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常用几种应用文

会议纪要

一、会议纪要的概念

会议纪要是对会议基本情况、主要精神、议定事项等内容的归纳和纪实。

会议纪要是会议文件，但并非所有的会议都要形成会议纪要。

通常只有大、中型会议或比较重要的会议，才要求写会议纪要，特别是尚未形成正式决定，而讨论事项又要求有关人员了解的会议，则更需要写会议纪要。

二、会议纪要的特点及写作要领

会议纪要有很强的纪实性。

对会议的情况、与会人员的发言、会议的分歧、会议的共识等各方面，都要做到客观、准确的记录，但会议纪要是会后对这些内容的整理、摘录、归纳，并不是全盘记录。

由于它有很强的纪实性，经常作为文献了解会议情况，学习和贯彻会议精神，指导实际工作。

会议纪要的标题通常是发文机关+会议名称+文种，有时省略发文机关，有时还设主、副标题。

正文一般包括前言、主体和结尾。

前言主要用来记述会议的基本情况，如会议时间、地点、名称、出席人、主要议程等。

主体是会议纪要的核心部分，会议的主要精神、议定事项、达成的共识、布置的工作和提出的要求等，都要予以表达。

这部分内容比较复杂，多数情况下都需要分条分项撰写，或用“会议认为”、“会议提出”、“会议指出”等惯用语来分层。

结尾比较简短，用来强调意义、提出希望和号召，还可以对会议的情况做一些补充说明，在不影响全文结构完整的前提下，也可以不写专门的结尾部分。

如果前文未在标题下标示发文机关和日期，一般要在落款处签署。

会议纪要是多整个会议的记录和归纳，内容比较繁多，写作时要有条理，逻辑性要强，观点要鲜明，对于具体的方法措施要详写，以便于指导工作，用语要简练，用词要精当，做到准确传达会议精神和指示。

三、注意区分会议纪要和会议记录

会议纪要和会议记录都是针对会议的文书，办公室工作人员要注意区分。

第一，二者使用范围不同。

会议纪要只针对大、中型会议或重要会议；而会议记录适用于任何正式会议。

第二，二者产生时间不同。

会议记录随着会议进程自然产生；而会议纪要则多形成于会后。

第三，会议记录要求从头到尾把会议的进行过程、涉及问题和事项全部照录，一般被视为资料，不能作为文件分发；而会议纪要通过记载会议基本情况、会议主要成果、会议议定事项，综合概括性地反映会议的基本精神，属于正式公文。

四、会议纪要常见的种类

办公室工作人员常见的会议纪要有工作行政会议纪要和座谈研讨会议纪要。

（一）工作行政会议纪要

工作行政会议纪要是党政机关、人民团体、企事业单位的领导机关，用来反映会议研究问题、部署工作的情况，从而为工作的开展提供实在的指导和具体的依据。

（二）座谈研讨会议纪要

座谈研讨会议纪要是对交流会、座谈会、研讨会等做的会议纪要，它是通过对涉及有关工作的重要方针、政策和理论原则问题的交流、讨论情况的纪实，给人们以深刻的启发、给工作以宏观的指导。

函

一、函的概念

函一般用在不相隶属机关之间（不相隶属的平级机关，也是没有直接领导关系的不同级机关），用于相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

