某轮胎厂信息化解决方案.docx
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某轮胎厂信息化解决方案
借企业管理软件之东风，开创某轮胎厂成功之路
——某轮胎厂管理信息系统
1．建立管理信息系统动因分析
1．1手工运作模式的弊端分析
1．2企业所处竞争环境分析
2.系统解决方案
2.1硬件及网络方案
2.1.1网络结构
2.1.2网络操作系统
2.2应用软件方案
2.2.1整体应用方案
2.2.2具体应用方案
3.某轮胎厂管理信息系统评析
3．1实现财务业务一体化管理
3.1.1实现数据共享与信息集成
3．1．2确保账务信息的准确性
3．1．3加大财务监控力度
3．2加强库存管理，降低存货成本
3．2．1从生产计划着手，科学进行材料采购
3．2．2科学选择供应商，降低采购成本
3．2．3采用暂估入库核算方式，保证帐、实一致
3.3利用销售数据，加强销售分析
3．3．1为有关方面提供销售统计信息
3．3．2利用销售分析，把握商机
3．4加强定额管理，控制成本费用，实现业绩考核
3．4．1利用历史资料，制定部门消耗定额
3．4．2通过定额管理，考核部门业绩
3．5及时、准确提供有关存货、供应商等信息，协助企业实现倒逼成本
3．5．1分析历史数据，获取计划采购价格和计划销售价格
3．5．2计算半成品成本，制定内部核算价格
某轮胎厂（简称某轮胎厂）是原中国化工部定点专业轮胎生产企业，始建于1970年。
厂区占地面积25万平方米，现有职工2100人，其中工程技术人员370人，拥有固定资产1.2亿元，注册商标“泰安”牌，主要产品有载重汽车轮胎、轻卡、轿车轮胎、农业轮胎、工程机械轮胎，年生产力100万套。
94年被国务院发展研究中心、国家统计局列入橡胶制品业100家最佳经济效益工业企业，橡胶制品业100家最大工业企业，山东省100家最佳经济效益工业企业之一。
1．建立管理信息系统动因分析
1．1手工运作模式的弊端分析
某轮胎厂采用计算机管理之前，购销存一切业务均采用手工记帐。
很多不规范、不健全的做法长期得不到改进，影响了工作效率和核算数据的准确性。
例如：
物资管理中由于采购的物资发票未到，进厂的物资不能办理入库；而由于生产急需，货到票未到得这部分物资可能已经领料出库，造成仓库帐面出现负库存，给仓库管理造成混乱。
又如，在生产部门核算成本时，由于数据量大，手工计算速度慢，核算数据不准确，且存在人为改动盈亏数据等问题，厂部无法在繁多的数据中进行查实核对，导致成本信息滞后且不准确。
手工运作存在的问题及弊端显而易见。
企业要提高管理水平，降低成本，增加效益，唯一的出路就是应用计算机进行企业管理。
1．2企业所处竞争环境分析
近几年来，随着市场竞争的不断加剧，企业越来越体会到满足客户需要的标准越来越高，信息和时间成为越来越重要的竞争因素。
由于管理手段落后，信息不流畅，与其他企业一样，该企业也存在资金匮乏、库存积压、成本偏高、销路不畅等等这些问题。
管理业务流程不顺畅，众多的信息不能及时理顺，造成了时间延误、应收款不能及时收回、坏帐损失加大、经济效益滑坡，迫使厂领导强烈的意识到,企业要想生存、发展，增强在市场上的竞争力，必须在外抓市场内抓管理上下功夫。
因此，作出两项决定：
向国际市场接轨，推行ISO9000认证；采用先进科学的现代化管理手段，应用计算机实现全主方位的企业管理。
某轮胎厂1998年就对国内多家软件公司进行考察，用友软件独特的设计思路、宏大的结构、严密的布局使其感觉到是最适合管理需要的软件。
该企业1999年4月开始使用用友软件，至今已取得显著成效。
2.系统解决方案
2.1硬件及网络方案
2.1.1网络结构
某轮胎厂的网络布局采用星型连接，主线由二根6芯光缆通讯，干线采用粗缆、细缆、双绞线，中间环节用光电交换器和D-LINK连接。
具体分布是：
从控制中心到办公楼距离约300米，采用6芯光纤，从控制中心到三车间由于距离约200米，采用4芯光纤，从各机柜到PC机采用双绞线，从三车间机柜到一车间和物管处办公室距离约150米、到五车间距离约200米，分别采用细缆和粗缆，从控制中心到南成品库距离约300米，采用粗缆。
网络结构图如图1所示：
图1
2.1.2网络操作系统
服务器：
中文WindowsNTserver4.0
工作站：
Pwin98.
