新合同管理作业标准.docx
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新合同管理作业标准
合同管理作业标准
批准人
柳玉辉
审核人
崔戈
拟制人
李建敏
批准日期
1999．5．12
生效日期
1999．5．12
关
联
文
件
合同编制规范（S-03000）
合同评审实施规程（R-03001）
沈阳东东系统集成有限公司
更改记录
序号
发行日
更改对象·更改内容
批准
审查
拟制
0
1999．5．12
新发行
柳玉辉
崔戈
李建敏
1.目的:
规范合同管理工作，保证合同执行按步骤规范进行。
2.范围:
适用于国内项目的合同。
3.合同管理业务划分
●合同审查：
对合同中规定的条款进行技术、安装、设备采购、合同金额和相关法律等方面的审查。
●合同登记：
合同文本分发和登记。
●合同执行：
根据合同规定进行合同实施。
●合同统计及核算：
对执行合同进行统计，对执行完毕的合同进行核算分析。
合同
的统计分析数据按月存档，并每年年末保留电子文档。
●合同归档：
对合同及相关文件进行归档管理。
具体工作划分及相应部门：
序号
文件名称
提供部门
说明
1
《合同评审记录》
商务部
《合同评审记录》由商务部提供，并负责保存。
2
《合同备忘录》
销售部门
由合同联系人负责提供
3
《合同出库设备情况记录》
商务部
由商务部负责提供并保存
4
《合同执行、进款管理表》
商务部
由商务部负责提供并保存
5
《合同统计表》
商务部
由商务部负责提供并保存
6
《合同执行通知单》
商务部
交予技术支撑部、产品开发部
7
《系统安装确认报告》
技术支撑部
由技术支撑部返回，商务部备案
8
《用户培训记录》
用户培训部门
由商务部存档
9
《产品保修单》
商务部
没有交给用户的保修卡由商务部存档
2.合同评审工作流程
参见《合同评审实施规程》（R-03001）
3.合同登记工作流程
合同管理员
编制并归档
合同文本编号合同文本分发涉及软件开发的合同项目管理部
合同正本财务部
合同编号按公司合同编号规程执行。
4.合同执行工作流程
合同执行工作流程图
管理与控制
开具发票
到款通知
按合同的类型分别下发〈〈合同执行通知单〉〉
不涉及应用系统开发
的合同可省略本步骤
合同执行涉及部门业务说明:
子业务
部门
说明
合同到款
财务部
财务部向商务部下达到款通知单，根据合同进度开具发票。
合同下单
商务部
向软件开发部门和技术服务部门下达。
合同安装
技术支撑部
技术支撑部负责完成合同设备、系统软件的安装调试，填写《系统安装确认报告》，并留商务部存档。
用户培训
技术支撑部
负责完成除应用软件外的培训工作，培训记录在商务部保存。
国内产品开发部
负责完成应用软件的培训，培训记录在商务部保存。
合同尾款清缴
销售人员
尾款由办事处销售人员负责合同尾款清缴工作。
合同修改
销售人员
合同条款等内容的修改与增删，销售人员应通过《合同备忘录》提交商务部。
5.质量记录：
针对合同的执行过程，对合同执行管理保存质量记录：
合同文本、《合同评审记录》、《合同出库设备情况记录》、《合同执行、进款管理表》、《合同执行通知单》、《合同统计表》、合同备忘录、《系统安装确认报告》、《用户培训记录》、产品保修单。
合同评审记录
记录编号：
QP-kkxxxxxx-nn记录时间：
年月日
合同名称
用户行业
合同签定部门
合同编号
一、关于合同条款的评审
合同条款是否符合《合同编制规范》□符合□不符合
合同在文字描述、金额方面是否正确□正确□有误
说明：
商务部签字：
日期：
二、关于合同设备采购方面的评审：
●合同设备是否为当时市场中可以购买到的设备。
□是□否
●合同设备的交货时间是否合理。
□是□否
●合同设备是否存在保修及维护问题。
□是□否
商务部签字：
日期：
三、关于合同技术方案可行性及技术服务方面的评审：
●合同的技术方案是否可行性□是□否
●合同的技术服务条款是否切实可行□是□否
●合同提供技术服务的时间是否合理□是□否
技术支撑部签字：
日期：
四、关于合同的应用系统开发方面的评审：
（若合同不涉及应用软件开发工作，本栏可省略）
●合同的应用软件开发的功能需求是否合理。
□是□否
●在实现上技术是否可行性□是□否
●是否可以在合同规定的时间内完成开发任务□是□否
要求：
开发部门签字：
日期：
公司主管领导的审批意见
1、此表由商务部、技术支撑部、开发部门分别填写，公司主管领导审批。
合同出库设备情况记录
记录编号：
QP-kkxxxxxx-nn记录日期：
年月日
合同编号
合同名称
合同签定时间
合同执行时间
合同出库设备情况
设备名称
合同
数量
出库日期
出库日期
出库日期
出库日期
数量
数量
数量
数量
合同管理人员
合同执行、进款管理表
记录编号：
QP-kkxxxxxx-nnn记录时间：
年月日
项目名称
合同管理人员
合同编号
用户联系人/电话
合同回款等规定
实际合同回款及日期
发票开具情况及日期
合同一期回款时间及金额
合同二期回款时间及金额
合同三期回款时间及金额
一、合同进款变更说明:
合同管理人员:
二、合同执行记录管理:
《合同执行通知单》:
下发日期:
《系统安装确认报告》:
归档日期:
二、其它执行备忘录：
此表由合同管理部门填写。
合同执行通知单
记录编号：
QP-kkxxxxxx-nnn记录时间：
年月日
合同执行部门
合同编号
合同名称
电话
用户单位
联系人
用户地址
联系电话
任务
合同任务的描述
（由合同管理部门、销售人员共同填写）
执行时间
（由合同管理部门填写）
审批意见
（由公司主管经理审批）
填表（合同管理人员）
部门负责人审核
批准（主管领导）
此表由合同管理部门、销售人员共同填写，完成后由主管领导批准。
合同统计表
合同统计人员:
统计日期:
QP-kkxxxxxx-nn
单位名称
项目名称
合同金额
软件金额
硬件金额
成本
利润
进款
尾款
签定部门
合计
*本格式为基本要素格式，具体可根据具体的合同情况添加所需反映的事项。
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