要注意除了作为平行文种出现之外，函有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间。

例如，上级机关向下级机关询问有关情况或催办有关事宜，就可以用函，但下级的答复最好用报告。

二、函的特点及写作要领

函的用途比较广泛，它广泛运用在各级行政机关、企事业单位。

函的格式一般包括标题、发文字号、主送机关、正文、落款。

它的标题多是发文机关+事由+文种，也可以是事由+文种。

公函要有正规的发文字号，由机关代字、年号、顺序号组成。

大机关的函，可以在发文字号中显示“函”字。

正文写作要注意针对性和明确性，如果内容较多，可以分条列出，但必须一函一章，这一特点和请示、批复相似。

最后常以“特此函商”、“请即复函”、“特此函告”、“致以敬礼”、“谨致谢忱”、“为盼”、“为敬”等惯用语结束。

落款同样是署名和发文时间。

函是平行文，用于要讲究分寸和礼貌。

三、注意区分函和通知

函和通知都是用来传达事项的公文，但却不相同。

办公室工作人员要从以下几个方面区分：

第一，函是平行文，一般用在不相隶属的机关间传达事项，有时也用在上级向下级询问有关情况；而通知是上级向下级传达有关单位共同执行或周知的事项。

第二，函注重平等性和沟通性；而通知注重传达性和指导性。

第三，函的形式灵活多样；而通知有其固定的格式。

第四，函的时效性不及通知。

四、函常见的种类

办公室工作人员常见的函有直发函和答复函。

（一）直发函

直发函由发函机关直接发出，常用来询问或告知事项、请求批准、商务洽谈等。

（二）答复函

答复函在回答对方来函所询问的问题时使用，上级机关对下级一般性问题的回复，除了用批复，也可以用函。

报告

一、报告的概念

报告是下级多上级的上行文，主要用于回报工作、反映情况、提出建议、答复询问。

它能使上级随时了解、掌握下情，从而进行及时的指导和督促，是上级机关制定方针、政策的依据。

二、报告的特点及写作要领

报告不仅党、政机关可以使用，社会团体、企事业单位也可以使用，它以反映情况为主，使下情上达，不要求上级批示答复。

它的标题可以是发文机关+事由+文种的齐全式，也可以省略发文机关，直接事由+文种或只写文种。

正文要写明制发报告的缘由及报告的具体内容，要选取具体的典型事例进行概括的说明，深入的分析，以便于上级机关参考和决策，文尾常以“特此报告”、“以上当否，请指正”、或者“以上意见如无不妥，请批转有关单位执行”等惯用语作结。