网络协议：
TCP/IP.
2.2应用软件方案
2.2.1整体应用方案
某轮胎厂共使用用友企业管理软件V8.0的13个模块。
各部门模块应用及站点分布图
模块名称
使用部门
站点数
销售管理
销售处、物管处、外贸处、财务处
3
采购计划
生产处、供应处、物管处、生产车间
3
采购管理
供应处、物管处、财务处
3
总帐
财务处
9
应收管理
财务处、销售处、厂长室
3
应付管理
财务处、供应处、厂长室
3
固定资产
财务处
3
工资管理
财务处、劳资处、生产车间
3
存货核算
财务处
3
库存管理
财务处、供应处、销售处、物管处、生产车间
3
成本管理
财务处、生产车间、物管处
3
财务分析
厂长室、企管处、财务处
3
决策支持
厂长室、企管处
2
在新的系统下，各部门做了重新分工，其职能分别如下：
★企管处作为实施计算机管理的综合职能部门，负责整个系统工程的设计、方案制定、组织实施、部门协调、完工验收等工作。
服务器及各工作站集中由企管处负责,从财务、供应、销售、仓库等部门各安排一名人员负责本部门模块的操作调试，这样集中使用，便于各整个系统以及部门之间的协调，有问题及时反馈、及时解决。
在基础设置完毕，各模块启用后，将98年数据全部输入计算机，这样即提高了业务人员的实际操作水平，又解决了实际应用中的问题。
99年实行手工与机器并行一段时间，检验数据一致，将工作站分配到对应职能部门。
★财务处作为资金管理的中心，它主要处理应收、应付、固定资产、成本核算、存货核算、工资核实的功能。
★物管处作为物资管理的中心，它主要处理收、发、存物资的管理。
★生产处作为生产计划的下发，生产计划执行情况，产量的核算部门，在生产中起着很重要的桥梁作用。
★供应处作为物资采购部门，它负责原材料，辅助材料的采购。
★生产车间主要负责原材料的加工，半成品生产成成品的整个过程，以及在这一复杂的过程中进行各项指标的具体实施，职工工资的分配等。
2.2.2具体应用方案
2．2．2．1科学的编码方案
企业管理信息系统的最大特点之一是信息的共享，这种共享信息不仅包括业务信息，而且包括基础信息。
系统中很多基础信息都是一个入口，多方使用。
这样各部门不能各自为政，而必须根据企业的业务特点和管理需求，科学确定编码方案。
某轮胎厂厂根据自身特点，对其存货、供应商、客户、产品结构等进行了科学的分类和编码设置。
2．2．2．1．1存货分类
某轮胎厂有8000多种存货，如何分类才能让以后操作人员更快更准确的找到这种存货，便于发货、记帐、汇总、统计和分析呢？
在该厂原来的手工模式下，是按仓库分成大类，但是这样会出现不同仓库有同样存货的问题，造成重复，也不便于对存货的统计分析。
通过对比分析及对其部分数据的模拟实验，该厂决定采用按材料性质分类的方法。
将存货分为原材料和辅助材料两大类，具体内容如图2所示：
图2
2．2．2．1．2供应商、客户分类
某轮胎厂拥有客户大约300多家，供应商600多家。
如何分类才能让销售员对自己的客户很快查找，让采购员对自己的供货商信息很快了解，并很快的查找呢？
为此目的并联系销售处、供应处及财务处，对客户和供应商采用了按地区分类。
2．2．2．1．3产品结构设置
在定义产品结构时，要充分考虑以后便于配比出库，消耗定额，产品材料成本，采购计划，成本核算等引用的问题，需要收集大量资料，并整理收集数据，最后决定产品结构的定义为层层分解，所需数据均为定额数据，这样在配比出库、成本核算时都能统一起来。
