档案收集及归档程序要点.docx

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档案收集及归档程序要点

1范围

本程序适用于对档案在收集和归档活动中全过程的控制。

本程序适用于重庆长安汽车股份有限公司（以下简称“公司”）本部、全资及控股子公司。

2目的

统一、规范公司在档案收集和归档的流程和要求，及时发现在档案的收集和归档活动中出现的问题，有效地维护档案的完整、准确、系统和安全。

3术语和定义

3.1企业档案：

企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。

3.2档案管理：

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。

3.3收集：

档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。

3.4科学技术档案（以下简称科技档案）：

企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。

3.5文书档案：

是反映党务、行政管理等活动的档案。

通常是记录企业所从事的党群管理、生产管理、行政管理等各类管理活动办理完毕的有保存价值的具有完整体式和处理程序的文件材料。

3.6照片档案：

企业在各项活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。

照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

3.7会计档案：

对记录和反映公司经济业务的重要史料和证据，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、查账报告、验资报告以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件，如合同、章程、董事会资料等各种会计资料。

3.8人事档案：

是组织、人事、劳动等部门在了解人、使用人过程中形成的，记述和反映个人经历、德才状况的，以个人为单位由组织统一整理、保存起来以备查考的人事材料。

3.9归档：

办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。

4职责

4.1企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成,应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制，即“三纳入”。

4.2企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统，即“四参加”。

4.3企业下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步，即“四同步”。

4.4标准化档案处：

负责统筹、组织、协调、管理长安汽车股份公司本部的全部档案资料，并负责对全资子公司、合资、控股公司的档案进行监督、检查、指导。

4.5归档部门：

负责将企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件移交给档案部门管理。

4.6战略规划部：

负责重大建设项目《归档说明》的编写。

5工作要求及程序

5.1工作程序

5.1.1下发申报年度归档计划通知

每年一月份，标准化档案处下发《申报年度归档计划通知》。

5.1.2年度归档计划申报

归档部门按照《申报年度归档计划通知》要求，申报年度归档计划，其中：

（1）产品档案归档范围及保管期限见附录A.1，产品研发项目（整车）CA-PDS各阶段归档范围及保管期限还应见附录A.2，产品研发项目（动力总成）CA-PTPDS各阶段归档范围及保管期限还应见附录A.3。

（2）科研项目（除整车和动力总成研发项目外）归档范围及保管期限见附录A.4。

（3）基建项目归档范围及保管期限见附录A.5。

（4）设备仪器档案的归档范围及保管期限见附录A.6。

（5）文书档案的归档范围及保管期限见附录A.7。

（6）实物档案的归档范围及保管期限见附录A.8。

（7）照片档案的归档范围及保管期限见附录A.9。

（7）会计档案的归档范围及保管期限见附录A.10。

（8）人事档案的归档范围及保管期限见附录A.11

5.1.3编制、下发年度归档计划

科技及知识产权部标准化档案处根据各单位申报情况，编制、下发年度归档计划。

5.1.4按归档要求准备资料。

其中：

产品档案、科研项目档案归档时间及要求见附录A.12

和附录A.13；基本建设项目各阶段交付物归档时间及要求见附录A.12和附录A.14；设备档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.15；文书档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.16；实物档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.17；照片档案归档时间及要求见附录A.12和A.18；财务档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.19；人事档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.20。

（1）归档部门按照《年度归档计划》和《档案收集及归档流程》准备归档资料。

（2）凡形成科技文件材料的部门，均应指定专（兼）档案管理人员，在档案部门的指导下，负责收集、积累科技文件材料，填写《科技文件材料积累登记表》（见附录B.1）。

5.1.5按时间节点检查考核

科技及知识产权管理部标准化档案处按照时间节点，对归档资料进行检查、考核，如不符合要求，归档部门要重新准备归档资料。

5.1.6出具档案验收报告

科技档案经检查考核合格后，标准化档案处要根据检查情况出具档案验收报告。

5.1.7组织评审，移交资料

产品、科研项目、基建工程项目、设备仪器档案经标准化档案处验收合格后，归档部门才能进行产品鉴定、科研项目成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动。