落款在正文之后的右下角写明发文机关和日期，也可把日期写在标题下面。

又要它是下级对上级的公文，因此写作时语气要谦恭，文字要精确。

三、注意区分报告与请示

报告与请示同属上行文，办公室工作人员很容易混淆。

应该从以下几个方面对报告与请示如以区分：

第一，请示对应会有批复；而报告不要求一定有批复。

第二，请示是事前行文，请求上级指导或决策；而报告多是事情进展中的及时回报或事后的总结报告。

第三，请示重在对下一步的工作请求指示，而报告重在对现有工作的陈述汇报，不掺杂请示内容。

四、报告常见的种类

报告按涉及的内容不同，办公室工作人员常见的有综合报告和专题报告。

（一）综合报告

综合报告用于向上级机关汇报综合全面的工作状况或有关情况，带有工作总结的某些特征。

（二）专题性报告

专题性报告和综合性报告的区别就在于涉及内容不同，它是只涉及某方面或某事项情况的报告。

如某项工程的进展情况、某方面工作的实施情况等。

请示

一、请示的概念

请示用于向上级机关请求指示、批准。

请示是对有关事项、问题等无权决定，或是对现行方针、政策、法规、制度不甚了解，有待上级明确答复；抑或事关重大，请求上级机关给予明确、及时的指示和批准。

二、请示的特点及写作要领

批复对应请示，一批一事，相应的，请示也是一文一事，不可将多项内容放在同一个请示里。

它的标题可是发文机关+事由+文种，或是事由+文种，但不能省略到只写文种“请示”二字。

正文一般包含请示的缘由、事项和要求，缘由要写的充分，具有说服力，事项和要求写的明确、具体。

一般用“以上请示当否，请予批复”、“妥否，请批示”、“如何，请审批”来结尾。

在正文右下角写明制发请示的机关和日期的落款。

三、注意区分请示与意见

请示与意见十分相似，都是要求上级对自己所提出的事项或问题，给予批准、指示或认可，办公室工作人员要注意区分。

请示的内容多是工作中遇到需要上级做出决定或加以审批的重大问题或重要事项；而意见是对工作中的问题事项提出见解，请上级给予指示和支持。

四、请示常见的种类

办公室工作人员常见的请示有批复性请示、指示性请示和转批性请示。

（一）批复性请示

批复性请示是下级在实际工作中遇到具体问题，请示上级批准自己要求的一种请示，由于此类请示需要上级批准的，所以应该把重点放在请示的缘由和事项上，尤其要有说服力。

（二）指示性请示

指示性请示是下级在实际工作中遇到问题，请求上级在原则上或具体措施上给予请示。

（三）转批性请示

转批性请示，是针对本机关提出的涉及重大的解决方案、工作部署性意见、或拟订的重要规章制度，请求上级机关批转，在同级相关机关或部门范围内执行的一种请示。

批复

一、批复的概念

批复是上级机关用来答复下级机关请示的一种公文。

它的前提是下级的请示，没请示就没批复，一请示对应一批复，不涉及请示外的其他事项。

二、批复的特点及写作要领

批复的专用性和针对性很强，只用来答复下级的请示，而且一批复一事，不涉及其他问题。

内容一般包括批复缘由和批复内容，缘由后常加“收悉”、“悉”等惯用语，批复内容常由“批复如下”引领。

批复里的态度、意见、决策，对于下级有很强的指导性，必须遵守执行，所以写作时，行文要简短、明确。

三、注意区分批复与转批性通知

批复和转批性通知都对来文有批示性质，文字都比较简明，因此办公室工作人员很容易混淆。

其实二者有很大区别，批复具有专用性，一般只针对来文机关，即使是转发批复，也只针对相关机关，而转批性通知具有普法性，它针对管辖系统，广泛发布指导；另外，批复具有针对性，只针对请示事项、来问及相关机关，不涉及其他问题，而转批性通知涉及单位广泛，因此，必须把所批文件附在后面。

四、批复常见的种类

办公室工作人员常见的批复有：

指示性批复、解答性批复和转发性批复。

（一）指示性批复

指示性批复不仅仅同意下级机关的请示，而且就请示事项的落实、执行等提出指示性意见。

（二）解答性批复

解答性批复是上级针对下级对法律、政策、规定、措施等的询问请示所做的批复。

值得注意的是，对有关法规、政策的解答性批复，只能由被授权或有权解释的单位制发，本单位无权解释的可逐级向上请示，直到有权作出解释的单位。

解答性批复要求及时，有的机关采取“收到下级请示后一周内不予答复则视为同意”。

（三）转发性批复

转发性批复是对请示事项相关单位的一并批示，指示其按批示事项执行。

其中批复的事项，既是对来文请示机关的具体问题的批复，又包含着一定的指示性意见，具有普遍的指导意义，可以同时下发给所属各个下级机关或部分有关下属机关。

通知

一、通知的概念

通知多属下行文，用做转发上级机关指示、传达要求下级机关办理的周知事项、执行事项、人事任免，有时也用做同级单位或不相隶属单位知道或参与的事项的平行文。

二、通知的特点及写作要领

在下行文中，通知的功能最为丰富。

它可以用来布置工作、传达指示、晓谕事项、发布规章、批转和转发文件、任免干部等。

通知的运用十分广泛，大到国家级的党政机关，小到基层的企事业单位，都可以发布通知。

需注意：

通知的规格要低于命令、决议、决定、指示等文体且有明显时间限制，即在规定时间办理相应事务；通知的内容也很有针对性，目的要求明确、具体。

三、注意不要混淆通知和通告

通告和通知都属于告知类文书，办公室工作人员很容易把二者混淆。

其实它们有很明显的区别：

通告的内容大多简明扼要，而通知的内容要求大多详细具体；规格上通告也比通知要高；告知方式也不尽相同，通告多用张贴、登报或广播电视播发，而通知一般以文件形式印发，仅个别普法性文件由新闻单位公布；通知没有严格的格式，没有文件版头，没有秘密登记、急缓程度等附加标记，而通知的成文必须遵守严格的格式，有的还有文件版头，根据内容划分秘密等级，并标注急缓程度。