下面是具体的一个例子：
（父项）外胎12.00-24-18PR胎胚12.00-24-18PR
从这个例子可以看出产品结构的复杂性。
图3
2．2．2．2业务流程方案
某轮胎厂整体业务流程图如图四所示
流程描述：
（1）计划处制定采购计划，并传到供应处；
（2）供应处进行采购，材料入库，仓库做入库处理，供应处处理采购发票，财务处根据发票和入库单进行采购结算；
（3）生产车间根据定额资料从仓库领取材料进行生产，仓库做材料出库处理；产品完工后，仓库做产成品入库处理；
（4）销售处进行销售时，从仓库提货，仓库做产成品出库处理，销售处处理销售发票，财务根据销售发票进行相应帐务处理；
（5）劳资处将有关人员工资信息传到财务；设备科将有关固定资产折旧信息传到财务；
（6）企业管理层利用财务信息和业务信息辅助决策分析。
3.某轮胎厂管理信息系统评析
通过两年的使用情况，企业从业务流程优化、管理信息的获取以及利用等方面，都感觉到软件对企业的管理有很大的帮助。
3．1实现财务业务一体化管理
3.1.1实现数据共享与信息集成
在各子系统直接录入原始单据，由计算机自动生成记账凭证传入总帐系统，并且自动登记各相关账户。
出、入库单、发票信息一次录入，仓库、财务以及各业务部门共同使用，“数出一门，全厂使用”，实现了数据共享和信息的有机集成。
3．1．2确保账务信息的准确性
财务业务一体化管理模式下，所有原始数据只需在系统中录入一遍，而且录入过程中均可启用系统参照，录入完毕，系统自动登记相关帐表。
解决了长期以来一直困扰财务部门的账务串户、错账问题；解决了财务与业务部门财务账账不符，账证不符的问题，真正实现了财务和业务的协同。
3．1．3加大财务监控力度
财务部门可以监控业务发生限额，同步查询供应链业务发生的明细及余额情况，可以监控到多种原始业务单据，保证账实相符。
财务部门通过对应收的分析，及时通知相关部门和人员催收款项，减少坏账损失，加速资金周转；财务部门通过对应付明细的了解，在维护企业形象的同时，尽量利用商业信用为企业运作提供资金。
3．2加强库存管理，降低存货成本
3．2．1从生产计划着手，科学进行材料采购
计划员在采购计划中录入生产计划（由生产处制定），生产处长审核后生效。
各车间均可以功过计算机系统查看生产计划；供应处可根据生产计划生成相关需求和物料需求，然后生成采购计划。
财务处根据采购计划预算采购资金，供应处业务员根据采购计划进行采购。
这样避免了资金周转困难和货物积压，也可根据库存管理、实时掌握库存数量，尽量避免资金滞留。
3．2．2科学选择供应商，降低采购成本
在采购管理系统中，对各供应商的供货价格进行对比分析，找出每种货物最低采购价，同时也确定了该货物的供应商。
从而保证企业以最低的价格购进所需材料。
3．2．3采用暂估入库核算方式，保证帐、实一致
手工条件下，进行采购入库管理时，暂估入库工作量非常大，因此一般都采用简易处理办法：
材料采购到货，先使用，发票来了才办入库，这使得库存帐不能反映实际库存，有时甚至出现库存台帐是负数的情况。
某轮胎厂管理信息系统对票滞后于货的情况均作暂估处理，即货物入库时在系统中录入不带金额的入库单，从物流上保证了库存帐和实物的一致性。
这样库存帐能准确的为采购和生产领用提供动态信息。
3.3利用销售数据，加强销售分析
3．3．1为有关方面提供销售统计信息