5.1.8参加评审，接收资料

（1）科技及知识产权管理部标准化档案处必须参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统，并对资料检查情况进行说明。

（2）归档部门将符合归档要求的资料向标准化档案处移交归档。

5.1.9检查、审核

（1）归档部门填写移交清单。

其中：

1）产品档案、科研项目档案、基建项目档案和设备仪器档案填写《科技文件材料移交清单》（见附录B.2）。

2）文书档案、实物档案和照片档案填写《文书档案材料移交清单》（见附录B.3）。

3）会计档案填写《会计档案材料归档移交清单》（见附录B.4）。

4）人事档案填写《人事档案材料移交清单》（见附录B.5）。

（2）科技及知识产权管理部标准化档案处负责检查移交清单填写是否正确、签字手续是否完善；否则，归档部门要重新填写。

（3）科技及知识产权管理部标准化档案处按照移交清单一一核对归档图纸；如不符合，退回归档部门重新整理。

5.1.10编写归档说明

重要的基建项目文件归档时，由战略规划部编写《归档说明》，并经项目负责人审核签字。

5.1.11归档

（1）移交清单一式两份，经交、接双方在移交清单上签字后，各保存一份；

（2）归档部门将移交清单和清理好的资料（如是重要的基建项目文件归档，还需要《归档说明》）一起移交科技及知识产权管理部标准化档案处归档。

（3）科技及知识产权管理部标准化档案处按照归档要求验收归档资料。

5.2流程图

5.2.1档案收集及归档流程图见图1。

图1档案收集及归档流程图

5.3流程说明

5.3.1档案收集及归档流程说明见表1

表1档案管理流程说明

序号

活动名称

执行者

执行时间

输入物

参考文件

交付品

拟定、下发申报年度归档计划通知

标准化档案处

10个工作日

《企业档案工作规范》

通知

归档计划申报

归档部门

10个工作日

通知

《企业档案工作规范》

申报计划

编制、下发申报年度归档计划

标准化档案处

10个工作日

申报计划

《企业档案工作规范》

年度归档计划

按归档要求准备归档资料

归档部门

《年度归档计划》

《企业档案工作规范》

归档资料和《科技文件材料积累登记表》

按时间节点检查、考核

标准化档案处

5个工作日

归档资料

《科技文件材料积累登记表》

《企业档案工作规范》

归档资料

6.1

编制档案验收报告

标准化档案处

5个工作日

归档资料

档案验收报告

6.2

其他档案移交资料

归档部门

1—5个工作日

归档资料和移交清单

归档资料

科技档案组织评审，移交资料

归档部门

1个工作日

归档资料

《企业档案工作规范》、《中国兵器装备集团公司档案工作管理办法》

归档资料

参加评审，接收资料

标准化档案处

1个工作日

归档资料

《企业档案工作规范》

《科技文件材料移交清单》和归档资料

检查、审核

标准化档案处

1-5个工作日

《科技文件材料移交清单》、《文书档案材料移交清单》、《会计档案材料归档移交清单》、《人事档案材料移交清单》和归档资料

编写《归档说明》（重要的基建项目）

战略规划部

《科技文件材料移交清单》和归档资料

《科技文件材料移交清单》、归档资料和《归档说明

归档

标准化档案处

0.5个工作日

《科技文件材料移交清单》、《文书档案材料移交清单》、《会计档案材料归档移交清单》、《人事档案材料移交清单》和归档资料

《科技文件材料移交清单》、《文书档案材料移交清单》、《会计档案材料归档移交清单》、《人事档案材料移交清单》、《归档说明》和归档资料

6记录

序号

记录名称

格式

记录编号

管理部门

保存期限

科技文件材料积累登记表

附录B.1

标准化档案处

科技文件材料移交清单

附录B.2

标准化档案处

文书档案移交清单

附录B.3

标准化档案处

会计档案移交清单

附录B.4

标准化档案处

人事档案移交清单

附录B.5

标准化档案处

7附录

附录A参考标准

附录A.1产品档案归档基本范围与保管期限参考表

序号

基本范围

保管

期限

计划决策阶段

1.1

调查研究

1.1.1

市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告

