浅谈秘书会议工作的管理1.docx

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浅谈秘书会议工作的管理1

浅谈秘书在会议工作中的管理

杨晨

摘要

会议是现代管理的重要手段，会议的有效开展更是有着重要的作用和意义，秘书又在会议管理中发挥着重要的桥梁作用。

本文试图以秘书学为理论基础，以秘书的会议工作为研究对象，探讨和分析秘书会前准备不充分、会中管理不周到，会后收尾工作无落实这三大常见的问题，并从这三大问题出发，从秘书执行会议工作的基本要求和实现精简会议，改进会风的社会要求这两个方面着手，寻找提高会议质量的途径。

关键词：

秘书；会议工作；问题；效率

Abstract

Meetingisanimportantmeansofmodernmanagement,theeffectivedevelopmentofthemeetinghasanimportantroleandsignificance,theSecretaryalsoplayanimportantroleinthemanagementofthebridge.Thispaperattemptstoinsecretarialscienceastheoreticalbasis,totheSecretaryoftheworkoftheconferenceastheobjectofstudy,discussionandanalysisofsecretaryofthepreparationisnotsufficient,inmanagementisnotconsiderate,afterfinishingworkwithoutimplementationofthethreemostcommonproblems,andtheseproblemsfromtheperspectiveof,fromtheSecretaryoftheimplementationofthebasicrequirementsofthemeetingworkandstreamliningmeetingswillimprovewindsocialrequirementsbothhands,findawaytoimprovethequalityofthemeeting.

Keywords：

Secretary;Conferencework;Problem;Efficiency

一、秘书会议工作的概述

（一）会议的内涵

会议有着广义和狭义之分。

从字面上来看，会就是聚集，议就是议论，从此可知，会议可以泛指一切三个或三个以上的人聚集起来进行讨论的活动。

据《史记·平津候主父列传》记载“每朝会议，开陈其端，令人主自择，不肯面折廷争”，这里的会议二字就蕴含着聚会议论的意思。

从狭义上来说，会议是指党政机关、企事业单位、社会团体有领导、有组织地召集有关的人商议事情的活动。

而本文主要分析的是狭义的会议。

（二）会议工作的内容

一次会议的开展，秘书要做许多事情。

从会前准备到会后工作落实都挥洒着秘书辛勤的汗水。

如果说领导是会议开展的灵魂，那秘书就是会议组织的基础，没有秘书周到地组织会议，那么会议就不可能有效地开展。

一般情况下，规模大、规格高的大型会议工作比较复杂、繁琐，需要一个领导团体和大量的秘书人员共同参与。

而小型的会议虽然相对简单一点，但是确定内容、时间、地点、发送通知、准备资料等等工作也需要秘书人员做事谨慎，细致入微，不能马虎行事。

秘书会议管理主要分三个阶段，即会前筹备工作、会中服务工作、会议善后工作，而在每一个阶段，秘书都要做好相应的工作。

首先在接到领导通知，会议开展之前，秘书要做好以下8件事情：

第一拟定会议的议题、名称和规模；第二拟定会议的议程、日程；第三预算会议的经费；第四确定会议的地点；第五布置会议现场；第六准备会议的文件；第七遴选与会人员并做好通知；第八制作会议证件。

其次在会议过程中，秘书应该服务周到，做好参会人员的签到及资料发放，会议的主持和会议的记录等工作，对会议经费的使用做好监督，在大型会议中还应合理安排好与会人员的接站服务和食宿安排，同时还应维持现场的秩序和保证安全。

最后，会议结束并不代表秘书会议工作的完成。

秘书要及时清退文件，整理现场，防止会场凌乱不堪。

之后，秘书要对会议文件进行收集和整理，将会议的精神及内容下达到有关人员。

二、秘书在会议工作中存在的问题

2011年4月，中国青年报社会调查中心通过中国民意网和网易新闻中心对广大网友进行了一项会风调查，调查显示，受访者认为当前会风存在以下这些问题，即会议泛滥、会议效率低、内容空洞。

