1、档案收集及归档程序要点1 范围本程序适用于对档案在收集和归档活动中全过程的控制。本程序适用于重庆长安汽车股份有限公司(以下简称“公司”)本部、全资及控股子公司。2 目的统一、规范公司在档案收集和归档的流程和要求,及时发现在档案的收集和归档活动中出现的问题,有效地维护档案的完整、准确、系统和安全。3 术语和定义3.1 企业档案:企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。3.2 档案管理:档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。3.3 收集:档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。3.4 科学技术档案(以下简称科技档案):企事业单位和国家机构、社会组
2、织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。3.5 文书档案:是反映党务、行政管理等活动的档案。通常是记录企业所从事的党群管理、生产管理、行政管理等各类管理活动办理完毕的有保存价值的具有完整体式和处理程序的文件材料。3.6 照片档案:企业在各项活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。3.7 会计档案:对记录和反映公司经济业务的重要史料和证据,包括会计凭证、会计账簿、财务报告、查账报告、验资报告以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件,如合同、章程、董事会资料等各种会计资
3、料。3.8 人事档案:是组织、人事、劳动等部门在了解人、使用人过程中形成的,记述和反映个人经历、德才状况的,以个人为单位由组织统一整理、保存起来以备查考的人事材料。3.9 归档:办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室(馆)保存的过程。4 职责4.1 企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成,应纳入企业领导工作议事日程,纳入企业规章制度及工作流程,纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制,即“三纳入”。4.2 企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动,负责检查应归档文件的完整、系统,即“四参加”。4.3 企业下达计划任务与提出科研文件材
4、料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步,即“四同步”。4.4 标准化档案处:负责统筹、组织、协调、管理长安汽车股份公司本部的全部档案资料,并负责对全资子公司、合资、控股公司的档案进行监督、检查、指导。4.5 归档部门: 负责将企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件移交给档案部门管理。4.6 战略规划部:负责重大建设项目归档说明的编写。5 工作要求及程序5.1 工作程序5.1.1 下发申报年度归档计划通知每年一月份
5、,标准化档案处下发申报年度归档计划通知。5.1.2 年度归档计划申报 归档部门按照申报年度归档计划通知要求,申报年度归档计划,其中:(1)产品档案归档范围及保管期限见附录A.1,产品研发项目(整车)CA-PDS各阶段归档范围及保管期限还应见附录A.2,产品研发项目(动力总成)CA-PTPDS各阶段归档范围及保管期限还应见附录A.3。(2)科研项目(除整车和动力总成研发项目外)归档范围及保管期限见附录A.4。(3)基建项目归档范围及保管期限见附录A.5。(4)设备仪器档案的归档范围及保管期限见附录A.6。(5)文书档案的归档范围及保管期限见附录A.7。(6)实物档案的归档范围及保管期限见附录A.
6、8。(7)照片档案的归档范围及保管期限见附录A.9。(7)会计档案的归档范围及保管期限见附录A.10。(8)人事档案的归档范围及保管期限见附录A.115.1.3 编制、下发年度归档计划科技及知识产权部标准化档案处根据各单位申报情况,编制、下发年度归档计划。5.1.4 按归档要求准备资料。其中:产品档案、科研项目档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.13;基本建设项目各阶段交付物归档时间及要求见附录A.12和附录A.14;设备档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.15;文书档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.16;实物档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.17;照片档案归档时间