10年

1.1.2

技术、经济可行性研究报告、市场需求分析报告、收益预测分析报告

30年

1.2

决策

1.2.1

发展建议书、技术建议书、协议书、委托书、合同

永久

1.2.2

专题分析报告、专题会议纪要

30年

1.2.3

研制计划、方案、方案论证报告

30年

设计阶段

2.1

产品研究、设计计划

30年

2.2

技术、经济初步评价

30年

2.3

研究试验大纲、试验报告

30年

2.4

产品设计标准

永久

2.5

技术设计说明书、产品设计图样、专题技术请示报告、设计评审报告

30年

试制阶段

3.1

试制

3.1.1

试制计划、方案、规程、报告

永久

3.1.2

工艺研究报告、工艺总体方案论证

永久

3.1.3

试制工艺流程、工艺标准

30年

3.1.4

试制工艺文件和工艺装备文件

30年

3.1.5

工艺评审报告

永久

3.1.6

试制运行记录、化验记录、试制过程纪要

30年

3.1.7

原材料与半成品、成品检验方法批准书

30年

3.1.8

理化分析报告、化学配方、化学反应式、计算公式

30年

3.1.9

技术标准协议、试制质量分析报告

30年

3.1.10

专题会议记录、纪要、合理化建议

30年

3.1.11

重大故障分析和排除措施报告

30年

3.1.12

试制总结报告

永久

3.2

试验

3.2.1

试验计划、方案、规程

永久

3.2.2

试验所需仪器与设备清单

30年

3.2.3

试验分项目记录

30年

3.2.4

试验原始数据与材料

永久

3.2.5

试验分析报告

30年

3.2.6

试验总结报告

永久

3.3

鉴定

3.3.1

鉴定申请报告及批复、试制、试验鉴定大纲、技术鉴定材料（申请批复、评价材料、会议纪要）

永久

3.3.2

成套设计文件、标准化审查报告、可靠性试验情况报告

30年

3.3.3

产品质量和技术经济分析报告

10年

3.3.4

设计定型报告、证书、鉴定验收书

永久

3.3.5

试用或试运行报告

30年

生产阶段

4.1

小批生产

4.1.1

小批生产方案、计划

30年

4.1.2

小批生产工序工程能力分析报告

30年

4.1.3

关键件、重要件、关键工序的质量控制及检测报告

30年

4.1.4

原料鉴定卡片、配用设计表

30年

4.1.5

历次更改与补充的设计及工艺文件和更改通知单

30年

4.1.6

小批生产总结报告、小批生产鉴定书

永久

4.1.7

产品设计评审报告、产品研制完成报告

30年

4.1.8

产品许可证、合格证、使用说明书、装箱单、产品介绍、样本

30年

4.2

批量生产

4.2.1

申请正式投产报告、批复、通知

永久

4.2.2

生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范

永久

4.2.3

技术标准（国际、国家、部、企、内标）

永久

4.2.4

企业标准编制说明、审批书及修改、修订的通知

永久

4.2.5

生产定型（结构、配方）设计文件

永久

4.2.6

工艺文件、工艺作业指导书、工艺说明书

30年

4.2.7

工艺装备文件、图样（刃具、夹具、量具、模具图）、说明书

30年

4.2.8

产品改进与更新建议书、合理化建议、QC成果

30年

4.2.9

产品质量技术攻关会议记录、纪要和成果

30年

4.2.10

重大质量事故分析、质量异议处理结果

30年

4.2.11

各种操作记录、产品检验报告单

30年

4.2.12

产品特性重要度分级

30年

4.2.13

技术条件

30年

4.2.14

明细表、汇总表、产品目录

30年

4.2.15

专利登记表、专利证书等材料

永久

4.2.16

商标注册材料

永久

评优阶段

5.1

创优规划、措施、工艺操作规程

30年

5.3

国内外对比材料

10年

5.4

上级检（抽）查结果和理化分析报告

30年

5.5

主要用户评价

10年

5.6

创优申请、审批表

30年

5.7

优质产品评定书、获奖奖章、奖状、证书

永久