为什么广大人民群众会得出这样的结论呢？

当然，会风问题的存在一部分原因是领导班子观念还未转变，但从秘书会议工作这一角度来看，会风问题的出现，秘书也要承担很大的责任。

我将从以下三个维度细致地寻找秘书有哪里失职了。

（一）秘书会前准备不充足

“凡事预则立，不预则废。

”会前筹备是秘书会议管理的首要工作，没有合理的、有计划、有目标会前安排，那会议将无法正常地进展。

同时，会前准备又是一件非常繁琐，任务繁重的工作，如果秘书不注重细节，没有谨慎安排会议程序，那么此次会议将会漏洞百出，只能让参会人员不欢而散。

在这里，我主要说明这四个方面的问题：

1.秘书安排的会议议题不明确

会议的议题就是这次会议需要讨论的对象。

会议的主题是会议的精髓，会议都是按照会议主题进行展开的，是保证会议质量的重要因素之一。

会议的议题虽然由领导决定，但秘书可以根据具体情况和要求，提前收集议题和资料辅助领导。

会议上讨论的问题很多，并且召开一次会议需要耗费参会人员的时间、精力，还要消耗一定的物力，这个时候，秘书假如不能将同类性质的议题一次性提交会议讨论，那就有可能还需要再次召开会议讨论这次相同的问题，这将会导致多次会议，会议泛滥的不良现象。

而这个要求也恰恰是当前秘书很难达到的一个水平。

2.秘书撰写的会议通知不准确

通知工作非常重要，要求明确、清晰，模棱两可，不然会让人摸不着头脑，造成不必要的误会。

举例来说。

为了迎接兄弟单位与上级有关部门的卫生检查，某单位领导决定召开一次迎接卫生检查动员大会。

局长要王秘书起草一份会议通知，请各部门负责人出席。

王秘书拟写并发放了这样一份会议通知：

会议通知

经局领导决定。

兹定于X月X日X时在局办公楼会议室召开各部门负责人会议，会议重要，请准时出席。

局办公室

X月X日

这份通知明面上看上去什么都不缺，有时间有地点有出席人，但是却没有会议的内容。

没有告知出席人员会议的内容，那么与会人员就不能提前做好准备，懵懵懂懂地去开会，什么资料也没有准备，这会议能有效率吗？

3.秘书预计会议成本基本偏高

近年来，多数人认为现在开会就像是在旅游，吃喝玩乐，走马观花。

这也折射出我国会议的经费管理宽松，秘书预算成本往往过高，在不必要的地方耗费大量的金钱，尤其在公款旅游这一方面所花费的金额在整个预算中所占比较较大。

此前，广州市本级部分部门晒出了会议费的预算总额，占到了“三公”经费的近一半。

被称为“第四公”的会议费，也易成为吃喝浪费的又一个“隐秘渠道”。

4.秘书准备的会议文件资料不齐全或者内容空洞

在文件资料的准备方面，大部分秘书人员犯了不周全、，内容不符合实际的错误。

天地石化股份有限公司董事会召开会议讨论从国外引进化工生产设备的问题。

秘书初萌负责为与会董事准备会议所需文件资料。

国有多家国外公司竞标，所以材料很多。

初萌由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。

有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议，于是初萌就未准备他们的资料，不想，正式开会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大摞资料不知如何找到想看见资料，从而影响了会议的进度。