7、及要求见附录A.12和A.18;财务档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.19;人事档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.20。 (1) 归档部门按照年度归档计划和档案收集及归档流程准备归档资料。(2) 凡形成科技文件材料的部门,均应指定专(兼)档案管理人员,在档案部门的指导下,负责收集、积累科技文件材料,填写科技文件材料积累登记表(见附录B.1)。5.1.5 按时间节点检查考核科技及知识产权管理部标准化档案处按照时间节点,对归档资料进行检查、考核,如不符合要求,归档部门要重新准备归档资料。5.1.6 出具档案验收报告 科技档案经检查考核合格后,标准化档案处要根据检查情况出具档案验收报
8、告。5.1.7 组织评审,移交资料 产品、科研项目、基建工程项目、设备仪器档案经标准化档案处验收合格后,归档部门才能进行产品鉴定、科研项目成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动。5.1.8 参加评审,接收资料(1) 科技及知识产权管理部标准化档案处必须参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动,负责检查应归档文件的完整、系统,并对资料检查情况进行说明。(2) 归档部门将符合归档要求的资料向标准化档案处移交归档。5.1.9 检查、审核(1) 归档部门填写移交清单。其中:1) 产品档案、科研项目档案、基建项目档案和设备仪器档案填写科技文件材料移交清单(见附录B.2)。2) 文书档
9、案、实物档案和照片档案填写文书档案材料移交清单(见附录B.3)。3) 会计档案填写会计档案材料归档移交清单(见附录B.4)。4) 人事档案填写人事档案材料移交清单(见附录B.5)。(2) 科技及知识产权管理部标准化档案处负责检查移交清单填写是否正确、签字手续是否完善;否则,归档部门要重新填写。(3) 科技及知识产权管理部标准化档案处按照移交清单一一核对归档图纸;如不符合,退回归档部门重新整理。5.1.10 编写归档说明重要的基建项目文件归档时,由战略规划部编写归档说明,并经项目负责人审核签字。5.1.11 归档(1) 移交清单一式两份,经交、接双方在移交清单上签字后,各保存一份;(2) 归档部
10、门将移交清单和清理好的资料(如是重要的基建项目文件归档,还需要归档说明)一起移交科技及知识产权管理部标准化档案处归档。(3) 科技及知识产权管理部标准化档案处按照归档要求验收归档资料。5.2 流程图5.2.1 档案收集及归档流程图见图1。图1 档案收集及归档流程图5.3 流程说明5.3.1 档案收集及归档流程说明见表1表1 档案管理流程说明序号活动名称执行者执行时间输入物参考文件交付品1拟定、下发申报年度归档计划通知标准化档案处10个工作日企业档案工作规范通知2归档计划申报归档部门10个工作日通知企业档案工作规范申报计划3编制、下发申报年度归档计划标准化档案处10个工作日申报计划企业档案工作规
11、范年度归档计划4按归档要求准备归档资料归档部门年度归档计划企业档案工作规范归档资料和科技文件材料积累登记表5按时间节点检查、考核标准化档案处5个工作日归档资料科技文件材料积累登记表企业档案工作规范归档资料6.1编制档案验收报告标准化档案处5个工作日归档资料档案验收报告6.2其他档案移交资料归档部门15个工作日归档资料和移交清单归档资料7科技档案组织评审,移交资料归档部门1个工作日归档资料企业档案工作规范、中国兵器装备集团公司档案工作管理办法归档资料8参加评审,接收资料标准化档案处1个工作日归档资料企业档案工作规范科技文件材料移交清单和归档资料9检查、审核标准化档案处1-5个工作日科技文件材料移
12、交清单、文书档案材料移交清单、会计档案材料归档移交清单、人事档案材料移交清单和归档资料科技文件材料移交清单、文书档案材料移交清单、会计档案材料归档移交清单、人事档案材料移交清单和归档资料10编写归档说明(重要的基建项目)战略规划部科技文件材料移交清单和归档资料科技文件材料移交清单、归档资料和归档说明11归档标准化档案处0.5个工作日科技文件材料移交清单、文书档案材料移交清单、会计档案材料归档移交清单、人事档案材料移交清单和归档资料科技文件材料移交清单、文书档案材料移交清单、会计档案材料归档移交清单、人事档案材料移交清单、归档说明和归档资料6 记录序号记录名称格式记录编号管理部门保存期限1科技文
13、件材料积累登记表附录B.1标准化档案处2科技文件材料移交清单附录B.2标准化档案处3文书档案移交清单附录B.3标准化档案处4会计档案移交清单附录B.4标准化档案处5人事档案移交清单附录B.5标准化档案处7 附录附录A 参考标准附录A.1 产品档案归档基本范围与保管期限参考表序 号基 本 范 围保 管期 限1计划决策阶段1.1调查研究1.1.1市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告10年1.1.2技术、经济可行性研究报告、市场需求分析报告、收益预测分析报告30年1.2决策1.2.1发展建议书、技术建议书、协议书、委托书、合同永久1.2.2专题分析报告、专题会议纪要30年1.2.3研制计
14、划、方案、方案论证报告30年2设计阶段2.1产品研究、设计计划30年2.2技术、经济初步评价30年2.3研究试验大纲、试验报告30年2.4产品设计标准永久2.5技术设计说明书、产品设计图样、专题技术请示报告、设计评审报告30年3试制阶段3.1试制3.1.1试制计划、方案、规程、报告永久3.1.2工艺研究报告、工艺总体方案论证永久3.1.3试制工艺流程、工艺标准30年3.1.4试制工艺文件和工艺装备文件30年3.1.5工艺评审报告永久3.1.6试制运行记录、化验记录、试制过程纪要30年3.1.7原材料与半成品、成品检验方法批准书30年3.1.8理化分析报告、化学配方、化学反应式、计算公式30年3