认证阶段

6.1

认证申请书、信函

30年

6.2

跟综服务材料

30年

6.3

认证检测报告、检查报告

30年

6.4

原材料修改换页说明

30年

6.5

产品检验报告

永久

6.6

各种认证证书

永久

附录A.2产品研发项目（整车）档案CA-PDS各阶段归档范围与保管期限参考表

序号

基本范围

保管

期限

项目启动-KO（KickOff）

1.1

战略规划、产品周期规划、市场扫描、市场需求建议书

10年

1.2

市场机会研究

10年

1.3

产品概念

30年

1.4

初步项目工作计划

30年

1.5

海外机会、需求分析和建议

30年

1.6

可利用技术资源分析/开发周期评估

30年

1.7

技术创新/趋势等

30年

平台确定-PD（PlatformDetermination）

2.1

PD里程碑评审报告

30年

2.2

项目团队组织文件

30年

2.3

造型定位报告、平台技术方案

30年

2.4

初步产品配置、量价规划、产品价格（初步产品量价区间）

30年

2.5

竞争车确定、竞争车综合主观评价报告

30年

2.6

项目开发零级网络计划

30年

2.7

市场分析报告

30年

2.8

平台技术方案

30年

2.9

造型定位报告

永久

2.10

综合主观评价报告

30年

2.11

通用化率分析报告

永久

2.12

关键供应商资源分析报告

30年

目标初定-SI（StrategicIntent）

3.1

人力资源配置分析报告

30年

3.2

SI里程碑评审报告

30年

3.3

投资费用归集分析报告

30年

3.4

标准客户评价报告

30年

3.5

设计任务书

永久

3.6

SI市场方案

永久

3.7

SI技术方案

永久

3.8

初步性能目标书

30年

3.9

整车材料成本可行性初步分析报告

永久

3.10

创意草图评审报告

30年

3.11

竞争车/参照车试验报告

永久

3.12

零部件开发分类清单

永久

3.13

整车试验验证计划

永久

3.14

杂合车制作计划

永久

3.15

参照车解析报告

永久

3.16

通用化率分析报告

30年

3.17

SI制造方案

永久

3.18

标杆车/竞争车AUDIT及优劣势分析报告

30年

3.19

新品先期质量研究报告

30年

3.20

SI质量目标书

30年

3.21

供应商先期策划报告

30年

3.22

生产线规划报告

永久

目标细化-SC（StrategicConfirmation）

4.1

人力资源配置分析报告

30年

4.2

参照车/企业专利分析报告

永久

4.3

SC里程碑评审报告

30年

4.4

项目一级网络图

30年

4.5

产品开发同步图

30年

4.6

SC财务分析报告

永久

4.7

SC市场方案（市场回顾及市场方案更新）

30年

4.8

SC设计任务书

永久

4.9

SC技术方案

永久

4.10

产品效果图

永久

4.11

比例模型与模型照片（选择项）

30年

4.12

CTF定位报告

永久

4.13

整车性能目标书

30年

4.14

参照车试验报告

永久

4.15

竞争车对标分析报告

永久

4.16

整车BOM

永久

4.17

下车体数据发布清单

永久

4.18

整车材料成本可行性分析报告

永久

4.19

项目研发投入分析报告

永久

4.20

通用化率分析报告

永久

4.21

SC制造方案

永久

4.22

SE分析报告

永久

4.23

参照车工艺分析报告

永久

4.24

SC质量目标书

30年

4.25

供应商先期策划报告

30年

4.26

供应商资源分析报告

30年

4.27

定点报告

30年

4.28

生产线规划报告

永久

目标确定-OD（ObjectDetermination）

永久

5.1

人力资源配置分析报告

30年

5.2

专利申请策划方案

永久

5.3

设计任务书

永久

5.4

项目一级网络图

永久

5.5

OD里程碑评审报告