四、通知常见的种类

通知根据性质不同，办公室工作人员常见的有：

发布指示性通知、转发批示性通知、具体事项性通知。

（一）发布指示性通知

这类通知用于发布行政机关指定的行政法规和规章，其发布、印发的多数是条例、办法等行政法规。

（二）转发批示性通知

转发批示性通知用来转发上级机关的政策和指示，被转发文件作为通知的附件，有时一些单位还会根据本单位实际情况，制定一些措施或规定作为补充。

（三）具体事项性通知

具体事项性通知，是针对具体工作要求和安排的通知，是最常见的一种通知。

意见

一、意见的概念

意见是上级机关或主管部门对当前重要工作和重大问题，提出意见和处理措施，并要求有关部门遵照执行的指示性公文。

作为公文的意见，可以是由个人向机关提出的上行文，也可以是同级机关沟通的平行文，不过多数情况还是运用在下行文，上行文和平行文多以报告和函代替。

二、意见的特点及写作要领

意见针对性比较强，它是根据现实的需要，针对某一重要的问题提出见解或处理意见，这些意见对于解决存在的问题，起到了积极的作用。

它通常不是具体的工作安排，而是从宏观上提出见解和意见，要求受文单位结合具体情况，参照文件精神来办理，体现了具体问题具体分析的科学工作方法。

它的文字表述要明确具体，要能反映有关机关或部门对问题的看法和认识。

三、注意区分意见、决定、通知

★办公室工作人员要注意，意见、决定、通知都适用于向下级机关布置安排工作，提出工作的原则、要求和做法等。

决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，它立足全局，事由重大（往往是一项新工作或者新举措），统一思想，提出任务，确立方针，阐述原则，提出工作的方法、步骤、措施和要求。

决定的篇幅较长，对下级有明确的执行要求。

通知适用于传达要求下级机关办理的事项，是上级机关向下级机关布置带有普遍性的工作，事由可大可小、内容可重可轻（通常是对一项已开展的工作进行补充完善），要求较具体，更具可操作性，以便下级机关执行、办理。

意见适用于对重要问题提出见解和处理办法，具有方向性、指导性，仅向下级机关提供原则和方向，一般没有明确的具体要求，下级机关可结合实际情况相对灵活地贯彻执行。

四、意见常见的种类

意见作为下行文，办公室工作人员常见的有直发性意见、指导性意见、计划性意见、请批性意见和建议性意见。

（一）直发性意见

直发性意见通常是上级机关直接下发，对下属机关的工作提出要求和规定，具有强制性。

（二）指导性意见

指导性意见是上级机关或主管部门针对某项工作，阐述和说明的基本思想和原则，对下级的实际工作起指导作用。

（三）计划性意见

计划性意见用于上级机关和主管部门，对某项工作作出部署、要求、安排、具体措施，带有工作计划的特点。

章程

一、章程的概念

章程的使用，体现了“没有规矩不成方圆”的道理，党派组织、社会团体、公司企业为保证其组织活动的正常运行，通常要在内部制定章程，来系统阐明自己性质、宗旨、任务以及规定成员的条件、权利、义务、纪律及组织结构、活动规则等。

二、章程的特点及写作要领

章程被广泛用在政治、经济、文化各领域。

章程的标题经常是制发机关+文种，或企业性质+单位名称+文种，或单位名称+事由+文种，通常还有包含会议名称和通过日期的题下标。

正文一般包括制定章程的目的，本组织、团体、企事业单位的性质、名称、法定地址、任务、宗旨、成员的条件，义务和权利等。

由于内容较多，为了更加明确、有条理，章程的结构通常采用条款式或章条式。

章程作为团体内部的纲领性文件，会长期实施和使用，有较强的稳定性，所以要求撰写者行文要严谨、规范。

三、注意区分章程与制度

章程和制度都是有利于公司发展和管理的，成员都必须遵守，办公室工作人员要注意区分。

章程是单位根据国家有关法律法规而制定的，对其内容有法规方面的要求；而制度是单位内部，针对某方面事项而制定的规范。

四、章程常见的种类

办公室工作人员常见的章程有党政团体章程和企事业单位章程。

（一）党政团体章程

党政团体章程是党组织、行政机关或社会团体，为明确自身性质、宗旨、任务、活动范围、发展方向等，经过一定程序，讨论表决而制定的规约性文件，要求其成员必须遵守。

（二）企事业单位章程

企事业单位章程是公司、企业用来规定企业的性质、组织原则、机构设置和经营管理等事项的法规性文书。

企事业单位章程范例：

XXXXXX（集团）公司章程

第一章总则

第一条xxxxxx集团公司（以下简称公司），是由各有关单位为了更好地发挥整体的综合优势，实现生产要素的优化组合和企业组织结构的合理调整，以适应经济体制改革不断深入的需要，而共同发起组建的。