还有网上流传着这样一段顺口溜：

“上午交流会，时间真浪费；空洞大放辞，谁说无所谓。

装模作样讲，听得人憔悴；假装认真记，记得身心碎。

”现在开会，很多会议发言人照着秘书给的稿子念，内容苍白无力，没人去关心他们说了什么，开会的重点在哪里，然后大家就形成了开会浪费时间的观念。

（二）秘书会中管理不周到

会议召开期间，秘书应该做好各项会议服务工作。

秘书人员的会议服务工作是保证会议顺利进行并取得圆满成功的重要环节。

但是秘书人员在会议中往往会出现这些失误：

1.秘书无法控制会议进程

为进一步加强工商合作，滨江市商业糖酒批发公司决定召开商品供货商业务恳谈会。

在公司办公室主任夏雨的精心准备下，上午的业务恳谈会议在友好、热情的气氛中开始。

由于与会人员相互间都很熟悉，又有一段时间没有见面，因此会议开始很长一段时间大家都在相互问好，谈论对近期国家大事的看法。

期间还有很多传接电话。

作为会议召集人的夏雨，很想控制会议的进程，但她不知道怎样说。

事后，公司老总批评了夏雨，认为本次会议没有达到预期的效果。

这个案例中的夏雨同志不能控制会议的进程，与会人员随意走动，会场十分混乱，从而大量的时间花费在无意义的问好、讨论当中，重要的业务洽谈时间被占用，会议开展的目的没有达到。

2.秘书撰写会议记录凌乱，无重点

秘书一般都承担着会议记录撰写的工作，但是，大部分秘书不会写。

秘书在写字的时候，速度慢，从而他人发言完毕了，他都还没写完，或者秘书没有根据议论的方向将重要的内容记录下来，而记录了一些细枝末节的东西。

还有在做会议记录时，有的秘书经常带着自己的观点对他人的发言进行评价，不能客观的记录事实，这样都是不正确的会议记录。

3.秘书处理突发情况能力差

会议进行中时发生了混乱，秘书不能及时的调停，妥善的处理，维持现场正常的秩序，这必然对会议有效的进行造成一定的影响。

比如突然与会人员出现健康问题，晕倒了，有的秘书人员惊慌失措，不知道该怎么办，现场一片混乱。

（三）秘书会后收尾工作无落实

会议的结束并不意味着秘书的会议工作已经完成。

事实上，在会议结束之后，秘书还需要认真处理一系列重要的事情。

通过查阅资料和平时工作的体验，我总结出以下三种会后事情是秘书人员经常疏忽的：

1.秘书没有及时做好清退文件及整理会场工作

在参加秘书三级证书考试的时候，曾做好这样一道案例题，其大致内容是一名公司秘书检查即将开会的办公室时，发现桌面上残留着大量的纸杯、草稿纸、文件，桌椅摆放非常不整齐。

出现这样的问题，恰恰证明了上一场会议秘书人员没有及时整理会场，清退文件。

这是大多数秘书都会存在的疏忽。

而且，清理会场不只要求开会场所最后保持卫生整洁，秘书经常忽略了会议中使用的参考、学习文件的收齐和归档，还有废弃的文书也没有及时回收用碎纸机销毁，在重要会议后，没有这么做，很有可能会泄密。

2.秘书没有积极落实和反馈会议精神

落实和反馈会议精神，这要求秘书整理会议记录，撰写会议纪要，及时催办会议中形成的决策和行动指导。

会议记录一般是模糊的，零散的，需要进一步补充、整理。

以我个人亲身经历为例。

实习期间，开会时会议记录人只是将会议内容记录到本子人，有时会后没有及时整理会议记录，撰写会议纪要，形成书面的通知，对会议决定的事项进行催办，这样错误的行为促使大家没能第一时间按会议讨论出来的决定做出行动，这就延长了时间，降低了行动的效率。