15、.1.9技术标准协议、试制质量分析报告30年3.1.10专题会议记录、纪要、合理化建议30年3.1.11重大故障分析和排除措施报告30年3.1.12试制总结报告永久3.2试验3.2.1试验计划、方案、规程永久3.2.2试验所需仪器与设备清单30年3.2.3试验分项目记录30年3.2.4试验原始数据与材料永久3.2.5试验分析报告30年3.2.6试验总结报告永久3.3鉴定3.3.1鉴定申请报告及批复、试制、试验鉴定大纲、技术鉴定材料(申请批复、评价材料、会议纪要)永久3.3.2成套设计文件、标准化审查报告、可靠性试验情况报告30年3.3.3产品质量和技术经济分析报告10年3.3.4设计定型报告、
16、证书、鉴定验收书永久3.3.5试用或试运行报告30年4生产阶段4.1小批生产4.1.1小批生产方案、计划30年4.1.2小批生产工序工程能力分析报告30年4.1.3关键件、重要件、关键工序的质量控制及检测报告30年4.1.4原料鉴定卡片、配用设计表30年4.1.5历次更改与补充的设计及工艺文件和更改通知单30年4.1.6小批生产总结报告、小批生产鉴定书永久4.1.7产品设计评审报告、产品研制完成报告30年4.1.8产品许可证、合格证、使用说明书、装箱单、产品介绍、样本30年4.2批量生产4.2.1申请正式投产报告、批复、通知永久4.2.2生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范永久4
17、.2.3技术标准(国际、国家、部、企、内标)永久4.2.4企业标准编制说明、审批书及修改、修订的通知永久4.2.5生产定型(结构、配方)设计文件永久4.2.6工艺文件、工艺作业指导书、工艺说明书30年4.2.7工艺装备文件、图样(刃具、夹具、量具、模具图)、说明书30年4.2.8产品改进与更新建议书、合理化建议、QC成果30年4.2.9产品质量技术攻关会议记录、纪要和成果30年4.2.10重大质量事故分析、质量异议处理结果30年4.2.11各种操作记录、产品检验报告单30年4.2.12产品特性重要度分级30年4.2.13技术条件30年4.2.14明细表、汇总表、产品目录30年4.2.15专利登
18、记表、专利证书等材料永久4.2.16商标注册材料永久5评优阶段5.1创优规划、措施、工艺操作规程30年5.3国内外对比材料10年5.4上级检(抽)查结果和理化分析报告30年5.5主要用户评价10年5.6创优申请、审批表30年5.7优质产品评定书、获奖奖章、奖状、证书永久6认证阶段6.1认证申请书、信函30年6.2跟综服务材料30年6.3认证检测报告、检查报告30年6.4原材料修改换页说明30年6.5产品检验报告永久6.6各种认证证书永久附录A.2 产品研发项目(整车)档案CA-PDS各阶段归档范围与保管期限参考表序 号基 本 范 围保 管期 限1项目启动-KO(Kick Off)1.1战略规划
19、、产品周期规划、市场扫描、市场需求建议书10年1.2市场机会研究10年1.3产品概念30年1.4初步项目工作计划30年1.5海外机会、需求分析和建议30年1.6可利用技术资源分析/开发周期评估30年1.7技术创新/趋势等30年2平台确定-PD(Platform Determination)2.1PD里程碑评审报告30年2.2项目团队组织文件30年2.3造型定位报告、平台技术方案30年2.4初步产品配置、量价规划、产品价格(初步产品量价区间)30年2.5竞争车确定、竞争车综合主观评价报告30年2.6项目开发零级网络计划30年2.7市场分析报告30年2.8平台技术方案30年2.9造型定位报告永久2
20、.10综合主观评价报告30年2.11通用化率分析报告永久2.12关键供应商资源分析报告30年3目标初定-SI(Strategic Intent)3.1人力资源配置分析报告30年3.2SI里程碑评审报告30年3.3投资费用归集分析报告30年3.4标准客户评价报告30年3.5设计任务书永久3.6SI市场方案永久3.7SI技术方案永久3.8初步性能目标书30年3.9整车材料成本可行性初步分析报告永久3.10创意草图评审报告30年3.11竞争车/参照车试验报告永久3.12零部件开发分类清单永久3.13整车试验验证计划永久3.14杂合车制作计划永久3.15参照车解析报告永久3.16通用化率分析报告30年
21、3.17SI制造方案永久3.18标杆车/竞争车AUDIT及优劣势分析报告30年3.19新品先期质量研究报告30年3.20SI质量目标书30年3.21供应商先期策划报告30年3.22生产线规划报告永久4目标细化-SC(Strategic Confirmation)4.1人力资源配置分析报告30年4.2参照车/企业专利分析报告永久4.3SC里程碑评审报告30年4.4项目一级网络图30年4.5产品开发同步图30年4.6SC财务分析报告永久4.7SC市场方案(市场回顾及市场方案更新)30年4.8SC设计任务书永久4.9SC技术方案永久4.10产品效果图永久4.11比例模型与模型照片(选择项)30年4.