第二条公司由xx电视一厂、xx无线电四厂、xx无线电十八厂、xx录音器材厂、xx电视电子（集团）公司、xx仪表电子工业供销公司广电分公司和xx广播电视事业对外技术合作公司等七个单位组成，是实行资产经营一体化的社会主义全民所有制性质的经济实体，是xx广播电视集团的核心。

第三条公司实行自主经营、独立核算、自负盈亏，依法取得企业法人资格。

公司成员单位是公司的内部核算单位。

在公司建立初期有一个过渡期，在过渡期间各成员单位扔保留企业法人地位。

第四条公司的宗旨是在国家的宏观指导下，统筹规划，充分发挥整体的综合优势，推进技术进步，加快技术改造，开拓国内外市场，提高广播电视科研和生产水平，增强后劲，带动行业稳定发展，提高整体经济效益，更好地为发展广播电视工业作出贡献。

第五条公司遵守国家法律、法令，执行国家方针政策，坚持社会主义方向，接受政府管理部门管理。

第六条公司是一个有限责任公司。

公司的注册资金为贰亿叁仟陆佰贰拾万零捌仟叁佰零肆元柒角捌分。

资金的来源为各成员单位的固定资产和国拨流动资金。

第七条公司以注册资金承担总体的经济责任和经营风险。

第八条公司和各成员单位按分级管理原则在各自的职责范围内开展生产经营活动，承担相应的经济、法律责任。

第九条公司的主管部门是xx市仪表电讯工业局。

第十条公司地址设在xx市巨鹿路395弄19号。

第二章经营范围和方式

第十一条公司经营范围：

电视机、收音机、收录机、录像机、电话机等电子电器产品，雷达、卫星地面接收系统、磁带记录仪、计算机终端设备、应用电视系统等装备类产品。

视听产品、广播电视专用仪器仪表、设备、部件、配件及办公自动化设备。

洗衣机、吸尘器、微波炉、空调机、电子琴、电磁灶等家用电器产品。

电子医疗仪器设备等。

上述产品的配套件。

第十二条公司经营方式：

科研、设计、制造、检测、系统开发、工程承包、成套销售、合作生产、来料加工、进出口贸易、技术咨询、技术服务、产品经销、代销、联销、代购、批发、零售及售后服务。

第三章领导体制

第十三条公司与各成员单位是领导与被领导的关系。

第十四条公司实行总经理负责制。

总经理法定代表人由上级主管部门任命，任期为四年，其主要职责是：

（一）统一指挥公司的生产经营活动；

（二）制定公司机构设置和企业组织结构调整的方案，并组织实施；

（三）代表公司对外签订重大的经济技术合同，并组织实施；

（四）公司副总经理可由总经理提名，听取公司党委意见，或由上级主管部门、公司党组织推荐，报上级党委审批后，由总经理聘任。

公司本部门行政部门负责人及下属单位主管行政负责人的任免按照关于干部管理权限的规定及实施细则办理。

第十五条公司设管理委员会。

管理委员会由公司主要负责人和各成员单位主要领导组成。

总经理任管理委员会主任。

第十六条公司管理委员会是对总经理下列重大决策进行审议的机构。

（一）公司的经营方针、中长期发展规划和年度计划，重大的技术改造，技术引进项目，工资调整方案，留用资金的分配和使用方案；

（二）公司本部的机构设置和调整，优化企业组织结构的方案；

（三）重要规章制度的制定、修改和废除。

第四章管理体制

第十七条至第十九条（略）

第五章财务管理制度和利润分配形式

第二十条至第二十三条（略）

第六章劳动用工制度

第二十四条至第二十七条（略）

第七章公司成员单位的权利和义务

第二十八条至第二十九条（略）

第八章附则

第三十条本章程的解释权属公司总经理。

第三十一条公司终止时，本章程随之失效。

第三十二条本章程经公司党政领导集体讨论，并报上级主管部门批准后生效。

简报

一、简报的概念

办公室工作人员撰写的简报是党政机关、人民团体、企事业单位内部用于汇报工作、反映问题、沟通情况、指导工作，交流经验、传递信息的一种简报，有一定新闻性质的文书材料。

二、简报的特点及写作要领

简报具有新闻性，多是消息，而且重在一个“简”字，内容简要，语言简约，表达简洁。