同时，领导不可能对下属的行为时刻进行监督，时刻受到工作的反馈，那这件事情难道不应该由秘书人员积极主动地去做吗？

3.秘书没有有效进行会议的评估与总结

“会议总结和评估有助于对会议组织实施过程进行总结，以便改进会务工作，实现有效会议的目标。

”一般的秘书不善于进行全面、科学、及时的会后评估和总结，不能按照会议评估和总结的要求去做。

经过以上的种种问题的分析和讨论，我们不难发现秘书会议工作的失误都影响着会议的质量和效率，还会给参会人员留下不好的印象。

秘书做好会议工作，提高会议工作能力对于单位的发展具有重要意义。

三、秘书人员如何提高会议质量

如何提高会议的质量，那就要求提高秘书办会的能力。

因此，我认为办好一场会议，解决当前会议工作的诸多问题，应该遵守秘书做好会议工作的基本要求，同时还要符合社会的要求。

从个人素质和能力来说，秘书要遵守会议工作管理的基本要求，充分准备，严密组织，倾心服务，确保安全，积极反思。

从社会要求来说，秘书提高会议效率必须坚持精简会议，改进会风，提高会议质量。

（一）秘书要执行会议工作的基本要求

1.充分准备，注重细节

促进会议有效进行要求秘书具有强烈的主动意识和谨慎细心的良好品质。

长期从事会务工作，秘书难免会出现定式思维，对待工作被动，消极面对，漫不经心，对待会议的组织开始变得不在意细节。

但是俗话说，细节决定成败。

细节决定会议的质量，因为每一场会议都是由一串串细节组成的，秘书对待会议工作不得半点马虎，必须处处留心，周密考虑，做好充分的准备，才能有备无患，实现工作上“零失误”的目标。

为了保证会议高质量高效率的进行，秘书人员必须拥有高度的责任感，积极的主动意识，用强大的毅力和耐心合理制定会议的计划，对会议每一个环节全面布局，脚踏实地地策划每一个步骤，从细节处着眼，提高会议的质量。

以一次混乱的某地党代表大会为例。

事情发生过程是这样的，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏国际歌”的一项。

大会秘书处一位负责人审序时，拟把此项放在大会闭幕式进行，于是把此项目删掉了。

后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项添加。

而会务组的一名秘书紧凭印象没有奏国际歌这一环节，没有注意后来又被圈回一事，因此在大会开幕式上“奏国际歌”这一事前没有准备，当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时，无法播放歌曲，一时形成冷场。

老子曾说过：

“天下难事，必做于易；天下大事，必做于细。

”一个细节的疏忽可能导致一场会议的失败。

这个案例中秘书犯错的原因在于他忽略了细节，没有认真检查后来的会议定稿，思想上的定式让他以为不用准备国际歌的伴奏带。

其实，即使他没有关注到会务主要负责人将“奏国际歌”这一事项重新添加到会议议程中，但他如果能在会议开始前，做二手准备，不把鸡蛋放在一个笼子里，我相信这次会议将会顺利的进行下去，而不是大家面面相觑，左等右等。

这个案例也只展现了一个小小的部分，而我们应该以小见大，由表及里，以点代面，认识到细节的重要性，从而在今后能够做好一点一滴的小事情，不以事小而不为。

2.严密组织，科学计划

一场会议的举办，尤其是事项越多，内容越复杂的大型会议，往往需要一个由大量人员组成的秘书机构进行组织和规划。

秘书机构里的每一位成员都要相互配合，协力合作，科学计划会前、会中、会后各种事项，使每一环节合理紧凑，不拖沓松散，碰到问题时，及时处理解决。

现实中许多会议，与会人员成为“低头族”，甚至打起哈欠，睡觉，一部分原因中就有会议无趣、没有吸引力、拖沓松散，耗时长，消磨了与会人员的参与热情。

“自觉从严，好字当头，严细成风，精益求精。

”“严”字精神一直是中石油长久以往的坚持，这也成就了中石油在石油业辉煌的成就。

同样，“严”字精神适用于秘书人员的会议管理工作，严密组织，点水不漏，那么必然事以密成。

3.倾心服务，热情礼貌

中信集团林秘书在一次重要的新产品发布会上出现了重大的失误。

当天早上林秘书睡过了头，第二天到会场时已经有一批客人在签到台等待签到。

因为林秘书看到等候签到的客人很多，觉得自己边给客人签到边发放资料和餐券太慢了，她就让客人自己在签到表上签到。

结果会议正式开始时林秘书进行清点核对，发现签到的人数与她发的资料的餐券数不相符，表上还有26个人没有签到，而且她手上资料和餐券都没有了，她不知道这些人领走了还有根本没了让他人带领。