30年

5.6

OD财务分析报告

永久

5.7

OD市场方案（修正）

永久

5.8

技术方案

永久

5.9

全尺寸模型评审报告

永久

5.10

整车技术条件报告

永久

5.11

杂合车试验报告、杂合车主观评价报告

永久

5.12

整车性能目标书

永久

5.13

零部件关重特性清单

永久

5.14

零部件DVP

永久

5.15

通用化方案

永久

5.16

整车材料成本可行性分析报告

永久

5.17

制造方案

永久

5.18

SE分析报告

永久

5.19

生产线招标技术要求

永久

5.20

整车质量目标书

永久

5.21

定点报告

永久

5.22

供应商先期策划报告、供应商资源分析报告、供应商APQP计划

永久

5.23

生产线规划报告

永久

动力系统性能确认-PT（PowertrainPerformanceConfirmation）

6.1

PT里程碑评审报告

30年

6.2

发动机性能确认报告

永久

6.3

传动匹配方案

永久

6.4

完成底盘杂合车制作

永久

6.5

标准化综合要求

永久

设计数据发布-DR（DataRelease）

7.1

专利分析报告

永久

7.2

DR里程碑评审报告

30年

7.3

产品成本效益跟踪报告

永久

7.4

DR市场跟踪报告

永久

7.5

样车制作方案（选择项）

永久

7.6

整车BOM表

永久

7.7

零部件DFMEA

永久

7.8

DR质量转段评审报告

永久

7.9

CAE分析总结报告

永久

7.10

第一轮匹配与标定报告

永久

7.11

生产线及工装技术方案/要求（焊、涂、总）

永久

7.12

夹、模、检具招标技术要求（冲压）

永久

7.13

设计样车工艺方案

永久

7.14

PFMEA设计计划

永久

7.15

SE分析报告

永久

7.16

定点报告

永久

7.17

零部件PFMEA

永久

7.18

零部件PVP

永久

7.19

供应商APQP状态报告

30年

7.20

自制件/配套件品质基准书

永久

7.21

自制件/配套件检具方案

永久

设计样车完成-CP（ConfirmationPrototype）

8.1

专利分析报告

永久

8.2

CP里程碑评审报告

30年

8.3

产品成本效益跟踪报告

30年

8.4

CP市场跟踪报告

30年

8.5

设计样车

永久

8.6

BIW性能报告

永久

8.7

设计样车试验报告

永久

8.8

设计样车性能评价报告

永久

8.9

问题整改表

30年

8.10

CTF样车或CTFVR样车评审报告

永久

8.11

设计问题跟踪表

30年

8.12

设计样车工艺规程

永久

8.13

设计样车SE分析报告

永久

8.14

设计样车质量评价报告

永久

8.15

供应商定点风险分析报告、定点报告

永久

8.16

包装盛具对接方案

永久

8.17

供应商APQP状态报告

30年

8.18

配套件品质基准书

永久

8.19

自制件品质基准书

永久

全车数据发布-DC（DataCut-off）

9.1

专利分析报告

永久

9.2

DC里程碑评审报告

30年

9.3

产品成本效益跟踪报告

30年

9.4

DC市场跟踪报告

30年

9.5

整车/系统DMU评审报告

永久

9.6

整车BOM表

永久

9.7

3D数据/2D数据

永久

9.8

试验报告

永久

9.9

CAE分析报告

永久

9.10

试制计划

永久

9.11

零部件DV细化冻结表

永久

9.12

匹配与标定优化报告

永久

9.13

人员定额方案

永久

9.14

SE分析报告

永久

9.15

工艺流程图发布

永久

9.16

DC质量转段评审报告

永久

9.17

质量问题跟踪报告

30年

9.18

预验收报告

30年

9.19

定点报告

30年

9.20

物料配送计划

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