简报的格式由报头、报核（正文）、报尾三部分组成。

报头占首页上方1/3版面，用红色间隔线（称为界栏线）与报核分开，包括密级、简报名称、期号、编发单位、印发日期等。

报核一般包括标题、目录、编者按、导语、主体、结果和背景材料等。

其中目录和编者按可省略，其写法十分灵活自由，没有

一定的格式局限。

报尾在最后一页下部，在两条平行线中间，左侧写报、送、发单位的名称和个人姓名、职务，右侧写本期印发份数。

三、注意区分简报与消息

简报与消息都要求反映真实的情况，都具有新闻性质，但二者有所区别，办公室工作人员要注意区分。

第一，二者内容不同。

消息仅仅局限于客观的报道；而简报则允许对客观的事实加以评论。

第二，二者侧重点不同。

消息侧重于新闻性；而简报则侧重于经验性。

第三，二者保密性不同。

简报在一定程度上具有保密性；而消息则具有公开性。

四、常见的简报种类

按内容划分，办公室工作人员常见的简报有综合性简报和专题性简报。

（一）综合性简报

综合性简报的任务是反映思想、政治、经济、文化等方面情况。

（二）专题性简报

专题性简报是为专门介绍某一事项进展或某一方面情况的文书。

招标书和投标书

一、招标书和投标书的概念

当兴建工程或者进行大宗商品交易时，招标书与投标书就成为办公室工作人员广泛采用的一种公开竞争的文书。

招标书是招标单位为了征招承包者或合作者而公布标的条件，利用投标者之间的竞争优选投标人，向有关部门提出招标申请和进行招标的一种文书。

如果所见单位捡到招标书以后，准备参加投标活动，办公室工作人员就要写投标书。

它是对招标提出的要约的响应和承诺，同时提出具体的标价和有关事宜参加竞标。

二、招标书和投标书的特点及写作要领

办公室工作人员要注意一份完整的招标书应当载明标题、引言、正文、结尾。

标题通常由招标单位名称、招标项目和文种三个要素组成。

引言应交待出拓标单位的简要情况以及招标的目的、依据、项目名称、范围等诸要素，要写得简明扼要，精炼概括。

正文用简要语句将招标项目名称、型号、地址、工程总量或者购置物品的品名、数量以及各种条件、要求等如实予以载明，要写得完整、准确、具体。

结尾应主要写明招标单位的名称、地址、电话、传真、电子邮箱等，并署上日期，加盖公章。

办公室工作人员在撰写投标书时要注意，一份完整的投标书包括标题、致送单位、引言、正文、结尾。

标题一般由项目名称和文件组成。

致送单位即投标书的致送对象，要写其全称或者规范化简称，以示郑重。

引言要用较为概括的语句，简要明确地交代出投标的目的或依据。

正文要紧紧围绕招标文件的具体要求进行表述，充分展示出本企业的实力和竞争能力，从而取得竞标成功。

正文可以采取表格形式，也可采取分条列项的形式，将有关内容依次陈述清楚即可。

结尾部分应当写明投标单位的名称、地址、邮编、联系人姓名和电话以及电子邮箱等，并署上日期，加盖公章。

三、注意区分招标书和投标书

招标书与投标书是招投标活动都要用到的文书，办公室工作人员要注意区分。

第一，二者发文机关部同。

招标书是由招标单位制发；而投标书是由竞标单位制发的。

第二，二者内容不同。

招标书主要写招标项目要求等情况；而投标书主要写自己优势来争取中标。

四、招标书和投标书常见的种类

依性质和内容不同划分，办公室工作人员常见的招标书有工程建设招标书、大宗商品交易招标书、企业承包招标书、企业租赁招标书以及选聘企业经营者招标书等。

与招标书对应，办公室工作人员常见的投标书有工程建设投标书、大宗商品交易投标书、企业承包投标书、企业租赁投标书、选聘企业经营者投标书和劳务投标书等。

制度

一、制度的概念

制度是党政机关、社会团体、企事业单位为加强对某事项工作的管理而制定的要求有关人员共同遵守的规范性文书。

二、制度的特点及写作要领

制度有比较强的针对性，是党政机关、社会团体和企事业单位为确保工作顺利进行，针对具体事项或某方面的工作而制定。

制度的发布方式也多种多样，除作为文件存在之外，还可以张贴