所以林秘书特别迷茫，不知道该怎么办？

会务秘书在会场入口迎接与会者，组织与会人员签到和登记，发给与会者会议文件资料，是会议进行的第一件事，其目的是为了及时了解到会人数。

签到结束后，秘书还要及时将情况报告给主持人，以便会议主持人心中有数，有效主持会议。

此外，特别是秘密文件要回收所以签到和资料发放更是不能马虎。

中信集团的林秘书自以为是，因为人多就让与会者自己签到，这很容易造成有人忘记签到、钻空子不签到或多拿了资料和餐券，这也给后续工作带来了很大的麻烦。

如果林秘苏能够倾心服务，不要怕麻烦和浪费时间，热情礼貌地请与会者签到，并在他们签到之后递上会议资料，那签到工作就不会出现错误，会议的质量也能提高。

还有一些会议中，秘书没有考虑办会接待的礼仪，忽略了与会人员的忌讳，让领导和与会人员产生了尴尬的气氛。

“做好会场服务，是秘书会务工作的现实要求，力求主动服务是当代秘书要实现的一大转变。

”为了使参会人员专心致志地开会，减少他们的后顾之忧，秘书人员都要倾心服务，热情礼貌，注意办会和接待的礼仪，考虑与会人员的习惯，以良好的形象服务与会者，让与会者充分感受到舒服、安全、贴心，从而减少会议的干扰因素。

4.确保安全，防范未然

马斯洛提出的需要层次理论中，安全需要处于基础地位。

安全是会议工作开展的基本保障。

在个人安全方面，秘书应该提前制定安全措施，拟定应急计划，保证与会代表的人身和财产的安全。

特别在保密性较强的会议中或者大型会议中，秘书人员应协助保安做好会议的值班、保卫工作，坚守岗位，阻止与与会议无关的人员随意进出会场。

在会议信息安全方面，会议的保密工作贯穿于秘书会议工作的全过程。

召开保密性会议时，秘书应该做好这些工作：

第一，人员要对与会人员进行保密教育，防止他人泄露重要信息；第二，会议期间，秘书人员对发放的文件、资料同一登记，并安排专人负责管理文件；第三，重要涉密会议期间，不得录音，就算录音也要对录音文件保密处理；第四，保证与会人员凭证件入场，发放的文件不得外带；第五，会后对文件及时处理。

总之，秘书不仅要确保人身财产安全还要保证会议的信息安全，制定安全措施，防范于未然。

5.积极反思，总结经验

伟大的思想家孔子致力于礼仁，他每日都要三醒吾身，时刻督促自己合符仁礼，忠信、温故知新。

正所谓台上一分钟，台下十年功，要想办好一场会议，做好万无一失，秘书人员要在会后积极反思，总结经验和教训,不断提高自己的工作能力，回顾过去，才能更好地走向未来。

（二）秘书要积极提高会议效率

在分析当前我国秘书会议工作存在的问题时，我提到现在广大人民反映现在开会效率低，会议多，犹如一场灾难。

尤其是不少地方政府存在用会议落实会议的形式主义、“小会折腾一大群人”的官僚主义。

这类既折腾人又毫无必要的会议在身边并不少见，实际上造成了大量的人力物力浪费，值得警惕。

那么为了提高会议效率，秘书组织会议时，需要精简会议，杜绝“会海”，改进会风，提倡节约有效。

1.精简会议，杜绝“会灾”

针对我国会议存在“会海”现状，尤其是党政机关，特别指出要精简会议。

一要提高认识，转变观念。

我国很多领导干部把开会当做实现工作的目的，凡事碰到事情，无论大小必要召开会议，从而开会变成了一种形式。

多开会，开不必要的会，会导致领导们“不能集中精力想大事、议大事、抓大事”，工作效率降低。

所以为了提高会议质量，无论是党政机关还是企事业单位，无论是领导还是秘书都要转变观念，目标不明确的会议坚决不开，准备不充分的会议推迟，涉及相关工作的会议合并开，议题过多的会议分段开，发言时“无轨电车”不准开，即能不开的会议就不要开。

秘书要辅助、提醒领导将会议的召开用在实处，减少会议的数量。

二要积极利用现代通信和技术手段开展工作，加快实现办公自动化的步伐，改变传统的主要依靠召开会议和印发文件来推动工作的做法，例如利用电话、邮件通知或者用视频、电话、远程控制的新型方式召开会议。