22、12CTF定位报告永久4.13整车性能目标书30年4.14参照车试验报告永久4.15竞争车对标分析报告永久4.16整车BOM永久4.17下车体数据发布清单永久4.18整车材料成本可行性分析报告永久4.19项目研发投入分析报告永久4.20通用化率分析报告永久4.21SC制造方案永久4.22SE分析报告永久4.23参照车工艺分析报告永久4.24SC质量目标书30年4.25供应商先期策划报告30年4.26供应商资源分析报告30年4.27定点报告30年4.28生产线规划报告永久5目标确定-OD(Object Determination)永久5.1人力资源配置分析报告30年5.2专利申请策划方案永久5.
23、3设计任务书永久5.4项目一级网络图永久5.5OD里程碑评审报告30年5.6OD财务分析报告永久5.7OD市场方案(修正) 永久5.8技术方案永久5.9全尺寸模型评审报告永久5.10整车技术条件报告永久5.11杂合车试验报告、杂合车主观评价报告永久5.12整车性能目标书永久5.13零部件关重特性清单永久5.14零部件DVP永久5.15通用化方案永久5.16整车材料成本可行性分析报告永久5.17制造方案永久5.18SE分析报告永久5.19生产线招标技术要求永久5.20整车质量目标书永久5.21定点报告永久5.22供应商先期策划报告、供应商资源分析报告、供应商APQP计划永久5.23生产线规划报告
24、永久6动力系统性能确认-PT(Power train Performance Confirmation)6.1PT里程碑评审报告30年6.2发动机性能确认报告永久6.3传动匹配方案永久6.4完成底盘杂合车制作永久6.5标准化综合要求永久7设计数据发布-DR(Data Release)7.1专利分析报告永久7.2DR里程碑评审报告30年7.3产品成本效益跟踪报告永久7.4DR市场跟踪报告永久7.5样车制作方案(选择项)永久7.6整车BOM表永久7.7零部件DFMEA永久7.8DR质量转段评审报告永久7.9CAE分析总结报告永久7.10第一轮匹配与标定报告永久7.11生产线及工装技术方案/要求(焊
25、、涂、总)永久7.12夹、模、检具招标技术要求(冲压)永久7.13设计样车工艺方案永久7.14PFMEA设计计划永久7.15SE分析报告永久7.16定点报告永久7.17零部件PFMEA永久7.18零部件PVP永久7.19供应商APQP状态报告30年7.20自制件/配套件品质基准书永久7.21自制件/配套件检具方案永久8设计样车完成-CP(Confirmation Prototype)8.1专利分析报告永久8.2CP里程碑评审报告30年8.3产品成本效益跟踪报告30年8.4CP市场跟踪报告30年8.5设计样车永久8.6BIW性能报告永久8.7设计样车试验报告永久8.8设计样车性能评价报告永久8.
26、9问题整改表30年8.10CTF样车或CTFVR样车评审报告永久8.11设计问题跟踪表30年8.12设计样车工艺规程永久8.13设计样车SE分析报告永久8.14设计样车质量评价报告永久8.15供应商定点风险分析报告、定点报告永久8.16包装盛具对接方案永久8.17供应商APQP状态报告30年8.18配套件品质基准书永久8.19自制件品质基准书永久9全车数据发布-DC(Data Cut-off)9.1专利分析报告永久9.2DC里程碑评审报告30年9.3产品成本效益跟踪报告30年9.4DC市场跟踪报告30年9.5整车/系统DMU评审报告永久9.6整车BOM表永久9.73D数据/2D数据永久9.8试验报告永久9.9CAE分析报告永久9.10试制计划永久9.11零部件DV细化冻结表永久9.12匹配与标定优化报告永久9.13人员定额方案永久9.14SE分析报告永久9.15工艺流程图发布永久9.16DC质量转段评审报告永久9.17质量问题跟踪报告30年9.18预验收报告30年9.19定点报告30年9.20物料配送计划3
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