.get_segs(SQLGL, GL#, 50328, ael.code_combination_id) acct ,xla_oa_functions_pkg.get_ccid_description(50328 ,ael.code_combination_id) acct_descr ,ael.entered_dr ,ael.ente

20、red_cr FROM gl_je_headers h ,gl_je_lines l ,gl_code_combinations gcc ,gl_period_statuses gps ,gl_import_references ir ,xla_ae_lines ael WHERE h.je_header_id = l.je_header_id AND l.code_combination_id = gcc.code_combination_id AND l.period_name = gps.period_name AND gps.application_id = 101 AND gps.s

21、et_of_books_id = 2022 AND h.actual_flag = A AND h.period_name = 2009-01 AND ir.je_header_id = l.je_header_id AND ir.je_line_num = l.je_line_num AND ael.gl_sl_link_id = ir.gl_sl_link_id AND ael.gl_sl_link_table = ir.gl_sl_link_table; 11i附上以前写的一个11i的总账追溯子模块的三栏明细账的sql：11i_gl_journal_drill.sql，11i下测试通过，

22、可以参考。附 ：R12中子模块的帐是如何产生的。1) 在FORM:ARXRWMAI 的按钮 SLACEXEC.OK_BP 触发器中有提交创建的代码:arp_sla_submit.which_case;2)包arp_sla_submit在pll文件ARSLAOLS.pll中。3)在arp_sla_submit.which_case中执行以下过程，将FORM界面上的信息传入过程 submit_xla_accounting4） submit_xla_accounting过程调用以下数据库package创建会计科目 XLA_ACCOUNTING_PUB_PKG.accounting_program_d

23、ocument5）在XLA_ACCOUNTING_PUB_PKG中根据p_offline_flag的取值，分别调用xla_accounting_pkg.accounting_program_document或者调用创建会计科目的请求6）在xla_accounting_pkg中调用下面过程xla_accounting_pkg.accounting_program_events7）在events_processor在调用handle_accounting_hook调根据application_id分别调用 CASE WHEN p_application_id = 200 THEN xla_ap_a

24、cct_hooks_pkg.main WHEN p_application_id = 222 THEN xla_ar_acct_hooks_pkg.main WHEN p_application_id = 140 THEN xla_fa_acct_hooks_pkg.main WHEN p_application_id = 260 THEN xla_ce_acct_hooks_pkg.main WHEN p_application_id = 555 THEN xla_gmf_acct_hooks_pkg.main WHEN p_application_id = 801 THEN xla_pay_acct_hooks_pkg.main ELSE END CASE; 其中event_name为extract。然后调用arp_xla_extract_main_pkg.extract 来取子模块的分配。其主要作用是将来自子模块的分配。AR的发票、调整、收款、核销等子模块的帐的分配插入ar_xla_lines_extract临时表，在这个package中可以看到xla是如何从业务模块数据取数的。 更改历史