2.改进会风，提倡新风

什么是会风？

当前的会风有哪些体现呢？

会风是思想作风和工作作风在会议过程中的体现，诸如会议时间长，会议铺张浪费只讲排场，会议讨论没有重点，纪律散漫自由等等。

以芜湖经济开发区公检法五星酒店开会为例。

在2012年12月，有网友爆出了黄山碧桂园凤凰酒店欢迎告示图，图中展板上写着：

热烈欢迎参加芜湖经济开发区检察院、法院、公安、交警联席会议的各位嘉宾。

该酒店是黄山市首家以欧式风格为主题的豪华商务度假酒店，评级为五星级。

记者前往该酒店调查获悉，11月29日召开的芜湖经济技术开发区公检法联席会议为期两天，参会人员12月1日已经离店。

参会人员有近30人，登记了20余间客房。

该酒店网上订房价为高级标间每天358元、豪华标间每天463元、行政单间每天564元、行政套间每天1152元。

明明会议可以在本单位召开，可是这个干部们却非要到旅游景区开会。

其实，举办会议是虚，吃喝玩捞是实。

且诸如此类“奢侈会”屡见不鲜，有些单位甚至会前都不准备文件和资料，也没有什么议题，却热衷于筹办酒席、购置礼品。

这些“奢侈会议”只是会风不正的一个方面，还有很多其他的不正之风。

无论是领导还是秘书必须做好以下两点：

第一，严肃会议纪律。

现在会议中，与会人员玩手机、打瞌睡、迟到早退现象非常严重，会议纪律令人堪忧。

如果大家都精神懈怠，没有积极主动地参与到会议当中，那这个会议怎么能有效率呢？

为了改进会风，秘书人员在开会前要对参会人员进行会前纪律教育，要求参会人员关闭手机，不要随意交流，说无关会议的话，说明会议的重要性。

同时，秘书工作者要对出席率严格把关，做好登记，防止大家钻空子，迟到早退。

对于自身行为，秘书人员更是要以身作则，严肃会议纪律，不能懈怠自己，时刻保持高度的警惕和注意力，不能自个玩手机、闲聊等等。

第二，秘书要控制会议成本。

那如何具体有效地控制会议的成本呢？

这个问题秘书人员在开会前就要明确，其主要途径有：

一是控制的会议内容，即上文说到的不要开无意义的会议，；二是秘书人员要严格控制参加会议的人数，建立审批制度，克服凡会必请主要领导讲话的倾向；三是秘书要对开会地点进行控制，限制在旅游景区召开会议，反对利用参加会议游山玩水，选择经济实用的会场；四是秘书要有效控制开会时间，节约会议成本；五，经费管理制度的宽松是会风不正的主要原因之一，秘书人员应该辅助领导制定严格的经费管理制度，并严格遵守这项制度，从而从源头上减少铺张浪费的现象，提高会议的质量。

结语

综上所述,秘书的会议工作是秘书工作的重要组成部分，秘书会议工作的效果如何，在很大程度上决定了会议能否顺利开展。

本文以“发现问题—解决问题”为基本思路，对秘书会议管理工作进行研究，并致力于寻找提高会议质量的具体办法和途径。

论文通过对大量的现实案例及我自身的实践经验进行分析，总结出秘书在会前筹备中主要存在会议议题安排不明确、会议通知撰写不准确、会议成本预算基本偏高、会议文件资料准备不齐全或者内容空洞这四大问题，在会议进行中，秘书主要有无法控制会议进程，撰写会议记录凌乱，无重点，处理突发情况能力差这三大问题，在会议结束后，秘书的善后工作没有很好的落实，没有做好及时清退文件及整理会场还有落实和总结工作。

这些问题的存在影响了会议的开展和效率，为了提高会议的质量，秘书必须严格执行会议工作组织的程序和要求，克服会议的不正之风，提倡勤俭之风，能够有效地提高会议的效率和质量。

找出问题，针对问题提出解决问题的方法和途径，这对秘书提高自身会务管理能力有重要的意义。

秘书会议管理工作是一综合性强的工作，秘书工作人员应该充分发挥自己的悟性和敏锐观察力，总结经验，不断提高会议工作能力，实现工作的有效开展。

主要参考文献

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