原来的临时出库业务量很大，真正的出库量只有极少数人知道，管理层想掌握当期当月的产品出库准确数据很难。
现在发生销售业务后，销售处在系统中录入销售发货单。
对销售发货票进行审核后，系统自动形成销售出库单传到库存管理模块，这样成品库保管员就能很方便的查阅产品的出库情况；领导层可以通过系统直接查阅有关销售统计情况，了解企业目前的经营业绩。
3．3．2利用销售分析，把握商机
在销售管理系统中，可以对销售货物进行货物流向分析，了解哪个时期、哪种货物、在哪个市场畅销，这样可以及时掌握市场行情，从而更好的把握销售时机。
3．4加强定额管理，控制成本费用，实现业绩考核
3．4．1利用历史资料，制定部门消耗定额
某轮胎厂对上年的材料耗用情况进行分析，从而制定出各部门的合理耗费定额。
具体做法如下：
在系统中将与材料耗用有关的科目设成部门核算，期末分月、季、年统计各部门实际耗用材料情况，并找出实际领用与原消耗定额的差异，分析差异形成的原因，从而合理制定出后期各部门的消耗定额。
3．4．2通过定额管理，考核部门业绩
各部门领用材料，相关人员将材料领用单录入系统。
如果该部门已超过定额，则系统会自动提示用户该部门已超过定额，业务员按照相关制度进行处理，达到事中控制的效果；期末通过系统对各部门利用材料的实际和定额情况进行比较，找出差异，分析差异形成的原因，实施相应的奖惩措施，实现对各部门成本费用的事后分析。
3．5及时、准确提供有关存货、供应商等信息，协助企业实现倒逼成本
3．5．1分析历史数据，获取计划采购价格和计划销售价格
某轮胎厂采用倒逼成本法来加强成本管理。
倒逼成本有两个基本原则：
（1）不高于市场能够接受的卖价；
（2）用料、能耗、质量等指标不低于全国同行业前三名和本厂历史记录水平。
倒逼成本法从产品的末道工序开始“倒推”，岗岗分解，测算出每一道工序，每一个岗位的不亏成本，将此考核指标落实到每个机台、职工。
为此需要掌握以下信息：
（1）全面掌握上年各类材料实际进价，考虑上年已经出现和预测年可能出现的一些异常情况，制定各种材料的计划采购价格；
（2）分析上年和目前产成品的实际销售价格，找出实际平均价，最高售价，最低售价。
采购价格信息和销售价格信息的获取是执行倒逼成本法的前提，这两类信息的准确性直接影响到倒逼成本法的有效性。
手工条件下，试图通过对有关帐本的统计分析来达到这一分析目的，耗时耗力，违背成本效益原则。
在某轮胎厂管理信息系统中，对历史数据进行统计和分析，能方便、快捷、准确的获取倒逼成本法所需要的信息，为这一方法的执行创造了有利条件。
3．5．2计算半成品成本，制定内部核算价格
为了便于对各车间进行业绩考核，将各车间作为利润中心进行管理。
从而需要确定各车间半成品的内部转移价格。
通过成本倒逼法可以核算出各车间产品计划成本，并将其确定为内部转移价格，为车间业绩考核提供科学、公平的价格依据。
管理信息系统和成本倒逼法相结合，实现了对产成品成本的有效控制，实现了对各车间业绩的科学考核。
总结：
某轮胎厂厂过去在计算机应用方面是落伍了，在应用用友软件之前处在“零“的起点上。
但由于领导重视,组织得力,特别是用友代理认真细致的服务工作,取得了较好的应用效果。
总之，企业感到应用软件之后，不仅实实在在提高了管理水平，跟上了网络财务时代的发展潮流，同时也提高了该厂的企业形象和知名度。
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